Plan de passation des marchés Dec 2010 1

Planification de la passation des marchés Une planification précise et réaliste, et un ordre de priorité des besoins sont: Une condition préalable essentielle pour l’efficacité de la passation des marchés Un outil clé pour le suivi de l’exécution des projets La passation des marchés conformément à de bonnes pratiques prend du temps et le processus comprend plusieurs étapes La préparation et l’élaboration sont des étapes cruciales pour la réussite de la passation des marchés

Planification de la passation des marchés Lors de la négotiation de chaque projet, l’emprunteur/le bénéficiaire doit établir, en consultation avec le FIDA, un plan de passation des marchés d’une durée de 18 mois, comprenant, au minimum, pour chaque activité: la description succincte de chaque activité d’achat qui sera entreprise au cours de la période la valeur estimative la méthode de passation des marchés à adopter le mode d’examen que le FIDA appliquera

Planification de la passation des marchés Quand il existe des modèles nationaux de plans de passation des marchés, que le FIDA considère comme acceptables, il convient d’utiliser ces modèles À défaut de tels modèles, le FIDA adopte ceux de toute autre institution financière internationale auxquels l’emprunteur/le bénéficiaire est habitué et qui sont utilisés pour d’autres projets L’emprunteur/le bénéficiaire est tenu d’actualiser fréquemment le plan pour prendre en compte tout changement apporté au projet ou au calendrier L’examen par le FIDA du plan de passation des marchés et son avis de non objection sont obligatoires dans le cadre de tous les accords de financement supervisés directement par le FIDA

La passation des marchés au démarrage Caractéristiques souhaitables du plan de passation des marchés Structure idéale Cohérence avec les objectifs du projet et le plan de travail annuel Estimations financières correspondant au PTBA et à l’allocation globale de fonds Méthodes de passation des marchés en conformité avec le cadre réglementaire Calendrier réaliste des activités de passation des marchés

Examen du plan de passation des marchés (1) Structure idéale Le plan initial couvre une période de 18 mois (12 mois ensuite) et indique pour chaque opération: La catégorie financière, la composante et le taux de financement La méthode de passation des marchés L’estimation du coût et des quantités L’obligation d’examen par le FIDA La durée prévue de l’ensemble du processus Les opérations d’achat sont regroupées par catégorie (fournitures/ travaux/ services) pour chaque composante Dans chaque catégorie, les opérations d’achat sont groupées en lots codés pour accroître la concurrence et l’efficacité, et obtenir ainsi de meilleurs prix , Plan de passation des marchés type et modèles

Examen du plan de passation des marchés(2) Cohérence avec les objectifs du projet et le plan de travail annuel Procurement actions are relevant to project objectives La nature et la quantité des fournitures/travaux/services sont-elles conformes au rapport de préévaluation (tableaux détaillés des coûts)? La nature et la quantité des fournitures/travaux/services sont-elles cohérentes avec les activités prévues dans le plan de travail annuel? Estimations financières correspondant au budget annule et à l’allocation globale de fonds Le coût estimatif de chaque opération d’achat est raisonnable Les estimations des coûts sont correctement reflétées dans le budget annuel Les coûts estimatifs entrent dans les limites de l’allocation globale de fonds du projet (par catégorie de dépense)

Examen du plan de passation des marchés (3) Méthodes de passation des marchés en conformité avec le cadre réglementaire Conformité avec l’ accord de financement et/ ou la LE Conformité avec les directives du FIDA et la réglementation nationale Calendrier réaliste des activités de passation des marchés La durée prévue de chaque opération d’achat (de la préparation du dossier d’appel d’offres à la signature du marché) est réaliste Les dates prévues de livraison des fournitures/ travaux/ services sont compatibles avec les objectifs physiques énoncés dans le PTBA

Examen du plan de la passation des marchés Cohérence Cohérence générale: la nature et la quantité des fournitures/ travaux/ services correspondent-elles généralement à la nature des activités/composantes du projet conformément au rapport de conception? Cohérence avec le PTBA la nature et la quantité des fournitures/ travaux/ services semblent-elles correspondre aux activités prévues dans le PTBA? Les coûts du marché sont-ils adéquats et pris en compte dans le budget? Groupage du marché Le marché est-il goupé systématiquement et logiquement en fonction des catégories de prestations (fournitures/ travaux/ services)? Dans chaque catégorie, les articles analogues ou en rapport ont-ils été goupés en un lot unique quand cela était possible et logique? Le groupage a-t-il été opéré de manière à faciliter l’utilisation de la méthode de passation des marchés la plus concurrentielle, la plus efficace et assurant le meilleur rapport qualité-prix? Signaler en particulier le “fractionnement” (par exemple, plusieurs petits lots identiques destinés à contourner le seuil des méthodes d’appel à la concurrence); le groupage limitant la concurrence par le rattachement de fait d’une série de marchés au profit de l’attributaire du premier marché (par exemple, premier lot séparé pour la livraison de machines, suivi de lots futurs pour les pièces de rechange et la maintenance)? 9

Examen du plan de passation des marchés Méthode de passation des marchés La sélection de la méhtode de passation des marchés est-elle conforme aux dispositions de l’annexe 4 de l’accord de financement et/ou de la LE? Calendrier de passation des marchés Les estimations temporelles indiquées (pour la méthode de passation des marchés individuels) semblent-t-elle réalistes? Le calendrier de passation des marchés est-il , cohérent avec les calendriers d’exécution prévus dans le PTBA (la livraison des fournitures, travaux et services correspond-elle aux objectifs physique énoncés dans le plan de travail)?

Après le plan de passation des marchés – le marché Teneur du marché – tous les livrables, le calendrier, les délais, les rapports axés sur les résultats et les résultats attendus, avec des indicateurs mesurables La gestion du marché – le suivi et la supervision sont essentiels Exécution du marché – Le marché n’est complètement exécuté que lorsque le produit de qualité satisfaisante qui est fait l’objet est livré à la date fixée

Merci