Formation décisionnelle Module BI10 – Initiation JOUR 4

Présentation de Smartview 1 Présentation de Smartview

Présentation de Smartview Une fois SmartView installé, un nouvel onglet apparaît au niveau des applications office Lorsqu’une connexion est active, l’onglet Oracle BI EE apparaît également Permet de publier une vue réalisée avec le concepteur vers OBIEE Si la vue contient des invites, permet de changer l’option, et de mettre à jour les données Les valeurs sont remplacées par « Doit être actualisé » pour forcer la mise à jour des données

SmartView : configuration (1/2) Configuration de Smartview SmartView : configuration (1/2) Une fois Excel ouvert, cliquer sur l’onglet Smartview, puis sur l’icône « Panneau » Puis choisir « Connexions privées » et créer une nouvelle connexion

SmartView : configuration (2/2) Configuration de Smartview SmartView : configuration (2/2) Choisir le fournisseur de données Puis saisir l’URL : https://decisionnel-ecole.i-milo.fr/analytics/jbips Et enfin votre compte utilisateur classique sur i-milo

SmartView : naviguer dans le catalogue (1/2) Smartview : insérer une vue dans Excel SmartView : naviguer dans le catalogue (1/2) Une fois la connexion ouverte, le catalogue est alors disponible en lecture Seules les analyses sont visibles. En phase d’expérimentation, et sur la base école, la gestion des droits et répertoires visualisables n’est pas finalisée. NB : Il peut être nécessaire de ressaisir le nom d’utilisateur et le mot de passe

SmartView : naviguer dans le catalogue (2/2) Smartview : insérer une vue dans Excel SmartView : naviguer dans le catalogue (2/2) Permet de visualiser les propriétés du dossier Permet d’insérer toutes les vues composant l’analyse Permet d’insérer le titre (sous forme de cadre de texte) Pour insérer la vue sous forme de tableau figé. Les données restent actualisables Pour insérer la vue sous forme de pivot Excel. Le format même du tableau peut être modifié Pour ouvrir la vue avec le concepteur de vues NB : le double-clic permet également d’effectuer l’action principale L’insertion se fait à l’endroit où la cellule est sélectionnée

SmartView : insérer une vue Smartview : insérer une vue dans Excel SmartView : insérer une vue L’insertion d’une vue intègre le tableau ou le graphique dans Excel. Il est alors possible d’utiliser les onglets standards d’excel pour faire des modifications (mise en forme des valeurs, ou de changer de mode de représentation). Exemple de vue graphique dans OBIEE Graphique généré dans Excel

SmartView : cas particulier des tables pivot Smartview : insérer une vue dans Excel SmartView : cas particulier des tables pivot Les tables pivot Excel sont des tableaux croisés dynamiques. Lorsque ce mode d’insertion est choisit, le tableau peut être modifié comme dans OBIEE (position des champs dans les colonnes, les lignes…)

Exercice 1 – Insérer une vue Tableau croisé dynamique Exercice 1 – Insérer une vue Insérer les vues d’une analyse Insérer la vue « âge, sexe, par niveau » de l’analyse J_1erAccueil_Age_Sexe_parNiveau (dans la mallette nationale) Redimensionner les colonnes Modifier une vue importée Sur l’analyse précédente, ajouter une mise en forme conditionnelle Modifier un chiffre Mettre à jour les données Ajouter le graphique de l’analyse P_Jeunes_Age_Sexe_parNiveau_2 (répertoire __Formation) Modifier le mode de représentation du graphique

Corrigé – Insérer une vue (1/3) Smartview : insérer une vue dans Excel Corrigé – Insérer une vue (1/3) Résultats Conseils Sélectionner une cellule dans la feuille Excel Sélectionner la vue (attention au nommage des vues pour les retrouver) Puis sélectionner « Insérer  » ou double-cliquer Redimensionner les colonnes Par défaut, l’analyse est non contextualisée (sans filtres)

Corrigé – Insérer une vue (2/3) Smartview : insérer une vue dans Excel Corrigé – Insérer une vue (2/3) Résultats Conseils Sélectionner les chiffres du tableau, puis choisir une mise en forme conditionnelle Choisir un jeu d’icônes, et éventuellement modifier la règle Le tableau est mis à jour Quand vous modifiez un chiffre, et que vous cliquez sur le bouton « actualiser », les chiffres modifiés sont mis à jour

Exercice 2 – Insérer une vue pivot Tableau croisé dynamique Exercice 2 – Insérer une vue pivot Insérer les vues d’une analyse en tant que Pivot Refaire l’exercice précédent en insérant une vue pivot Inverser âge et sexe Puis passer le sexe au niveau des lignes (après le niveau) Créer le graphique correspondant (via excel)

Corrigé – Insérer une vue pivot Smartview : insérer une vue dans Excel Corrigé – Insérer une vue pivot Résultats

Corrigé – Insérer une vue pivot Smartview : insérer une vue dans Excel Corrigé – Insérer une vue pivot Résultats

