Bienvenue au séminaire SECRETAIRES

En préambule L’administration d’un club, c’est : Simple si l’on se tient aux règles de fonctionnement émises ou convenues dans l’Association Vitale, car il y va de son bon fonctionnement matériel et humain, ainsi que de celui de l’ensemble du mouvement Catastrophique si des tâches simples mais fondamentales ne sont pas remplies, … … Et au final, plus passionnante qu’on ne le croit

 Les responsabilités du SECRETAIRE Guide de travail du SECRETAIRE sur l’année LIONS Gestion et archivage des documents 3

 Les responsabilités du SECRETAIRE Guide de travail du SECRETAIRE sur l’année LIONS Gestion et archivage des documents

Les responsabilités du Secrétaire Conseiller et soutien du Président Le SECRETAIRE est, avec le Trésorier, le plus proche collaborateur du Président. Il effectue les tâches de secrétariat Sous la responsabilité du Président et En collaboration avec le Trésorier. Son rôle essentiel est de veiller à la bonne marche administrative du club.

Les responsabilités du Secrétaire Conseiller et soutien du Président Le SECRETAIRE assiste le Président Dans la conception et la réalisation du calendrier du club. A l’élaboration de l’ordre du jour des réunions.

Les responsabilités du Secrétaire Conseiller et soutien du Président Réalisation du calendrier avec : Dates des réunions et assemblées générales Dates des congrès, des conventions nationales et internationales Dates des actions nationales et manifestations du club Dates, des visites du gouverneur, du Président de Zone,(de Région) et des Comités Consultatifs de Zone Calendrier : Reflet d’un programme annuel et évolutif

Les responsabilités du Secrétaire Veiller à la bonne marche administrative du Club Le SECRETAIRE fournit tous les éléments pour que le Président puisse établir : Le document préparatoire à la visite du gouverneur. Le livre blanc du district et le relevé d’activité international (formulaire A1).

Les responsabilités du Secrétaire Veiller à la bonne marche administrative du Club Le SECRETAIRE détient LES STATUTS du club et en effectue les mises à jour si nécessaire (déclaration en préfecture des modifications). Le SECRETAIRE veille à ce que le REGLEMENT INTERIEUR soit signé par tous les membres du club. Il en effectue les mises à jour si nécessaire. IL REMET A CHAQUE NOUVEAU MEMBRE UNE COPIE DES STATUTS ET DU REGLEMENT INTERIEUR DU CLUB

Les responsabilités du Secrétaire Veiller à la bonne marche administrative du Club Le SECRETAIRE établit et met à jour le fichier individuel des membres du club: Date de naissance, adresse, téléphone, e mail Situation professionnelle et familiale Numéro de membre du LIONS CLUB

EN RESPECTANT LES DÉLAIS Les responsabilités du Secrétaire Veiller à la bonne marche administrative du Club Le SECRETAIRE remplit tous les documents administratifs EN RESPECTANT LES DÉLAIS

Les responsabilités du Secrétaire En synthèse De la méthode De l’aide et du soutien Un relais

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Pourquoi accomplir ces tâches? Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Pourquoi accomplir ces tâches? Le club fait partie d’une association internationale, dont le siège social est à Oak Brook(Chicago ) Le club fait partie du District Multiple 103, dont le siège social est 295, rue Saint-Jacques, Paris 75005

Pourquoi accomplir ces tâches? Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Pourquoi accomplir ces tâches? Le club fait partie du District 103 XXX (E) Il est soumis à la loi française : Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association Le droit local et la loi 1908 des associations en Alsace-Moselle.

Ses outils pour communiquer Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Ses outils pour communiquer Avec le Lions Clubs International Site Web : www.lionsclubs.org Avec le district multiple Site Web : www.lions-france.org Courriel : maisondeslions@lions-france.org Avec le District Site web : http://www.lions-france.org/est/ Courriel : atritz@wanadoo.fr 16

Ses outils pour communiquer Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Ses outils pour communiquer Le Club et le District Multiple:www.lions-France.org Les droits d’accès Internet Le Secrétaire de club a des droits élargis pour: Modifier la situation des effectifs (RME) Déclarer le nouveau bureau (ex PU101) Un membre peut modifier ses coordonnées personnelles. Mise à jour automatique de l’annuaire Toutes les modifications seront validées par leur enregistrement sur le site du District Multiple

indiquez votre Email, votre mot de passe puis cliquez sur 4 Pour une 1ère connexion: si vous ne connaissez pas votre mot de passe, adressez un Email à l’Administration du District .

cliquez sur Base de données

Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Relation Club / District multiple Le District Multiple tient un fichier des membres de chaque club. Il est enregistré sur le site du DM www.lions-france.org Il constitue la référence unique et commune à tous. Il sert pour réaliser l’annuaire sous sa forme papier. Toutes les déclarations d’effectifs sont à réaliser sur ce site et uniquement sur ce site .

