Enquête informatisation COPOB 26/04/2012 19 questionnaires retournés : 2 CHU 1 CRLCC 12 CHG 3 CLINIQUES PRIVEES 1 HOPITAL D’INSTRUCTION DES ARMEES

1-Circuit de chimiothérapie Le circuit des chimiothérapies est-il informatisé ? OUI pour 18 établissements sur 19 13 avec CHIMIO 1 avec ASCLEPIOS 1 avec GENOIS / ASCLEPIOS 1 avec GENOIS / SILLAGE 1 avec EXCEL 1 avec OROSCREEN chgt pour CHIMIO Est-ce que le logiciel couvre l’ensemble du circuit : prescription – analyse ordonnance – préparation-administration ? OUI pour 16 établissements sur 18 1 établissement couvre prescription-préparation 1 établissement couvre la préparation La prescription est-elle réalisée en réseau par le médecin (pas de retranscription par la pharmacie) ? OUI pour 15 établissements sur 18 Ressaisie des prescriptions pour 1 établissement Sauf quelques services peu prescripteurs ( 4 établissements) Avez-vous accès à l’ordonnance du patient (hors chimiothérapie) En hospi complète : OUI pour 8 établissements NON pour 10 établissements En HDJ : NON pour 18 établissements Si oui, procédez-vous à l’analyse complète de l’ordonnance patient (chimio + autres traitements) lorsque vous validez l’ordonnance ? OUI pour 1 établissement NON pour 7 établissements

2. Versions CHIMIO OUI pour 1 établissement Depuis : 09/01/2012 N° version CHIMIO Date dernière mise à jour 3.2.0.00517 / 3.2.2.00802 / 3.2.3.01021 / 3.2.4.01223 / 3.2.4 10316 / 3.2.6.10905 / 3.2.7.10906 (2 étab.) / 3.2.7.11214 / 3.2.7 / 3.2.8.11226 / 3.2.8.20116 / 3.2.8 (2 étab.) de décembre 2010 à janvier 2012 CHIMIO WEB OUI pour 1 établissement Depuis : 09/01/2012 Fréquence mise à jour CHIMIO 2 fois par an pour 2 établissements 1 fois par an pour 5 établissements 1 fois tous les deux ans pour 2 établissements < tous les deux ans pour 2 établissements Qu’est ce qui provoque le changement de version ? BUG pour 3 établissements Demandes d’évolution pour 8 établissements nouvelle version en ligne pour 7 établissements Autre : synchronisation avec PHARMA Validation de version dans base TEST OUI pour 10 établissements NON pour 1 établissement Si oui, avez-vous une procédure ? OUI pour 2 établissements NON pour 8 établissements Si non seriez-vous intéressé par la rédaction d’une procédure commune COPOB ? OUI pour tous Remarque : la validation d’une nouvelle version est d’abord de la responsabilité de COMPUTER ENGEENERING

3. Interfaces avec d’autres logiciels Chimio est-il interfacé à un logiciel gestion stock OUI pour 7 établissements 4 avec PHARMA 1 partiellement avec COPILOTE via un fichier ACCESS 1 avec C-PAGE et 1 sur les sorties de stock en fin de journée NON pour 5 et 1 « pas encore » Chimio est-il interfacé à un logiciel « dossier patients » OUI pour 8 établissements 2 avec CONVERGENCE 1 avec CLINCOM MEDYS 1 avec DIC 4 avec récupération IPP dans GAM Chimio est-il interfacé à un autre logiciel de prescription ? NON pour tous Pour 1 établissement « l’idée étant de prescrire dans chimio mais que les informations soient transmises dans le logiciel de prescription et que l’administration puisse se faire depuis le plan de soins du logiciel Xway ». Idem souhait interface CROSSWAY - CHIMIO

4.Utilisation des fonctions de CHIMIO Quelles fonctions avancées de CHIMO utilisez-vous ? régénération de prescription ? 14 OUI 0 NON refabrication d’une poche ? 10 OUI 3 NON substitution d’une ligne de protocole ? 3 OUI 10 NON métaprotocole  ? 1 OUI 11 NON alerte protocole  ? 5 OUI 7 NON régularisation de prescription ? 6 OUI 7 NON régularisation d’administration ? 7 OUI 5 NON fusion dossier patients ? 4 OUI 9 NON inactivation dossier patients  ? 7 OUI 6 NON J « hors les murs » ? 7 OUI 6 NON

