ROTARY INTERNATIONAL DISTRICT 1680 LE BUREAU DE ZURICH Pierre OTT RC Sélestat Secrétaire 2013-2014 1

Le bureau de Zurich Pierre Ott - Past-Présidents (2x) - Secrétaire de Club (2010-2013 - Secrétaire District 213-2014 Rotary International Resources for Club Leaders 2

Tout d’abord quelques chiffres sur la journée d’aujour’hui District Assemblée Clubs 61 56 92% Membres 2029 199 10% Moyenne 33 3,6 À la date du 27/06/13 12:30 Rotary International Resources for Club Leaders 3

Le bureau de Zurich Une entité administrative du Rotary International qui gère toutes les relations administratives et financières entre le RI d’une part et les Districts et les Clubs d’autre part Le bureau de Zurich recouvre une zone géographique bien spécifique: L’Europe L’Afrique Rotary International Resources for Club Leaders 4

2013-2014 Ressources du RI pour les dirigeants de club : http://youtu.be/vMkEMF7vAGE?hd=1 (17 minutes) Responsabilités des dirigeants de club envers le RI : http://youtu.be/VsygDqjlFcg?hd=1 (15 minutes) Bienvenue à votre introduction sur les ressources du Rotary International. Cette présentation a été préparée par le Bureau Europe/Afrique de Zurich, et certaines informations sont destinées spécialement aux clubs et districts desservis par ce bureau. Diriger un club de manière efficace est une tâche à la fois stimulante et ardue, et le secrétariat du Rotary International est ravi de pouvoir vous apporter son soutien. (CLIQUER) 5

La Gestion des Districts et des Clubs en 34 zones Aire Géographique Districts Clubs 11 France 18 1058 12 Italie 10 722 13 Pays-bas - Suisse 14 988 15 Suède - Finlande 811 16 Islande - Biélorussie -Pologne - Ukraine - Norvège 935 17 Ecosse 1034 Angleterre -Belgique 1064 19 Allemagne 900 (CLIQUER) Dans cette présentation, il s’agira tout d’abord de vous donner un aperçu du Rotary International et de son secrétariat. (CLIQUER) Dans une seconde partie, nous vous présenterons les différentes ressources mises à votre disposition par le R.I. Commençons par une brève présentation de l’organisation. (CLIQUER) Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 6

Bureau Europe/Afrique Le secrétariat dans le monde § Bureau Europe/Afrique Zurich Siège mondial RIBI Suisse Corée Japon Inde Pour aider l’organisation à atteindre ses objectifs, nous offrons un réseau de soutien mondial. Le siège du Rotary se trouve à (CLIQUER) Evanston, aux Etats-Unis. Le Rotary International compte également 7 bureaux régionaux répartis à travers le monde, ainsi que le bureau du RIBI (CLIQUER), entité administrative servant la Grande-Bretagne et l’Irlande. Comme vous le savez déjà certainement, votre district est desservi par (CLIQUER) le Bureau Europe/Afrique de Zurich, en Suisse. Jetons maintenant un coup d’œil sur les différents départements et services à votre disposition au sein de notre bureau. (CLIQUER) Brésil Argentine Australie Rotary International Resources for Club Leaders 7

Le Bureau Europe/Afrique en chiffres 9 Zones 114 pays *121 Districts 8’169 Clubs 303’144 Rotariens Actuellement, le personnel du bureau Europe/Afrique est au service de plus de 300’000 Rotariens répartis dans 114 pays. Cela représente environ 25 pour cent des Rotariens dans le monde. (CLIQUER) *Au 1 juillet 2012 Au 30 juin 2012 Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 8 8 8

Support Clubs et Districts (CDS) FR-EN Team A dream Team ! Catherine.Nyffenegger@rotary.org Catherine Nyfenegger Malgré la grandeur de l’organisation, les Rotariens sont servis par des équipes de spécialistes qui connaissent bien votre région. Le département Support Clubs et Districts (ou CDS) est votre principal contact au sein du Bureau Europe/Afrique. (CLIQUER) Mireille Mettan Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 9 9 9

Ressources du R.I. Publications Site Web & Accès Membres La présence en ligne de votre club Nous allons maintenant passer à la seconde partie de cette session, consacrée aux ressources mises à votre disposition par le R.I. Nous allons aborder: (CLIQUER) – Les publications (CLIQUER) – Le site web du R.I. et Accès Membres (CLIQUER) – la présence en ligne de votre club (CLIQUER) – et les Webinaires. (CLIQUER) Webinaires Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 10

Publications Ressources du R.I. pour les dirigeants de club Il existe trois moyens de consulter ce catalogue: (CLIQUER) Par une recherche en ligne sur shop.rotary.org ; En le téléchargeant en format PDF ; Ou alors en commandant une version papier gratuite. (CLIQUER) Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 11 11 11

Publications Passer une commande En faxant le bon de commande contenu dans le catalogue. (CLIQUER) Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 12 12

Site Web du R.I. (www.rotary.org) Accès Membres Depuis le site web du Rotary, vous trouverez également le lien vers Accès Membres, le portail sécurisé accessible à tous les Rotariens. (CLIQUER) Pour y accéder, cliquer sur “Accès membres” en haut à droite de la page. (CLIQUER) Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 13 13

Site Web du R.I.– Accès Membres Utilisateurs déjà inscrits Nouveaux utilisateurs Ceci vous amènera à la page de connexion d’Accès Membres (CLIQUER). Si vous n’êtes pas encore inscrit, cliquez sur “Créer votre compte” et suivez les instructions. (CLIQUER) Si vous avez déjà un compte, entrez votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter. (CLIQUER) Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 14 14

