SEMINAIRE EFFECTIF D1750 Avallon, 7 Octobre 2006 J.PARISEL / A.MESNE

Programme 9h-9h30 Accueil des participants 9h30-10h50SEMINAIRE 1 ère Partie Les Effectifs aujourd’hui, A.MESNE La Fidélisation, J.PARISEL Le Recrutement, A.MESNE Présentation de la méthode « Îlots de recherche », J.PARISEL Conclusion, Bill BOYD 10h50-11h10Pause 2 ème Partie 11h10-11h20La création de clubs, R.DUPERRET 11h20-12h30L’assistance auprès des clubs, A.MESNE Présentation du séminaire formation pour les nouveaux membres, J.PARISEL Débats et échanges d’expériences

Ouverture du séminaire, Robert DUPERRET Gouverneur

LES EFFECTIFS aujourd’hui, A.MESNE

Les Effectifs Les effectifs du RI n’ont cessé de croître depuis sa création, sauf à 3 périodes : La crise économique de 1929 La guerre de 1940 La crise économique des années 1990 Le redressement est amorcé depuis 3 ans

RI, les Effectifs membres au 30 juin clubs Zone 11 : membres, 1010 clubs D 1750 : 1567 membres, 49 clubs

Germany, Italy, France. Effectifs de à

Répartition des effectifs par sexe RI 87% Hommes, 13% Femmes Europe 94% Hommes, 6% Femmes D % Hommes, 5% Femmes

Pourquoi organiser un séminaire « Effectif » ? Est-ce si important pour le RI ?

Les quatre éléments d’un club performant Fidéliser l’effectif l’effectif Et recruter Monter des actions répondants aux besoins Soutenir la Fondation Rotary Former des dirigeants pouvant servir au-delà du club

Développement de l’effectif Fidélisation Création de clubs Recrutement Développement de l’effectif

La Fidélisation, J.PARISEL

Préambule LE CLUB DOIT ETRE ACCUEILLANT LE CLUB DOIT ETRE ATTRACTIF LE CLUB DOIT ETRE VIVANT POUR REUSSIR SON RECRUTEMENT LE CLUB TOUT ENTIER DOIT SE SENTIR CONCERNE Les Rotariens et Rotariennes doivent faire un effort d’assiduité. Pour cela ils doivent mettre le Rotary dans leur emploi du temps et ne pas « faire du Rotary »lorsqu’ils en ont le temps. Nous venons au club pour retrouver des amis, mais eux aussi ne les privons pas de notre présence.

IL NE S’AGIT PAS D’UN VŒU MAIS BIEN D’UNE ACTION C’est une question : - d’état d’esprit dans le club. - d’enthousiasme de ses membres, à travers : 1. L’amitié qui les unit 2. L’intérêt des réunions. 3. La qualité des actions, des projets Fidélisation

Commence par l’intérêt que l’on porte aux autres membres. C’est la préoccupation du Président de l’ Action intérieure. C’est l’affaire de tous. L’amitié

Avoir le souci d’intégrer, d’accompagner les nouveaux membres par le parrain, un référent ou un mentor qui lui expliquera : - le fonctionnement du club - le fonctionnement du Rotary - les actions spécifiques au club : - leur but - leurs résultats - lui décodera les sigles : A.I.P.M-E.G.E RYLA etc… - l’incitera à participer, à s’engager Il répondra aux 3 questions: Pourquoi? Comment? Pour qui? L’amitié c’est aussi

Elles doivent commencer et se terminer à l’heure, ceci pour respecter la vie de famille. Ce qui n’exclut pas les prolongations pour ceux qui le souhaitent. Elles doivent être : structurées Captivantes dans leur contenu, surtout s’il s’agit de formation Rotarienne... (formation continue) Animées à plusieurs avec des sujets d’actualité ; des éclairages sur les professions, etc… L’intérêt des réunions

L’accueil du nouveau membre l’importance de la cérémonie d’intronisation le Former l’Impliquer

Les actions locales du club doivent être fédératrices. Elles doivent donc faire l’objet d’une adhésion majoritaire des membres. Chacun doit savoir ce qui a conduit à les engager, pour qui, leur coût, les moyens de ressources. Les jeunes Rotariens ont besoin de motivation pour s’engager car ils sont sollicités de toutes parts, Famille, Travail, Loisirs. La qualité des actions

