Access - 1

Tables et requêtes Le système d’information La gestion des données Réf. ACS - 33 Le système d’information La gestion des données Le modèle relationnel Une base de données Access La navigation La sélection et l’affichage La mise-à-jour des données Les requêtes : paramètres Le champ calculé Les requêtes: sélection simple Les opérateurs logiques Les requêtes: sélection complexe Les requêtes: regroupement Les requêtes: mise à jour

Access - 1 FIN Bonne soirée

Le système d’information (SI) Réf. ACS - 35 Les systèmes d’information au cœur des entreprises Chacune des divisions de l’entreprise alimente un et un seul SI Les systèmes d’information doivent être souple et rapide à un coût raisonnable

PROGRAMMES D’APPLICATION La gestion des données Réf. ACS - 37 C’est un ensemble de données (BD) auxquelles on accède au moyen d’un ensemble de programme LOGICIELSGBD PROGRAMMES D’APPLICATION Base de données

Intégrité et indépendance Réf. ACS - 37 Deux grands principes des SI Intégrité des données Elles doivent demeurées un tout et incorruptibles Indépendance des données et des programmes - pas de redondance d’information - structurer en fonction des liens qui unissent les données entre elles

Activités courantes d’un SGBD Réf. ACS - 37 Création de fichiers Création de liens entre les fichiers Consultation de fichiers Mise-à-jour de fichiers ajout de données modification de données suppression de données Production de rapports Des menus pour les utilisateurs

Le modèle relationnel Réf. ACS - 39 La structure: table divisée en lignes et en colonnes Attribut = champ = colonne d’une table Enregistrement = tuple = ligne d’un table Une table c’est une entité Une base de données = plusieurs tables Relation entre deux tables Type des données d’un champ Base de données Ensemble de données divisées entre plusieurs tables qui peuvent être liées entre elles

Une structure semblable à celle des tableurs électroniques La structure Réf. ACS - 39 Une structure semblable à celle des tableurs électroniques COLONNE LIGNE

C’est la colonne d’une table Attribut = champ Réf. ACS - 39 C’est la colonne d’une table COLONNE = ATTRIBUT = CHAMP LIGNE

Champs avec Access - exemple

LIGNE = TUPLE = ENREGISTREMENT Réf. ACS - 39 C’est la ligne la table COLONNE = ATTRIBUT = CHAMP LIGNE = TUPLE = ENREGISTREMENT

Enregistrement – exemple 1 6 lignes – 6 enregistrements COLONNE = ATTRIBUT = CHAMP 6 enregistrements LIGNE = TUPLE = ENREGISTREMENT

Enregistrement avec Access– exemple 2 7 enregistrements = 7 lignes

Table et entité avec Access Exercice Vous avez créé une base de données pour gérer les activités d’un club vidéo Décrire l’organisation de la base de données Champs qui définissent l’entité Commandes Nous y reviendrons au prochain cours

Plusieurs tables Réf. ACS - 39 Table: Employé Table: Client Table: Produit

Plusieurs tables – avec Access

La relation en deux tables Réf. ACS - 39 une relation peut être établie entre deux tables via des champs communs entre les deux tables Table: Client Table: Produit Relationnelle vient du fait que deux tables sont liées par un champs communs

Relation – un à plusieurs Réf. ACS - 39 une relation peut être établie entre deux tables via des champs communs entre les deux tables 1 client Table: Client Plusieurs produits 1 client Table: Produit

Relation – un à plusieurs avec Access Réf. ACS - 39 Nous y reviendrons au prochain cours

Type de données avec Access Réf. ACS - 39 Les données d’une même colonne doivent être de même type dans une table Nous y reviendrons au prochain cours Principaux types de données Texte (taille entre 1 et 255) taille de 1 octet/caractère Mémo (jusqu’à 65535 caractères) Numérique (maximum 15 décimales) Date/Heure taille de 8 octets

Une base de données Access Réf. ACS - 41 L’application Access permet de réaliser des SI Comparaison Excel et Access Lancement d’Access Extension des fichiers La fenêtre d’application d’Access Barre des menus Barre d’outils Aperçu avant impression

