Intervenant l mentions légales. P. 1 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014 Le P2D2 Réunion INSIS– 24 mars 2014 Direction des comptes et de l’information financière (DCIF) Bernard Adans Sandrine Loridan-Torchy Alain Dedenis

Intervenant l mentions légales. P. 2 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014 Sommaire 1 - Contexte et enjeux du P2D2 2 - Une nouvelle organisation 3 - Les outils 4 - Stratégie de déploiement général en 2014 et le dispositif d’accompagnement du changement

Intervenant l mentions légales. P. 3 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014  L’occasion de poursuivre la démarche de modernisation engagée depuis 2005 (cf. le Protocole de modernisation) qui a notamment permis au CNRS : - de généraliser une logique de contrôle a posteriori, - de produire des comptes certifiés par des CAC, - de systématiser le recours à la monétique, etc.  L’anticipation des contraintes budgétaire: redéployer les ressources sur des tâches à fort enjeux  Une opportunité pour résoudre des difficultés récurrentes liées : - aux limites de la carte achat, - à l’hétérogénéité des pratiques entre DR, - à la conservation et au classement des PJ, etc. 3 1 – Contexte et enjeux du P2D2 Un projet prioritaire pour l’établissement

Intervenant l mentions légales. P. 4 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014  Le P2D2 va au delà du simple concept de service facturier  La cible : la dématérialisation et l’automatisation complète du circuit de la dépense (de la commande à la conservation des PJ)  La création d’un service centralisé de la DCIF en charge :  du traitement dématérialisé de toutes les factures du CNRS (factures papier ou dématérialisées nativement – cf. projet AEL)  de l’intégration des flux dans les SI afin de : - constituer et mettre à jour les bases tiers - traiter les oppositions, cessions, etc. - réaliser des contrôles et des PEC comptables automatiques - établir les propositions de virements pour le compte des ACS  du classement et de la conservation des PJ  du soutien et de l’animation du secteur de la dépense  Le SCTD : un service de la DCIF implanté à Nancy et organisé autour de deux pôles complémentaires (pilotage et exploitation) 1 – Contexte et enjeux du P2D2 Un projet innovant

Intervenant l mentions légales. P. 5 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014  Industrialiser tous les processus sans réelle valeur ajoutée  Repositionner les interventions des acteurs au bon niveau :  aux laboratoires : l’achat scientifique (achat, service fait, relations fournisseurs)  aux SFC en DR : les missions de comptables de proximité (le payement des dépenses, le recouvrement des recettes, l’assistance aux UR )  à la DCIF : le pilotage et la maîtrise de la dépense et son incidence sur la situation patrimoniale de l’établissement  Partager, en temps réel, l’information entre tous les acteurs (information sur l’exécution de la dépense, information sur les justifications de la dépense, etc.) 1 – Contexte et enjeux du P2D2 Principaux objectifs

Intervenant l mentions légales. P. 6 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars La refonte des processus : réingénierie et description de la chaine de la dépense 2 - Les outils informatiques : BFC-rénovation, DMF (outil de dématérialisation des factures), évolutions nécessaires dans Geslab et BFC, RESEDA (outil de gestion du référentiel fournisseurs) 3 - Le recrutement des personnels : quatre vagues (effectif cible de 30 ETPT) 4 - L’ aménagement des locaux 5 - Le déploiement (en 2013, 3 sites pilotes et déploiement national en 2014) 6 - L’ accompagnement au changement : stratégie de communication et actions de formation (personnels P2D2, formateurs, sites pilote, laboratoires et SFC, etc.) 1 – Contexte et enjeux du P2D2 Un projet complexe : six chantiers menés de front

Intervenant l mentions légales. P. 7 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014  La réception et le traitement des factures en un lieu unique  La dématérialisation de l’ensemble des flux relatifs à la dépense  L’automatisation d’un maximum de contrôle  Le pré enregistrement des opérations  La conservation centralisée des pièces justificatives 2 – Une nouvelle organisation Le P2D2 : la réingénierie complète de la chaîne de la dépense

Intervenant l mentions légales. P. 8 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars – Une nouvelle organisation … … qui ne remet en cause ni :  la place du délégué et de la délégation régionale  les attributions de l’ ACS en tant que comptable assignataire de la dépense  le rôle des unités dans les décisions d’achat, et les relations avec ses fournisseurs

Le P2D2 : une nouvelle organisation du circuit de la dépense

Intervenant l mentions légales. P. 10 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014 Processus gestion des fournisseurs Processus gestion de la dépense Traitement commande Traitement facture  La saisie de la commande dans Geslab  La réception du produit ou de la prestation  L’attestation de service fait  La certification du service fait dans GESLAB  Des recherches à effectuer dans la base nationale fournisseurs gérée par le P2D2 (Reseda)  Des demandes de création à effecteur dans Reseda  La validation et la création du fournisseur par le P2D2  La création du fournisseur dans GESLAB  En revanche, le laboratoire ne reçoit plus la facture …  … mais, éventuellement un mail pour confirmation (exemple, un écart de prix),  Il peut visualiser à tout moment la facture et son état d’avancement via DMF,  et continue à recevoir dans Geslab le flux de la facture réglée par son SFC. 2 – Une nouvelle organisation  Pour le laboratoire

