LA REGIE NUMERIQUE DES ENTREPRISES Une expertise dans les métiers de l'image

Qui sommes nous ? Une entreprise française spécialisée dans l’organisation des médias en entreprise intégrant la connaissance des métiers de l’image et des arts graphiques Un prestataire de services en ligne avec edilliafiles ®, plate- forme de gestion et de diffusion des documents numériques des entreprises Un organisme de formation aux techniques de gestion de l’image

Références 15 ans d’expérience 3M FRANCE ALSTOM Transport APPLICOM INTERNATIONAL AUTOMOBILES PEUGEOT BOUYGUES CHRISTOFLE COMELLI ARTS GRAPHIQUES LABORATOIRE PHOTOGRAPHIQUE PROFESSIONNEL DUPON LABORATOIRE PHOTOGRAPHIQUE PROFESSIONNEL PICTO ELF AQUITAINE FCI FEDERATION NATIONALE DE L’HABITAT RURAL FRANCE RAIL PUBLICITE FRANCE2 LANCASTER MAISON EUROPEENNE DE LA PHOTOGRAPHIE MAIRIE DE PARIS DIRECTION DES AFFAIRES CULTURELLES MAIRIE DE PARIS DIRECTION DE LA VOIRIE ET DES DÉPLACEMENTS MATRA DEFENSE MICHELIN MINISTERE DE LA JUSTICE MUSÉE DES ARTS ET MÉTIERS PBO INITIATIVES PRESSE PERNOD RICARD SCHLUMBERGER SERVAIR SOGEA SYSTEME U

Notre positionnement edillia propose des services à votre entreprise pour : Gérer et diffuser au quotidien les documents de votre communication Accroître le taux de réutilisation des fichiers pour optimiser les investissements en production de ces documents Gérer les flux de fichiers, de manière sécurisée, entre les différents utilisateurs internes et externes Offrir et entretenir une vision globale de votre communication visuelle

L’offre edilliafiles ® media Un service en ligne professionnel La gestion de tous types de ficher – Photo, Vidéo, Publications en PDF … Gestion de documents indépendants ou regroupés – Photo : photographies / reportages – Vidéo : séquences / sujets montés Fac-similes PDF des contrats « photographe » et « agence » attachés à la fiche documentaire Diffusion de trois niveaux de définition des documents – Suivant les droits des utilisateurs (paramétrage des groupes) Une administration technique – Sauvegarde, maintenance, support

Nos engagements Offrir un service sécurisé permanent 24/24 7/7 Garantir à l’entreprise la pleine propriété de ses actifs numériques Utiliser les standards de l’informatique et de l’image Restituer un ensemble de fichiers documentés, en cas de non renouvellement de contrat, permettant une migration sans coûts supplémentaires

Organisation L’entreprise abonnée gère, si elle le désire, l’administration documentaire, le répertoire des utilisateurs, leurs droits et les statistiques d’exploitation de la base. edillia gère la maintenance, les sécurités, l’aide en ligne et le support technique Une gestion contributive des mises à jour de la base peut être mise en place et permettre ainsi aux détenteurs d’une partie des informations (chefs de produits par exemple) d’enrichir eux- même la fiche documentaire, sous contrôle du responsable de la médiathèque (modérateur / administrateur)

Gestion contributive des imports dans une base edilliafiles ® La gestion contributive paramétrable dispose de trois scénarios : Scénario A 1- Dépôt de fichiers par le dépositaire 2- Validation / publication par le dépositairegestion d'alerte Scénario B 1- Dépôt de fichiers par le dépositaire 2- Envoi à l'administrateur gestion d'alerte 3- Validation / publication par l'administrateur Scénario C 1- Dépôt de fichiers par le dépositaire 2- Envoi à l'administrateurgestion d'alerte 3- Soumission à des contributeurs par l'administrateurgestion d'alerte 4- Saisiepar le(s) contributeur(s) 5- Renvoi vers l'administrateurgestion d'alerte 6- Validation / publication par l'administrateur

Simplicité de recherche Trois types de recherches complémentaires – Par la thématique de l’entreprise Arborescence à trois niveaux – Multicritère Recherche avancée sur les rubriques de la fiche documentaire – Accès aux sélections déjà enregistrées ou exploitées Aux sélections personnelles enregistrées Aux sélections émises Aux sélections reçues