Relation Club / District multiple Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Relation Club / District multiple Pour cette raison : CHAQUE MOIS (y compris en Août même s’il n’y a pas de réunion), le Secrétaire devra enregistrer le RME avec ou sans les modifications éventuelles des effectifs du club. La transmission se fait uniquement par Internet . Date limite d’enregistrement : 28 du mois.  Il n’y a aucune possibilité d’enregistrement rétroactif.

Relation Club / Oak Brook Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Relation Club / Oak Brook Oak Brook est informé des modifications d’effectifs des clubs par transmission informatique des fichiers, par le District Multiple. C’est le fichier du District Multiple qui sert pour toute la gestion administrative officielle du club. Aucune transmission ne doit être faite via le site de Oak Brook

Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Relation Club / Administration du District 103 SUD Les informations enregistrées sur le fichier du District Multiple alimentent celui du District . L’Administration du District tient son fichier à jour à partir des RME enregistrés sur le site du DM. Les changements d’adresse ,de téléphone et e.mail après leur enregistrement sur le site du DM , sont à signaler au District via sa messagerie (pas de renvoi du DM) Le District centralise les documents envoyés par les clubs et les RME enregistrés à des fins de statistiques et de validation de leur situation comptable.

Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club Envoi des convocations aux réunions de travail et aux Assemblées Générales, avec l’ordre du jour. Diffusion du compte-rendu des réunions du club (avec le relevé des présents, absents, excusés) A chaque membre Aux présidents de zone et de région(s’il existe)

Les tâches à accomplir au sein du Club Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club Commissions Membres Tableau type d’organisation du club

Les tâches à accomplir au sein du Club Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club Les Assemblées Générales(A.G.) A.G. d’automne, au plus tard au 30 Octobre, prévoir à l’ordre du jour Approbation du rapport d’activité de l’année écoulée Écoute du rapport du trésorier Approbation des comptes de l’exercice écoulé Décision sur l’affectation des excédents de fonds du compte de fonctionnement et du compte œuvre Vote du quitus au président sortant et à son Bureau

Les tâches à accomplir au sein du Club Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club Les Assemblées Générales(A.G.) AG de printemps, au plus tard au 15 mars, prévoir à l’ordre du jour: Élection des futurs Président et Vice-présidents Nomination des membres du futur Bureau: Secrétaire, Trésorier (titulaires et adjoints) et le Chef du Protocole Élection du nouveau membre à la Commission Extension des Effectifs Fixation de la future cotisation annuelle du club (si possible)

Les tâches à accomplir au sein du Club Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club Rappel : La Commission Extension des Effectifs Elle est composée de 3 membres élus à bulletin secret Le membre, élu lors de l’Assemblée Générale, devient: 1ère année : Membre de la commission 2ème année : Vice-président de la commission 3ème année : Président de la commission Le Président du club en exercice ne peut pas exercer cette fonction. Le Président de la commission fait partie de droit du conseil d’administration du club.

Les tâches à accomplir au sein du Club Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club Le Club est une association Loi 1901 Le Secrétaire fait la déclaration du nouveau bureau à la Préfecture ou S/Préfecture du siège social du club (Au Tribunal d’Instance pour les Clubs Alsace-Moselle) au service du Protocole de la ville, à l’issue de l’Assemblée Générale de Printemps, au plus tard 3 mois après. La Préfecture délivre une Déclaration de Conformité A conserver.

Les tâches à accomplir au sein du Club Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club L’ enregistrement des membres du nouveau Bureau se fait sur le site du District Multiple www.lions-france.org à l’issue de l’Assemblée Générale de printemps. Il permet: L’enregistrement de la future équipe dirigeante du club par Oak Brook,  L’attribution des codes d’accès INTERNET  et L’édition de l’annuaire papier

Les tâches à accomplir au sein du Club Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club 1 fois par an, établir: La synthèse de l’activité du club pour la préparation du rapport moral du Président Le Livre Blanc de l’année écoulée, avant le 30 juin : synthèse de la vie sociale du club Le Rapport Annuel d’activités : ce formulaire A1, destiné à Oak Brook, est une synthèse du Livre Blanc.

