Répondre au client : quand imprimer, quand exporter, quand envoyer par mail ? Choisir la réponse la plus adaptée à chaque demande
Le Contexte Qui suis-je ? Agent d’accueil en contact avec le visiteur. Quel est mon besoin ? Répondre de façon optimale aux trois demandes que j’ai à traiter.
Demande 1 : un touriste me demande, au comptoir, la liste des manifestations culturelles sur le Pays de Gex pour les quinze jours à venir
Comment m’y suis-je pris ? J’imprime les objets correspondant à la demande. Je choisis l’impression car je veux une réponse immédiate et remettre un support à mon visiteur. Comment me suis-je organisé ? Je connais le modèle qui me convient (ex : liste compacte pour les évènements). La solution expliquée 1 je définis au préalable ce modèle dans les « Préférences » et j'utilise le raccourci clavier. astuces
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Demande 2 : un couple de retraités me demande, par téléphone, la liste des hébergements dans un rayon de 30 km pour organiser un fête de famille dans 6 mois
La solution expliquée 2 Comment m’y suis-je pris ? J’exporte les établissements (hôtels et chambres d’hôtes) vers Excel. Je choisis l’export car je veux une réponse précise et personnalisée. Comment me suis-je organisé ? J'ai créé un modèle csv personnalisé (nom, adresse, capacité…) dans Sitra. penser à utiliser la fonction "panier" de la nouvelle version SITRA lorsque l'on cherche plusieurs types d'objets. vous pouvez mettre votre structure en favoris du panier pour qu'elle apparaisse par défaut dans votre liste astuces
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Demande 3 : 1 organisateur de séminaires d'entreprise, souhaite que je lui envoie par mail, dans la journée, les golfs de Rhône-Alpes, avec photo
La solution expliquée 3 Comment m’y suis-je pris ? 1.export Word des résultats Sitra 2.transformation du document en format pdf 3.envoie de mon document par mail Comment je me suis organisé ? - installation de "Pdf creator" sur mon ordinateur (logiciel gratuit et simple d'utilisation) - enregistrement en pdf et envoi du document par mail Je personnalise un modèle Word pour les loisirs astuces
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Conclusion En fonction des multiples types de demandes (en face à face ou à distance, pour une réponse immédiate ou non, avec le besoin d'un support ou non), choisir l'impression ou l'export, et le + pour certains cas : l'envoi par mail. Les impressions sont idéales pour les demandes rapides en face à face avec un besoin concernant uniquement quelques infos très pratiques (lieu, date, horaire...) : un MEMO pour les clients. Les exports sont idéals pour réaliser de "beaux" documents de promotion personnalisés à l'image de la structure (avec logo, présentation personnalisée...).
Les Questions/réponses Avez-vous des questions ?