Gestion de projet et planification «  Second précepte: … diviser chacune des difficultés que j’examinerais, en autant de parcelles qu’il se pourrait, et qu’il serait requis pour les mieux résoudre. » R Descartes, Discours de la méthode (1637)

Sujets de discussion. Les différentes phases d’un projet. La planification. Élaboration d’un planning. Suivi du projet.

Les différentes phases d’un projet. 1° Phase: Définir les objectifs du projet 2° Phase: Élaborer une planification du projet 3° Phase: Piloter le projet 4° Phase: Clore du projet

Définir les objectifs Fixer les objectifs techniques à atteindre Les objectifs à atteindre sont donnés dans le dossier étudiant. Toutefois, en fonction de l’effectif de la section il est parfois nécessaire de les reformuler Lister, de façon précise les objectifs techniques à atteindre, permet de s’assurer que les étudiants ont une vision claire de la finalité du projet. Il est souhaitable que l’ objectif soit mesurable (cela permettra de savoir si l’objectif a été atteint). Exemple:  Mesurer la vitesse du véhicule       Vitesse : 5Km/h160Km/h       Précision : 1Km/h

Planifier Définition. La planification consiste à déterminer des objectifs précis et à mettre en œuvre les moyens propres à les atteindre dans les délais prévus. «… Petit Robert… »

Planifier permet: De mieux définir les tâches à réaliser pour atteindre les objectifs. De coordonner les diverses actions.

Planifier permet: De maîtriser les moyens requis. De suivre les activités en cours. De fixer des échéances.

Planifier permet: De rendre compte de l’état d’avancement du projet. De communiquer entre les différents intervenants.

Construction du planning Effectuer un découpage technique Détailler les différentes tâches. C’est le découpage initial. Il s'agit de décomposer de façon structurée et précise le projet en sous ensembles. Ce découpage se fait jusqu’à un niveau de détail optimum qui permet toutefois de garder une vue d’ensemble du projet. A partir du découpage initial, un découpage en tâches élémentaires est élaboré. Les tâches élémentaires correspondent aux actions à entreprendre pour arriver au résultat. Elles commencent par un verbe d’action qui oblige à bien définir la tâche. (Élaborer, Simuler, Router, …) Un niveau de découpage élevé permet d’identifier des tâches de plus en plus simples. Ceci facilite le travail et l’évaluation des étudiants, ainsi que l’avancement du projet.

Construction du planning Il s’agit notamment de bien identifier les tâches indépendantes des tâches qui ne pourront être menées à bien que lorsque d’autres seront achevées. Définir une logique de déroulement entre les tâches. Estimer la durée des tâches Ceci permet d’anticiper des situations de blocage (ex: « liaison radio » mise au point d’un récepteur en l’absence d’un émetteur opérationnel !) La durée choisie doit être à la fois réaliste et raisonnable. Elle est basée le plus souvent sur les expériences passées et sur des situations voisines. Des erreurs sur les estimations de durée sont inévitables, elles ne rendent pas pour autant la planification inopérante dans le pilotage du projet. C’est la réaction par rapport à d’éventuels décalages qui est importante.

Construction du planning Affecter les étudiants sur chaque tâche. Les logiciels de planification permettent de visualiser les charges de travail supportées par les différentes ressources du projet. Cela permet de répartir les tâches de façon équitable. Une difficulté supplémentaire est liée au fait qu’Il semble souhaitable qu’un étudiant se voit confier des taches complémentaires en termes de formation ( tâches matérielles, tâches logicielles)

Construction du planning Le logiciel permet: De définir le temps de travail (jours de cours, nbr heures,vacances …). De saisir les tâches et leur durée. De lier les tâches logiquement. D’affecter les ressources ( étudiant X -> tâche Z). De saisir l’avancement des tâches De créer des représentations graphiques actualisées sur l’état d’avancement des différentes tâches. De comparer l’avancement du projet avec la planification initiale. De communiquer sur les difficultés rencontrées … Réaliser à l’aide d’un logiciel spécialisé le planning. Un des logiciels les plus utilisés : Microsoft Project !