Comparaison Excel et Access Caractéristique Excel Access Disposition Des feuilles de calcul Feuilles de calcul et des formulaires des saisies de données Capacité 65 536 enregistrements par feuille Jusqu’à 2 gigaoctets Tables liées Des listes uniquement Des liens entre les tables Rapport Limité à l’impression d’une feuille de calcul Crée et enregistre différents rapports Nombre d’usagers simultanément Un Plusieurs pour entrer et modifier des données

Lancement d'Access Réf. ACS - 41

La fenêtre Access Le volet Office Ouvrir un fichier existant Réf. ACS - 41 Le volet Office Ouvrir un fichier existant Pour accéder à la boîte de dialogue Ouvrir Exemple

Ouvrir Réf. ACS - 41 Usage exclusif de la BD

Extension des fichiers Access - .MDB Réf. ACS - 41 Application Fichier Extension WORD Document .doc EXCEL Classeur .xls ACCESS Base de données .mdb

La fenêtre d’application d’Access Réf. ACS - 41 Fenêtre Access Objets Options de l’objet Tables Les Tables crées

Objet: Table Réf. ACS - 41 Permet d'ouvrir, de modifier ou supprimer une table ou de créer une nouvelle table Boutons d’affichage grands et petits icônes, liste et forme détaillés Les tables existantes C’est l’objet le plus important Les Tables contiennent toutes les données brutes de la base de données sous une forme semblable à une feuille de calcul Les tables sont liées par un champ commun Exemple

Forme semblable à une feuille de calcul Réf. ACS - 41

Sert à interroger des tables sur des données qu’elles contiennent Objet: Requête Réf. ACS - 41 Sert à interroger des tables sur des données qu’elles contiennent Permet d'ouvrir une requête existante, de la modifier ou de créer une nouvelle requête C’est un sous-ensemble de champs et d’enregistrements provenant d’une ou de plusieurs tables Exemple

Outil qui permet de créer les écrans de saisie Objet: Formulaire Réf. ACS - 41 Outil qui permet de créer les écrans de saisie Pas matière à examen

Objet: État Pas matière à examen Réf. ACS - 41 Présente les données sous la forme - d'un document imprimé - de rapports imprimés Pas matière à examen

Barre de menus Réf. ACS - 41

Barre d'outils Réf. ACS - 41

Aperçu avant impression Réf. ACS - 41 Cliquez Exemple

La navigation Passer d’un enregistrement à un autre Réf. ACS - 43 Passer d’un enregistrement à un autre Passer directement à un enregistrement Se déplacer au champ suivant dans un enregistrement

Passer d’un enregistrement à un autre Réf. ACS - 43 Les 5 boutons magnétoscope 1. Force le passage au premier enregistrement 2. Enregistrement précédent 3. (F5) Zone de texte 4. Enregistrement suivant 5. Force le passage au dernier enregistrement Bouton Nouvel enregistrement Exemple

Passer directement à un enregistrement:La touche F5 Réf. ACS - 43 (F5) Zone de texte Exemple

Se déplacer au champ suivant dans un enregistrement Réf. ACS - 43 Les 5 boutons magnétoscope 1- Tab ( à droite) et Maj + Tab (à gauche) pour le déplacement d'un champ à l'autre 2- Le pavé de navigation Exemple

La sélection et l'affichage Réf. ACS - 45 Sélection d’un enregistrement Sélection de plusieurs enregistrements Sélection d’un (de) champ(s) pour tous les enregistrements La largeur de la colonne Afficher les colonnes Déplacer des colonnes dans une feuille Trier les enregistrements

Sélection d’un enregistrement Réf. ACS - 45 Colonne vide: contient le sélecteur de chacun des enregistrements Enregistrement sélectionné Exemple

Sélection de plusieurs enregistrements Réf. ACS - 45 Cliquer-glisser sur les sélecteurs d’enregistrement désirés (utilisez la touche MAJ) Enregistrements sélectionnés

Sélection d’un (de) champ(s) pour tous les enregistrements Réf. ACS - 45 Champs sélectionnés Cliquer-glisser sur le nom des champs (utilisez la touche MAJ)

La largeur de la colonne Réf. ACS - 45 Cliquer-glisser sur la ligne de la colonne