Le Recrutement, A.MESNE

Cercle vicieux L’accroissement de la moyenne d’âge atténue l’attractivité du club pour les jeunes, ce qui participe à l’accroissement de la moyenne d’âge, ce qui atténue…etc. Spirale vertueuse Les jeunes recrues dynamisent le club qui devient plus attractif et attire les jeunes recrues qui dynamisent le club etc… Conséquence de l’évolution de l’âge moyen

Attrition = Départs dans l’année / Effectif*100 EN FRANCE = 6 %  Un peu plus dans les très jeunes clubs  Un peu moins dans les clubs de 5 à 15 ans  Un peu plus dans les anciens clubs  La seule compensation de l’attrition ne conduit qu’à un effectif constant.  Compenser l’attrition n’est pas un objectif suffisant. Mais c’est un préalable incontournable. Intégrer la notion d’attrition

Pour passer de 50 à 55 (+10%) Il faut recruter 50 – 3 (attrition) + 8 = 55 Pour recruter 8 Il faut « pêcher » 16 à 24 Rotariables « au harpon »(1 pour 2 à 3) 32 à 40 Rotariables « au chalut »(1 pour 4 ou 5) Compter juste

Les nouveaux membres d’aujourd’hui sont les dirigeants de demain. La croissance est synonyme de diversité. Apport d’idées nouvelles. Augmentation des possibilités d’action. Augmentation des contributions à la fondation. Les jeunes sont l’avenir de notre organisation. Pourquoi recruter ?

La recherche et l’acceptation d’un «Rotariable» ne saurait s’effectuer sur la base d’un seul critère Un bilan global est à faire. 8 critères au moins : La profession Le niveau de responsabilité Le comportement éthique L’esprit « Club » Les dispositions de l’altruisme La disponibilité Les moyens financiers L’âge Qui recruter ?

Quelles sont vos responsabilités en termes de recrutement et d’intronisation ?

Élaborer et mettre en place un plan de recrutement. Utiliser le système de classification. Identifier des candidats. Proposer soi-même un nouveau membre. Organiser les cérémonies d’intronisation. Responsabilités

Identifier Informer Inviter Orienter Accueillir Former Impliquer Étapes du recrutement

Membres actifs Membres d’honneur 2 catégories de membres

Qu’est-ce qu’une étude de classification ?

La classification se base sur la profession exercée par le membre actif. Le nombre de membres par classification est limité. Il assure que l’effectif du club reflète la diversité professionnelle de la collectivité. Il développe la camaraderie et assure au club un effectif aux compétences variées. Le principe de classification

Les avantages à être Rotarien Les responsabilités du Rotarien La capacité d’action du Rotary Arguments clés pour Rotariens potentiels

La revue « Le Rotarien » Voici le Rotary ( 449-FR ) Le Rotary de base (595-FR ) Développement de l’effectif (417-FR ) Parrainer la candidature d’un nouveau membre (245-FR) Rotary:mode d’emploi,supplément au numéro 622 de Juin 2005 Sollicitez le formateur du District Formation

le mode incantatoire ne peut remplacer l’action envisager le recrutement comme une opération bâtir une stratégie agir avec méthode choisir une démarche rationnelle Pourquoi proposer une méthode pour recruter ?

Pourquoi cette méthode dite par : Ilots de recherches appliquées ?

Parce que la méthode permet de: Se libérer des actions isoléesSe libérer des actions isolées Se libérer des actions sporadiquesSe libérer des actions sporadiques Ces actions au coup par coup sont en effet difficilement quantifiables !

Parce que cette méthode va permettre: D’impliquer dans un rôle chacun de nous D’adopter un rythme De tenir ce rythme D’avancer sereinement De donner en équipe le meilleur de notre expression rotarienne: Sans se culpabiliser, sans s’essouffler, sans se décourager.

