Réunion de fin d’exercice 2008 Lundi 17 novembre 2008 Amphithéâtre Friedel ENSCP 11, rue Pierre et Marie Curie PARIS

Réunion fin d’exercice – 17 novembre ORDRE DU JOUR Clôture d’exercice (Xlab-BFC) : Contexte / Préparation / Procédures Point sur les écarts BFC/Xlab et les états de pointage Bascule XLAB Questions diverses

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Contexte ?  Une consommation de crédits insuffisante. SE et RP. Engagement ≠ Réalisation  Une fin d’exercice « encadrée » par l’examen des CAC FIN D’EXERCICE : CADRE GENERAL Conséquences ?  Un calendrier de fin d’exercice « adapté » à cette situation  La régularisation impérative des opérations « hors budget »

Réunion fin d’exercice – 17 novembre CALENDRIER DES OPERATIONS … côté BFC  Le 28 novembre 2008  Date limite de réception au SRH des demandes CCD et vacations (SE + RP)  Le 15 décembre 2008  Date limite recommandée du dernier transfert Xlab pour les factures et les états de frais  Dépôt simultané des pièces « papier »  Le 18 décembre 2008  Date limite obligatoire du dernier transfert Xlab pour les commandes - missions - services faits - (+ dernières factures « exceptionnelles »)  Le maximum sera fait par les services pour traiter les flux transmis pour cette date : Attention aux DA à transformer en commandes !  Le 29 décembre 2008  Date de fin de saisie des pièces de dépenses dans BFC  Le 05 décembre 2008  Date limite de réception au SFC des factures étrangères  Le 24 décembre 2008  Remontée par la DFI des crédits SE non engagés  référence BFC

Réunion fin d’exercice – 17 novembre CONSOMMATION DES CREDITS SE AU 31/10/2008 Autorisation d’engagement (AE) EngagéTauxRéaliséTaux € €86,52 % €63,7 % NB. Pas de reports de crédits SE. Dernier transfert commandes + missions : le 18 décembre Remontée des crédits SE : le 24 décembre 2008 MATIN

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Échéance des dossiers : 4 ème trimestre 2008  Seules les dépenses réalisées avant la date de fin de contrat seront éligibles aux justifications  Seules les dépenses réglées peuvent être portées sur les états financiers de justifications  délai de 2 mois CONSOMMATION DES CREDITS RP : CAS DE L’ANR 2005 Consignes de la DFI (Direction Des Finances)  Crédits non engagés repris dès la fin de contrat  Gestion « centralisée » des prolongations  Recensement des avenants

Réunion fin d’exercice – 17 novembre  Fluidité des transferts :  Echanges quotidiens à partir du 18 novembre  Envoi simultané des pièces « papier »  Régularisation des avances sur missions :  Régularisation sur l’exercice de toutes les avances accordées pour les missions se terminant avant le 10 décembre  Recensement dès à présent des dossiers concernés et intervention auprès des missionnaires  Transmission rapide des états de frais dûment complétés et signés (DU + missionnaires) TRAITEMENT DES PIECES DE DEPENSE

Réunion fin d’exercice – 17 novembre LES DEMANDES D’ACHATS (DA) NON TRANSFORMEES EN COMMANDES 200 à fin octobre 2008 Fournisseur inexistant dans BFC Fournisseur erroné dans Xlab Engagement des crédits SE/RP Rejets des flux de service fait (justifications … !) SFC . Recherche du fournisseur concerné. Risque d’erreur Unités  Affectation systématique d’un fournisseur à la commande : liste BFC  Gestionnaire BFC. Adresse : Accès à Couguar / Recherche d’un fournisseur BFC. Rejet des DA vers les unités ?  Trop nombreuses  Quelles causes ?  Quelles conséquences ?  Quels remèdes ?  Quelle « rigueur » d’avenir ?