Intervenant l mentions légales. P. 11 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars – Une nouvelle organisation  Pour le laboratoire  Une attention particulière à porter sur la qualité de la commande :  Éléments obligatoires  Choix du bon code famille  Qualité des données fournisseurs  Une attention particulière à porter sur la qualité du service fait :  Une nouvelle organisation du laboratoire  Une qualité du service fait : sa réalité et sa conformité  Une attention particulière à porter sur la mise en œuvre de la commande dématérialisée : la DA WEB

Intervenant l mentions légales. P. 12 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014 P. 012 GESLAB web GESLAB lourd c – transformation de la DA en commande par le gestionnaire habilité d-signature du bon de commande par la personne habilitée Fournisseur e – transmission au fournisseur a – Saisie d’une demande d’achat par la personne au plus près du besoin b – Validation de la demande d’achat 2 – Une nouvelle organisation  Pour le laboratoire : la demande d’achat dématérialisée

Intervenant l mentions légales. P. 13 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014  La relation de proximité avec le laboratoire  La responsabilité de l’ACS  L’autorisation de décaissement par l’ACS Ce qui changera Ce qui ne changera pas  Certains contrôles seront faits automatiquement au P2D2  Toutes les factures feront l’objet d’une prise en charge automatique  Une animation et une présence renforcées auprès des laboratoires  Le transfert progressif de la gestion des tiers vers P2D2 (achèvement 2014)  La modification de la transmission et de la conservation des pièces justificatives 2 – Une nouvelle organisation  Pour le SFC

Intervenant l mentions légales. P. 14 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars – Les outils Au SCTD Un scanner Invoices (lecture et reconnaissance) Process director (intégration dans BFC)

Intervenant l mentions légales. P. 15 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014 Les gestionnaires d’unités :  consulteront les factures / avoirs par une application web : « Web-board »  traiteront les demandes d’action (workflow) par une application web : « Workcycle » 3 – Les outils

Intervenant l mentions légales. P. 16 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars – Les outils Web board : C’est un outil de partage des informations factures pour les gestionnaires d’unités. Statut de la facture Numéro BFC du fournisseur Date de facture Type de document EOTP Montant HT de la facture Valider la recherche Critères de recherche :

Intervenant l mentions légales. P. 17 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars – Les outils - Web board

Intervenant l mentions légales. P. 18 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars – Les outils Work Cycle : Cette application Web est dédiée au traitement de Workflow.

Intervenant l mentions légales. P. 19 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars – Les outils Retour dans Geslab

Intervenant l mentions légales. P. 20 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars Stratégie de déploiement en 2014 Les 4 grandes régions: TSA

Intervenant l mentions légales. P. 21 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars Stratégie de déploiement en JanvierFévrierMarsAvrilMaiJuinJuilletAoûtSeptem bre OctobreNovemb re Décemb re Grand Est  DR6 : (Pilote)  DR8 Centre (pilote)  DR10 : Alsace  DR7 : Rhône Auvergne (Pilote )  DR11 : Alpes Ile de France  DR4 : Gif  DR1 : Paris A  DR2 : Paris B  DR5 : Meudon  DR16 : PMA  DR3 : Thiais Sud  DR18 : Nord  DR17 : Bretagne  DR15 : Aquitaine  DR19 : Normandie Grand Ouest  DR20 : Côte d'Azur  DR12 : Provence & Corse  DR14 : Midi Pyrénées  DR13 : Languedoc Roussillon

Intervenant l mentions légales. P. 22 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars Stratégie de déploiement en 2014 La formation des acteurs Les gestionnaires d’unités et gestionnaires SFC seront formés au moment du déploiement de leur délégation régionale, aux évolutions métiers et aux outils. Ces formations seront dispensées par des formateurs en poste en laboratoires ou en délégations régionales, qui auront eux- mêmes été formés au préalable.

Intervenant l mentions légales. P. 23 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars Le déploiement en 2014 – organisation : Un déploiement type: la première vague Grand Est 2014 JanvierFévrierMarsAvrilMai Démarrage: Réunion avec Délégué/CDS Légende Communication Déploiement Grand Est (24%) DR8 Formation formateurs 3 jours DR11DR10DR7DR06 S-2 Call Go/No Go S2 Call Go/No Go S4 Call Go/No Go S6 Call Go/No Go S8 Call Go/No Go S10 Assistance & coordination au déploiement Formation gestionnaires Campagne nationale Information de l’ensemble des acteurs concernés (DU, DR gestionnaires, formateurs, etc.) Information 2 ème Vague (IDF) Formation formateurs 2 ème vague (IDF) S-2 DRX

Intervenant l mentions légales. P. 24 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars Le déploiement en 2014 – organisation focus pour une Délégation Déploiement Préparation Déploiement Formation Formateurs de toute la vague (3 jours) Préparation logistique formation formateurs Démarrage délégation 1 er point déploiement à la fin de la 1 ère semaine de démarrage Un laboratoire est formé sur 1 journée, et démarre le lundi de la semaine suivante Le démarrage se fait au fur et à mesure des formations dispensées, sur 1 mois environ S-2 : La formation de tous les formateurs du TSA se déroule sur 3 jours Formation gestionnaires Semaine 1Semaine 2 S-2 2 éme point déploiement à la fin de la 2 ème semaine de démarrage …. M-1 Information des acteurs NB : En cas de problèmes graves détectés, le déploiement est suspendu

Intervenant l mentions légales. P. 25 Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014 Merci de votre attention