Site Web du R.I.– Accès Membres Gestion des membres Ajouter, modifier coordonnées, radier, etc. Gestion du bureau Modifier le bureau de l’Année N Notifier le bureau Année N+1 Président - Secrétaire Joker: Secrétaire exécutif Trésoriers Resp. Fondation Resp. Effectif Accès Membres est l’outil pour accomplir les tâches administratives de votre club, tel que la mise à jour des données de vos membres et l’annonce des dirigeants entrants. Une présentation plus détaillée de ces fonctions vous est faite dans notre deuxième présentation intitulée les “Responsabilités des dirigeants de club envers le Rotary International » Dans cette première présentation, nous allons nous concentrer sur les différentes ressources qu’offre Accès Membres. (CLIQUER) Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 15 15 15

Site Web du R.I.– Accès Membres Gestion des membres modifier ses coordonnées Accès restreint aux Présidents & Secrétaires Ajouter, modifier coordonnées, radier, etc. Gestion du bureau Accès restreint aux Présidents & Secrétaires Modifier le bureau de l’Année N Notifier le bureau Année N+1 Président - Secrétaire Joker: Secrétaire exécutif Trésoriers Resp. Fondation Resp. Effectif Demande de rapport SAR par voie électronique Accès Membres est l’outil pour accomplir les tâches administratives de votre club, tel que la mise à jour des données de vos membres et l’annonce des dirigeants entrants. Une présentation plus détaillée de ces fonctions vous est faite dans notre deuxième présentation intitulée les “Responsabilités des dirigeants de club envers le Rotary International » Dans cette première présentation, nous allons nous concentrer sur les différentes ressources qu’offre Accès Membres. (CLIQUER) Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 16 16 16

Site Web du R.I.– Accès Membres Semi-Annual Report (SAR) (rapport semestriel) Envoyé aux président, secrétaire et trésorier Le lien “Formation” vous donne accès à de nombreux modules de formation en ligne. Les cours portent notamment sur une Introduction à Vision pour l’avenir, la procédure de demande d’une subvention mondiale ou le plan stratégique du R.I. (CLIQUER) Option: Prélèvement automatique SEPA Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 17 17 17

Rapport SAR Cycle de recouvrement Radiation 1 Jan 1 Juil Jan Juil Cotisations impayées Cotisations impayées Mise à jour de l’effectif un mois avant l’envoi du SAR Cotisations dues à réception du SAR Rappel adressé aux dirigeants du club Radiation Déc Juin 1 Jan 1 Juil Nov Mai Oct Avr Sep Mars Août Fév Jan Juil Pour entrer dans le détail du cycle de recouvrement, nous allons prendre l’exemple du rapport SAR de juillet. Si un club met à jour son effectif avant le 1er juin, il aura peu ou pas de modifications à apporter au rapport SAR et au calcul des cotisations dues au R.I. (CLIQUER) Début juillet, les dirigeants de club reçoivent le rapport semestriel. (CLIQUER) Si le R.I. n’a toujours pas reçu de paiement au 1er octobre, un rappel est envoyé au club. (CLIQUER) Si après 6 mois, soit au 1er janvier, le R.I. n’a toujours pas reçu de paiement, le club sera radié pour non-paiement des cotisations. Lors de la prochaine année rotarienne, 2013-2014, la cotisation par membre actif sera de 26.50 USD par semestre, plus 1 USD pour le Conseil de législation, facturé en juillet. (CLIQUER) 6 mois Responsabilités des dirigeants de club envers le R.I. 18

Site Web du R.I.– Accès Membres Rotary Showcase est un autre nouvel outil qui permet aux clubs et aux districts de parler de leurs actions et de voir ce que les autres Rotariens font de par le monde. Ce site est ouvert à tous les internautes et offre un bel outil de promotion; la preuve que Rotary fait le bien dans le monde. Les clubs peuvent insérer et publier leurs projets via Accès Membres. Pour gagner d’avantage d’audience, votre projet peut ensuite être connecté à un compte Facebook ou partagé par le biais d’autres réseaux sociaux. (CLIQUER) Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 19 19 19

Site Web du R.I.– Accès Membres Un autre lien utile dans Accès Membres est l’annuaire officiel en ligne ou official directory. Vous y trouverez les données de contact des dirigeants des clubs Rotary du monde entier. En combinaison (CLIQUER) avec l’application gratuite « Réunion des clubs» disponible pour iPhone, Android et BlackBerry, vous pourrez facilement contacter des clubs Rotary du monde entier ou leur rendre visite à l’occasion d’un déplacement. (CLIQUER) Ressources du R.I. pour les dirigeants de club 20 20 20

Pour les Présidents et Secrétaires Accès Membres Pour les Présidents et Secrétaires Une autre fonction importante dans Accès Membres est celle liée à Vision pour l’avenir, le nouveau modèle de subvention de la Fondation qui sera inauguré dans l’année rotarienne 2013-2014. Une des nouveautés est que les clubs devront dorénavant faire les demandes de subventions via Accès Membres. (CLIQUER) Le nouveau modèle de subvention de la Fondation exige que les clubs doivent faire les demandes de subventions via Accès Membres Responsabilités des dirigeants de club envers le R.I. 21 21 21

Merci de votre attention! Sur la Fondation Je ne vais pas empiéter sur la présentation d’Anita ! J’aimerai par contre vous rappeler le séminaire de formation du mois d’Octobre 2013 sur la La Fondation et les demandes de Subventions L’effectif et le recrutement L’image publique Merci de votre attention! Rotary International Resources for Club Leaders 22