LA REUNION STATUTAIRE DU CLUB Assemblée de District, Mindelo, le 10 Avril 2014 LA REUNION STATUTAIRE DU CLUB

RAPPEL Fondamental : L’ECOUTE CHEZ L’ADULTE En situation de Formation, d’Information ou d’Ecoute, l’Adulte est généralement : Réaliste il est dans le concret, il adapte à son vécu Pragmatique il recherche l’efficacité, l’utilité, le fonctionnel Expérimenté c’est un professionnel qui a des connaissances spécifiques et générales, c’est un public averti Unique ses attentes sont personnelles Occupé il n’a pas beaucoup de temps libre et le temps qu’il consacre à écouter est précieux Intéressante qui suscite un intérêt 1/8 Christophe KOREKI - 08/10/11

La Qualité de la Réunion Statutaire impacte la Rétention et l’Augmentation de l’Effectif… La réunion Statutaire a un contenu (ODJ préalablement préparé) La réunion Statutaire a un contenu intéressant (réunion d’information, conférence, décision) La réunion Statutaire est conviviale (écoute, attention, non conflictuelle, respect, détendue) La réunion Statutaire est structurée (plan de travail, respect timing, synthèse points importants ) La réunion Statutaire est conclue 1 2 2/8 Christophe KOREKI - 08/10/11

Le Président prépare la réunion avec Secrétaire et Protocole PREPARER LA REUNION… Le Président prépare la réunion avec Secrétaire et Protocole L’ordre du jour Introduction Hymne, Bienvenue, ODJ, présentation Visiteurs & Invités. Informations / Formation / Conférence CR Réunion, CR Activités, CR Commissions, Informations District & RI, Informations Activités, Formation ou Conférence Clôture Camaraderie, Remerciements. Les convocations Envoie de l’Ordre du Jour La disposition de la Salle Equipements, nombre place, installation : membre, conférencier, invités, visiteurs 3/8 Christophe KOREKI - 08/10/11

CONDUIRE LA REUNION… Le Président conduit et dirige la réunion. Il distribue la parole. Il est assisté du Secrétaire et du Protocole qui l’encadrent Le Secrétaire assure la prise des Notes pour le CR et assiste le Président le cas échéant Le Protocole est garant de la bonne tenue de la réunion : conducteur, durée de la réunion. ? ? 4/8 Christophe KOREKI - 08/10/11

QUEL EST LE RÔLE DU PROTOCOLE L’Ambiance et l’atmosphère des réunions seront à l’image de son tempérament. Le bon déroulement des réunions statutaires vont dépendre de l’efficacité, de l’enthousiasme et de la disponibilité du Protocole. Il doit principalement : Arriver à l’avance afin de contrôler l’état des préparatifs des réunions Annoncer l’ordre du jour des réunions Accueillir les visiteurs et les invités. Prendre leurs identités et les présenter en début de réunion. Les placer et les mettre à l’aise dans l’environnement qui les accueille 5/8

QUEL EST LE RÔLE D PROTOCOLE Suivre l’exécution de l’ordre du jour fixé en début de réunion. Prier les membres de s’en tenir à l’ordre du jour et recentrer tous écartements : Savoir évacuer les sujets qui ne relèvent pas de l’ordre du jour mais du Comité ou de l’Assemblée. Rappeler diplomatiquement à l’ordre les membres qui chuchotent ou gênent le déroulement des réunions. Maintenir la discipline au cours des réunions Veiller à la stricte application du cérémonial rotarien au cours des réunions Veiller au port des insignes du Rotary par les membres au cours des réunions 6/8

QUELQUES POINTS FONDAMENTAUX Boissons Alcoolisées au cours des Réunions : Laissée à l’appréciation de chaque Club Interdiction de Fumer : Les membres et invités sont encouragés à ne pas fumer lors des Réunions (RIRI 2040 – MP P14) Prise de Parole : La Parole est distribuée par le Président. Les Visiteurs (préalablement identifiés comme tels sur présentation de leurs cartes s’il ne sont pas connus) ont systématiquement droit à la parole (sans interférer dans l’ordre du jour). Le MP recommande que le Visiteur prévienne le Secrétaire du Club de sa visite avant le jour de la Réunion Sauf les conférenciers ou les personnes ayant été conviées à faire une communication spécifique, les invités ne prennent pas la parole 7/8

QUELQUES POINTS FONDAMENTAUX Participation aux Assemblées de Club : Les Visiteurs et Invités ne sont pas admis aux Assemblées de Club. Le Secrétaire doit informer l’ensemble des Clubs au moins une semaine avant la tenue de l’Assemblée 8/8

Merci pour votre Attention et pour Vos Contributions PAG Christophe KOREKI