Utilisez-vous les fonctions « statistiques » ? Module « Questions »? : 11 OUI 2 NON Module « Requêteur »? : 2 OUI 11 NON Manque-t-il des requêtes ou questions ? Lesquelles ? - Critères d’activités pour les medecins : nombre de patients suivi par service à une date ou période donnée - nouveau patient ayant reçu la DCI… ou le protocole ..Pour évaluer l’organisation interne : Temps entre « préparé » et « dispensé », temps entre « demandé » et « préparé » si demandé et préparé le même jour - variation vol theorique vol administré (écarts dans FICHCOMP) Avez-vous mis en place le module T2A ? 5 OUI 8 NON Extraction des données T2A (Fichcomp) : Depuis CHIMIO ? : 8 OUI 4 NON Depuis un autre logiciel ?: 4 OUI : 2 PHARMA / 1 GEF / 1 ? Manuellement ? NON Pour les établissements privés, facturez-vous à partir de CHIMIO ? 1 OUI  2 NON Si non, resaisissez-vous dans un autre logiciel ?  WEBSANTE / SIGEMS 

Sous-traitance Avez-vous mis en place une double validation ? Oui pour : Brest/Landernau Vitré Douarnenez Non pour CHBA Vannes / Ploermel Avez-vous activé des paramètres spécifiques dans CHIMIO pour le circuit de sous-traitance ? CHBA Vannes / Ploermel : "état préparé" activé pour Ploermel qui fait passer en "dispensé"

Problèmes rencontrés 7 OUI 3 NON « disparition de lignes d’adjuvants » Bug sur prescription ? 7 OUI 3 NON « disparition de lignes d’adjuvants » « calcul d’arrondis qui bloquent prescription ex : herceptin décalage des J  » « Lors de la regénération d’une prescription et modification de la dose, la fiche de fabrication n’avait pas modifié la dose. » « il est arrivé une fois qu’un produit soit supprimé à la 2ème cure d’un protocole alimta-cisplatine (aucune explication). » « Parfois le logiciel signale « il manque un solvant de dilution pour telle DCI » alors que la poche est renseignée dans le protocole » Bug sur fiche de fabrication ? 8 OUI 4 NON « erreur de dose (difference entre dose à fabriquer et dose sur etiquette » « discordances données conservation… » « pb reliquat refusé mais proposé malgrè tout sur fiche de fab » « Régulièrement pour les poches d’Oxaliplatine, le logiciel propose une poche de 50 ml au lieu de 250 ml pour des petites doses. » « mélange de 2 produits différents sur la même fiche de fabrication » « Médicament à diluer dans NaCl 100ml dans le protocole. Dose importante nécessitant de modifier le volume à 250ml. Le logiciel « choisit » G5 250ml. Le solvant reste compatible mais il n’est pas logique de modifier le type de solvant. »

Problèmes rencontrés OUI pour 4 établissements Aucune réponse Bug sur étiquette ? 8 OUI 4 NON « débit pour docetaxel, ou étiquettes vierges » « problème d’arrondi. Fiche de fabrication Methotrexate 10 mg, étiquette 9,999996 mg » « nombre de ml ne correspond pas avec la réalité sur Herceptin » « parfois manque la stabilité pour le docétaxel. Pourquoi ? » « Etiquette vierge » Autre type de bug ? « plus que lenteur lorsque l’on clic sur icône « bonhomme vert » « calcul de concentration après arrondi qui bloque la fabrication » « Lenteurs sur édition ordonnancier » « sur les stocks et donc numéros de lot, difficulté liée au module inventaire des produits tracés de PHARMA » « décalages des horaires d’administration prévus, en lien avec Chimio web, en attente de la prochaine version 3.2.9 (actuellement en test chez nous) et de la nouvelle version Chimio web (installation en test prévue le 05/03/12) » « problème lors de l’extraction des données FICHCOMP » « anomalies d’heure sur le plan d’administration : heures en dehors de la plage des 24h » « dates de péremption des reliquats décalées après utilisation » Déclaration de matériovigilance à l’AFSSAPS ? OUI pour 4 établissements Aucune réponse

Attentes d’un groupe de travail CHIMIO régional ? Seriez-vous intéressés par un groupe d’échange régional de pharmaciens sur le logiciel CHIMIO ? OUI Accepteriez-vous de signaler des « bug » ou problèmes liés au logiciel aux membres de ce groupe de travail ? Avez-vous des attentes particulières d’un groupe de travail ? « Signaler les bug/ Utilisation des " nouveautés " / Information sur les paramètres utiles etc » « standardisation des données produits » « Echange d’expérience, signalement de « bug » et procédure de validation d’une nouvelle version. » « réalisation procédure de validation commune, échange sur les bugs et avis sur une fonctionnalité à mettre en place et déjà utilisée par d’autres » « Mise en commun de procédures, échanges sur les difficultés de paramétrage ou d’utilisation, de demande d’évolution, d’expérience sur les procédures dégradées en cas de panne informatique et d’indisponibilité de CHIMIO . » « Echanger sur les modalités de validation de l’ordonnance (uniquement informatique, uniquement papier, les 2 ?) » « Echanger sur les modèles de fiches de fabrication retenus par les différents établissements utilisateurs de CHIMIO » « mode de signalement simple » ……