Marseille, 12 Janvier 2012 Règles d’éligibilité des dépenses Programme MED Réunion d’information :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles d’éligibilité des dépenses

Plan de présentation Documents de référence (règles nationales- MED- UE) Principes d’éligibilité Lignes budgétaires Documents justificatifs Marché public TVA Dépenses inéligibles Revenus

Documents de référence [1] Cadre général Règlements de l’UE Programme MED Règlements nationaux Règles spécifiques

Documents de référence [2] Cadre règlementaire UE Règlement du Conseil (CE) No 1083/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 1341/2008 - Règlement (CE) No. 85/2009 – Règlement (CE) No. 284/2008 Art. 56 - Eligibilité des dépenses Règlement du Conseil (CE) No 1080/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 397/2009 Art. 7; Art. 13 - FEDER Règlement du Conseil (CE) No 1828/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 846/2009 Art. 48 to Art. 53 – Implementation Directive 2004/18/EC et mises au jour: Directive 2005/75/EC et Règlement (CE) 1422/2007: nouveaux seuils d’application pour les procédures de passation des marchés Procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services

Documents de référence [3] Programme Med Document de mise en oeuvre Notes d’orientation Contrôle 1er Niveau www.programmemed.eu

Documents de référence [4] Règlements nationaux Chaque Etat membre définit des règles spéciques sur l’éligibilité des dépenses - manuels nationaux Les partenaires de projet et les contrôleurs de premier niveau doivent toujours se référerer aux règles d’éligibilité définies au niveau national En cas de doute, veuillez contacter le PCN + STC MED TIP

Principes d’éligibilité - dépenses [1] Nécessaires pour conduire les activités du projet et atteindre ses objectifs Directement liées aux activités prévues dans le formulaire de candidature approuvé Contractées pendant les périodes éligibles (préparation-implementation-clôture) Contractées dans la zone MED. Hors zone MED mais au sein du territoire UE: dûment justifiées et approuvées Hors territoire UE: approuvées au cas par cas Payées effectivement directement par les partenaires et justifiées par des documents comptables certifiant les dépenses/paiements effectués(factures, fiches de paie….) Justifiées par un document attestant des procédures administratives adoptées (appel d’offres, contrat, …) Respect des règles UE/nationales/Programme Yes

Principes d’éligibilité [2] Période d’éligibilité – Frais de préparation Engagés and facturés entre: 1er janvier 2007 date de dépôt de la candidature finale Paiements effectués dans un délai de: 1 mois après la date de dépôt de la candidature finale Lien avec la préparation: direct et démontrable Limite: 30.000 € Demandés: lors du 1° Rapport d’avancement demandant une certification spécifique des dépenses sur PRESAGE:

Principes d’éligibilité [3] Délais – Coûts de mise en oeuvre et de clôture Toutes les dépenses doivent être engagées, facturées et payées entre: Le jour après le dépôt de la candidature complète Date de fin du projet Si les coûts ne peuvent pas être payés pour la date de fin de projet: Doivent être payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet Frais administratifs de clôture (Contrôle de 1er niveau et frais de personnel): Peuvent être engagés et payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet Finalisez les documents à présenter au Contrôleur le plus tôt possible N’attendez pas la fin de la période de reporting TIP

Lignes budgétaires[1] TIP Frais de personnel Biens durables Biens consommables Missions Prestations de services Expertises externes Promotion, information et publications Frais généraux Autres NOTE D’ORIENTATION CONTRÔLE DE 1ER NIVEAU FACT SHEETS Informations pratiques détaillées sur : TIP informations générales, conseils, documents justificatifs la répartition des coûts dans les lignes budgétaires la comptabilité

Lignes budgétaires [2] Frais de personnel Directement employé par le partenaire du projet suivant les règles nationales de contrat d’emploi Vérification des législations nationales et des règles nationales d’éligibilité En cas d’employés travaillant partiellement sur le projet, le calcul doit être basé sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet Coût du temps réellement consacré au projet par le personnel directement employé Pas d’estimation Coûts d’audit de contrôleurs internes indépendants Timesheets: dûment remplis Si le partenaire d’un projet participe à plus d’un projet, indiquez au moins les heures travaillées pour les projets MED auquels il participe sur la timesheet mensuelle

Lignes budgétaires [3] Frais de personnel – Calcul du coût horaire Basé sur le taux salarial (salaire brut de l’employé + cotisation sociale de l’employeur en vigueur avec la législation nationale) de chaque employé qui est réellement impliqué dans les activités du projet Basés sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet Le calcul exclut les frais généraux administratifs. Pensez à vérifier la justesse de la méthode de calcul du coût horaire avec votre contrôleur/PCN TIP

Lignes budgétaires [4] Documents justificatifs Liste du personnel travaillant sur le projet Contrats d’embauche ou ordre de service interne Fiches de paye Time sheet pour chaque employé Preuve de méthode de calcul pour déterminer la valeur du coût horaire Preuves de paiement (salaire, taxes, sécurité sociale)

Lignes budgétaires [5] Biens durables/consommables Bien dont la durée de vie dépasse 1 an et sujet à amortissement Prévu dans le formulaire de candidature approuvé Exclusivement pour le projet facturé 100 %: si la période entre l’achat et la date de clôture du projet est plus longue que la période d’amortissement Amortissement suivant les règles nationales en vigueur Pas exclusivement pour le projet Seule une partie de l’amortissement correspondant à l’usage réel pour le projet Partie calculée suivant une méthode justifiée et équitable

