La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève Bibliothèque de l’ONUG – UNOG Library www.unog.ch/library/ La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève histoire, tradition “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Pierre Le Loarer, United Nations Office at Geneva et modernité

“Libraries and innovation” 2 December 2008 1 – La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève – Histoire (1) 1919 Création de la Bibliothèque de la Société des Nations Londres Genève 1927 Don de John D. Rockefeller Jr. pour la construction d’une Bibliothèque qui serve de « centre de recherche internationale et d’instrument d’entente entre les peuples » “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève – Histoire (3) 1936 Ouverture de la Bibliothèque de la Société des Nations Transmission aux Nations Unies de la Bibliothèque de la SDN des archives de la SDN 1946 “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Trois mandats principaux Three main mandates Bibliothèque Library Gestion des archives Archives and records management Activités culturelles Cultural Activities “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Synergie entre les trois activités Taille critique de la Bibliothèque (budget, personnel, résultats) Partage des connaissances et des compétences Bibliothéconomie et archivistique Numérisation des documents Utilisation conjointe des fonds documentaires Meilleur service aux utilisateurs (réponse sur l’ensemble des ressources si nécessaire) Meilleure visibilité et communication Mise en valeur conjointe du fonds d’archives et du fonds documentaire Expositions documentaires Musée de la Société des Nations “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Site Web de l’ONUG et intranet iSeek www.unog.ch “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

2 – Les archives de la Société des Nations et des Nations Unies Un « trésor caché » Source de première importance pour l’histoire des relations internationales au XXe siècle Mouvements pacifistes Société des Nations ONUG depuis 1945 Plus de 12 km linéaires dont 6 kml pour les archives historiques Photothèque de l’ONUG (1945-1997) Musée de la Société des Nations Un système de gestion informatisée des archives ScopeArchiv “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Histoire, tradition et modernité History, tradition and modernity « Si nous ne faisons pas honneur à notre passé, nous perdons notre avenir. Si nous détruisons nos racines, nous ne pouvons pas grandir. » “If we do not honour our past we lose our future. If we destroy our roots we cannot grow.” Hundertwasser “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

The UNOG Library welcomes “Libraries and innovation” 2 December 2008 3 – La Bibliothèque de l’ONUG accueille The UNOG Library welcomes Personnel des Nations Unies - Staff of the United Nations Membres des missions permanentes à Genève Representatives of the Permanent Missions in Geneva Délégués aux conférences - Conference delegates Membres des ONGs (organisations non gouvernementales Representatives of NGOs (non-governmental organizations) Journalistes accrédités - Accredited journalists Universitaires, chercheurs, étudiants - Academics “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Principaux domaines couverts Core subjects Relations internationales International Relations Droit international International Law Désarmement - Disarmament Droits de l’homme - Human Rights Affaires humanitaires Humanitarian Affairs Réfugiés - Refugees Mondialisation - Globalization Europe Développement durable - Sustainable Development “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Économie - Economics

Bibliothèque de l’ONUG - UNOG Library Quelques chiffres – Some figures 1 million de volumes 9.000 titres de périodiques - serial titles (4.000 vivants - current) 500.000 publications officielles Governmental publications 4 millions de documents des Nations Unies UN and Specialized Agencies publications Increasing number of electronic resources 45 kilomètres linéaires de publications 45 linear lkm of publications 12 kilomètres linéaires d’archives historiques, intermédiaires et courantes archives and records (semi-current & current) “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Visite virtuelle de la Bibliothèque Virtual tour of UNOG Library - 1st floor Prêt Loan desk UN Documents Cyberspace Nouveaux livres New Books UN Corner Information Diplomatic Cyberspace Musée de la Société des Nations League of Nations Museum “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 Visite virtuelle de la Bibliothèque Virtual tour of UNOG Library – 3rd floor Droit & politique Legal & Political Economic & Social Société des Nations League of Nations Archives Statistiques Statistics “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Périodiques – Serials

