Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 29 et mardi 30 novembre 2010 Atelier n° 15 Information médicale et qualité : le cas des soins palliatifs Information médicale et système documentaire Principes et application au cas des soins palliatifs Docteur Jérôme FRENKIEL, Responsable Information Médicale – Unité d’Information Médicale – Groupe Hospitalier Cochin – Hôtel DIEU – Broca – AP – HP jerome.frenkiel@cch.aphp.fr – 01 58 41 20 18 / 01 58 41 31 54

Contexte général Le PMSI et la T2A : un dispositif complexe, multiaxial, en perpétuelle évolution, et donc : Une documentation externe volumineuse, hétérogène, et en perpétuelle évolution : Dispositif réglementaire : PMSI, T2A, facturation, archives médicales et dossier patient, droits du patient, informatique médicale… Documentation technique et référentiels (opposables) Recommandations et avis divers (non opposables) Documentation juridique (contrôles), de plus en plus présente Et nécessité de tenir à jour en permanence toutes les composantes de ce dispositif technique

Contexte local Le service d’Information médicale d’un centre hospitalier universitaire : le Groupe hospitalier Cochin – Hôtel Dieu - Broca Centre hospitalier engagé, dans le cadre de son Plan stratégique, dans une démarche d’Assurance qualité concernant l’Information médicale Dont les axes de développement actuels sont : Le codage professionnalisé des diagnostics selon une méthode industrielle (PRIMAQ) La protocolisation systématique de l’ensemble des tâches du service d’information médicale avec mise en place d’une traçabilité Et la mise en place d’un système documentaire : « Ensemble structuré et organisé de documents de nature différentes » (ISO FD S99-131)

Cadrage de la démarche Un système documentaire conçu dans une vision industrielle En l’absence de retours d’expériences publiés sur le thème des systèmes documentaires en Information médicale Et donc démarche ex nihilo Au service d’une réorganisation systématique des activités du service également dans une démarche industrielle Appropriation du modèle classique du système documentaire de la Science de la qualité Et démarche de conformité vis-à-vis de trois normes ISO : 9001-2008 (Systèmes de management de la qualité – Exigences) XPCEN/TS 15224 (Services de santé – Systèmes de management de la qualité) FD S99-131 (Concepts et recommandations pour la mise en place et l’amélioration d’un système documentaire dans des établissements de santé) Avec l’objectif à terme d’une certification

Mise en place Début de la démarche en mai 2010. Elaboration d’une procédure de gestion documentaire Définition d’un périmètre de l’information Définition des catégories de documents (structure) Collecte centralisée systématique, mais empirique à ce stade, de l’ensemble des documents internes et externes appartenant au périmètre défini Numérisation systématique des documents Identification selon des règles de nomenclature, incluant le versionning Répertoire des documents, précisant leur champ et les dates de validité Stockage structuré selon la structure préalablement définie (structure double « en miroir » afin de séparer les documents actifs des documents obsolètes) Mise à disposition de l’équipe du service d’Information médicale des documents inclus et de leur répertoire

Bilan d’étape Etat des lieux au 1er novembre 2010 : 135 documents ont été répertoriés et nomenclaturés, selon les catégories suivantes : 1- Documents internes (produits par le service) : Procédures et protocoles relatifs aux processus impliquant le service d’Information médicale (y compris activités transversales avec d’autres services) Documents relatifs au fonctionnement du service (organigrammes fonctionnels, relevés de décisions…) 2- Documents externes : Textes réglementaires (décrets, arrêtés, circulaires) Documentation technique réglementaire (guides méthodologiques, manuels des GHM…) Recommandations (ex. sociétés savantes, GMSIH…) Documents issus de l’Administration interne (Groupe hospitalier, Siège AP-HP) Nomenclatures et classifications (CIM, CCAM, CDARR, GHM et GHS…) Bibliographie scientifique et technique Jurisprudence (contrôles de l’Assurance et avis de l’ATIH)

Perspectives Continuer à collecter les documents externes Normaliser les documents internes (y compris la présentation) Elaborer un catalogue raisonné des éléments documentaires stables (nomenclatures, réglementation tarifaire et technique…) : passer de l’approche empirique initiale à une vision normative Mettre en place une veille documentaire relative à ces éléments Croissance très rapides des protocoles et procédures internes (plusieurs centaines à court-moyen terme) Question du support informatique : « low-tech » (répertoires partagés, tableur), application commerciale (ex. BlueMedi), ou développement spécifique ?

