Session d’information e-Procurement pour Acheteurs publics Service fédéral e-Procurement Version : 2015-200

Programme Programme Les modules e-Procurement Paysage actuel Qu’est-ce que l’e-Procurement Définition et notions Pourquoi l’e-Procurement ? Cadre légal Les avantages Les modules e-Procurement Paysage actuel

e-Notification Programme (2) Définition Les fonctions Cadre juridique Free Market Best Practice

Comment s’enregistrer? Où trouver plus d’infos ? Démo et questions Programme (3) e-Tendering Définition Les fonctions Cadre juridique Les avantages Changements de méthode de travail Best practice Comment s’enregistrer? Où trouver plus d’infos ? Démo et questions

Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Définition et notions Déroulement électronique des marchés publics Via internet Notions Voir la liste de vocabulaire

Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Pourquoi l’e-Procurement ? Les marchés publics en Europe = environ 15 à 20% du PIB (env. €1500 à €2000 milliards) Justifie les investissements pour améliorer les processus d’achat

Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Cadre légal Belgique www.publicprocurement.be > Marchés publics > Réglementation Établies conformément aux directives européennes

Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Cadre légal (2) Comprend notamment : Autorisation de traiter les marchés publics via l’internet

Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Cadre légal (3) Europe – Nouvelle directive Vote Documents du marché en ligne Offres électroniques obligatoires pour la centrale des marchés Offres électroniques obligatoires (toutes les procédures) Février 2014 Février 2016 Février 2017 Août 2018

Qu’est ce que l’e-Procurement ? Les avantages Efficacité Améliorer l’efficacité des procédures d’achat Une meilleure concurrence La simplification administrative La transparence des procédures pour les marchés publics

Qu’est ce que l’e-Procurement ? Les avantages (2) Diminution des frais Pour les acheteurs publics Pour les entreprises Enquête sur une firme externe : si une offre papier coûte € 100 – la même offre faite de manière électronique coûtera € 20

Les modules e-Procurement Publish tender notice e-Notification Search tender notice Public officer Supplier

Les modules e-Procurement Publish tender notice e-Notification Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Public officer Supplier

Les modules e-Procurement Publish tender notice e-Notification Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

Les modules e-Procurement Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

Les modules e-Procurement Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

Les modules e-Procurement Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Approve catalogue Prepare catalogue e-Catalogue Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

De e-Procurement modules Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Approve catalogue Prepare catalogue e-Catalogue Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Prepare order Deliver products e-Ordering Public officer Supplier

Paysage des publications en Belgique

La publication de marchés publics e-Notification Définition La publication de marchés publics Tous les formulaires de publication nationaux Tous les formulaires de publication européens Envoi au Journal officiel de l’UE Publication immédiate ou différée La publication de documents de marché Free Market

e-Notification Les fonctions Différents rôles Superuser Publieur Éditeur Gestion des dossiers Avis de pré-information, avis de marché, attribution, erratum en 1 dossier Groupes d’approbation Forum

e-Notification Les fonctions (2) Gestion dossier restreint Statistiques Bibliothèque documents du marché

e-Notification Cadre juridique Bulletin des Adjudications => seule plateforme ayant une valeur juridique

e-Notification Free Market Achat < seuil de publication Vente Gestion dossier restreint Recherche Business card Mêmes fonctionnalités de gestion de données que dans l’environnement Acheteurs Forum

e-Notification Best practice Enregistrement et connexion avec eID http://eid.belgium.be Code PIN (http://www.ibz.rrn.fgov.be ) Numéro de dossier Numéro de dossier = numéro de cahier des charges Numéro de dossier concis

e-Notification Best practice (2) L’avis de marché Titre court et clair (pas seulement le numéro de référence) Utilisation de mots-clés dans le titre Référence au cahier des charges dans l’avis de marché + chargement du cahier des charges sur e-Notification

e-Notification Best practice (3) Fichiers Restreindre le nombre de documents Charger peu de fichiers et des fichiers de petite taille Attention au type de fichier (formulaire à compléter dans Word au lieu de PDF)

e-Notification Rechercher BDA sur internet Résultats de recherche sur Google / Bing /… Initiatives privées L‘ancien “Bulletin des Adjudications “(eJustice)

e-Tendering Définition Réception demandes de participation / offres Ouverture Rédaction PV d’ouverture et mise à la disposition de : tout le monde les soumissionnaires usage interne dans le service public => pas visible

e-Tendering Les fonctions L’ensemble des collègues est associé par défaut au dossier (User Management) Associer acheteur externe (e-Tendering) Donner des instructions aux entreprises Télécharger des offres Contrôler le hashCode des documents