Lignes budgétaires [6] Biens durables/consommables D’occasion: pas d’autre aide de financement public inferieur au coût d’un nouvel équipement du même type répondant aux normes et standards en vigueur Biens consommables Bien à durée de vie de moins d’un an (valeur faible) Coût non sujet à amortissement

Lignes budgétaires [7] Documents justificatifs Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection Contrats Factures Biens durables: Preuve du plan d’amortissement appliqué pour chaque élément Preuves de paiement

Lignes budgétaires [8] Missions Coûts soutenus par le personnel directement employé par le partenaire du projet Dépenses de mission effectuées par des experts externes doivent être déclarées sous la ligne budgétaire “expertise externe” Voyage règle générale: le moyen de transport le plus économique doit être utilisé (classe économique, transports publiques) Logement dans les limites nationales Frais de subsistance ne doit pas excéder les allocations de frais de subsistance des autorités publiques du pays du partenaire du projet respecte les règles applicables dans le pay

Lignes budgétaires [9] Missions SPECIFICS Voyages NON Prévus dans le formulaire de candidature: Veuillez demander l’approbation préliminaire, par un e-mail, à votre chargé de projet En particulier: Voyages En dehors de la zone MED mais dans l’UE: dûment justifiés et préalablement approuvés par le STC En dehors de l’UE: approuvés au cas par cas. Dûment justifiés

Lignes budgétaires [10] Documents justificatifs Liste du personnel travaillant sur le projet Agenda/programme de la rencontre/évènement Ordre de mission/autorisation signée Tickets originaux et tout autre preuve originale (ex. Carte d’embarquement, factures/autre document équivalent, en cas de ticket électronique sans billet de vol standard, un email avec le numéro de réservation sert de preuve, etc.) Preuves de paiement Utilisation de voiture personnelle: demande de remboursement via un formulaire de relevé du kilométrage, suivant les procédures nationales et les valeurs autorisées

Lignes budgétaires [11] Services Experts externes Coûts pour fournisseurs de services et biens (traductions, interprétariat, organisation de réunions, traiteurs, etc.) Quand ces services ont un lien direct avec les coûts de promotion, il est possible de choisir entre la ligne budgétaire service et la ligne budgétaire « promotion, information et publications » suivant les besoins de budgétisation Experts externes Travail de consultants et experts indépendants si le travail est essentiel et si le travail spécifique ne peut être effectué par le personnel du partenaire du projet dépenses de voyage et de logement coûts de contrôle de 1er niveau: quand il est effectué par les contrôleurs externes

Lignes budgétaires [12] Promotion Coûts directement liés à la promotion du projet Articles de presse, annonces dans les journaux Sites Internet Organisation d’évènements Impression de publications: brochures, newsletters, etc...

Lignes budgétaires [13] Documents justificatifs Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection Contrats Factures Preuves de paiement

Les Etats décident si les deux solutions sont éligibles Lignes budgétaires [14] Frais généraux Basé sur les coûts réels et en lien direct avec la mise en œuvre du projet Règle générale 100% directement imputable au projet Partiellement imputable sur la base d’un calcul au prorata suivant une méthode juste, équitable et dûment justifiée Les Etats décident si les deux solutions sont éligibles NON éligibles: Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés

Lignes budgétaires [15] Autres Dépenses autres que celles mentionnées précédemment pour autant qu’elles soient: Inhérentes au projet Indiquées de manière détaillée dans le budget Justifiée de manière analytique et conforme aux règles européennes et nationales

INFORMATIONS GÉNÉRALES Marché public [1] Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externes INFORMATIONS GÉNÉRALES Montants règlementés par les règles UE – nationales/régionales Selon la valeur du contrat à attribuer, les règles UE, nationales/regionales de marché public s’appliquent: les biens durables et consommables, l’expertise externe et les services doivent respecter les règles de marché public et les procédures administratives qui y sont liées afin que les dépenses soient éligibles

Achat de Biens durables/consommables, services, Marché public [2] Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externes MED CONTEXT Les principes de mise en concurrence, égalité de traitement, transparence et traçabilité doivent ainsi être respectés, dans le cadre du contexte du Programme MED, pour les montants en-dessous des seuils fixés par les règles nationales/régionales, les partenaires du project sont vivement priés d’établir des procédures de sélection simplifiée Exemple: Traiteur pour une conférence du projet: demande d’au moins 3 offres de la part de 3 founisseurs différents avant d’en sectionner un.

TVA La TVA ne constitue pas une dépense éligible sauf si véritablement et entièrement supportée par le partenaire et ne peut être récupérée La TVA qui est récupérable en quelconque manière ne peut être considérée comme éligible Les contrôleurs de 1er niveau devront confirmer si la TVA a bien été supportée par le partenaire du projet contrôlé

Dépenses inéligibles Frais de représentation (ex. cadeaux, fleurs, etc.) Intérêts débiteurs Amendes Pénalités financières Dépenses résultant de conflits légaux Pertes de change Dépenses contractées en dehors de la période d’éligibilité Non supportées par les procédures de passation des marchés publics Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés TVA récupérable Non justifiées par les activités/objectifs du projet Non justifiées par des documents probants

Revenus Exemples: Vente de produits Vente de marchandises Frais d’inscription Inscription à conférence Services contre paiement Contrôle: La génération de revenus sera sujette à un contrôle pendant la certification des dépenses Deduction: Si un projet génère des revenus, le revenu net généré devra être déduit des coûts éligibles dans sa totalité ou au prorata défini en fonction de la part d’attribution des revenus à l’opération cofinancée

MERCI POUR VOTRE ATTENTION Audrey ELTER Chargée d’instruction et de suivi de projets Téléphone: 04 91 57 68 53 E-mail: aelter@regionpaca.fr 30