1 ANIMATION DE RÉUNIONS

2 DÉFINITION Une réunion rassemble plusieurs personnes et peut avoir différents objectifs : Informer ; Informer ; Échanger ; Échanger ; Rechercher des idées ; Rechercher des idées ; Résoudre un problème ; Résoudre un problème ; … Informer ; Informer ; Échanger ; Échanger ; Rechercher des idées ; Rechercher des idées ; Résoudre un problème ; Résoudre un problème ; …

3 Une réunion mobilise le temps de plusieurs personnes Elle génère un coût pour lentreprise Elle doit être utile et efficace

4 RÉUNION UTILE ET EFFICACE Une réunion est utile si elle apporte quelque chose aux participants : Une réunion est efficace si : le temps passé est totalement utilisé pour atteindre les objectifs de la réunion ; le temps passé est totalement utilisé pour atteindre les objectifs de la réunion ; Lensemble des participants participe activement pour atteindre les objectifs de la réunion. Lensemble des participants participe activement pour atteindre les objectifs de la réunion. Une réunion est efficace si : le temps passé est totalement utilisé pour atteindre les objectifs de la réunion ; le temps passé est totalement utilisé pour atteindre les objectifs de la réunion ; Lensemble des participants participe activement pour atteindre les objectifs de la réunion. Lensemble des participants participe activement pour atteindre les objectifs de la réunion.

5 TRAVAIL DE GROUPE Une réunion qui vise la résolution dun problème est basée sur le travail de groupe : AvantagesAvantagesinconvénientsinconvénients

6 AVANTAGES DU TRAVAIL DE GROUPE Plus dinformations ; Plus dinformations ; Plus dexpériences ; Plus dexpériences ; Plus didées. Plus didées. Plus dinformations ; Plus dinformations ; Plus dexpériences ; Plus dexpériences ; Plus didées. Plus didées. La diversité des participants permet une plus grande richesse déchange : Lapplication dune solution est facilitée quand les personnes concernées ont participé à sa recherche:

7 LES PIÈGES DU TRAVAIL DE GROUPE -Par manque de confiance en eux ; -Par incapacité à argumenter et convaincre. -Par manque de confiance en eux ; -Par incapacité à argumenter et convaincre. Les avantages du travail de groupe peuvent se trouver inhibés si lon nest pas suffisamment attentif à certains pièges. Certains, malgré de meilleures idées que la majorité du groupe se rangent du côté de lopinion générale parce quils ne savent pas résister à la pression exercée par le groupe : Certains, malgré de meilleures idées que la majorité du groupe se rangent du côté de lopinion générale parce quils ne savent pas résister à la pression exercée par le groupe :

8 LES PIÈGES DU TRAVAIL DE GROUPE Le groupe peut être tenté dadopter une solution qui lui semble satisfaisante mais qui, trouvée trop rapidement, na pas fait lobjet dune réflexion suffisante ; Le groupe peut être tenté dadopter une solution qui lui semble satisfaisante mais qui, trouvée trop rapidement, na pas fait lobjet dune réflexion suffisante ; Certains peuvent vouloir faire passer leur point de vue avant la recherche dune solution optimale ; Certains peuvent vouloir faire passer leur point de vue avant la recherche dune solution optimale ; Certains, doués pour sexprimer en public, peuvent exercer une influence plus importante que dautres, moins doués sur le plan de la communication, mais plus compétents ; Certains, doués pour sexprimer en public, peuvent exercer une influence plus importante que dautres, moins doués sur le plan de la communication, mais plus compétents ; Le groupe peut être tenté dadopter une solution qui lui semble satisfaisante mais qui, trouvée trop rapidement, na pas fait lobjet dune réflexion suffisante ; Le groupe peut être tenté dadopter une solution qui lui semble satisfaisante mais qui, trouvée trop rapidement, na pas fait lobjet dune réflexion suffisante ; Certains peuvent vouloir faire passer leur point de vue avant la recherche dune solution optimale ; Certains peuvent vouloir faire passer leur point de vue avant la recherche dune solution optimale ; Certains, doués pour sexprimer en public, peuvent exercer une influence plus importante que dautres, moins doués sur le plan de la communication, mais plus compétents ; Certains, doués pour sexprimer en public, peuvent exercer une influence plus importante que dautres, moins doués sur le plan de la communication, mais plus compétents ;

9 LES PIÈGES DU TRAVAIL DE GROUPE Le manque de temps et le manque de précision du sujet à traiter peuvent entraîner des oppositions inutiles ; Le manque de temps et le manque de précision du sujet à traiter peuvent entraîner des oppositions inutiles ; La difficulté de réagir de manière constructive quand des opinions divergentes apparaissent ; La difficulté de réagir de manière constructive quand des opinions divergentes apparaissent ; Le manque de temps et le manque de précision du sujet à traiter peuvent entraîner des oppositions inutiles ; Le manque de temps et le manque de précision du sujet à traiter peuvent entraîner des oppositions inutiles ; La difficulté de réagir de manière constructive quand des opinions divergentes apparaissent ; La difficulté de réagir de manière constructive quand des opinions divergentes apparaissent ; Tous ces pièges sont plutôt orientés sur le travail de réflexion du groupe

