14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 1 Présentation du projet BFC aux Unités de Recherche

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 2 Sommaire  Pourquoi changer le SI financier et comptable  Les options retenues  Le projet BFC  Un outil adapté  La cible  Les laboratoires  Les impacts  L’accompagnement

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 3 Pourquoi changer le système d’information  Des évolutions du contexte  En interne : modernisation gestion financière et comptable du CNRS Nouveau cadre budgétaire et comptable (NCBC) Protocole de modernisation  En externe : accompagner les réformes en cours LOLF Loi de sécurité financière (consolidation et certification des comptes) La création de l’ANR, la loi de programme pour la recherche etc.  Un système actuel obsolète et peu évolutif qui ne peut répondre à ces nouvelles exigences

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 4 Pourquoi changer le système d’information  Disposer d’une information - exhaustive et fiable, «auditable» en interne, comme en externe - alimentée et partagée par l’ensemble des acteurs du CNRS  à destination - des dirigeants et des gestionnaires de l’établissement, - du Parlement, des ministères, des responsables de programme, de la Cour des comptes, des citoyens, etc.

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 5 Sommaire  Pourquoi changer le SI financier et comptable  Les options retenues  Le projet BFC  Un outil adapté  La cible  Les laboratoires  Les impacts  L’accompagnement

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 6 Les options retenues  Un système à 2 composantes, conçu pour minimiser les impacts sur les laboratoires :  BFC-E -une application basée sur une « solution intégrée », -pour satisfaire les besoins d’information de l’établissement (siège et DR)  le maintien d’ XLAB pour la gestion des crédits des laboratoires - avec les adaptations indispensables pour permettre les échanges avec BFC-E

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 7 Sommaire  Pourquoi changer le SI financier et comptable  Les options retenues  Le projet BFC  Un outil adapté  La cible  Les laboratoires  Les impacts  L’accompagnement

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 8 Un outil adapté BFC : « Budget, Finances et Comptabilité »  Un outil adapté pour :  exécuter et suivre le budget,  retracer la situation financière et patrimoniale,  améliorer la gestion de l’établissement  Un outil intégré et évolutif  Intégré : capable de communiquer avec les autres composantes du système d’information du CNRS (SIRH, Labintel, Partenariat, etc.)  évolutif : susceptible de répondre aux évolutions organisationnelle et réglementaire relatives à la Recherche et à l’Enseignement supérieur

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 9 La cible  Doter les différentes entités du CNRS (siège, DIR, DR, UR) d’un nouveau système d’information financier et comptable  Une démarche progressive en deux temps  une première étape, limitée aux échelons central et régional - échéance 1er janvier 2007  une deuxième étape, tournée vers les laboratoires - lancement des travaux au cours de l’année 2007

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 10 Sommaire  Pourquoi changer le SI financier et comptable  Les options retenues  Le projet BFC  Un outil adapté  La cible  Les laboratoires  Les impacts  L’accompagnement

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 11 Les impacts  rappels sur les phases de la dépense  la commande  le service fait  la facture  les origines de crédit  les missions  les référentiels  la fin d’exercice 2006

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 12 ENGAGEMENT = commande  comptable  juridique LIQUIDATION  constatation du service fait  détermination ou vérification du montant de la dette MANDATEMENT (devient Prise en Charge avec BFC)  (pièces justificatives jointes à l’appui des mandat) PAIEMENT  visa des dépenses  prise en charge  opération de paiement Chez l’ordonnateur Chez le comptable RAPPEL DES MODALITES D’EXECUTION DE LA DEPENSE

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 13 La commande Xlab (1/2)  Pour le CNRS, principe du « tout xlab » retenu  Tous les crédits des laboratoires et des DR sont gérés sous Xlab  Les lignes commandes sont les éléments de base de BFC  Les lignes commandes sont transmises et partagées avec BFC  Les commandes ne sont jamais modifiées dans BFC, elles restent modifiables dans Xlab  BFC impose un lien fort entre la commande, la livraison et la facture (à l’exception des commandes prévisionnelles)  La commande doit être exhaustive et complète  elle doit être détaillée ligne par ligne La qualité et la complétude des données de la commande dans Xlab est essentielle car elle conditionne la qualité des données financières et comptables de BFC

