Le processus de traitement de l’absence maladie Emilie FONTANEL – Anne Sophie MAISONNEUVE – Soraya BELARBI – Guillaume TESTE

Incidence de l’absence maladie problèmes d’organisation Coût pour l’entreprise Part des arrêts maladie

Absentéisme

Quelques chiffres et notions clés Statistiques : Augmentation des dépenses d’indemnisation de près de 50 % en 10 ans 2012: 1 salarié/3 s’est arrêté de travailler au moins une fois Les maladies de courtes durées sont les plus fréquentes Effets de la maladie : Suspension du contrat de travail Maintien de certaines obligations vis-à-vis de l’employeur

Définition du cadre Entreprise secteur privée 250 salariés Convention collective prévoit la subrogation pour les entreprises de + 200 salariés Une couverture prévoyance collective qui remplace les obligations légales de complément de revenus avec un maintien de salaire Salarié non cadre avec plus d’un an d’ancienneté Pas d’externalisation de la paye, l’entreprise fonctionne avec un SIRH Dans un premier temps nous traitons un arrêt maladie ordinaire de courte durée (1 semaine ) Focus sur le prolongement de l’arrêt maladie (1mois): flugramme

Activités du processus Cartographie processus du traitement de l’absence maladie Environnement Veille juridique (lois, jurisprudence) GTA/SIRH paramétrer pour gérer les infos individuelles Nature du poste du salarié / politique de remplacement de l’E Activités du processus 1-Recueil de l’information de l’absence et contrôle de la conformité des documents 2-Saisie de l’absence dans le SIRH 3-Déclaration auprès de la S.S., envoi du cerfa 11135*03 ou dématérialisation 4-Suivi de l’absence du salarié( prolongation de l’arrêt donc prolongation du remplacement, au delà de 6mois réévaluation des droits SS) 5-Virement de la paye avec maintien de salaire (subrogation) et complément prévoyance 6-Remplacement du salarié absent (déterminer si besoin ou non) 7-Organiser le retour du salarié (transmission, visite de reprise) Livrable Bulletin de salaire avec subrogation et prévoyance Attestation de salaire envoyée à la sécurité sociale Procédure de remplacement du salarié absent Les états de gestion (Tableaux de bords), fichier d’interface comptable réalisés Elément d’entrée Règlementaire, légal, conventionnel, interne Traçabilité de l’absence Justificatif maladie (cerf 10170*04, bulletin d’hospitalisation, certificat médical) Attestation de salaire Décompte IJSS Avis d’aptitude Responsable RH : Responsable du processus Le salarié: informe son N+1 et envoie les justificatifs N+1: rentre les infos de l’absence sur le SIRH (dates), évalue la nécessité de remplacement et organise son service Responsable RH: reçoit les justificatifs d’absence, réalise l’attestation de salaire et procède au recrutement si besoin, convoque aux visites médicales si besoin Service Paye: met en place la subrogation, fait des corrections avec le retour des IJSS et déclenche le complément de salaire prévoyance. La Sécurité sociale: traite la conformité des informations de salaire, le calcul et le versement des IJSS L’organisme de prévoyance: effectue les versements complémentaires. Les collègues: remplacement interne partiel, redistribution des taches ou forme le remplaçant La comptabilité: virement du salaire + suivi des IJSS, et complément de salaire Le médecin du travail: Valide la reprise de travail si arrêt de + 30 jours Client Le salarié Le manager de proximité (N+1) Les collègues/équipe du salarié La comptabilité La sécurité sociale L’organisme de prévoyance Le médecin du travail Acteurs

Le contrôle des taches et la check-list 3-Déclaration auprès de la sécu, envoi du Cerfa 11135*03 ou dématérialisation Éditer attestation 11135*2 ou déclarer via net entreprise en indiquant les dates de début et fin de subrogation avec 3 derniers salaires perçus Elément bloquant si non conforme aux attentes de la Sécurité Sociale, non versement des IJSS Vérifier la validité des documents fournis : (Arrêt maladie cerfa N° 10170*05, Bulletin d’hospitalisation, Certificat médical) Au préalable avoir un compte Net-entreprises Mettre à jour la liste des habilitations de déclaration Choisir le mode de transmission « saisie formulaire écran » Indiquer le motif de l’arrêt de travail (maladie, maternité,) Saisir les informations sur le salarié (Non, prénom, N° Sécurité social Valider les droits Sécurité social Indiquer la Date du  dernier jour de travail : notez le dernier jour de présence du salarié dans l’entreprise, même si la journée de travail n'a pas été achevée. Indiquer la Date de reprise du travail :Si le salarié n'a pas encore repris son travail cochez la case « non repris à ce jour ». Saisir les salaires à prendre en référence soit les montants des 3 derniers mois Valider la subrogation en précisant la période maximale pendant laquelle le salaire est maintenu Apposer la signature électronique Editer le document et mettre une version papier dans le dossier du salarié Suivre l’état des versements des IJSS sur le site net-entreprise

Focus : la prolongation

Focus : la prolongation

Focus : la prolongation

Conclusion L’absence maladie une cause d’absentéisme L’absentéisme, un indicateur d’engagement et de motivation des salariés Quelques chiffres d’absentéisme