“Libraries and innovation” 2 December 2008 4 – Activités culturelles - Cultural activities Développer un culture de paix et de dialogue To nurture a culture of peace and dialogue Placées sous le programme mondial pour le dialogue entre les civilisations (résolutions A/RES/56/6 et A/RES/60/4 de l’Assemblée générale des Nations Unies) Faire connaître d’autres cultures Rapprocher la Genève internationale et la Genève civile Relayer les messages de l’ONU (MDGs, années internationales, journées mondiales,...) Expositions, concerts, films, pièces de théâtre, conférences culturelles, grands spectacles (moyenne de 55 événements par an) “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Rapprocher la Genève internationale et la Genève civile “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 Les expositions documentaires, artistiques (peintures, sculptures, photo) “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

5 – Et l’innovation dans tout cela ? Where is the innovation ? “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 De la ‘bibliothèque hybride’ vers le portail From the ‘hybrid library’ to the library portal La ‘bibliothèque hybride’ gère les documents imprimés et leur circulation The ‘hybrid library’ deals with traditional library printed materials and their circulation En parallèle, la ‘bibliothèque hybride’ gère des ressources et outils électroniques multiples : catalogues informatisés, bases de données et moteurs de recherche In parallel, the ‘hybrid’ library deals with the plurality of e- resources and tools: online catalogues, databases interfaces, search engines Le paradigme de la ‘bibliothèque hybride’ est progressivement remplacé par le nouveau paradigme du portail de bibliothèque et d’un nouvel espace The paradigm of the ‘hybrid library’ is progressively replaced by the new paradigm of the library portal and new space “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Défis pour l’avenir (3-5 ans) Challenges for the future (3-5 years) Être l’élément-clé pour fournir l’information / connaissance pour le travail de l’ONU To be the key-element in providing information / knowledge for UN work Devenir le point focal pour : To become the expert focal point for: Les ressources électroniques pour nos utilisateurs e-resources for our users La gestion de l’information Information management (ECM) Le ‘Records Management’ “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Axes de travail Work Programme S’appuient sur les défis pour l’avenir Based on challenges for the future Conservation de la mémoire institutionnelle Preservation of the institutional memory Développement des services aux utilisateurs Development of user services Mise en œuvre d’un plan de communication Setting-up a communication plan Formation du personnel de la Bibliothèque Training of UNOG Library staff “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 Conservation de la mémoire institutionnelle Preservation of the institutional memory Plan d’urgence - Emergency plan Étude pour un nouvel espace de stockage respectant les normes internationales Study for a new storage space for archival material compliant with international standards Numérisation des documents officiels des Nations Unies Digitization of UN documents Numérisation des archives historiques Digitization of historical archives “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 http://www.onug.ch/archives-recherche “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 http://www.onug.ch/archives-recherche “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 http://www.onug.ch/archives-recherche “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

La collection photographique de la Société des Nations en ligne www.indiana.edu/~league “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 Développement des services aux utilisateurs - Development of user services Accès à un nombre croissant de ressources électroniques Access to more and more e-resources Sessions d’information sur la Bibliothèque Library Information Sessions (LIS) Gestion personnalisée des connaissances Personal Knowledge Management (PKM) Adaptation de l’espace de la Bibliothèque aux nouveaux besoins des utilisateurs Adaptation of library space to new users needs “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Des collections aux connections From collections to connections Users are faced with learning a multiplicity – and complexity – of search systems Library Information Sessions (LIS) Personal Knowledge Management programme Step by step, a new information system is built: OPAC with a Link Resolver giving access to full text Library Resource Guides (Wiki) through iSeek, the UN Intranet A federated search engine GlobalSearch (Webfeat) EZ-Proxy to facilitate the access from outside the UN A portal project through the future Enterprise Content Management (ECM) system “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

