Séminaire sur la gestion des installations Construction/rénovation financée par la FCI Christine Charbonneau Sandra Zohar Directrice, Finances Chargée de programmes

2 Au programme  La FCI en bref  Coûts admissibles et non admissibles  Exigences aux différentes étapes  Changements importants  Méthodes de ventilation des coûts  Frais d’exploitation - FEI  Période de questions

3 La FCI en bref  Mandat de la FCI  Architecture des programmes  Concours du FA/FIN  30 juin 2008 : avis d’intention  3 octobre 2008 : soumission des propositions  juin 2009 : décisions de financement du Conseil  Concours du FHR  FHR-IRC – mars 2008  FHR-PIGE – décisions du Conseil la semaine prochaine

4 Coûts admissibles Coûts de construction/rénovation admissibles  Les coûts liés :  à l’espace nécessaire pour loger l’infrastructure  à l’espace permettant d’utiliser l’infrastructure ou de mener des activités de recherche  à l’espace nécessaire pour loger d’autres infrastructures admissibles (non inclus dans la proposition) qui sont essentielles pour utiliser l’infrastructure demandée  aux éléments communs essentiels (i.e. requis par le code du bâtiment)

5 Coûts admissibles Coûts de construction/rénovation (suite)  Les coûts directs  Les frais accessoires  Les provisions pour imprévus (  10 % à l’étape de la soumission de la proposition)  Les coûts liés aux modifications devant obligatoirement être apportées aux espaces directement attenants à l’espace financé par la FCI  Les coûts liés au personnel professionnel, technique et de gestion ainsi qu’aux conseillers qui participent directement à la conception, aux travaux techniques ou à la construction/rénovation  Le mobilier de laboratoire

6 Coûts non admissibles  Coûts non admissibles  Les coûts liés :  aux espaces utilisés à d’autres fins que la recherche  aux espaces pour loger de l’équipement non admissible  aux espaces à bureaux des professeurs, du personnel administratif et des étudiants  aux salles de réunion ou de conférence  Les coûts liés au déménagement des locataires actuels  Les coûts d’aménagement paysager  Les collections d’oeuvres d’art  Les frais d’administration  Le terrain  L’équipement non admissible  Le mobilier de bureau

7 Étape de la soumission  Information requise  Description des espaces et de leur vocation, y compris les espaces communs  Emplacement  Superficie en pi 2 ou en m 2  Les plans d’étage (si l’espace financé est divisé en plusieurs locaux)  Estimation fiable des coûts (par éléments de coût)  Justification des circonstances particulières ayant un impact sur les coûts  Calendrier

8 Finalisation de la contribution  Descriptions, plans d’étage, etc. mis à jour  Estimation des coûts révisée  Lorsque le contrat est signé et que l’espace financée par la FCI fait partie d’une plus grande entreprise, l’établissement doit déterminer sa méthode de ventilation des coûts  L’établissement doit obtenir l’approbation de la FCI pour les changements importants quant à la nature et à la superficie des espaces

9 Rapport financier intérimaire  Autonome  Coûts réels à la date du rapport  Espaces faisant partie d’une plus grande entreprise  Établir la méthode de ventilation des coûts si ce n’est pas fait au moment de la finalisation de la contribution  Coûts réels déclarés fondés sur le % d’achèvement de la grande entreprise multiplié par le coût total estimatif de l’espace financé par la FCI  L’établissement doit seulement mettre à jour le coût total estimatif de l’espace financé par la FCI si ce montant a changé de manière importante  L’établissement doit obtenir l’approbation de la FCI pour les changements quant à la nature et à la superficie des espaces

10 Rapport financier final  Autonome  Coûts réels de construction/rénovation  Espaces faisant partie d’une plus grande entreprise  L’analyse des coûts doit être mise à jour afin d’établir les coûts finaux réels de l’espace financé par la FCI  Les coûts finaux réels diffèrent vraisemblablement des coûts estimatifs initiaux  L’établissement doit déclarer le coût complet de l’espace financé par la FCI  L’établissement doit faire approuver les changements importants par la FCI

11 Changements importants Lignes directrices de la FCI Exige une approbation préalable pour les changements importants quant à la nature et à la superficie des espaces construits/rénovés ObjectifÉvaluer l’impact des changements importants sur le projet Change- ments importants  Augmentation ou diminution nette de plus de 10 % de la superficie totale  La nature de plus de 10 % des espaces a changé

12 Méthodes de ventilation des coûts Le coût moyen des espaces financés par la FCI est-il comparable au coût moyen de l’ensemble des espaces de l’entreprise? Le coût moyen des espaces financés par la FCI est-il supérieur au coût moyen de l’ensemble des espaces de l’entreprise? Le coût moyen des espaces financés par la FCI est-il inférieur au coût moyen de l’ensemble des espaces de l’entreprise? Méthode simplifiée ou Méthode détaillée Oui Non Oui

13 Cadre d’évaluation des méthodes de ventilation des coûts Caractéristiques habituelles d’une méthode acceptable de ventilation des coûts : 1.Vise précisément l’espace financé par la FCI 2.Prend en compte tous les éléments de coût qui s’appliquent 3.Ne tient pas compte des coûts non admissibles 4.Sépare les coûts d’équipements qui sont déclarés séparément 5.Permet une répartition acceptable du coût des éléments communs 6.Prend uniquement en compte les éléments communs et de structure qui sont essentiels 7.Permet une répartition acceptable des frais accessoires 8.Tient compte des circonstances particulières 9.Établit la portion de l’utilisation de l’infrastructure destinée à la recherche (au besoin)

14 Frais d’exploitation Fonds d’exploitation des infrastructures (FEI)  Qu’est-ce que le FEI?  Il est difficile d’établir et de justifier les frais d’exploitation des espaces  À l’étude :  Méthode simplifiée  Automne 2008 – Lignes directrices révisées

15 Questions et commentaires Sandra Zohar Chargée de projet Tél. : Christine Charbonneau Directrice, Finances Tél. :