Masquer et afficher les colonnes Réf. ACS - 45 Champs masqués Exemple

Déplacer des colonnes dans une feuille Sélectionnez la colonne et glissez le nom du champ vers la droite ou la gauche Exemple

Trier les enregistrements Les enregistrements d’une feuille de données sont triées automatiquement sur les valeurs de la clé primaire Tri croissant et décroissant Exemple

La mise à jour des données 1- Directement dans la table visée 3- Ajouter un enregistrement bouton magnétoscope 2 - Sélectionner l’enregistrement puis faire la correction Réf. ACS - 47 Toute mise-à-jour de données est irréversible une fois confirmée les mises-à-jour des données sont faites non pas en mémoire mais directement sur le disque mise à jour enregistrement

Fixer les paramètres de la requête Réf. ACS - 49 Utilités des requêtes Table virtuelle Créer une requête Fenêtre: Ajouter une table Fenêtre: Requête Sélection La grille inférieure Fixer les paramètres de la recherche Affichage de la requête

Utilités des requêtes Réf. ACS - 49 1- Visualiser les données dans un ordre différent 2 - Filtrer les données selon certains critères 3 - Effectuer des calculs à partir de données existantes 4 - Afficher que quelques champs et le résultat calculé Une tâche importante Extraire une information spécifique, à partir d’un gigantesque volume de données

Table virtuelle La base de données Comptoir Réf. ACS - 49 Une requête ne crée pas une copie de données elle ne fait qu’interroger les tables de manière à afficher les données désirées dans l’ordre voulu C’est une autre présentation des informations Une requête crée une table virtuelle qui n'existe pas dans la BD La base de données Comptoir Description des Tables et de leurs relations BD Comptoir

Créer une requête en mode création Réf. ACS - 49 Requêtes Double cliquez sur

Fenêtre: Ajouter une table Réf. ACS - 49 Deux fenêtres sont affichées Choisir la(les) table(s) La Requête Sélection est nommée Requête 1 Tables disponibles dans la base de données

Exemple de tables choisies Réf. ACS - 49 Fermeture de la fenêtre Ajouter des tables

La fenêtre – Requête sélection 2 tables: Catégories et Clients Zone supérieure Les tables Nom des champs à utiliser dans la requête Grille inférieure Permet de fixer les paramètre de la recherche

La grille inférieure : des lignes et des colonnes 1- Le champ de la requête 2- La table du champ Grille inférieure Permet de fixer les paramètre de la recherche 3- Tri croissant ou décroissant 4- si coché le champ sera afficher 5 et 6 filtrage des enregistrements

Fixer les paramètres de la recherche Réf. ACS - 49 Enfoncez le bouton fléché Sélectionnez les champs Liste déroulante

Fixer les paramètres de la recherche Réf. ACS - 49 Paramètres fixés Enfoncez le bouton fléché Sélectionnez les champs

Affichage de la requête exécuter La requête 1- Liste Nom des produits

Liste des produits triés en ordre croissant 2- Liste Nom des produits triés

1- Liste des pays et de leurs capitales Plusieurs champs Renommer un champ de la table dans une requête Taper dans la grille de requête et à gauche du champ, le nouveau nom, suivi du signe « deux points » 1- Liste des pays et de leurs capitales

Le champ calculé Le principe du champ calculé Opérateurs et variables Réf. ACS - 51 Le principe du champ calculé Opérateurs et variables La requête La syntaxe Résultat de la requête Générateur d’expression Contrairement à Excel aucune opération ou fonction mathématique ne peut-être effectuée dans une feuille de données. Les calculs doivent être formulés dans une requête

Le principe du champ calculé La requête C’est comme une formule d’Excel La valeur du champ calculé (NOMBRE ANALPHABÈTES) est fonction de la valeur des autres champs (POPULAT88 ET ANALPHA) Résultat de la requête Les données de la Table monde Met en jeu les champs des tables

Opérateurs et variables Respecte la priorité des opérateurs arithmétiques comme Excel La référence des variables Excel Adresse de la cellule Access Nom du champ Obligatoirement entouré de crochets

Les calculs sont saisis directement dans les colonnes La requête Les calculs sont saisis directement dans les colonnes

