CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Réunion de fin d ’exercice 2007 u Les opérations de fin d’exercice : - l’agenda - les traitements en DR et au Labo u Préparation de fin d’exercice u Choisir son option de basculement Les points abordés :

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Réunion de fin d ’exercice 2007 Les opérations de fin d’exercice : - l’agenda - les traitements en DR et au Labo Les points abordés :

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 L’AGENDA de fin d’exercice pour la DR 5 Date de Clôture d’exercice : ……… Date du dernier retour délégation : Mise à disposition Version 7.5 et date des commandes en avance 14 / 12 / 07 avant 12 h 28 / 12 / 07 Basculement d’exercice Xlab en version 7.5 Reprise des flux Xlab  BFC 15 / 01 /08 Limite pour le dernier transfert Xlab  BFC 04 / 01 / 08

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Changement date fin d’exercice pour le CNRS Dossier / Gestion Courante / Traitement / Fin Exercice / Changement Date non modifiable Il s’agit de la date du dernier transfert effectué par l’unité Pour 2007 : 28 décembre Date dernier envoi vers l’organisme par défaut 14 décembre 2007 pour le CNRS

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Changement date fin d’exercice pour les autres organismes Fixe la date saisie commande 2008 Pour les autres organismes modifications à effectuer date clôture d’ex. (jusqu’au) Com ex. N+1 Dossier / Gestion Courante / Traitement / Fin Exercice / Changement Fixe la date de clôture d’exercice 2007

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Vérifier les commandes non soldées (méthode 1) Montant Initial de la commande Montant Initial de la commande Dossier / Gestion courante / Commande / Trouver TRIER

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Vérifier les commandes non soldées (méthode 2) Aucun utilisateur connecté À la base Aucun utilisateur connecté À la base suite   Organismes, et laboratoires confondus Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Vérifier les commandes non soldées suite (méthode 2) Tri par fournisseur Valeur = « OUI » Ces commandes seront automatiquement soldées lors du basculement de l’exercice

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Vérifier les demandes d’achat Aucun utilisateur connecté À la base Aucun utilisateur connecté À la base Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation Egalement votre méthode habituelle et la consultation du tableau à l’ouverture d’XLAB   

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Vérifier les commandes de fonctionnement livrées et non facturées Aucun utilisateur connecté À la base Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation   

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Menu préparation fin exercice Ce menu peut être utilisé régulièrement tout au long de l’année Vous pouvez effectuer le lancement de tous les états ou traitement en cochant les cases correspondantes La date de lancement est indiquée Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Pour les laboratoires XLAB avec plusieurs organismes Vérifier les factures non prises en charge Aucun utilisateur connecté À la base Aucun utilisateur connecté À la base STOP A ne pas utiliser pour les organismes De type CNRS A ne pas utiliser pour les organismes De type CNRS Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Regul.facture

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Vérifier la chronologie des retours Réceptions 1.La numérotation des réceptions doit être continue 2.Le statut de toutes les réceptions doit être « RECUE » 3.Seule la dernière réception doit être « en attente » Si ce n’est pas le cas se rapprocher du service du système d’information Si ce n’est pas le cas se rapprocher du service du système d’information Dossier / Échanges avec la délégation / transfert / journal transfert

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Ne jamais effectuer de REFUS REFUS factures et commandes Dossier / Échanges avec la délégation / Intégration / Refus

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Paramétrage de la sauvegarde Dossier / Administration / Paramétrage / Application C19990 C19990 CNRS 0888 Xlab_070906%0

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Vérification de l’exécution de la sauvegarde Xlab_070906%0

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Sauvegarde : messages d’alertes

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Vérification de la cohérence de la base Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation A effectuer une fois par mois après une sauvegarde

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 La nouvelle version XLAB Une nouvelle version d'Xlab V7.5 sera disponible à partir du 4 janvier disponible L'installation de cette version est obligatoire : vous ne pourrez pas effectuer la fin d’exercice avec la version actuelle.

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 S’abonner à XLAB-ACTU Xlab-actu est un bulletin d'informations sur Xlab, logiciel de gestion budgétaire et financière des unités du CNRS. S'abonner à Xlab-actu (gratuit) Par Web : es.asphttp:// es.asp

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Les outils de préparation avant le basculement

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Démarrage du nouvel exercice...  Réactualiser les structures de gestion (arborescences, origines, matières...)  Faire un toilettage des données de référence (fournisseurs, agents…)

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Démarrage du nouvel exercice  Selon les options de basculement et les règles de report du laboratoire :  Imputer les commandes* sur les entités  Reporter*, éventuellement, certaines commandes non basculées pour les organismes autres que CNRS Effectuer, le plus tôt possible, les premiers échanges  Effectuer, le plus tôt possible, les premiers échanges

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Démarrage du nouvel exercice : imputer les commandes Imputer les commandes sur les entités

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007 Basculer vers l ’exercice Après intégration et traitement de tous les retours jusqu’au 28 décembre 2007 (version 7.2)