Réunion fin d’exercice – 17 novembre ECARTS BFC Xlab Les écarts 2007 ont été corrigés en 2008 Erreurs reproduites en 2008 :. Elles sont souvent dues à des mauvaises pratiques (dans BFC et/ou Xlab) Erreurs non reproduites :. Disparition des cas liés à la TVA rémanente. Cas évités depuis le rejet systématique des mouvements erronés Nouveaux cas d’erreurs 2008 :. Complément liquidation 2008 sur mouvements Solde des commandes prévisionnelles pendant la fermeture des échanges. Commandes prévisionnelles en double. Cas des OM permanents Situation 2008

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Les écarts 2008 doivent être corrigés sur l’exercice 2008 au plus tard le 1er décembre Pas d’écarts BFC/Xlab en 2009 sous conditions : de pointage régulier des bases Xlab de suivi périodique dans BFC de correction des mouvements en erreur « au fil de l’eau » de respect des procédures métiers et des « bonnes pratiques » Evolution des outils pour la fin exercice ECARTS BFC Xlab

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Commandes prévisionnelles :  Montant total facturé toujours inférieur ou égal au montant engagé Si besoin, faire une commande complémentaire pour le montant qui reste à facturer sur l’exercice et solder la commande d’origine BONNES PRATIQUES : RAPPEL Commandes standards :  Saisir les lignes commentaires en fin de commande (après les lignes avec quantités)  Quantité totale facturée toujours inférieure ou égale à la quantité totale du service fait :  Pas de solde si les quantités livrées (attestées par services faits) sont supérieures aux quantités facturées Si aucune facture attendue avant de solder : annuler un service fait non facturé ou créer un service fait avec une quantité négative  Cohérence entre les quantités livrées et facturées  Solde à la facture finale et non lors du changement d’exercice si en cours

Réunion fin d’exercice – 17 novembre  La liste des fournisseurs valides peut être consultée sur le site NOUBA dans la rubrique COUGUAR :  Pour la facturation interne (le fournisseur est une entité du CNRS), l’identifiant est le code division de l’unité. La liste des unités est disponible sur le portail documentation BFC dans « autre documentation interface Xlab/BFC » : BONNES PRATIQUES : RAPPEL

Réunion fin d’exercice – 17 novembre  Agent Attention à la typologie choisie : CNRS ou hors CNRS, car si l’agent est typé CNRS et vient d’Xlab, il ne sera pas intégré dans BFC. Il sera comparé à celui de BFC pour récupérer le n°matricule. Les agents CNRS proviennent de SIRHUS.  La vue achat Lors d’une 1ère commande sur un agent (remboursement d’une dépense), une vue d’achat doit être créée dans BFC (ce qui génère un N° fournisseur à l’agent). Ce N° revient dans Xlab quand la commande est validée mais est non visible  permet aux commandes suivantes de s’intégrer automatiquement. Si ce N° s’avère erroné : Il faut recréer un agent dans Xlab, mais impossibilité d’avoir 2 INSEE identiques : - Désactiver l’agent à ne plus utiliser - Le modifier (N° INSEE) même si CNRS - Saisir un nouvel agent BONNES PRATIQUES : RAPPEL

Réunion fin d’exercice – 17 novembre BONNES PRATIQUES : RAPPEL  Fournisseur Il est inutile de modifier dans Xlab l’identifiant d’un fournisseur avec un N°BFC (cohérence du référentiel Tiers). Quand le N° Fournisseur BFC existe dans Xlab, c’est sur celui-ci que va s’intégrer la commande quelque soit l’identifiant.  Missions Ordre de mission (OM) permanent : Un OM permanent doit avoir un engagement qui corresponde à la prévision de la dépense annuelle : actuellement dans Xlab, il faut saisir un OM permanent par année civile; le solde d’un OM permanent dans Xlab doit être signalé à la DR. Pas de liquidation possible si mission typée à tort « OM permanent ». Ne pas solder un ordre de mission (SAUF OM permanent)

