États financiers des projets et rapports trimestriels Dec 2010 1

Introduction Le FIDA est investi d’un rôle fiduciaire consistant à garantir que les fonds qui lui sont confiés sont utilisés pour l’objet auquel ils sont destinés Les procédures de comptabilité et d’audit des projets doivent être fondées sur les meilleures pratiques en vigueur sur le marché, conformément aux directives du FIDA en la matière. Celles-ci garantissent la responsabilité et la crédibilité concernant l’utilisation des fonds Les directives du FIDA exigent que tous les projets tiennent des comptes et conservent des archives (séparément ou dans le cadre d’un fonds commun) Ces comptes doivent être audités par un auditeur indépendant chaque année et dans un délai déterminé (normalement 6 mois) Dans la mesure du possible, il convient de recourir aux systèmes nationaux

États financiers des projets (EFP) Objectif Fournir des informations sur la situation financière, les résultats et les flux de ressources du projet Contitions d’établissement Ils sont établis conformément: aux normes internationales d’information financière (IFRS) (www.ifrs.org) aux normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) (comptabilité d’exercice ou de caisse) (www.ipsas.org) aux normes nationales, si elles garantissent un minimum d’informations Ces normes définissent les informations à communiquer et la façon de les présenter Comptabilité de caisse (enregistrement au moment où l’argent est effectivement dépensé/encaissé) ou d’exercice (enregistrement au moment de l’engagement juridique indépendamment des opérations de caisse) au choix, à condition qu’elle soit appliquée de façon cohérente

États financiers des projets (EFP) Bonnes pratiques minimales d’information Dépenses – par catégorie/composante suivant accord juridique, de préférence par comparaison avec le budget Entrées de fonds et utilisations – informations séparées sur les entrées d’origines différentes Notes sur les comptes – notamment normes comptables utilisées, soldes bancaires détaillés, immobilisations, financement de contrepartie État concernant les DR –en USD et/ou DTS, annuel et cumulatif Situation des fonds en DTS – cumulative Relevé et rapprochement du Compte spécial

Comptabilité et rapports financiers Comptes/rappports mensuels États des recettes et dépenses – par catégorie/composante suivant accord juridique, plus flux de ressources, examen des dépenses effectives par rapport au budget Rapprochement compte spécial et comptes bancaires – tous les comptes Immobilisations, plan de formation, demandes de retrait - reçu/présenté Divers Regrouper les données provenant des districts et celles de l’UGP Plans de sauvegarde et de continuité des opérations Systèmes de classement adéquats - Juridiquement, les archives des projets doivent être conservées pendant 10 ans après la clôture

Comptabilité et rapports financiers Rapports trimestriels Examen de l’état d’avancement du projet par rapport au PTBA – points saillants/ conseils d’apprentissage État de l’origine et de l’utilisation des fonds Utilisation des fonds par activité du projet (à l’apppui de l’origine/utilisation des fonds) Rapport sur l’état d’avancement physique – produits physiques Rapport sur l’état d’avancement physique – État d’avancement des grands travaux et services Rapport de suivi de la passation des marchés – exposé et tableaux Le FIDA n’a pas de modèle prescrit pour les rapports trimestriels – Celui de la Banque mondiale est conseillé

Modèle de rapport trimestriel (Banque mondiale) Exemple d’un projet dans le domaine de l’éducation comportant d’importantes activités de construction, d’achat d’équipement et de formation. L’état relatif à l’origine et à l’utilisation des fonds comprend une prévision de trésorerie pour les 6 mois suivants, destinée à faciliter la planification et le suivi du projet. L’état d’avancement physique est suivi par unité de produit, lorsque c’est possible, et par marché/chantier pour les activités de construction. Examen de l’état d’avancement du projet Origine et utilisation des fonds Utilisation des fonds par activité du projet Rapport sur l’état d’avancement physique Rapport sur la passation des marchés Tableaux de suivi de la passation des marchés Source: WB FMR Pages 17-24 (Annex A Sample)

Présentation des états financiers des projets du FIDA (EFP) – Rapport annuel Informations sur le projet et résultats Exposé des responsabilités en matière de gestion du projet Rapport de l’auditeur indépendant État des recettes et dépenses/recettes et paiements (par catégorie) État des recettes et dépenses/recettes et paiements (par composante) Bilan (si comptabilité d’exercice) État comparatif du budget et du montant effectif État relatif aux opérations et au rapprochement du compte spécial RD – état relatif aux demandes de retrait – annuel et cumulatif Situation des fonds (en DTS) Notes sur les états financiers

EFP – Notes sur les états financiers Informations minimales préconisées: Base de rapport Conformément aux principes comptables sous-jacents de référence, les notes sur les états financiers d’une entité doivent : Présenter toute information sur la base utilisée pour l’établissement des états financiers Fournir des informations supplémentaires non présentée sur les états financiers Règles comptables importantes Base d’établissement Comptabilité de caisse Opérations en devises

EFP – Notes sur les états financiers Budget – base du budget Soldes caisse/fonds Paiements directs Fonds de contrepartie du gouvernement Autres fonds provenant de donateurs Autres recettes Actifs non courants (aux fins d’information seulement) Passation des marchés annuelle Affectation et utilisation des fonds du financement Rapprochement des fonds décaissés par le FIDA et des fonds reçus par le projet

Logiciels de comptabilité pour les projet du FIDA Analyse des capacités Dépenses par composante et catégorie suivant accord juridique Dépenses par bailleur de fonds Capacité à éditer les états financiers conformément aux règles comptables du gouv./FIDA/IPSAS Utilisation des avances par prestataire de services et personnel dûment expérimenté pour faciliter le suivi Soldes bancaires détenus par des prestataires de services Engagements excédant la facturation/les factures effectives Informations pour le contrôle budgétaire visant à garantir que les dépenses ne dépassent pas les plafonds fixés Rapprochement bancaire utilisant le système Sommes à recevoir sous forme de demandes de réapprovisionnement en cours et de tout remboursement éventuellement dû par le gouvernement Formulaire de demande de retrait automatiquement produit par le système Suivi du plan de passation des marchés e contrats

Merci