e-Tendering Cadre juridique (1) Obligé de soumettre ? Art 52 § 2 A.R. 15 juillet 2011 Interdire, autoriser ou obliger le dépôt d’offres électroniques Autorisation ou interdiction précisée dans les documents du marché Documents difficiles ou impossibles à créer électroniquement ? => sur papier

e-Tendering Cadre juridique (2) Macros et virus Art 6 § 2 A.R. 15 juillet 2011 Le PA décide d’accepter ou non l’offre mais il doit faire tout son possible pour quand même ouvrir celle-ci Aucun incident de ce type n’est à signaler pour le moment

e-Tendering L’utilisation en Belgique Autorité flamande : obligation depuis le 1/1/2012 Administration fédérale : obligation d’accepter depuis le 1/1/2013 (voir circulaire 30/11/12) BXL-Capitale et Région Wallonne : intention d’accepter depuis respectivement le 1/12/2011 et le 1/1/2012 Autres niveaux de pouvoir et tiers : libre choix

e-Tendering Les avantages Un seul exemplaire de l’offre au format électronique (au lieu de 3 exemplaires) Il n’y a plus de copies papier Chaque document électronique est un exemplaire original Il n’y a plus de paraphe L’offre porte une signature électronique

e-Tendering Les avantages (2) Exploitation électronique des données Les parties de l’offre sont envoyées aux membres de la commission d’évaluation Calculs plus rapides en utilisant les données d’un fichier Excel Copier/coller directement vers d’autres documents

e-Tendering Les avantages (3) Le PV ne doit plus être distribué Besoin de moins d’espace de stockage Non contestable par document introduit

e-Tendering Changements de méthode de travail La publication et le cahier des charges mentionnent et expliquent l’utilisation de l’e-Tendering Actualiser le cahier des charges (supprimer les paragraphes sur les paraphes, …) Utilisation de l’eID (connexion et signature) Configuration d’un dossier de test

e-Tendering Changements de méthode de travail (2) La séance d’ouverture Minimum : 2 personnes présentes avec carte eID et code PIN Connexion internet 2 PC en ligne Extra : Beamer

e-Tendering Changements de méthode de travail (3) Les documents électroniques sans signature visible forment une offre officielle Stockage des offres : à la date d’archivage, tous les documents sont effacés sur notre serveur, à l’exception du PV.

e-Tendering Best practice Activer le dossier sur e-Tendering (aussi pour les dossiers restreints) Contrôler le lien d’e-Notification vers e-Tendering Préparer l’ouverture une semaine à l’avance Comme acheteur associé : contrôler à temps s’il retrouve le dossier. Dans le cas contraire : pas de rôle pour e-Tendering ou pas associé au dossier Mise à jour régulière des logiciels (Java, eID, navigateur)

e-Tendering Best practice (2) e-Tendering indisponible ? Signature pas possible ? Suivez les scénarios http://www.publicprocurement.be/fr/instructions-en-cas-dincident-dans-e-tendering Interruptions planifiées : voir infos système

e-Tendering Best practice (3) Voir check-list et manuel sur www.publicprocurement.be Situation concernant l’obligation de l’utilisation d’e-Tendering sur www.publicprocurement.be

Comment s’enregistrer? - https://my.publicprocurement.be - 1 enregistrement pour toutes les applications - 1X connecté pour tous les sites https://mydemo.publicprocurement,be - plateforme d’exercice

Où trouver plus d’infos ? www.publicprocurement.be Infos en matière de marchés publics Manuel sur les marchés publics Manuel applications Cette présentation

Où trouver plus d’infos ? (2) E-Notification Le sur le site (e-Not) Le helpdesk

Où trouver plus d’infos ? (3) Formations Fonctionnaire fédéral : IFA Fonctionnaire flamand : http://www.bestuurszaken.be/vorming Formation accréditée : http://www.publicprocurement.be/fr/fonctionnaires/formations

Où puis-je trouver plus d’info? (2) Production e-Notification : https://enot.publicprocurement.be e-Tendering: https://eten.publicprocurement.be e-Catalogue: https://ecat.publicprocurement.be e-Awarding et e-Auctions: https://eaward.publicprocurement.be

Où puis-je trouver plus d’info?(3) Demo (site d’exercice) e-Notification: https://enotdemo.publicprocurement.be E-tendering: https://etendemo.publicprocurement.be Enregistrez-vous aussi sur ces sites web!

Où trouver plus d’infos ? (7) 02/ 790 52 00 (NL+FR) e.proc@publicprocurement.be Tous les jours ouvrables 08:30 - 12:00 et 13:15 - 16:30

Merci pour votre attention Démo et questions Merci pour votre attention