Exemple de parcours à l’utilisation de Reportnet pour le reporting à la Convention de Barcelone * Miruna Badescu, Giuseppe Aristei * * Translation in French by SMAP RMSU

Point de départ : la Clearing House du SMAP Se connecter en utilisant votre compte et mot de passe “Eionet” qui permet d’accéder à Med- Reportnet Si vous n’en avez pas, vous pouvez accéder comme utilisateur local

Allez au “dossier” de votre pays Quand vous cliquez sur le nom de votre pays, la liste des enveloppes existantes sera visualisée Central Data Repository Mediterranean Data Repository

Comment allez à la Convention de Barcelone Premièrement, choisir l’enveloppe “Nations Unies” Puis, choisir la “collection” relative à la Convention de Barcelone.

Commencer votre “fourniture” en créant une enveloppe Créer: Une enveloppe si vous voulez fournir des données/ un rapport en utilisant Reportnet en cliquant sur “New envelope” OU Un renvoi (Référence) si vous avez déjà fourni cette information dans un autre base et que vous voulez que cette information puisse être cherchée et regroupée utilisant Reportnet Nouveau renvoi Nouvelle enveloppe

Obligations de reporting Votre fourniture sera en accord avec toutes les obligations prévues par la convention de Barcelone Les obligations sont énumérées sous forme de liste chaque obligation (convention et protocoles) est liée à la page dédiée dans la base de données “Obligations de reporting”

Commencer la fourniture …. Utilisez la zone “test” de Eionet pour vous entrainer Connectez-vous en utilisant Nom d’utilisateur: reporter mot de passe : r !!Aucune donnée que vous publierez ici sera prise en considération – utiliser cette zone test pour vous familiariser avec le système.!!! Login information

Créer une enveloppe pour publier un rapport Remplir les champs titre et période à laquelle il réfère. Vous pouvez aussi ajouter une note relative à la couverture géographique

Comment activer la fonction “version préliminaire” (draft) Entrer ds l’enveloppe à peine créée et activer la fonction draft en cliquant simplement sur “activate task:Draft” Les autres utilisateurs ne pourront intervenir jusqu’à ce que vous ayez: Complété votre action et dans ce cas le système passera automatiquement à l’étape suivante du reporting – ou Désactivé la fonction, qui maintient le travail à son stade actuel et rend possible l’intervention de quelqu’un d’autre. Cliquer sur “Activate task: Draft” afin de limiter l’accès de la section de travail

Information sur qui travaille sur l’enveloppe: il est toujours possible voir (ex:autre collègue) qui travaille sur l’enveloppe en consultant la fonction “status” de l’enveloppe Avoir des informations supplémentaires sur le travail en cours et celui fait précédemment, en cliquant sur l’onglet “Histoire” de cette enveloppe.

Après activation de cette enveloppe Comparaissent les indications pour créer en ligne votre rapport ou télécharger d’autres fichiers. Tous les fichiers/rapports seront listés dans cette section Un nouvel onglet apparait avec le nom de l’enveloppe + draft

Ou bien: a) ajouter tout types de fichiers préparés en avance Ajouter tous types de files (ex. PDF, DOC, images, Excel) Comprimez plusieurs fichiers dans un archive zip et téléchargez les tous à la fois. Le système va transférer le contenu de l'archive

Ou alors b) Ajouter un rapport vide et commencer à le remplir en utilisant les formulaires disponibles sur le web. Selectionner la langue du formulaire : anglais ou français remplir les champs de chaque onglet. !!Les formulaires sont simples à remplir grâce aux explications en lignes, les listes à choix multiple avec valeurs de défaut, etc. “Sauver” votre travail régulièrement et utiliser “sauver et fermer” si vous voulez retourner à l’enveloppe. !! Vous pouvez retourner et continuer à éditer ce document à un autre moment. formulaire web basé sur des modèles développés dans le cadre de la Convention de Barcelone

Pour les fichiers non générés moyennant les formulaires web … Ils seront vérifiés manuellement par les demandeurs des données, qui vont ajouter manuellement leurs commentaires et évaluations

Pour les fichiers crées en utilisant les formulaires web, vous pouvez vérifier votre fourniture avant de la rendre visible au public. Utiliser les boutons “Run QA …” à côté de chaque fichier pour accéder automatiquement à la vérification de la “qualité” du contenu Le résultat de cette opération n’est pas sauvé dans l’enveloppe mais juste édité sur l’écran

Opérations sur les fichiers Quand vous cliquezsur le nom d’un fichier, la page suivante apparait Elle contient : Manières alternatives pour visualiser et télécharger le fichier Lien au formulaire pour édition en ligne Les propriétés du fichier, et en particulier la possibilité d’interdire sa consultation par le public même après la publication de l’enveloppe.

Consultations des fichiers En fonction du type de fichiers (XML, Word, Excel, etc.), différent convertisseurs sont disponibles Si vous insérez les données pour la Convention de Barcelone en utilisant les formulaires web, les fichiers XML avec un interface HTML sont disponibles.

Fin de l’opération Draft (en cliquant sur “complete draft” ds l’enveloppe L’onglet draft disparait Maintenant votre fourniture est disponible au public Le système lance automatiquement la vérification de la qualité des fichiers. (status)

Après quelques minutes... Le système a terminé la vérification de la qualité et affiche des remarques pour chaque fichier dans l’enveloppe.

Inspection manuelle Après avoir reçu la notification par e- mail, les demandeurs des données analyseront la fourniture Grâce au bouton ils peuvent afficher des remarques supplémentaires pour les rapporteurs

Dernière étape: à décider en fonction des feedbacks sur la qualité Les rapporteurs doivent lire les remarques à la fois automatiques (fournit par le système) et manuelles (ex:fournit par le PAM) Ils peuvent soit : retourner à la phase “drafting” et changer les rapports en fonctions des remarques reçues Ou Déclarer la fourniture complète en activant la fonction “redeliver or finish” :

Prendre la décision: re-commencer le processus de drafting et modifier la fourniture (rapport) déclarer la fourniture complétée, après quoi personne ne pourra la changer. Les informations/données pourront être utilisées dans les rapports et calculs d’indicateurs.

Fourniture complétée Les fichiers et remarques sont publiquement disponibles, à moins qu’un ou plusieurs fichiers soient interdits à la vision par le public Les données peuvent être regroupées La métadonnée de l’enveloppe ensemble avec les fichiers publics peuvent être compressés et téléchargés.