Présentation du module « Comitologie » Fonds social européen Séminaire Ma Démarche FSE Présentation du module « Comitologie » PARIS, 16 avril 2015 la Journée "ma-demarche-fse" est cofinancé par le Fonds social européen dans le cadre du PON «Emploi et Inclusion» 2014-2020 1

Présentation du module Comitologie Introduction Préparation Avis Procès verbal du comité Historique Séminaire 16/04/2015 2

Introduction Qui a les droits pour accéder à ce module ? Les profils « chef de service » et « administrateur de service » ont, par défaut, des droits de consultation et de création / modification sur le module comité. Seul le chef de service a le droit « validation du comité ». Si c’est un gestionnaire qui gère le module « Comité » pour le service, l’administrateur de service doit lui ajouter les droits suivants : Consultation du comité ; Gestion du comité ; Saisie des avis du comité. Séminaire 16/04/2015

Process : Pour cela, l’administrateur doit aller dans « Administration » puis « gestion des collaborateurs », sélectionner le gestionnaire souhaité, cliquer sur « gestion des droits » et enfin sur le menu déroulant à côté du bouton « Ajouter une fonctionnalité ». Séminaire 16/04/2015

Sélectionner les droits voulus à partir du menu déroulant : Process (suite) : Sélectionner les droits voulus à partir du menu déroulant : Et cliquer sur le bouton « Ajouter une fonctionnalité » Ce nouveau droit vient s’ajouter à la liste des fonctionnalités disponibles. Séminaire 16/04/2015

Les OI ont accès au module, ils peuvent préparer le comité mais ne peuvent pas inscrire les opérations à l’ordre du jour tant que leur subvention globale n’est pas programmée. Séminaire 16/04/2015

1. Préparation Création du comité et informations générales Inscription des membres Inscription des opérations à l’ordre du jour du comité Editions Séminaire 16/04/2015

Focus sur la création d’un comité rétroactif si rattrapage Séminaire 16/04/2015

Inscription à l’ordre du jour Il existe deux façons d’inscrire une opération à l’ordre du jour : Par le gestionnaire via l’onglet opération Par le responsable du comité dans le module directement. Les opérations peuvent être inscrites à l’ordre du jour d’un comité dès lors qu’elles sont en statut « recevables ». Leur instruction dot être validée au plus tard la veille du comité. Vous pouvez récupérer l’ordre du jour dans l’onglet « Edition ». Ce document est pré-rempli en fonction des opérations que vous avez inscrites à l’ordre du jour, mais reste modifiable. Focus sur le respect des dates d’inscription des opérations à l’ordre du jour d’un comité. Séminaire 16/04/2015

Inscription d’une demande de subvention globale à l’ordre du jour d’un comité Une demande de subvention globale ne pourra être inscrite à l’ordre du jour d’un comité que si la demande est en statut instruit. Pour cela, il faut télécharger le fichier du rapport d’instruction signé de la demande de SG dans le module d’instruction. A partir de la liste des subventions globales, il faut cliquer sur l’icône document. Séminaire 16/04/2015

Il convient ensuite de cliquer sur l’onglet instruction Puis de cliquer sur modifier Séminaire 16/04/2015

Et enfin de télécharger le RI signé et de sauvegarder Séminaire 16/04/2015

Editions MDFSE édite automatiquement l’ordre du jour et les fiches synthétiques des opérations inscrites à l’ordre du jour sous forme d’un zip. La fiche synthétique reprend les éléments essentiels d’une opération (principales actions et résultats attendus, publics cible, calendrier et plan de financement). L’invitation au comité et la feuille d’émargement signée des participants au comité doivent être téléchargées dans ce module afin de respecter la piste d’audit. Attention, MDFSE ne fait pas d’envoi automatique des pièces présentes dans MDFSE aux membres du comité. Séminaire 16/04/2015

2. Avis Vous devez reporter l’avis qui a été donné en comité pour chacune des opérations : Avis possibles : Favorable Ajournement Défavorable Non présentation en comité [Déprogrammation (évolution à venir)] Focus sur l’opération ajournée : la main est redonnée au porteur une fois que le PV signé est chargé. Une évolution est prévue permettant de figer les avis du comité afin de les rendre définitifs et de redonner plus rapidement la main au porteur, sans attendre le PV signé. Séminaire 16/04/2015

3. Procès Verbal 1. Edition du PV : MDFSE génère un document que vous pouvez compléter. 2. Téléchargement du PV signé Il convient de le signer et de le télécharger à nouveau dans MDFSE. 3. Envoi des notifications Pour l’instant, c’est au service gestionnaire d’écrire la notification, de la signer et de la télécharger dans MDFSE après envoi au porteur. Il est prévu que ces notifications soient éditées automatiquement par MDFSE et envoyées au gestionnaire (en format word pour modification). Après signature et envoi au porteur, le gestionnaire devra la télécharger dans MDFSE. Séminaire 16/04/2015

4. Historique Cet onglet retrace toutes les actions intervenues sur le comité Séminaire 16/04/2015

Merci de votre attention Séminaire 16/04/2015