A Library Resource Guides (wiki) accessible through iSeek “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 Gestion personnalisée des connaissances Personal Knowledge Management (PKM) Constat : méconnaissance des besoins des utilisateurs Méconnaissance des services offerts Maîtrise limitée des outils électroniques Approche : top-down et bottom-up Méthodes : interviews, assistance Thèmes : recherche des documents UN, utilisation des moteurs de recherche, ressources électroniques, etc. Outils : sessions individualisées de coaching, fiches pratiques (‘knowledge pointers’) “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 Mise en place d’un plan de communication Setting-up a communication plan Gagner en visibilité – To gain more and more visibility Créer une identité forte – To create a strong identity Meilleure connaissance de nos utilisateurs Better knowledge of our (potential) users La Bibliothèque va à l’utilisateur The UNOG Library goes to the user “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 Gagnez du temps, demandez à un bibliothécaire Save time, ask a librarian Téléphone, courriel, Web et intranet Phone, e-mail, web and intranet Prêt en ligne et livraison dans les bureaux Online loans, direct delivery to the offices Coaching sessions (PKM) Créer une relation de confiance avec les utilisateurs Create a trust relationship with users “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Actions de communication Communication events Journée des Nations Unies – UN Day Conférences - Talks Stand avec prêt à l’entrée de la cafeteria Annonces sur iSeek, UN intranet ‘Knowledge pointers’ Articles dans UN Special Cartes de visite avec plan – Library cards with map “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Formation du personnel Training of UNOG Library staff Créer une culture professionnelle commune : groupes de travail, approche transversale Create a common professional culture: working groups, ‘transversal approach’ Former de ‘nouveaux bibliothécaires’ Train ‘new librarians’ Mieux communiquer Develop communication skills Améliorer la numérisation et la gestion des ressources électroniques Improve digitization and management of e- resources “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Professional culture change “Libraries and innovation” 2 December 2008 Bureaucratic Enabling staff to take initiatives Intranet, search of new tools for access to information Multi-leveled Mobility in functions and amongst sections Replacement of staff, opportunities Policies and procedures that focus on process Policies and procedures that facilitate meeting client requirements Library Information Sessions, Ask a librarian, e-resources tools Organized in “silos” Team-oriented Contacts and surveys with UN entities, PKM, Training seminars “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Bibliothèques du système de l’ONU UN System Libraries Coopération – Fields of cooperation One UN wide coherent system Consortium d’acquisition (UNSEIAC) Cooperation to buy e-resources Commercial agreements Intellectual property rights Licensing Partage de connaissances et d’expérience Share know-how, experience and competencies Numérisation - Digitization (hardware and software, workflow, programmes) Conservation numérique - Digital preservation Évaluation des ressources électroniques - Evaluation of e-resources tools Create a common set of frameworks to evaluate services Impact and performance measures Statistical frameworks Develop access for everybody to e-resources produced by each institution Exchange our training programmes (both for staff and users) and, if necessary, develop some common programmes Plan our services strategically and complementarily “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

Juste une métaphore… Only a metaphor… Since 1990 Predominance of cars and tourism coaches C h a n g e i s l i f e ! 1950-60 Predominance of coaches 1920-30 Emergence of competing transports 1920-30 Development of tourism 1913 The Mont by horse wagon Some other practices: pilgrimage 1905 Mont Saint-Michel by steam ‘tramway’ “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 1903 Mont Saint-Michel by horse-drawn carriage

Métaphore et contexte Metaphor and context Tenir compte de différents facteurs Taking different factors into account Environment, the bay’s ecology Pratiques sociales – Social practices (tourism, pilgrimage) Développement des transports – Transport development Agriculture, pêche – Agriculture, fishing, etc. Une métaphore… - A metaphor… Sea – information Mont – access to knowledge Transport – Tools to access … de la complexité de notre monde … of our complex world Changement social – Social change Changement technologique – Technological change Changement environnemental – Environmental change “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels

“Libraries and innovation” 2 December 2008 A vision Management Users in network by project participation "internal" hierarchical "traditional" knowledge management description indexing abstracting E-mails Library Management Systems - ILMS Contents Online forums Information Retrieval Systems - IRS Online Conferences Alerts - Library Portals (personalized) Wikis, blogs ICT Electronic Resource Management Systems - ERMS “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels (Web - Intranet - Extranet)

Merci de votre attention “Libraries and innovation” 2 December 2008 http://www.unog.ch/library Merci de votre attention Thank you for your attention “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels