Groupe de travail Gestion des programmes Brême, 6 juin 2013

1ère partie : Dépôt d’une demande de soutien et évaluation

Appels d’offres  Appel d’offres pour la mise en œuvre et le développement de cursus intégrés binationaux et trinationaux pour : Des cursus de niveau Licence (180 ECTS) Des cursus post-gradués ou post-licence (Master / 120 ECTS) Des cursus dont le premier niveau de sortie sera  du côté français : une maîtrise en droit ou un diplôme de Grande École / École ou un diplôme d’IEP  du côté allemand : un Bachelor ou un Staatsexamen  Appel d’offres pour la mise en œuvre d’un programme de PhD-Track franco-allemand  Appel d’offres pour des rencontres scientifiques

L’évaluation des cursus par l’UFA L’évaluation des cursus déjà soutenus se fait  dans le cadre de l’assurance-qualité, selon le rythme d’évaluation de l’UFA évaluation après une année de lancement (le cas échéant) évaluation tous les 4 ans  en cas de restructuration du cursus (p.ex. contenu) ou élargissement à un autre partenaire  lors d’un nouveau dépôt de demande de soutien après une évaluation négative ou une période de mise en veille (convenue avec l’UFA) La règle d’or : Ne peut être soutenu que ce qui a été évalué !

Une évaluation en plusieurs étapes L’évaluation des dossiers respecte le principe fondamental de l’excellence Elle s’effectue conformément aux principes de soutien de l’UFA détaillés dans la Charte d’évaluation C’est la qualité du projet proposé qui prévaut Évaluation formelle conformité et recevabilité de principe du dossier Évaluation administrative antériorité, flux d’étudiants, identification avec l’UFA, justification des allocations… Décision du conseil d’université Évaluation scientifique

L’évaluation administrative est menée par le Secrétariat de l’UFA : contrôle des documents : le dossier est-il complet ? prise de position du Secrétariat par cursus sur les points suivants :  rapports d’activité des justificatifs d’utilisation des allocations  rapports des étudiants  données relatives au nombre d’étudiants et de double diplômés  actions de communication et de publicité relatives aux cursus intégrés impliquant l’UFA et le guide des études en ligne  résultats des visites sur sites le cas échéant  appréciation générale de la collaboration administrative avec la coopération

L’évaluation scientifique Elle est effectuée par la commission scientifique ainsi que par les experts indépendants délégués par celle-ci :  évaluation de la demande par un tandem franco-allemand d’experts  discussion des résultats et établissement de classements dans les groupes d’évaluation disciplinaire  discussion des résultats de chaque groupe d’évaluation lors de la réunion de la commission scientifique (en particulier discussion de cas problématiques) et formulation de recommandations pour le conseil d’université.

La décision du conseil d’université Sur la base des recommandations de la commission scientifique, le conseil d’université se prononce pour le soutien d’une coopération.

Résultat de l’évaluation Est communiqué aux établissements immédiatement après la réunion du conseil d’université. Résultat positif de l’évaluation  soutien conformément aux directives de financement en vigueur  le cursus bénéficie de la politique de communication de l’UFA (Attention : pour le guide des études en ligne, la coopération doit d’abord remplir un questionnaire !)  la coopération peut/devra utiliser le logo de l’UFA  la coopération fait partie du réseau de l’UFA : d’abord statut d’établisse- ment partenaire, plus tard, sur demande, statut d’établissement membre (interlocuteur: Simon Martin) Résultat négatif de l’évaluation & cursus en voie d’extinction ou cursus mis en veille : Application du principe de respect des engagements pris pour garantir le soutien des étudiants déjà inscrits.

La procédure en détail : Délais  : publication de l’appel d’offre  En mai : envoi d’un courriel à tous les responsables de programmes des coopérations qui doivent ou peuvent déposer une demande de prolongation de soutien  Signalisation jusqu’au à l’aide du formulaire „signalisation de dépôt de demande“ (par courriel à  : date limite pour le dépôt du dossier pour une prolongation de soutien à partir de  La décision sera communiquée début avril Les délais sont les mêmes chaque année !

La procédure en détail : Éléments de la demande (demande de prolongation de soutien)  Formulaire de demande de soutien en ligne personnalisé Vous en trouverez un modèle sous Établissements  appel d’offres cursus intégrés  Annexes 1: convention de coopération spécifique au cursus (procédure d’admission, nombre d’étudiants, modalités, frais de scolarité, diplômes, supplément au diplôme, activités de relations publiques) 2: plan commun des études & présentation schématique du déroulement des études Tous les documents doivent être fournis en français et en allemand !  Annexes complémentaires: -une page de signatures par partenaire -un modèle anonymisé du diplôme et diplôme conjoint (le cas échéant) -un compte rendu du devenir des étudiants -le cas échéant, des recommandations du monde économique

La procédure en détail : Le formulaire de demande de soutien en ligne 

La procédure en détail : Le formulaire de demande de soutien en ligne 

La procédure en détail : À savoir / Conseils pour la demande de soutien Les documents de la demande de soutien sont la « carte de visite » du cursus pour les experts !  ayez en tête les critères de qualité de l’UFA : la tâche des experts est de vérifier le degré de satisfaction  l’expert ne peut évaluer que ce qui se trouve de manière explicite dans le dossier → une explication manquante ou imprécise peut conduire à des pénalisations  les critères d’obtention du double diplôme par l’étudiant doivent être claire- ment identifiables pour l’expert → joindre un programme des études clair  ne laissez aucun champ sans réponse ! expliquer brièvement l’absence de réponse ou bien indiquer „/“  si la réponse à une question du formulaire se trouve dans une annexe, merci de bien nommer l’annexe correspondante (avec le numéro de la page)  merci de joindre la convention de coopération, même si l’UFA l’a déjà

Conseils pour la demande de soutien : cas de cursus majoritairement dispensés en anglais L’UFA est de plus en plus sollicitée pour la demande de soutien de cursus franco-allemands dispensés majoritairement en anglais  pas de rejet systématique, mais il convient d’indiquer :  les raisons qui motivent ce choix  la plus value pour les étudiants  comment vous assurez l’acquisition de compétences linguistiques en français et en allemand  Les double diplômés doivent être en mesure de postuler sur les marchés du travail français et allemand

La procédure en détail : À ne pas oublier Vous trouverez davantage de conseils pour le dépôt de la demande de soutien dans le document « Informations générales à l’attention des établissements demandeurs & conseils pour remplir le formulaire de demande ».  vous pouvez à tout moment établir une version PDF de votre demande de soutien  les signatures ne sont à fournir qu’une fois la demande complète  sur la page des signatures doivent figurer les signatures originales de la direction d’établissement et des responsables de programmes  Important: La validation de la demande de soutien est définitive, sans possibilité de revenir en arrière.  Toute demande de soutien non validée au à 23h59 sera considérée comme n’ayant pas été déposée.

De plus amples informations sur le dépôt de demande de soutien et l’évaluation : sur le site Internet sous la rubrique « Établissements »  « Évaluation » :  calendrier et déroulement de l’évaluation  année de soutien et rythme d’évaluation  avancement des cursus  «Principes de soutien de l’UFA pour les programmes d’études de l’évaluation à l’assurance qualité» sous la rubrique « Établissements »  « appel d’offres cursus intégrés»:  informations générales à l’attention des établissements demandeurs  appel d’offres  annonce du dépôt de demande de soutien  modèle du formulaire de demande de soutien à remplir

L’appel d’offre PhD-Tracks un seul appel d’offre par an les délais sont les mêmes que pour l’appel d’offre cursus intégrés : publication de l’appel d’offre le 2 mai 2013 annonce de l’intention de déposer une demande de soutien avant le 30 juin 2013 envoi de la demande de soutien avant le 31 octobre 2013 évaluation entre novembre et mars, annonce des résultats en avril pour un soutien à partir de l’année universitaire suivante un formulaire à compléter par les deux partenaires en français et en allemand et qui doit être signé par les chefs d’établissements

L’appel d’offre rencontres scientifiques appel d’offre permanent soutien financier à la rencontre entre les partenaires de deux établissements souhaitant mettre en place un cursus intégré ou un programme de recherche franco-allemand répondre plus tard à l’un des appels d’offres de l’UFA attribution de maximum € par rencontre, limité à une demande maximum par année et par coopération envisagée demande à adresser à l’UFA en français ou en allemand par l’un des deux partenaires au plus tard un mois avant la rencontre

2ème partie : Attribution des fonds

Inscription et réinscription des étudiants  inscription et réinscriptions obligatoires de TOUS les étudiants  jusqu’à l’obtention du double diplôme  en cas de non-inscription : pas d’inscription rétroactive / pas d’aide à la mobilité / nombre d’étudiants faussé / pas d’inscription possible l’année suivante si le cursus est négatif  inscription exclusivement en ligne :  du 2 mai au 30 septembre 2013 dernier délai  2ème phase d’inscription du 15 janvier au 31 mars 2014 : seulement pour les étudiants sélectionnés après le 30 septembre 2013 et commençant leurs études au second semestre

Rapports d'étudiants  à compléter après chaque période passée dans le pays partenaire ou tiers  l’étudiant ne peut se réinscrire auprès de l’UFA que s’il a dûment complété le rapport d’étudiants  le rapport est partie intégrante de l’évaluation du cursus

Abandon des études  les abandons et interruptions d’études doivent être annoncés à l’UFA dans les plus brefs délais  à l’aide des formulaires « Abandon des études » et « Interruption des études » contenant des informations plus détaillées  le remboursement de l’aide à la mobilité s’effectue par l’établissement dans un délai de 4 semaines après l’annonce de l’abandon  dérogations : abandon pour maladie, échec définitif aux examens, sur présentation d’une lettre de demande de remise de créance adressée au Président de l’UFA

Certificat de l'UFA  pour les étudiants inscrits régulièrement auprès de l’UFA et ayant passé leurs diplômes de fin d’études  chaque responsable de programme nomme chaque année les diplômés de son cursus dans le cadre du justificatif de l’utilisation des allocations attribuées  établissement des certificats sur demande officielle faite par le responsable de programme auprès de l’UFA

Subvention Préfinancement  concerne l'aide à la mobilité  demande qui peut-être faite entre le mois de juin et le mois d’août à l’aide d’un formulaire envoyé par mail mi-juin aux responsables de programmes  il suffit de renvoyer le formulaire complété et signé  acompte versé à l’établissement sans grande formalité administrative  vérifiez que vos étudiants sont correctement inscrits à l’UFA avant de leur reverser l’aide à la mobilité !

Subvention Liste nominative des étudiants et partie chiffrée  inscriptions et réinscriptions visibles sous « Infos en ligne » sur le site Internet  à l’aide du numéro d’identification et du mot de passe fournis par l’UFA  1er juin : mise en ligne de la liste nominative des étudiants et de la partie chiffrée  date limite de validation de la liste nominative des étudiants et de la partie chiffrée : 4 octobre 2013 Cependant, plus tôt le formulaire sera retourné complété à l’UFA, plus tôt la convention pourra être établie et les allocations versées

Étape 1: compléter et enregistrer la liste nominative des étudiants  confirmation impérative de la participation des étudiants au cursus  informations relatives à l’étudiant (date d’inscription, numéro de matricule, nom, prénom …) complétées automatiquement  informations relatives au séjour dans le pays d’origine / pays partenaire / pays tiers complétées automatiquement  demande d’aide à la mobilité à compléter par le responsable de programme  en cas de cofinancement d’une ou plusieurs aides à la mobilité, merci de l’indiquer dans la colonne « cofinancement »  dès que tous les étudiants sont inscrits et que les informations sont complétées, cliquer sur «enregistrer» Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