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Le service fait et la gestion des quantités sont la base de tous les calculs dans BFC Toujours attester du service fait sur chaque ligne de commande standard au moment de la réception des biens ou de l’exécution des services : après saisie de la commande et avant saisie ou intégration de la facture, les quantités réceptionnées doivent être inférieures ou égales aux quantités commandées. Les quantités livrées doivent être strictement égales aux quantités facturées Si la quantité facturée est supérieure à la quantité commandée et livrée : ajouter une ligne de commande et effectuer un service fait dans Xlab pour la quantité complémentaire à facturer. Le contrôle sur les quantités est actuellement bloquant dans Xlab mais pas dans BFC (évolution). BONNES PRATIQUES : RAPPEL

Réunion fin d’exercice – 17 novembre BONNES PRATIQUES : RAPPEL La transmission des services faits et factures ne doit pas s’effectuer dans la même session que les commandes correspondantes, et au plus tôt le lendemain de l’envoi de celle-ci. Paramétrage Xlab Nombre de jours d’archivage supérieur à 100 Administration / Paramétrage / Application

Réunion fin d’exercice – 17 novembre ECCU ET HISTORIQUES  En 2009 Les ECCU seront générés le 1er week-end de chaque mois. L’outil de comparaison va évoluer pour être lancé avec les ECCU et Xlab, en conséquence les historiques seront édités exceptionnellement à la demande. La date de mise en service n’est pas connue à ce jour.  Prochaine génération des états le 6/12 Effectuer un retour, les intégrations et l’impression de l’état récapitulatif des commandes et des factures à une date la plus proche de la génération des états. Traitement/états divers/récapitulatif com/fac par nature Cet état est celui qui permet de faire un rapprochement papier avec les ECCU.

Réunion fin d’exercice – 17 novembre ECCU ET HISTORIQUES On ne peut pas avoir d’égalité entre les disponibles BFC et Xlab  Les missions sans frais, liquidées à zéro ou annulées dans BFC n’apparaissent pas.  Pour les OM permaments, il y a plusieurs factures avec le même numéro de mission pour chaque état de frais liquidé.  Les historiques permettent d’approfondir au niveau ligne quand il y a des différences. Les ECCU : Eléments essentiels  En début de liste figurent éventuellement les factures payées sur les commandes non reportées en BFC : elles sont a zéro.  Si des commandes sont absentes : voir en dernière page la liste des DA.  Les factures non encore prises en charge (préenregistrées dans BFC) ne sont pas présentes.  Sur une commande soldée, le montant des services faits doit être égal au montant total facturé.  Sur les commandes non soldées, le montant des services faits ne doit pas être supérieur au montant commandé.

Réunion fin d’exercice – 17 novembre DIVERGENCE XLAB/BFC SUR LES MODALITES DE REPORTS BFC  Reporte les lignes commandes sans service fait et/ou les quantités restantes à livrer  Reporte les commandes prévisionnelles non facturées  Reporte les missions non liquidées XLAB  Reporte les commandes non soldées avec ou sans facture  Reporte les commandes soldées si factures non prises en charges  Les demandes de missions dont les commandes sont non soldées (cf bascule exercice) Cette divergence entraîne un montant de crédits reportés différent entre BFC et XLAB, chaque somme étant correcte au regard des mouvements reportés. En général : montant report Xlab > montant report BFC

Réunion fin d’exercice – 17 novembre VERSION XLAB V9 Mise à niveau technique qui va permettre d’utiliser les nouveaux systèmes d’exploitation (Vista et Mac 10.5), mais qui à l’inverse supprime l’utilisation de certains systèmes :  Windows NT, Windows 98  Mac 9.x, Mac 10.2 et Mac En conséquence, la version V9 d’Xlab sera supportée par les OS suivants :  MAC 10.4 et 10.5  Windows 2000, XP et VISTA

Réunion fin d’exercice – 17 novembre VERSION XLAB V9 sera disponible le 8/12  Obligatoire pour effectuer la bascule d’exercice. Plus de solde automatique des commandes prévisionnelles au basculement d’exercice. Les soldes automatiques des commandes standards faits au basculement d’exercice seront automatiquement envoyés à BFC lors du 1er transfert 2009  A installer tout de suite. Edition des commandes livrées non facturées ou partiellement facturées. Message alerte quand solde commande avec facture et différence quantités livrées/facturées. Les commandes sur marché FRAM seront obligatoirement monolignes et prévisionnelles