Les tâches à accomplir au sein du Club Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club 1 fois par an, selon l’usage instauré dans le Club, demander : La récompense 100% du Club (Ex Président) Envoyer la demande de récompense au Gouverneur du District, qui la transmettra à Oak Brook. Date butoir à respecter: 3 semaine après la Convention Internationale

Les tâches à accomplir au sein du Club Guide de travail du secrétaire sur une année Lions Les tâches à accomplir au sein du Club De manière ponctuelle Demander les chevrons d’ancienneté (Depuis 2011 c’est Automatique, remis par le Gouverneur lors de sa visite) les distinctions Melvin Jones (Au Trésorier du District) Commander les fournitures nécessaires au club

Les tâches à accomplir au sein du Club Déclaration pour assurer les manifestations Le DM103 France a souscrit, pour tous les clubs Lions, un contrat d’assurance auprès du Cabinet GRAS SAVOYE Gestionnaire Mr Vincent PATRIMONIO à contacter par mail à l’adresse : vincent.patrimonio@grassavoye.com Il comporte 4 garanties : Responsabilité Civile Générale des Associations (pour les manifestations) Garanties Spéciales (vestiaire, Expositions …) Garanties Individuelle Accident (accidents corporels) La protection juridique

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Gestion et Archivage des documents Une précaution et une nécessité administrative et juridique Double à conserver dans les archives Original envoyé

Gestion et Archivage des documents Liste des documents pouvant être téléchargés sur les sites du District et du District Multiple Situation administrative : Les documents nécessaires au bon fonctionnement du club: procédures internes du DM, statuts et règlement intérieur types. Les Documents de communication: Charte graphique - Dossier presse

Gestion et Archivage des documents Liste des documents pouvant être téléchargés sur les sites du District et du District Multiple Livre Blanc du district Formulaire A1 (synthèse du livre blanc, destiné à Oak Brook) Formulaire pour les délégués de club aux commissions Formulaire d’assurance au Cabinet GRAS SAVOYE

Gestion et Archivage des documents Liste des documents pouvant être téléchargés sur les sites du District et du District Multiple Effectifs : Bordereau de transfert ME 20 Tableau de bord des effectifs Demandes de récompense pour les Clubs Formulaires compagnon Melvin Jones et membre à vie

Gestion et Archivage des documents Le matériel du Secrétaire Ses outils essentiels Le Livre du Secrétaire (ou fichier informatique) Liste des officiels du club Liste ses responsables et des membres des commissions Comptes-rendus de chaque réunion de club et décisions prises Compte-rendu des Assemblées Générales Le papier à en – tête actualisé du Club.

Gestion et Archivage des documents Conserver les Archives Les Registres LE REGISTRE LEGAL Modifications apportées aux statuts Changements de bureau Changement de siège social Récépissés des déclarations en préfecture OBLIGATOIRE Sous peine de sanctions pénales et de dissolution de l’association Dec 2009

Gestion et Archivage des documents Les Registres LES AUTRES REGISTRES Procès-verbaux de réunions de bureau Procès-verbaux de réunion du Conseil d’administration Procès-verbaux de réunion des Assemblées Générales Procès-verbaux des réunions statutaires Liste des officiels Liste des responsables des commissions Fichier des membres (par poste)

Participation à la vie du Lionisme Une amitié partagée

Participation à la vie du Lionisme ZONES : Entités géographiques de 8 Clubs au plus. REGIONS : Regroupement de 2 à 5. Zones Vos Interlocuteurs Le Président de zone(PZ) Le Président de région (PR) s’il existe Votre mission Aider à l’organisation des Comités Consultatifs de Zone Participer aux réunions de zone (3 + 1 par an) Diffuser aux membres de votre club les informations recueillies lors des CCZ.

Participation à la vie du Lionisme Aux réunions d’information organisées par le District Connaissance du Lionisme pour les nouveaux LIONS Information des membres des bureaux de Clubs Aux Congrès D’automne en octobre De printemps en avril

Merci de votre attention Participation à la vie du Lionisme A la Convention Nationale (mai) A la Convention Internationale (juillet) Merci de votre attention