Étape 2 : vérifier et valider la partie chiffrée  le calcul des chiffres se fait automatiquement mais il est impératif de les vérifier et de les valider  si une anomalie est constatée, retourner sur la liste nominative  c’est sur la base de ces chiffres que sera élaborée la convention d’allocations et que seront calculés les montants alloués  l’UFA est informée par un automatique que le responsable de programme a validé la partie chiffrée  lorsque tous les partenaires d’une même coopération ont complété leur formulaire, la convention peut être établie Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

 convention envoyée au responsable de programme pour : vérification des informations compléter la répartition des sommes attribuées ainsi que les coordonnées bancaires signature par la direction de l’établissement et par lui-même  un exemplaire de la convention doit être retourné à l’UFA avant le 15 décembre 2013  versement des allocations : si la partie comptable du justificatif des allocations et le récapitulatif concernant les étudiants de l’année précédente ont été transmis à l’UFA après - le cas échéant - application de la compensation légale pour les aides aux frais de fonctionnement Convention d’allocations et versement des allocations

Règles de financement Aides aux frais de fonctionnement (montant par coopération)  cursus en année de lancement : forfait de €*  cursus : forfait de €* / €* / €* en fonction du nombre d’étudiants en mobilité  périodes d’études de durée significative : forfait de €*  supplément de 500 € ou € pour toute aide à la mobilité cofinancée  pas d’aides aux frais de fonctionnement pour les cursus évalués négativement, mis en veille ou en fin de vie * valable pour 2013/14

Règles de financement Aides à la mobilité (sauf pour les cursus en phase de lancement)  pour les étudiants se trouvant dans le pays partenaire ou le pays tiers et dûment inscrits auprès de l’UFA  270 €* par mois  plafonnement : 80* aides par coopération (= max €*)  soutien pendant le stage si obligatoire d’après le règlement des études en vigueur et s’il se déroule dans le pays partenaire  principe de respect des engagements pris : en cas d’évaluation négative ou après la mise en fin de vie d’un cursus, les étudiants déjà inscrits à l’UFA peuvent bénéficier de l’aide à la mobilité (pendant une année ou jusqu’à la fin de leurs études selon les cas) * valable pour 2013/14

Règles de financement Cours de langue en ligne gratuits  pour les étudiants inscrits à l’UFA et partant pour la première fois dans le pays partenaire  partenariat avec Deutsch-Uni Online (DUO) pour les cours de langue allemande depuis  partenariat avec Deutsch-Uni Online (DUO) pour les cours de langue française depuis

Les subventions attribuées aux PhD-Tracks à demander via le formulaire d’appel de fonds Aides aux frais de fonctionnement - montant forfaitaire de € par an et par programme € par participant au programme en mobilité Aides à la mobilité - pendant les deux premières années du programme : 270 € par mois par étudiant en phase de mobilité pour une durée maximale de 10 mois par année universitaire - pendant les trois dernières années du programme : 600 € par mois par étudiant en phase de mobilité et pour une durée maximale de 18 mois indemnités d’expatriation pouvant aller jusqu’à € par mois pour deux doctorants

3ème partie : Justification de l'utilisation des allocations attribuées par l'UFA

Généralités  utilisation des allocations en conformité avec les directives d'éligibilité de l'UFA  respect des principes relatifs à une bonne utilisation des fonds publics  à noter : « gestion économe » « dépenses éligibles » les directives d'éligibilité seront envoyées avec les conventions et sont disponibles sur notre site Internet

Généralités  aides aux frais de fonctionnement dépenses engagées du 01/09/2012 au 31/08/2013 et liquidées avant le 31/10/2013  aides à la mobilité reversement aux étudiants : dans un délai maximum de 3 semaines aides à la mobilité non-utilisées doivent être remboursées à l'UFA au plus tard pour le respect de la répartition fixée dans la convention d'allocation

Justificatif de l'utilisation des allocations  la plupart des informations se trouvent sur le site Internet de l'UFA sous « infos en ligne » : compte de gestion récapitulatif concernant les étudiants récapitulatif concernant les double-diplômés nom de l’interlocuteur dans votre établissement  délais : jusqu’au 31 octobre 2013 : o validation du compte de gestion o validation du récapitulatif concernant les étudiants jusqu’au 31 décembre 2013 : o envoi du rapport d'activité o envoi du justificatif signé par la direction de votre établissement et le contreseing de l'agent comptable (document en version pdf) o validation du récapitulatif concernant les double-diplômés o remboursement des aides à la mobilité non utilisées