10 PIÈGES LIÉS AUX PRISES DE DÉCISIONS DANS LE GROUPE Décision prise par un seul individu Décision prise par un seul individu Cest celui qui a le plus de pouvoir qui prend la décision Avantage : simplicité et rapidité Inconvénient : démotivation du groupe Décision par indécision Décision par indécision Décision prise plus par hasard que par analyse Inconvénient : la solution ne sera pas optimale Décision prise par un clan Décision prise par un clan Risque de démotivation des personnes situées hors du clan Décision prise par un seul individu Décision prise par un seul individu Cest celui qui a le plus de pouvoir qui prend la décision Avantage : simplicité et rapidité Inconvénient : démotivation du groupe Décision par indécision Décision par indécision Décision prise plus par hasard que par analyse Inconvénient : la solution ne sera pas optimale Décision prise par un clan Décision prise par un clan Risque de démotivation des personnes situées hors du clan

11 PIÈGES LIÉS AUX PRISES DE DÉCISIONS DANS LE GROUPE Décision prise sans opposition Décision prise sans opposition Le problème est de savoir si le manque dopposition est du à une réelle unanimité ou à la forte influence dune ou plusieurs personnes Le problème est de savoir si le manque dopposition est du à une réelle unanimité ou à la forte influence dune ou plusieurs personnes Décision prise à la majorité Décision prise à la majorité Ce type de décision permet davancer rapidement mais il renforce les oppositions Ce type de décision permet davancer rapidement mais il renforce les oppositions Décision par consensus Décision par consensus -Cest le mode de décision qui tient le plus compte des points de vue divergents -Il renforce la cohésion du groupe et la motivation -Cest le plus difficile à appliquer Décision prise sans opposition Décision prise sans opposition Le problème est de savoir si le manque dopposition est du à une réelle unanimité ou à la forte influence dune ou plusieurs personnes Le problème est de savoir si le manque dopposition est du à une réelle unanimité ou à la forte influence dune ou plusieurs personnes Décision prise à la majorité Décision prise à la majorité Ce type de décision permet davancer rapidement mais il renforce les oppositions Ce type de décision permet davancer rapidement mais il renforce les oppositions Décision par consensus Décision par consensus -Cest le mode de décision qui tient le plus compte des points de vue divergents -Il renforce la cohésion du groupe et la motivation -Cest le plus difficile à appliquer

12 FONCTIONNEMENT DES GROUPES Toutes les interventions dans un groupe peuvent être classées dans lune des catégories suivantes : Fonctions de production Fonctions dinhibition Fonctions de régulation

13 FONCTIONS DE PRODUCTION DANS UN GROUPE Ce sont toutes les interventions qui contribuent à faire avancer le travail du groupe Poser des questions adaptées au sujet ; Poser des questions adaptées au sujet ; Donner son opinion ; Donner son opinion ; Orienter la discussion ; Orienter la discussion ; Assurer la fonction de rapporteur ; Assurer la fonction de rapporteur ; Proposer des solutions ; Proposer des solutions ; Ramener la discussion sur le sujet ; Ramener la discussion sur le sujet ; Demander lavis du groupe ; Demander lavis du groupe ; … Poser des questions adaptées au sujet ; Poser des questions adaptées au sujet ; Donner son opinion ; Donner son opinion ; Orienter la discussion ; Orienter la discussion ; Assurer la fonction de rapporteur ; Assurer la fonction de rapporteur ; Proposer des solutions ; Proposer des solutions ; Ramener la discussion sur le sujet ; Ramener la discussion sur le sujet ; Demander lavis du groupe ; Demander lavis du groupe ; …

14 FONCTIONS DE RÉGULATION DANS UN GROUPE Ce sont toutes les interventions qui contribuent à faciliter les relations entre les participants : Rapprocher les points de vue opposés ; Rapprocher les points de vue opposés ; Soutenir certaines personnes qui peuvent avoir des difficultés pour sexprimer ; Soutenir certaines personnes qui peuvent avoir des difficultés pour sexprimer ; Faire parler ceux qui ne participent pas ; Faire parler ceux qui ne participent pas ; Permettre à chacun de sexprimer sans être coupé ; Permettre à chacun de sexprimer sans être coupé ; … Rapprocher les points de vue opposés ; Rapprocher les points de vue opposés ; Soutenir certaines personnes qui peuvent avoir des difficultés pour sexprimer ; Soutenir certaines personnes qui peuvent avoir des difficultés pour sexprimer ; Faire parler ceux qui ne participent pas ; Faire parler ceux qui ne participent pas ; Permettre à chacun de sexprimer sans être coupé ; Permettre à chacun de sexprimer sans être coupé ; …

