Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD101 TICE 2 ième Semestre L1 Psychologie TD – Filtrage et mise en forme conditionnelle

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD102 Base de données Définition: Une base de données est un ensemble d’informations stockées de manière structurée dans un système, informatique ou pas : un classeur métallique permet tout comme Excel de gérer une base de données. L’annuaire téléphonique, un carnet d’adresse, la clientèle d’une agence de voyage sont des exemples de bases de données. Nous allons apprendre à utiliser Excel pour manipuler des bases de données.  Téléchargez et ouvrez le document « base_donnees_biblio.xls »

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD103 Base de données Structure et terminologie L’analogie d’une base de données sous Excel avec un classeur rempli de fiches fait correspondre :  Une fiche à chaque ligne d’une feuille Excel. On dit alors que chaque ligne représente un enregistrement  Une catégorie d’informations sur les fiches à un champ. Il y a, dans notre fichier 139 enregistrements, chacun étant composé de 13 champs. La première ligne joue un rôle particulier et contient le nom des différents champs (Auteur,Titre, Pages…). Cet exemple montre que le type d’un champ est quelconque et peut aussi bien être un texte, qu’une durée, une date ou un nombre.

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD104 Base de données Création et manipulation La création d’une base de données dans Excel est donc des plus simples. Il faut et il suffit : 1.De décider des champs voulus et de leur affecter un nom : on obtient ainsi la première ligne de la base. 2.De saisir les enregistrements Il y a quelques règles à respecter pour éviter des difficultés par la suite : Ne pas laisser de ligne vide entre la première ligne, qui contient le nom des champs, et le premier enregistrement. Ne pas vouloir faire cohabiter plusieurs bases de données sur une même feuille. Ne pas entrer d’autres informations sous la zone de la base de données : l’ajout de nouveaux enregistrements pourrait en être gêné.

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD105 Base de données Exercice : Exercice : Dans le document « base_donnees_biblio.xls », sélectionnez la deuxième ligne et fractionnez la fenêtre de façon à faire apparaître uniquement le nom des champs de notre base de données. Vous trouverez cette fonction dans le menu « fenêtre ». Vous pouvez ensuite « figer les volets »

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD106 Filtrage Filtrer une liste consiste à cacher toutes ses lignes, à l’exception de celles qui correspondent à un certain critère. Dans notre exemple, notre liste contient des informations sur des livres. On peut la filtrer pour ne garder que les livres de genre Thriller. Le filtrage constitue une technique à la fois très courante et très puissante. Il existe deux méthodes pour filtrer une liste: Le filtrage automatique Le filtre élaboré Nous n’aborderons ici que le filtrage automatique, très pratique pour toutes les opérations simples.

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD107 Filtre automatique Le filtre automatique fournit un résultat imprimable et permet l’utilisation de critères complexes. Pour utiliser le filtre automatique : 1.Placer le curseur à un endroit quelconque de la base de données. 2.Dérouler le menu « Données » et choisir « Filtre » puis « Filtre automatique ». La base se transforme pour ressembler à la figure Excel détermine automatiquement l’emplacement de la liste et ajoute un menu dans la première ligne. Les flèches permettent d’obtenir un menu déroulant dans chaque cellule de la première ligne.

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD108 Filtre automatique Limites du filtrage : 1000 enregistrements. Au-delà, il faut utiliser le filtre élaboré. En plus d’afficher tous les éléments présents dans une colonne, le menu déroulant propose 5 autres possibilités :  Tous : affiche toutes les données de la colonne. Cette option permet de supprimer le filtrage d’une colonne

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD109 Filtre automatique Exercice: Vous recherchez des informations concernant les ouvrages de l’écrivain HARNAUD.  Combien en possède notre bibliothèque?  Cliquez sur la flèche du libellé « AUTEUR »  Déroulez la liste et cliquez sur « HARNAUD, G. J. » Seules les lignes concernant cet auteur apparaissent dans la liste. Les données des autres auteurs sont cachées.  Vous souhaitez savoir combien sont actuellement disponibles  Cliquez sur la flèche du libellé « DISPONIBILITE »  Déroulez la liste et cliquez sur « disponible »  Vous souhaitez maintenant savoir quels sont les ouvrages de cet écrivain présents dans les rayonnages de la bibliothèque.  Cliquez sur la flèche du libellé « LOCALISATION »  Déroulez la liste et cliquez sur « Rayonnages » Pour supprimer un critère de filtre, cliquez sur « tous ». Si les critères portent sur plusieurs colonnes, au lieu d’annuler ces critères un à un, activez le menu « Données » → « Filtre » puis → « Afficher tout ».