Le cas des enregistrements « Document présentant les résultats obtenus ou la preuve de la réalisation d’une activité » (NF EN ISO 9000) Des enregistrements sont actuellement générés dans trois contextes : Traitement algorithmique systématique des incohérences de RSS, dans le cadre du groupage de ces RSS Traitement algorithmique systématique des atypies de codage (DATIM / NESTOR) Suivi de production des synthèses médicales dans le cadre du codage professionnalisé (centralisé) (logiciel spécifique PROQUAL) et, à terme, gestion des non-conformités du contenu des synthèses médicales dans la même application Ces enregistrements ne sont pas répertoriés en tant que tels dans le système documentaire selon les règles mentionnées ci-dessus, mais néanmoins en sont partie intégrante Ils sont essentiels pour la mise en œuvre de la démarche PDCA : analyse statistique des non-conformités => actions correctrices sur le processus de production

Application : informations relatives aux soins palliatifs (1) Les soins palliatifs renvoient au système documentaire de l’Information médicale selon plusieurs axes : Documents relatifs à la définition et à l’exercice des soins palliatifs. Exemples : CIRCULAIRE N°DHOS/O2/2008/99 du 25 mars 2008 relative à l' organisation des soins palliatifs CIRCULAIRE N°DHOS/O2/O3/CNAMTS/2008/100 du 25 mars 2008 relative au référentiel national d'organisation des réseaux de santé en soins palliatifs Lits identifiés en soins palliatifs : recommandations du groupe de travail AP-HP (Direction de la Politique Médicale, AP-HP, avril 2006) Documents relatifs au codage des soins palliatifs et à leur tarification : Guide méthodologique de production des informations relatives à l’activité médicale et à sa facturation en médecine, chirurgie, obstétrique et odontologie (Bulletin officiel n° 2010/5bis) Arrêté du 10 février 2010 modifiant l’arrêté du 19 février 2009 relatif à la classification et à la prise en charge des prestations d’hospitalisation pour les activités de médecine, chirurgie, obstétrique et odontologie et pris en application de l’article L. 162-22-6 du code de la sécurité sociale Arrêté du 27 février 2010 fixant pour l’année 2010 les éléments tarifaires mentionnés aux I et IV de l’article L. 162-22-10 du code de la sécurité sociale et aux IV et V de l’article 33 modifié de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2004 Saisines de l’Agence technique de l’information sur l’hospitalisation relatives aux contrôles réalisés dans le cadre de la tarification à l’activité des établissements de santé - Avis relatifs aux règles de hiérarchisation et de codage des informations médicales - Rapport annuel relatif à la campagne de contrôle 2007 portant sur les données d'activité de l'année 2006 (ATIH, juin 2009)

Application : informations relatives aux soins palliatifs (2) Mais aussi selon des documents de source interne : Fiche d’inclusion en soins palliatifs (CLUD, février 2009) Distinction soins palliatifs et lits dédiés Protocoles de codage des diagnostics pour les Unités cliniques concernées (Unité d’information médicale – Groupe hospitalier Cochin) Note relative au codage et au groupage des soins palliatifs (Unité d’information médicale – Groupe hospitalier Cochin – 19 mai 2010) Sans oublier la gestion des enregistrements : Erreurs de codage (décentralisé) ou non-conformités des synthèses médicales (centralisé) Recherche de séjours relevant potentiellement des soins palliatifs mais non identifiés comme tels Nécessité d’une concertation et d’une coopération entre l’Unité mobile, les services de soins et l’Unité d’information médicale sur la formalisation des pratiques et la gestion des documents en relation avec celle-ci.

Conclusion Mettre en œuvre un système documentaire en Information médicale : Démarche peu répandue actuellement Mais indispensable pour ce type d’activité, compte-tenu de la complexité du champ, de la rapidité de l’évolution de ses référentiels, et du volume ! (potentiellement de l’ordre d’un millier de documents à terme) La démarche est indissociable de la mise en œuvre d’une organisation et de méthodes de type industrielles Au stade actuel de la montée en charge, les méthodes classiques sont parfaitement adaptées au contexte