Documentaire produit Ce que je vois Légale Ce que j'ai le droit d’en faire Technique Ce que je peux en faire Archivage / Traçabilité Localisation des originaux, Identification des acteurs : conception, réalisation, production… Une fiche documentaire lisible responsabilisant les utilisateurs L’entreprise choisit les rubriques nécessaires à la bonne gestion de ses documents

Une exploitation immédiate des documents Un outil paramétrable immédiatement disponible

Trois fonctions d’exploitation Téléchargement – Trois niveaux de définition suivant les droits utilisateurs : [1] Visu, [2] Maquette, [3] Production Commande de travaux – Modération par l’administrateur client – Imputation budgétaire Notification d’une sélection à des tiers Les documents sont proposés par messagerie sous forme d’un lien sécurisé, aucun fichier n’est communiqué – Alternative au téléchargement – Absence de consommation de bande passante

Sécurité Connexion à la base de données – Trois niveaux d’accréditation : domaine, rôle et groupe Accès aux documents et aux informations liées – Visible / Invisible / Lecture / Ecriture Exploitation des documents – Mise à jour de la base (upload) -> Gestion contributive – Contrôle de l’offre pour le téléchargement (download) – Gestion des métadonnées des documents : IPTC, EXIF, XMP Gestion statistique de toute action – Par référence de document/par utilisateur/sur une période Sauvegarde des données de la base

Communiquer, rassembler, partager Une exploitation sécurisée L’entreprise est propriétaire de son patrimoine grâce aux informations encryptées dans les fichiers Standards de gestion des métadonnées : IPTC, EXIF, XMP - Importation / Exportation

Flexibilité Gestion de plusieurs types de document – Photo, Vidéo, Pdf … Fiches documentaires spécifiques à chaque type de document Intégration de la charte graphique de l’entreprise Back-office complet accessible à l’administrateur client – Création de comptes utilisateur – Appartenance de cet utilisateur à un groupe – Création / gestion des privilèges des groupes – Gestion de la thématique – Gestion des rubriques de la fiche documentaire – Autorisations : Création / Suppression / Lecture / Ecriture

Exemple d’abonnement : PEUGEOT Photothèque de repérages PEUGEOT / EURO-RSCG

Exemple d’abonnement : SYSTEME U Base de production Packaging

Exemple d’abonnement : PERNOD RICARD Mediathèque DIRCOM Holding

Exemple d’abonnement : SERVAIR Photothèque Communication Interne

Exemple d’abonnement : ALSTOM Transport Photothèque DirCom

[1] Réalisation d’un site piloteOption à budget réduit : 6 mois de maquettage [2] Prise en chargeBudget première année uniquement Validation des besoins client Activation de la base de données en ligne Paramétrage : fiche documentaire, privilèges des groupes d’utilisateurs Formation et prise en main [3] Abonnement mensuelContrat annuel Indépendant du nombre d’utilisateurs HébergementTarification proportionnelle à la bande passante & à l’occupation mémoire Contrat de maintenance techniqueInclus Support Inclus [4] Autres options Etude préalable d’organisation des processus, cahier des charges, planning… Administration de la base et indexation à l’année Gestion du trafic des commandes de travaux : duplicata, copies CD, tirages… Archivage : centralisation des documents originaux Reprise de l’existant Abonnement edilliafiles ®

Option Réalisation d’un site pilote permettant : La réflexion d’un comité de pilotage La validation du cahier des charges fonctionnel La validation du modèle économique La visualisation en grandeur réelle : – Interface – Thématique d’organisation des documents – Fiches documentaires – Modes de récupération des documents – Organisation des flux – Bande passante nécessaire à une exploitation fluide – Répartition des tâches L’attribution des privilèges des groupes d’utilisateurs

Les garanties d’un site Pilote edilliafiles ® 1] L’intégralité des données saisies dans la base Pilote est reversée dans la base de production de l’abonnement standard 2] La configuration de la base, élaborée avec l’entreprise, est utilisée en fin de période Pilote : - Structure des fiches documentaires : Photo, Vidéo … - Tableau des droits / groupes : accréditations des utilisateurs 3] Un compte rendu des demandes spécifiques exprimées par l’entreprise et un chiffrage sont fournis en fin de période Pilote

Quelque soit votre besoin edillia en s’appuyant sur la solution edilliafiles ® saura satisfaire votre cahier des charges, en vous garantissant : Une expertise dans l’image Une fiabilité d’exploitation Une simplicité d’emploi La garantie de propriété de vos actifs numériques documentés

LA REGIE NUMERIQUE DES ENTREPRISES Contact : Daniel Hennemand