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1010 Filtre automatique Vous souhaitez maintenant connaître les titres d’ouvrages de Théâtre et d’Aventure que possède la bibliothèque. La recherche porte donc sur deux valeurs possibles d’un même critère: la colonne « GENRE »  Cliquez sur l’option « personnalisé… » du filtre automatique de la colonne « GENRE »  Déroulez la 1 ère liste des valeurs (en haut à droite) de la boîte de dialogue et choisissez « théâtre »  Choisissez la case Ou  Déroulez la 2 ème liste des valeurs et sélectionnez le critère « Aventure »

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1011 Filtre automatique Vous désirez sélectionner uniquement des ouvrages de Théâtre et d’Aventure compris entre 60 et 150 pages Le filtre sur le genre est déjà défini  Cliquez sur l’option « personnalisé… » du filtre automatique de la colonne « PAGES »  Choisissez l’opérateur « supérieur ou égal à »  Tapez 60 comme 1 er critère  La case Et étant déjà active, passez au second critère  Cliquez sur OK. [ Le filtre automatique personnalisé permet d’utiliser les caractères * et ?. Par exemple, tapez « Th* » pour chercher Théâtre et Thriller. Tapez « L?on » pour afficher les données Lyon et Lion (en cas de faute)]

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1012 Filtre automatique Vous voulez savoir combien d’ouvrages sont actuellement en prêt dans la bibliothèque.  Activez le filtre automatique de la colonne « DISPONIBILITE »  Vous remarquerez que la fenêtre affiche uniquement les numéros des lignes sélectionnées par le filtrage et ne vous permet plus d’effectuer un comptage des lignes  Activez un compteur grâce à un « clic-droit » sur la barre d’état  Mettez en surbrillance la colonne « DISPONIBILITE »  Le compteur de sélection vous affiche alors: Réponse: 86 ouvrages en prêt Clic

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1013 Filtre automatique Pour faire disparaître le filtre automatique:  entrer à nouveau dans le menu « Données » et choisir l’entrée « Filtre » → « Filtre automatique » et désactiver cette commande en la décochant.

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1014 Quelques formules La bibliothèque souhaite voir s'afficher dans la base de données le nombre de jours de retard pour chaque ouvrage (nombre de jours entre la date de retour prévue et la date actuelle).  Ajoutez une colonne "Date du jour" et une colonne "Retard" après la colonne "Retour".  Insérez dans la colonne "Retard" une formule qui affiche "Pas en retard" si la date du jour est avant la date de retour, et qui affiche le nombre de jours de retard dans le cas inverse.

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1015 Quelques formules Solution : =SI ( Test logique ; Valeur si le test est vrai ; Valeur si le test est faux ) =SI ( M2<N2 ; N2-M2 ; "Pas en retard" )

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1016 Quelques formules Exercice facultatif En cas de retard, une amende est appliquée selon le barème suivant : - Pas en retard ou retard de moins de 7 jours : 0 €. - Retard de 7 à 13 jours : 2 €. - Retard de 14 jours au moins : 2 € + 1 € par jour.  Créez la colonne "Amende", après la colonne "Retard".  Insérez dans la colonne "Amende" une formule calculant le montant de l'amende en fonction du nombre de jours de retard.

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1017 Quelques formules Solution : =SI ( Test logique ; Valeur si le test est vrai ; Valeur si le test est faux ) =SI ( OU ( ET (O2 =0) ; O2="Pas en retard" ) ; 0 ; SI ( ET (O2>=7;O2<14); 2 ; 2+O2 ))

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1018 Mise en forme conditionnelle La mise en forme conditionnelle permet d'associer une certaine mise en forme (couleur de la cellule, police...) à une condition, basée sur ce que contient la cellule.  Sélectionnez toutes les cellules de la colonne "Amendes".  A l'aide du menu "Format / Mise en forme conditionnelle", vous allez appliquer la mise en forme suivante à toutes les cellules contenant une amende (>0) : - Fond vert - Bordure rouge - Police : rouge, gras.

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1019 Mise en forme conditionnelle

Mai 2006TICE 2ième Semestre - TD1020 That's all folks !