Triées en ordre décroissant de la valeur du champ calculé La syntaxe Triées en ordre décroissant de la valeur du champ calculé nom du champ calculé l’expression « : » la formule Nom des champs entre crochets

Résultat de la requête Les champs cochés sont affichés Trié en ordre décroissant 10-Plusieurs champs calculés 1- Champ calculé - nombre d'analphabètes

Générateur d’expression Aide à assembler une expression

Pour insérer des champs d'une table

Pour insérer un opérateur

Les requêtes: sélection simple Réf. ACS - 53 Dans une requête Définir un sous-ensemble avec une condition Sélection par analogie – Opérateur Comme Les caractères génériques

Dans une requête Il est possible de limiter les enregistrements traités à un sous-ensemble de la totalité des enregistrements Requête Type de sélection Critères de sélection Opérateurs logiques Sélection simple Un seul Aucun Sélection complexe Plusieurs

Définir un sous-ensemble avec une condition On inscrit la condition dans la zone critère Quels sont les pays du continent « 1 » ? Les commandes reçues chaque jour avant le 22 juil. 96

Quels sont les pays du continent « 1 » ? Un seul critère CONTINENT = "1" Le sous-ensemble Une condition est une expression pour laquelle les seules valeurs admises sont les valeurs logiques Vraie et Fausse ( Oui ou Non) 2- Continent = 1

Les commandes reçues chaque jour avant le 22 juil 96 Affichez le(s) tables (s) et les paramètres dans les zones appropriées 3- Les commandes reçues chaque jour avant le 22 juil 96

L'opérateur Comme On veut limiter la sélection à tous les pays dont le nom commence par la lettre M utilisé en combinaison avec le caractère générique astérisque (*) 3- Comme M*

Les caractères génériques Des symboles utilisés comme substitut d’un caractère astérisque (*) et le point d'interrogation (?) Symbole Exemple Utilisation * C* trouve Canada *C trouve Maroc Remplace une chaîne de caractères Peut être placé en tout point de la chaîne de caractères ? C?NADA trouve Canada Remplace un seul caractère

Les opérateurs logiques Réf. ACS - 55 La table de vérité - PAS La table de vérité – ET La table de vérité – OU

La table de vérité - PAS Si X = Vrai alors PAS X = Faux Si X = Faux alors PAS X = Vrai PAS(PAS(Vrai) = Vrai

La table de vérité - ET Soit X et Y deux propositions La proposition « X et Y» est vraie si à la fois X et Y sont vraies Elle est fausse dans tous les autres cas

La table de vérité – OU Soit X et Y deux propositions La proposition « X OU Y » est fausse que si à la proposition X et Y sont fausses Elle est vraie dans tous les autres cas

Les requêtes: sélection complexe Réf. ACS - 55 Dans une requête Sélectionner des enregistrements par différence L’opérateur logique PAS Sélectionner un intervalle L’opérateur logique ET L’opérateur logique ENTRE L’opérateur logique – OU Critères sur la même ligne ou sur ligne différente

Permettent de construire des sélections complexes Dans une requête Réf. ACS - 55 Permettent de construire des sélections complexes Requête Type de sélection Critères de sélection Opérateurs logiques Sélection simple Un seul Aucun Sélection complexe Plusieurs

Opérateur logique - PAS Sélection de tous les pays n'appartenant pas au continent 3 Quand PAS « 3 » = Vrai alors Access choisit l’enregistrement sinon on va à l’enregistrement suivant 2- Pas 3

Sélection d’un intervalle avec l’opérateur ET Opérateur logique - ET Sélection d’un intervalle avec l’opérateur ET Si POPULAT88 >= 1 000 000 alors X = Vrai; Si POPULAT88<= 5 000 000 alors Y = Vrai alors on choisit l’enregistrement sinon a va à l’enregistrement suivant 3- Opérateur ET

Sélection d’un intervalle : idem que >= ET <= Opérateur - ENTRE Sélection d’un intervalle : idem que >= ET <= 4- Opérateur ENTRE

Opérateur - OU 5- Opérateur OU Si CONTINENT = « 1 » = Vrai alors on choisit l’enregistrement Si CONTINENT = « 6 » = Vrai alors on choisit l’enregistrement Sinon on passe à l’enregistrement suivant 5- Opérateur OU