Îlots de recherche appliquée, J.PARISEL

Le Président + Le responsable des effectifs 1 îlot nomme un leader pour une période de 2 mois 1 îlot est autonome Il se compose de 5 Rotariens Interchangeables 1 îlot s’assure de la bonne intégration de ses de ses Nouveaux membres Les îlots organisent organisentpériodiquement des manifestations Collectives Portes ouvertes 1 îlot fait le point de son avancée tous les 2 mois avec le responsable des effectifs du club et/ou du Président Président 1 îlot se réunit au sein du club 15 minutes toutes les 2 ou 3 toutes les 2 ou 3semaines

Dans chaque club, mise en place d’îlots de recherches appliquées, ➸ CIBLER des « Rotariables » ( le coup de filet ) ➸ CRIBLER ce coup de filet ➸ de manière que le club puisse, en final, CHOISIR ➸ Cibler 5 à 10 rotariables par îlot, soit 30 à 60 rotariables ➸ Cribler 2 à 4 rotariables par îlot, soit 12 à 24 rotariables ➸ Choisir 8 à 16 rotariables (+ ou -) Chaque îlot se compose de 5 membres Le but de ces îlots Exemple pour 1 club de 30 membres

La composition des « îlots » est du ressort du club, par exemple : ordre alphabétique par localités par professions par affinité Mixité Cette stratégie de recrutement doit être vécue comme étant une véritable Action du club, qui implique tous les membres Îlots de recherche appliquée

METHODE DE TRAVAIL –Chaque « îlot » est autonome dans sa façon de travailler. –Chaque « îlot » a un leader, relié directement au Président. –Un point est fait tous les deux mois pour suivre l’évolution de la recherche : fin Oct, Déc, Fév, Avril et Juin. –La Commission d’admission du Club, ou le Comité décide du choix des « rotariables ». –La procédure d’admission est enclenchée.

Étude des classifications Annuaires : CCI, jeunes dirigeants, grandes écoles Pages jaunes Relations avec la presse Journée portes ouvertes Candidature spontanée Relations personnelles Invitation annuelle du club local de la table ronde Anciens du RYLA, boursiers de la Fondation et du District, EGE, Student exchange, Recommandation d’un autre club, Le « who’s who » régional Etc… Ilots de recherche appliquée : Moyens opérationnels

C’est vrai ! MAIS tous les « Rotariens » de qualité ne sont pas encore rentrés! -Il existe des viviers non exploités -De nouvelles professions apparaissent -La moitié de l’attrition (soit 3%) est due au renouvellement professionnel La clé de la qualité se trouve dans les méthodes opérationnelles qui permettent des choix. Plus on a le choix, plus les tris peuvent être sévères et moins doit être baissé le niveau d’exigence METHODE ILOTS DE RECHERCHE APPLIQUEE La quantité nuit à la qualité !

Par un recrutement méthodique et systématique, vous dynamiserez votre club et préparerez son avenir. Un recrutement méthodique

Objectifs En juin 2007  1 membre de plus par club  50 % des clubs du District ayant utilisé la méthode des Îlots de Recherche appliquée DONT VOTRE CLUB

CONCLUSION Par BILL BOYD Président du Rotary International SOURCE LE ROTARIEN AOÛT 2006

« LES CLUBS ACCOMPLIS ont des points communs que d’autres clubs pourraient essayer d’imiter » : EVALUER : Découvrir ce que veulent les rotariens. SOULIGNER : Mettre l’accent sur l’aspect convivial du Rotary qui nous unit tous. PROMOUVOIR : Faire de la promotion pas de la publicité. Identifier ce que souhaite la collectivité. INTRONISER : Admettre de nouveaux membres avec dignité et classe. IMPLIQUER : Inclure toute la famille. Le Rotary ne doit pas faire de la concurrence aux obligations familiales.

INFORMER : Fournir des informations régulièrement et à petite dose. Il y a tant de choses à savoir sur le Rotary! PARTAGER l’enthousiasme : Montrer notre enthousiasme. Le Rotary doit être un lieu de détente. « La question des effectifs se résume à une simple affirmation : UN ROTARY SOLIDE REPOSE SUR DES CLUBS SOLIDES ». PROPOSER des MENTORS : Un rotarien d’expérience accompagne pendant un an l’intégration du nouveau membre.

La création de clubs, R.DUPERRET

Assistance auprès du club, A.MESNE

Le rôle de l’adjoint du gouverneur La cellule réactive du District La formation par le District Assistance auprès des Clubs

Séminaire de formation des nouveaux membres, J.PARISEL

Mise en place, au niveau du District, d’un séminaire de formation des nouveaux membres - Fréquence : 1 à 2 fois/an Contenu : - les principes directeurs du Rotary - les 4 domaines d’action - le critère des 4 questions - les responsabilités d’un membre - l’organigramme du Rotary - les programmes du Rotary - la Fondation Rotary Séminaire de formation des nouveaux membres

Débat et échanges d’expériences