Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Me Isabelle Chvatal 25 septembre 2014 Réseau REPCAR © Tous droits réservés

LES COLLÈGES SONT ASSUJETTIS À: La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Objectifs de cette Loi: Assurer la transparence des renseignements administratifs Assurer la confidentialité des renseignements personnels

OBLIGATIONS DU COLLÈGE Le collège a notamment les obligations suivantes: Assurer la confidentialité des renseignements qu’il détient Recueillir, conserver et utiliser les renseignements personnels conformément à la Loi

1) Assurer la confidentialité des renseignements personnels Art. 54 de la Loi : « Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier. » Art. 56 de la Loi : « Le nom d’une personne physique n’est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révèlerait un renseignement personnel concernant cette personne.

1.1) Exemples de renseignements personnels: Sur l’identité: Adresse No. de téléphone Photographie/vidéo Langue Race Signature Statut social ou familial Adresse électronique Identité du conjoint Identifiant numérique Sur la scolarité: Inscription à un cours Choix de cours Horaires de cours Absences/présences Résultats scolaires Diplômes Curriculum vitae Code permanent

1.2) Confidentialité des renseignements personnels : Art. 53 de la Loi : Les renseignements personnels sont confidentiels sauf dans les cas suivants: La personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation; si cette personne est mineure, le consentement peut également être donné par le titulaire de l’autorité parentale; Ils portent sur un renseignement obtenu par un organisme public dans l’exercice d’une fonction juridictionnelle (…). 

1.3) Exceptions à la confidentialité des renseignements personnels: La personne concernée consent à la divulgation; Ces renseignements ont un caractère public (art. 57), exemples : La fonction, la classification et le traitement du personnel de direction d’un collège La classification et l’échelle de traitement d’un membre du personnel d’un collège

1. 3). Exceptions à la confidentialité des 1.3) Exceptions à la confidentialité des renseignements personnels (suite): Les renseignements sont nécessaires aux fins d’une poursuite judiciaire, à l’application d’une loi au Québec, d’une convention collective ou d’un mandat confié par le collège; Dans le cas d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée; Autres exceptions prévues à la Loi.

2) Recueillir, conserver et utiliser les renseignements personnels La Loi édicte des mesures de protection : Collecte - art. 64 Utilisation – art. 65 Conservation – art. 71 et art. 76 Communication – art. 59 Gestion – art. 62 et art. 72 Accès – art. 83 Rectification – art. 89 Destruction – art. 73

2) Recueillir, conserver et utiliser les renseignements personnels (suite) Mesures de sécurité: Un collège doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. (art 63.1)   Obligation de protection: Un collège doit protéger les renseignements personnels en mettant en œuvre les mesures édictées à cette fin par règlement du gouvernement. (art. 63.2)

2.1) La collecte des renseignements personnels: Restriction quant aux renseignements qu’un collège peut collecter: Nul ne peut, au nom d’un collège, recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice des attributions de celui-ci ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. (art. 64)

2.1) La collecte des renseignements personnels (suite): Conditions à observer lors de la collecte verbale ou par écrit de renseignements (art. 65): Au nom de qui la collecte est faite? Les fins de cette collecte? Les catégories de personnes qui auront accès Le caractère obligatoire ou facultatif Les conséquences d’un refus Les droits d’accès et de rectification

2.2) L’utilisation des renseignements personnels: Restriction quant à leur utilisation : Un renseignement personnel ne peut être utilisé au sein d’un collège qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli. (art. 65.1) Exceptions, notamment : Utilisation à des fins compatibles; Au bénéfice de la personne concernée; Application d’une loi au Québec.

2.3) La gestion des renseignements personnels au sein du collège: Un renseignement personnel est accessible, sans le consentement de la personne concernée, à toute personne : qui a qualité pour le recevoir au sein d’un collège; si ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions; qui appartient à l’une des catégories de personnes qui ont accès au fichier contenant le renseignement personnel selon l’inventaire à cet effet.

2.4) La conservation des renseignements personnels au sein du collège: Fichier de renseignements personnels: Le collège doit verser dans un fichier tout renseignement personnel qui est identifié et qui a servi ou est destiné à servir ; Le collège doit maintenir un inventaire de ses fichiers qui doit contenir des indications, notamment : La provenance des renseignements; Les catégories de personnes ayant accès; Les mesures de sécurité prises.

2. 4). La conservation des renseignements 2.4) La conservation des renseignements personnels au sein du collège (suite): Le collège doit veiller à ce que les renseignements qu’il conserve soient à jour, exacts et complets; Le collège doit détruire un renseignement lorsque les fins pour lesquelles il a été recueilli ou utilisé sont accomplies : Loi sur les archives et calendrier de conservation

2.5) L’accès aux renseignements personnels: Toute personne a le droit d’être informée de l’existence, dans un fichier de renseignements personnels, d’un renseignement la concernant ; Toute personne peut exiger que le fichier soit rectifié si le renseignement est inexact, incomplet, équivoque ou que sa collecte ou conservation n’est pas autorisée par la Loi.

COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION Fonctions : Surveiller l’application de la Loi Décider des demandes de révisions Sanctions : Amendes Réparation du préjudice Poursuite pénale

DANS TOUT PROJET IMPLIQUANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, VOUS DEVEZ VOUS ASSURER QUE: Les renseignements personnels collectés sont nécessaires aux attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont le collège à la gestion; Les règles relatives à la collecte sont appliquées; Les renseignements personnels sont accessibles aux seules personnes qui peuvent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions; A défaut, vous avez le consentement des personnes concernées; Les mesures de sécurité adéquates sont prévues; Les renseignements personnels colligés ne servent qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis; Le droit d’accès est prévu et le calendrier de conservation du collège est respecté; Le responsable de l’accès du collège est impliqué dans le projet.