Construction du planning Créer une planification initiale. Cette planification initiale (prévisionnelle) servira de référence dans le suivi du projet.

Planification initiale Actions à entreprendre pour arriver au résultat. Un niveau de découpage élevé permet d’identifier des tâches de plus en plus simples. Ceci facilite le travail et l’évaluation des étudiants, ainsi que l’avancement du projet.

Piloter le projet Que faire aujourd'hui ?

Piloter le projet Avancer dans le projet. Le planning précisant les actions à entreprendre doit permettre aux étudiants de mieux gérer leurs activités. Il sera dès lors plus facile pour eux de préparer la séance et de renseigner le cahier de suivi de projet ( date, objectif de la séance, description des travaux conduits, bilan)

Piloter le projet Que faire aujourd'hui ? Planning

Objectifs de la séance du 13/01 au 14/01

Piloter le projet Mettre à jour le planning. Le planning est mis à jour en récupérant les informations sur le « réalisé » des tâches. Cette mise à jour est essentielle pour faire vivre le projet. Le cahier de suivi de projet est le support naturel à partir du quel est mis à jour le planning. Il permet d’évaluer objectivement l’état d’avancement de la tâche en cours. La mise à jour du planning est réalisée toutes les semaines par les étudiants (notamment sur le logiciel de planification disponible en permanence). La confrontation entre le « prévu » et le « réalisé » est intéressante en terme de motivation!

État d’avancement le 02/05/03 Retard Courbe d’avancement

Piloter le projet Réagir individuellement La comparaison permanente entre le « prévu » et le « réalisé » permet d’envisager rapidement des actions curatives. Le cahier de suivi de projet peut alors être utilisé pour mieux identifier les difficultés rencontrées par l’étudiant. Il est possible alors de redéfinir avec lui de nouvelles tâches élémentaires pour l’aider à progresser dans la réalisation de ses objectifs.

Piloter le projet Réagir collectivement Cela consiste à planifier périodiquement des revues collectives de projets. Il s’agit: De faire le point sur l’avancement du projet. D’exposer les problèmes rencontrés. De proposer des solutions. D’arrêter des décisions. Il semble intéressant qu’un document écrit soit réalisé à l’issue d’une revue de projet. Ceci permettra de bien fixer les décisions prises et servira également lors du bilan du projet.

Clore du projet Le bilan du projet. Dans une entreprise cette phase est très importante, elle rentre dans la logique de capitalisation des expériences. Elle consiste à: Rassembler tous les documents techniques et organisationnels relatifs au projet. Analyser les « + » et les « - » du projet en terme de tenue des objectifs techniques. Analyser les « + » et les « - » du projet en terme d’organisation. Construire un plan d’amélioration pour la gestion des futurs projets. Cette façon de procéder peut sans doute être utilisée avec les étudiants afin de les aider à mieux analyser l’apport des activités de projet dans leur formation.

Conclusions La gestion d’un projet semble à première vue reposer plus sur des principes d’évidences que sur des techniques révolutionnaires. La difficulté provient du fait que le bon sens individuel ne fait pas le bon sens collectif et que le bon sens collectif doit être organisé! Les techniques de gestion de projet sont de plus en plus présentes dans les entreprises. N’est-il pas souhaitable de s’inspirer de ce type d’organisation et de familiariser les étudiants à l’utilisation de ces outils ?

Bibliographie Site web du CNRS IN2P3 http://qualite.in2p3.fr/telechargement/telechargement/cadretel.html Réaliser un planning avec MS Project

Bibliographie Logiciels Microsoft project 2002 Chef de projet de Hugues MARCHAT éditions d’organisations, Eyrolles (2003) Conduite de projet Marcel MINANA collection a savoir AFNOR (2002) Logiciels Microsoft project 2002 ProjectPlanner SmartWorks