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Gestion courante/traitements/fin exercice/changement ATTENTION Avec la V9 : date 22/12/08 PREPARATION FIN D’EXERCICE

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Gestion courante/traitements/fin exercice/préparation Vérification de la cohérence à lancer obligatoirement Les commandes non soldées permettent d’avoir une vision rapide des montants facturés > montant commandés PREPARATION FIN D’EXERCICE

Réunion fin d’exercice – 17 novembre PREPARATION FIN D’EXERCICE ETATS Xlab Commandes livrées non facturées ou facturées partiellement Gestion courante/Traitements/Etatsdivers/Commandes livrées non facturées  Cet état liste les commandes livrées qui n’ont pas été facturées en totalité. Il permet de comparer les quantités livrées aux quantités facturées. ETATS BFC devraient être mis à disposition fin novembre (à confirmer)  Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes non soldées dont le prix unitaire est différent de celui de la facture  Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes livrées non facturées ou facturées partiellement  Liste des factures non prises en charge (pré-enregistrées)  Etat récapitulatif des charges à payer sur commandes prévisionnelles Autres états de vérifications

Réunion fin d’exercice – 17 novembre PREPARATION FIN D’EXERCICE ETATS Xlab  Etat des factures non prises en charge. Gestion courante, Dépenses/Facture puis cliquer sur le bouton en indiquant comme critères « transmise » et « labo » Autre façon d’éditer ces factures. Gestion courante/traitements/fin exercice/régul factures Cet état pourra être rapproché de l’état des factures pré- enregistrées de BFC

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Continuité des numéros, la dernière session est toujours en attente Si besoin contacter la délégation : PREPARATION FIN D’EXERCICE

Réunion fin d’exercice – 17 novembre PREPARATION FIN D’EXERCICE Dépenses de personnel sur ressources propres banalisées Si vous souhaitez détruire une origine et/ou une entité :  Il faut ramener l’origine/entité à zéro. Disponible sur commande. Disponible sur répartition (si utilisé). S’assurer que toutes les commandes sont soldées et les factures prises en charges Il est conseillé de remettre l’origine ( PACRxxxx/1…) à zéro avant d’effectuer la bascule :  Saisir une notification négative du montant adéquat sur l’origine 9ADOxxxx/1….  Saisir une notification positive du même montant sur l’origine PACRxxxx/1…

Réunion fin d’exercice – 17 novembre LES SAUVEGARDES La base xlab2008 sera archivée au même endroit que la base courante La base Xlab est sauvegardée quotidiennement d’une manière automatique. Particularité de la fin exercice : Il est important d’avoir :. une sauvegarde juste avant de lancer la bascule,. une autre à l’ouverture de l’exercice Celles-ci seront lancées manuellement (via le menu), il faut prévoir deux dossiers distincts car elles auront la même date.

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Les options présentes dans XLAB 2 OPTIONS DE REPORT DES DEPENSES. OPTION 1 : report des mouvements sur origines et entités. OPTION 2 : report des mouvements sur origines et entité banalisée (ce qui permet de revoir toute l’arborescence entités) 3 OPTIONS DE REPORT DES RELIQUATS DE CREDIT. OPTION A : report des reliquats de crédits sur origines et entités. OPTION B : report des reliquats de crédits sur origines. OPTION C : aucun report de reliquats de crédits LE BASCULEMENT D’EXERCICE