15 FONCTIONS DINHIBITION DANS UN GROUPE Ce sont toutes les interventions qui freinent le travail du groupe. Ces interventions résultent du comportement individualiste des participants : Ne penser quà samuser ; Ne penser quà samuser ; Dominer la discussion ; Dominer la discussion ; Critiquer systématiquement ; Critiquer systématiquement ; Attaquer les personnes ; Attaquer les personnes ; Manipuler le groupe ; Manipuler le groupe ; « Faire lenfant » « Faire lenfant » Couper la parole ; Couper la parole ; … Ne penser quà samuser ; Ne penser quà samuser ; Dominer la discussion ; Dominer la discussion ; Critiquer systématiquement ; Critiquer systématiquement ; Attaquer les personnes ; Attaquer les personnes ; Manipuler le groupe ; Manipuler le groupe ; « Faire lenfant » « Faire lenfant » Couper la parole ; Couper la parole ; …

16 TRAVAIL DE LANIMATEUR DANS UN GROUPE Favoriser les fonctions de production ; Favoriser les fonctions de production ; Éviter les fonctions dinhibition ; Éviter les fonctions dinhibition ; Développer les fonctions de régulation ; Développer les fonctions de régulation ; Organiser la réunion ; Organiser la réunion ; Respecter le temps imparti ; Respecter le temps imparti ; Effectuer la synthèse de la réunion Effectuer la synthèse de la réunion Conclure la réunion Conclure la réunion Planifier la prochaine réunion Planifier la prochaine réunion … Favoriser les fonctions de production ; Favoriser les fonctions de production ; Éviter les fonctions dinhibition ; Éviter les fonctions dinhibition ; Développer les fonctions de régulation ; Développer les fonctions de régulation ; Organiser la réunion ; Organiser la réunion ; Respecter le temps imparti ; Respecter le temps imparti ; Effectuer la synthèse de la réunion Effectuer la synthèse de la réunion Conclure la réunion Conclure la réunion Planifier la prochaine réunion Planifier la prochaine réunion …

17 TRAVAIL DE LANIMATEUR DANS UN GROUPE Lefficacité dun groupe de travail est étroitement lié à la capacité des individus à faire passer leurs propres besoins après les objectifs du groupe Si le rôle de lanimateur est prépondérant, il importe que chacun soit conscient des comportements qui peuvent gêner le travail dans le groupe

18 LES FREINS AU TRAVAIL DE GROUPE Vouloir commander tout le monde Vouloir commander tout le monde -désir de dominer la discussion ; -Interruptions constantes ; -Bouderies si le groupe ne choisit pas notre solution Ne penser quà samuser Ne penser quà samuser Toutes les discussions sont tournées à la rigolade sans jamais être prises au sérieux Toutes les discussions sont tournées à la rigolade sans jamais être prises au sérieux Vouloir commander tout le monde Vouloir commander tout le monde -désir de dominer la discussion ; -Interruptions constantes ; -Bouderies si le groupe ne choisit pas notre solution Ne penser quà samuser Ne penser quà samuser Toutes les discussions sont tournées à la rigolade sans jamais être prises au sérieux Toutes les discussions sont tournées à la rigolade sans jamais être prises au sérieux

19 LES FREINS AU TRAVAIL DE GROUPE Critiquer et « pinailler » constamment Critiquer et « pinailler » constamment Aucune approche constructive des idées émises, toutes font lobjet de critiques négatives ne permettant pas au groupe de progresser Attaquer les autres Attaquer les autres Les remarques sont agressives et se traduisent par des remarques désobligeantes sur les interventions des autres Critiquer et « pinailler » constamment Critiquer et « pinailler » constamment Aucune approche constructive des idées émises, toutes font lobjet de critiques négatives ne permettant pas au groupe de progresser Attaquer les autres Attaquer les autres Les remarques sont agressives et se traduisent par des remarques désobligeantes sur les interventions des autres

20 LES FREINS AU TRAVAIL DE GROUPE « Faire lenfant » « Faire lenfant » Ce comportement se traduit par le désir de monopoliser lattention des autres membres du groupe Manipuler le groupe Manipuler le groupe Lobjectif nest plus de travailler sur un problème commun, mais de satisfaire un besoin personnel Se replier sur soi même Se replier sur soi même Cette attitude se traduit par un manque de participation au travail du groupe « Faire lenfant » « Faire lenfant » Ce comportement se traduit par le désir de monopoliser lattention des autres membres du groupe Manipuler le groupe Manipuler le groupe Lobjectif nest plus de travailler sur un problème commun, mais de satisfaire un besoin personnel Se replier sur soi même Se replier sur soi même Cette attitude se traduit par un manque de participation au travail du groupe