SmartView : Utiliser le concepteur de vues Smartview : utiliser le concepteur de vues dans Excel SmartView : Utiliser le concepteur de vues Le concepteur permet de créer une vue d’une analyse de la même manière que sous OBIEE, en choisissant le type de vue (table, graphique, …), les sections, lignes, colonnes, …. La publication de la vue vers le catalogue ne fonctionne que pour des vues créées avec le concepteur de vues

Exercice 3 – création d’une analyse depuis le concepteur de vue Tableau croisé dynamique Exercice 3 – création d’une analyse depuis le concepteur de vue Créer une analyse depuis le concepteur de vue au format table de pivot (tableau croisé dynamique) En mesure : Nombre d’entrées en dispositif En ligne : par nom de dispositif En colonne : par sexe En filtre de page : année, échelon du dispositif Créer le graphique correspondant Publier la vue vers le catalogue et vérifier depuis l’outil décisionnel le contenu du tableau

Corrigé – Concepteur de vues Smartview : insérer une vue dans Excel Corrigé – Concepteur de vues Résultats Conseils Cliquer sur créer une vue Choisir « table de pivot » Faire glisser les éléments dans les lignes, colonnes, mesures et filtres de page

Corrigé – Concepteur de vues Smartview : insérer une vue dans Excel Corrigé – Concepteur de vues Résultats Conseils Générer le tableau Tester les filtres du tableau croisé dynamique Cliquer sur le tableau croisé dynamique, et insérer un graphique

Corrigé – Concepteur de vues Smartview : insérer une vue dans Excel Corrigé – Concepteur de vues Résultats Conseils Cliquer sur « Publier la vue » Enregistrer la vue dans les dossiers partagés Ouvrir le portail décisionnel, puis retrouver la vue créée

SmartView : Utiliser Powerpoint Smartview : importer des vues dans Powerpoint SmartView : Utiliser Powerpoint Le fonctionnement avec Powerpoint est le même  Choisir ou créer une connexion privée via le panneau  Naviguer dans le catalogue

SmartView : Quelques conseils Smartview : utiliser le concepteur de vues dans Excel SmartView : Quelques conseils Pour faciliter le partage, vous pouvez faire un répertoire « Smartview » dans votre répertoire de ML, et uploader les fichiers Excel travaillés Pensez à indiquer qu’il faut mettre à jour les données Idéalement, pour garder les mises en page, utiliser un onglet « sources » pour récupérer les données Certains tableaux de bord nationaux seront réalisés avec Smartview, pour avoir plus de liberté sur les mises en page => allez les retrouver sur le catalogue

Exercice 4 – mise en page d’un tableau enrichi avec des objectifs Smartview : utiliser le concepteur de vues dans Excel Exercice 4 – mise en page d’un tableau enrichi avec des objectifs Créer un fichier excel avec un onglet « objectifs » Indiquer un objectif pour chaque dispositif national par an Rajouter un onglet « sources » Avec le concepteur de vue, créer un tableau « simple » qui propose les entrées en dispositif par nom de dispositif, échelon de dispositif, année, et structure de rattachement du jeune Rajouter un onglet « bilan » Créer un tableau pour chaque dispositif qui propose le nombre d’entrées, rappelle les objectifs, et calcule l’avancement Uploader le fichier sur le catalogue (ne pas confondre avec la publication de la vue)

Corrigé – Mise en page d’un tableau enrichi avec des objectifs Smartview : insérer une vue dans Excel Corrigé – Mise en page d’un tableau enrichi avec des objectifs Résultats 1- Onglet « objectif » 2- Création de la vue 3- Onglet « source »

2 Travaux pratiques

Travaux pratiques Travaux pratiques A partir de vos rapports fréquents, essayez de reconstituer : Les analyses nécessaires Les tableaux de bord nécessaires Enregistrez-les dans le répertoire « __Formation », puis créez un répertoire avec vos initiales pour pouvoir les réimporter par la suite.

3 Ce qu’il faut retenir

Ce qu’il faut retenir sur le décisionnel Ce que vous savez faire : L’aide sur le modèle de données (répertoire « AIDE ») Utiliser le plugin Smartview pour Excel Le guide utilisateur qui donne des explications sur l’utilisation de l’outil décisionnel L’utilisation du pluggin Smartview a les avantages suivants : Les fiches utilisateurs, qui donnent un descriptif pas à pas sur des exemples précis Mise en page possible grâce aux fonctionnalités d’Excel Croisement des données issues de l’outil décisionnel avec des sources externes Le dictionnaire de données, qui présente tous les champs du modèle de données par dimension Pour en savoir plus : Permet de rechercher un champ du modèle de données rapidement avec un Ctrl+F Les aides et documentations : l’aide en ligne, le e-learning, l’aide d’OBIEE Le fichier de mapping P3-imilo, qui présente la correspondance des champs entre i-milo et P3 Le partage d’expertise avec la communauté Bluekiwi Permet de retrouver le nom d’un champ en connaissant celui de P3.