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 14 La commande Xlab (2/2)  Toutes les commandes (hors vacation) sont saisies sous Xlab  Il existe deux types de commandes : prévisionnelle ou classique  commande "classique" : commande d'achat dont la saisie du service fait est obligatoire  commande prévisionnelle : commande dont le montant n’est pas anticipable de manière exacte, et qui peut aussi être récurrente  Le code nomenclature est renommé en code famille  A partir du code famille sera déduit le compte d’imputation comptable

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 15 Le service fait (1/2)  Le module « livraison » d’Xlab est renommé « en service fait »  L’utilisation du module « service fait » est obligatoire pour les commandes non prévisionnelles  Comptabilité des droits constatés  Les lignes de service fait  Sont initialisées à partir des lignes commandes  Sont transmises à BFC-E et peuvent être rejetées par BFC-E  Conditionnent la saisie de la facture

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 16 le service fait (2/2)  XLAB et BFC contrôlent automatiquement que « Q réceptionnées ≤ Q commandées ».  Comptabilisation automatique des charges à payer au fil de l’eau à l’intégration du SF.  Consommation des CP à hauteur de la valeur HT de la quantité réceptionnée.

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 17 La facture  Le "mandatement" devient "prise en charge"  Retour de la facture vers Xlab lors de la prise en charge de la facture dans BFC  Remplacement de la date de mandatement par la date de prise en charge  Lien entre le service fait et la facture  Les lignes de la facture doivent être « réceptionnées » => le service fait doit être saisi pour les lignes facturées des commandes classiques  La quantité facturée doit être inférieure ou égale à la quantité réceptionnée  Possibilité de saisir les factures en délégation (service facturier)

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 18 Les origines de crédits  Codification des origines de crédit  Code de gestion 1 correspond à l’adresse analytique  Code de gestion 2 correspond au compte budgétaire  Évolution de l’arborescence afin de :  différencier les dotations globales (enveloppes uniques) sur subvention d’état et sur ressources propres  suivre les contrats de recherche et les autres opérations à justifier, dans les mêmes conditions qu’aujourd’hui

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 19 Les missions  Pour une mission  La commande payable à un tiers devra être saisie dans le module commande  Les frais remboursable à l’agent missionnaire seront saisis avec le module mission  Gestion des avances faite par BFC  Mission Convocation Administration Centrale (FMCAC) saisie sous Xlab

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 20 Périmètre du module MISSION  Module MISSION  Module ACHAT  Dépenses relatives au marché « mission » (paiement au profit du prestataire carte logée)  Frais de matériel et de recherche sur le terrain  Frais de changement de résidence  uniquement les remboursements de frais aux agents Absence de lien entre les frais remboursables à l’agent et les frais à régler aux tiers : coût global d’une mission non connu

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 21 Les référentiels fournisseur, agent et marché, UF/OT  Un référentiel unique et centralisé pour les fournisseurs (dans BFC-E)  Le n° SIRET du fournisseur est obligatoire  La référence fournisseur BFC-E est mise à jour dans la fiche fournisseur d'Xlab  Un référentiel unique et centralisé pour les agents CNRS (dans SIRHUS)  Le n° INSEE de l’agent (15 pos.) est obligatoire  Pour les agents non CNRS, l’identifiant agent est renseigné dans Xlab et transmis à BFC-E  La référence fournisseur BFC-E est mise à jour dans la fiche fournisseur d'Xlab  Un référentiel unique pour les marchés  Impossibilité de saisir ou de modifier un marché pour le CNRS  La numérotation des marchés est modifiée (non significative sur 11 positions)  Le référentiel des UF/OT est dans Xlab et est transmis à BFC-E

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 22 La fin d’exercice 2006  Fin d’exercice faite avec la version actuelle d’Xlab (V5.1)  Commandes « en cours » reprises dans la BFC avec la version V6 Xlab interfacée avec la BFC

14 décembre 2006 Délégation Normandie Page : 23 Accompagnement des gestionnaires Xlab  1500 laboratoires à former + utilisateurs Xlab en délégations et en services centraux  2400 gestionnaires  Réactivation du Réseau des formateurs (environ 120 formateurs)  Recensement des formateurs disponibles / par délégation  Séminaire des mars  Information et formation des formateurs  Formation des gestionnaires Xlab en région  Par le réseau des formateurs  Dernier semestre 2006 et 1 er semestre 2007  Une « feuille de route » listera l’ensemble des actions à effectuer dans le laboratoire pour préparer le passage à Xlab V6 et BFC au 01/01/07