Critères sur la même ligne ou sur ligne différente Quels opérateurs logiques sont utilisés ? critères de sélection sur une même ligne = ET  sur une ligne différente = OU 

Les requêtes: Regroupement Réf. ACS - 59 Effectuer des calculs en utilisant plusieurs enregistrement Ajouter la ligne Opération Le libellé Regroupement pour chacun des champs Champ calcul Champ regroupement

Effectuer des calculs en utilisant plusieurs enregistrement Quelle est la population totale? Celle de chacun des continents? Combien de pays dans chacun de continents? Quel est la population moyenne des pays européens? Ce sont des calculs sur plusieurs enregistrements

Ajouter la ligne Opération Enfoncer le bouton : Totaux avant Ajouter la ligne Opération à la grille de définition de la requête après

Le libellé Regroupement pour chacun des champs Chaque champ de la ligne Opération devient un champ Regroupement avant Boîte à liste déroulante après

Boîte à liste déroulante Opération Regroupement par défaut Boîte à liste déroulante La liste des opérations (un regroupement ou un calcul) pouvant être effectuées sur les enregistrements

Champ calcul Champ calcul l'opération choisie sera effectuée sur le champ visée sur la totalité des données d’un champ Somme Quelle est la population totale? Compte Quelle est le nombre de pays et de capitale?

Champ regroupement Champ regroupement et calcul Champ calcul l'opération choisie sera effectuée sur le champ visée Champ regroupement regroupe les données selon les valeurs prises par le champ Champ regroupement et calcul Quelle est la population de chacun des continents? Combien de pays dans chacun de continents? Moyenne de l'espérance de vie <65

Les requêtes mise à jour Réf. ACS - 61 Il existe plusieurs types de Requêtes La requête mise à jour Créer une requête Requête sélection ajoute la ligne mise à jour Diviser la population de tous les pays par 1 000 Population > 10 000 000 alors 20

La requête mise à jour Access ne recherche pas des données pour les afficher mais pour les modifier dans les tables où elles se trouvent 1. Commencez par effectuer une copie de votre BD 2. Créez votre requête

1- Basse de données Monde Créer une requête 1- Basse de données Monde 2- Créer une Requête 3- Ajouter une table

Requête sélection ajoute la ligne mise à jour Lignes Tri et Afficher remplacées par Mise à jour

Diviser la population de tous les pays par 1 000 Cliquez sur le bouton exécuter et il vous pose la question On place sur la ligne mise à jour la valeur de remplacement du ou des champs qui feront l’objet d’une mise à jour

Population > 10 000 000 alors 20

Annexes

Comment ça marche - en mode SQL Instructions en mode SQL

Annexe

SI des ressources humaines

Les fonctions des Ressources-humaines

Les champs de données reliées aux fonctions

Saisie des données :Dossier employé

Saisie des données : Poste

Saisie des données : Horaire

Saisie de données : Formation

Exemple de données dans une BD

Astérisque et l'opérateur Comme

Peut être placé en tout point

Le point d'interrogation MA?IN MATIN MARIN MALIN

Sur une même ligne = ET

Sur une ligne différente = OU

Quelle est la population totale? Calcul Fait la somme des valeurs contenues dans le camp POPULAT88 de tous les enregistrements 6- Population totale

Quelle est le nombre de pays et de capitale? Fourni le nombre de valeurs du champ La capitale Kaboul à été soustraite de la BD 7- Nombre de pays et de capitale

Quel est la population de chacun des continents? Quel est le meilleur champ pour le regroupement ? Quel est le champ pour effectuer la Somme ? Calcul Regroupement 8- La population de chacun des continents

Combien de pays dans chacun des continents? On ajoute à cette requête déjà regroupée par contient le champ calcul Nombre de pays Quel est le meilleur champ pour effecteur le décompte ? 9- Combien de pays dans chacun des continents

Moyenne de l'espérance de vie <65 Access opère comme suit: 1. effectue les calculs sur tous les enregistrements de la table, 2. obtient une synthèse, 3. puis élimine certaines lignes à l’affichage, en fonction des critères appliqués Sans critère Je m’intéresse à ceux dont l’espérance de vie est < 65 11- Moyenne de l'espérance de vie <65