Justificatif de l'utilisation des allocations  les subventions attribuées pour 2013/14 ne peuvent être mises en paiement qu’après la validation du compte de gestion et du récapitulatif concernant les étudiants  les subventions non utilisées en 2012/13 seront directement déduites du montant des allocations versées à votre établissement pour l’année 2013/14 (compensation légale); cette procédure n’a aucune incidence sur le versement des aides à lamobilité  avantage : les soldes ne doivent pas être réclamés par l’UFA et virés à l'UFA => moins d'effort administratif  les soldes qui ne peuvent pas être déduits et les soldes au titre des aides à la mobilité doivent être remboursés à l'UFA jusqu'au 31 octobre

Compte de gestion  récapitulatif des dépenses couvertes avec les aides aux frais de fonctionnement  Les différentes rubriques du compte de gestion : frais de personnel frais de déplacement et de séjour frais administratifs frais de réception et de restauration frais liés à la communication et à la promotion du cursus

Récapitulatif concernant les étudiants  pré-rempli avec les noms des étudiants inscrits auprès de l'UFA pour  informations : sur la phase par semestre (dans le pays d'origine ou dans le pays partenaire) dans laquelle les étudiants se trouvaient sur le montant de l'aide à la mobilité versée à chaque étudiant si l'établissement a obtenu des aides à la préparation linguistique pour les étudiants si l'étudiant a réussi aux examens de fin d’année dans le cas d'abandon des études : montant des aides à la mobilité à rembourser

Récapitulatif concernant les double-diplômés  récapitulatif avec les informations concernant les étudiants double-diplômés, qui ont reçu les diplômes de l'établissement d'origine et de l'établissement partenaire et le cas échéant du pays tiers sélectionnez vos double-diplômés dans la liste pré-établie des étudiants de votre cursus dûment inscrits auprès de l'UFA l'établissement d'origine est pré-rempli l’intitulé du diplôme est pré-rempli, mais peut être modifié en cliquant dessus pour chaque diplôme, veuillez confirmer l'obtention de diplôme en indiquant "Oui" et remplir la date de l'obtention de diplôme Attention  ces informations seront ensuite reprises pour établir le certificat  communiquez la date de la remise de diplômes au plus tard un mois à l’avance

Rapport d'activité  questions concernant le cursus, les étudiants et le déroulement du cursus  peut être envoyé par poste, par fax ou par mail à l'UFA  sera mis à la disposition des évaluateurs dans le cadre de l'évaluation  comparaison des réponses dans le rapport d'activité avec celles du rapport des étudiants

Justificatif signé  document en version PDF  à signer par la direction de l'établissement et contreseing de l'agence comptable  ceci est impératif afin que les informations transmises à l’UFA aient une valeur légale et soient correctes  doit être envoyé à l'UFA par la poste  au plus tard pour le 31 décembre

Contrôle par l'UFA  justification de l'utilisation des fonds par les établissements respect des directives d'éligibilité respect des délais  sanctions : remboursement / compensation légale non-justification de l'utilisation des allocations versées au titre de la/des année(s) universitaire(s) précédente(s), non-respect des directives relatives à l'utilisation des allocations attribuées par l'UFA («inéligibilité des dépenses »), non-remboursement des soldes dus au titre des années universitaires précédentes  visites sur site : demandées par les commissaires aux comptes de l’UFA, s’il y a des irrégularités ou si les évaluateurs le proposent

Pour toutes vos questions Évaluation : Carole Reimeringer / Sabine Kletzke / Danielle Weislinger / Nadia Huppert Secrétariat des étudiants : Hélène Dinter / Dominique Boeglen Liste nominative des étudiants / partie chiffrée : Hélène Dinter / Dominique Boeglen Règles de financement : Carole Reimeringer / Hélène Dinter Justification des allocations : Nicole Schmidt Certificats : Caroline Heigenhauser Merci de votre attention !