Réunion fin d’exercice – 17 novembre LE BASCULEMENT D’EXERCICE Les options retenues par la délégation Deux choix possibles :. L’option 2B : à l’ouverture de 2009, toute l’arborescence Entités sera à zéro, ce qui permettra une refonte de celle-ci. Les crédits seront reportés sur les origines et les mouvements sur les origines seulement. Ils auront tous comme entité EEEE (dite entité banalisée) en attendant la refonte de votre arborescence Entités. Attention : ces mouvements ne sont pas modifiables tant qu’ils restent sur l’entité banalisée.. L’option 1B : à l’ouverture de 2009, toutes les entités seront éventuellement négatives et seront en autorisation de dépassement. Les crédits seront reportés sur les origines et les mouvements sur origines et entités.. L’option C : cela oblige à recalculer le montant reporté sur les origines (celui de BFC n’étant pas le même). L’option A génère un montant réparti antérieur sur les entités, sans référence à une origine. A utiliser par ceux qui maîtrisent parfaitement leurs répartitions sur entités et qui n’auront pas de corrections à faire en A éviter :

Réunion fin d’exercice – 17 novembre LE BASCULEMENT D’EXERCICE Règles de report Le statut des mouvements ne conditionne pas les règles de report (sauf cas des missions en E). les commandes non soldées, et dont le total facturé n'excède pas le montant commandé,. les commandes CNRS prévisionnelles non soldées,. les commandes dont au moins une des factures n'est pas prise en charge.. les demandes de missions 2008 non transmises et non imputées,. les demandes de missions 2008 dont une commande est reportée. ATTENTION : Le report des commandes tiers se fait indépendamment du report de la demande de mission. Il peut y avoir perte de visibilité du coût global de la mission en 2009.

Réunion fin d’exercice – 17 novembre EXERCICE Dans le cas d’une bascule 2B : il faut réimputer les mouvements sur les nouvelles entités Gestion courante/traitements/fin exercice/imputation /commandes ou missions

Réunion fin d’exercice – 17 novembre Changer l’exercice en fonction de l’année à consulter CONSULTATION BASE EXERCICE ANTERIEUR Par défaut toujours l’exercice N-1 Si autre exercice : aller changer l’adresse de l’archivage Administration/paramétrage/tables/constantes

Réunion fin d’exercice – 17 novembre À partir du 8 décembre Installation de la V9.0 d’XLAB le plus rapidement possible Préparation de la fin d’exercice 15 décembreDate recommandée dernière transmission factures + états de frais 18 décembre Dernière extraction / transmission vers BFC : commandes, services faits, missions (+ factures résiduelles) Du 19 au 22 décembreTraitement rejets des derniers mouvements envoyés Le 22 décembre Date de clôture d’exercice Éventuellement transmission des mouvements traités suite aux rejets A partir du 23 décembre Lancer quotidiennement des retours délégation Possibilité d’engager des commandes et missions par anticipation sur 2009 Ne pas solder ou modifier les mouvements janvier 2009 Dernier retour BFC 2008 : derniers paiements, liquidations missions, salaires Arrêt des flux d’échanges XLAB (ainsi que ROP, SIRHUS..) Janvier 2009 Intégrer et traiter tous les mouvements présents dans les listes d’intégration Bascule d’exercice avec la V9.0 A partir du 22 janvier 2009 Reprise des échanges Xlab – BFC coordonnée avec la mise en place des crédits CALENDRIER DES TRAITEMENTS DE FIN D’EXERCICE 2008 ET DEMARRAGE 2009

Réunion fin d’exercice – 17 novembre LES ECHANGES Envois Xlab vers BFC avant :. 9 h h 10 Retours BFC vers XLAB générés à :. 5 h. 10 h. 16 h Pour réimprimer le contenu des listes d’intégration : Echanges avec la délégation/Intégration/Différences sur les données à intégrer

Réunion fin d’exercice – 17 novembre TRAVAUX / REUNIONS A VENIR … Politique d’achat  Restitution des audits  Mise en œuvre des accords-cadres Frais de déplacement  Restitution des audits  Rappel / Formation réglementaire Gestion des contrats de recherche  Prévisions des dépenses et comptabilisation à l’avancement  Contrats Européens : les feuilles d’activité, certificats d’audit….....

Réunion fin d’exercice – 17 novembre MERCI DE VOTRE ATTENTION