REUNION DES GESTIONNAIRES Lundi 21 NOVEMBRE 2011

Ordre du jour 9H00 – 9 H30 M.Younis HERMES - Ouverture de la réunion 9 H30 – 9H45 Présentation du calendrier de clôture de l’exercice - Isabelle PAVARD  9H45 – 10H15 Principes de rattachement des charges à l’exercice - Notion de « Service Fait » - M. PONZO-PASCAL Mise en service des équipements - Régine DEMOULIN 10h15 – 10H45 Dialogue de gestion – Notions d’engagé et de réalisé - M. PONZO-PASCAL  10H45 - 11H00 Pause 11H00 – 11H30 Gestion de fin d’exercice – Les différentes préconisations – Vincent CARNEVALE 11H30 – 11H45 Consommation des crédits sur subvention d’Etat – Leslie MATHIEU Engagements individuels sur subvention d’Etat – Leslie MATHIEU  11H45 – 12h00 La politique d’achat de l'établissement - L'offre UGAP - Isabelle PAVARD  12H00 – 12h15 Questions diverses

Calendrier de fin d’exercice

Les dates à retenir 29/12/2011 Derniers transferts des flux X.Lab vers BFC, (commandes et services faits) 02/01/2012 Derniers transferts des flux BFC vers X.Lab et remontée des crédits sur subvention d’Etat 20/01/2012 Mise à disposition des flux d’initialisation des bases Xlab 21/01/2012 Mise en place des crédits 23/01/2012 Redémarrage de l’exercice et reprise des échanges X.Lab/BFC

Après la clôture… LA DATE DE CLOTURE DANS XLAB EST LE 29/12/2011 – Après cette date vous ne pourrez plus : Effectuer d’extractions Modifier les commandes et factures 2011 Toutes vos saisies prennent la date de 2012

Rappel : Les améliorations attendues … La qualité des enregistrements comptables et plus particulièrement ceux liés au service fait Le correct rattachement des charges à l’exercice. La constatation des dépenses à la date du service fait (et non à la réception de la facture) La mise en application d’une gestion publique rénovée, favorisant des taux de consommation de crédits plus élevés

LES CHARGES A PAYER

Les charges à payer P. xx Le terme « charges à payer » concernent les opérations de fonctionnement et les immobilisations Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et présenter une image fidèle du patrimoine et de la situation financière et du résultat. La procédure de rattachement des charges et des produits à l’exercice résulte du principe d’indépendance des exercices. Les charges à payer au titre d’un exercice sont les charges qui ont donné lieu à un service fait au cours de l’exercice, mais qui n’ont pas été comptabilisées avant la clôture de ce dernier. Intervenant l Service

Les charges à payer La notion d’ordonnancement relève des unités (livraison du bien et/ou réalisation de la prestation). L’aspect comptable relève du SFC

Les charges à payer Remarques - motifs de comptabilisation de la charge : Dépense non mandatées à la clôture de l’exercice mais enregistrement du « service fait » et pièces justificatives reçues Absence de pièce justificative (facture non parvenue du fournisseur) mais enregistrement du « Service fait ».

Exemples de comptabilisation de charges à payer P. xx Estimation des consommables (électricité, chauffage...)sur la base des factures précédentes . Le montant figurant sur les pièces matérialisant le service fait (bon de livraison chiffré) . Le bon de commande (après vérification du service fait) Le montant du mandat (ordonnance) non validé par le comptable. Intervenant l Service

LE SERVICE FAIT

Le service fait Références réglementaires : D,1962 Instr, DGCP 07/2003, note CNRS Sur « la certification du respect des obligations par le fournisseur » Il existe néanmoins des paiements dérogatoires avant « service fait »… ex :avances, arrhes, abonnements, acomptes marchés… La certification : Conformité à la commande, bon de livraison ou bon d’intervention à conserver dans chaque dossier La date du service fait : Au plus tard 2 jours ouvrés à compter de la livraison ou de l’exécution de la prestation de service s’il n’y a qu’un simple bon de commande. Au maximum 15 jours après réception ou réalisation s’il y a un contrat (art 23 CCAG). Lorsque les fournitures sont altérables, la date du service fait correspond à la date de livraison.

LA MISE EN SERVICE DES EQUIPEMENTS

Mise en service des équipements P. xx Notion de « Service Fait » - Rappel Document(s) à utiliser – Notion de cession Application aux contrats Europe, ANR… Modalités pratiques dans X.Lab Intervenant l Service

MISE EN SERVICE DES EQUIPEMENTS SERVICE FAIT MISE EN SERVICE DES EQUIPEMENTS SFC - DR12 - 21 novembre 2011 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 16 16

Le « service fait » Le « service fait » est le critère de rattachement des charges à l’exercice L’enregistrement du « service fait » permet de justifier des dépenses de certains contrats : ANR Contrats européens La date du «  service fait » permet de constater l’ éligibilité de la dépense SFC - DR12 - 21 novembre 2011 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 17 17

La saisie du « service fait » Le laboratoire a un rôle essentiel car ce sont les gestionnaires qui ont la connaissance du service fait Pour les commandes d’achats standard, les vérifications quantitatives et qualitatives sont rapides, la date de service fait à saisir dans Xlab est celle portée sur le bon de livraison, ou bon d’intervention S’assurer de la livraison du bien et de sa conformité : Bon de livraison présent avec tampon d’arrivée ou annotation de l’acheteur Absence de BL : traçabilité de la réception du bien (mail) Dissocier la saisie du « service fait » de la saisie de la facture : Saisir la date réelle de livraison Transférer quotidiennement les lignes « service fait » de Xlab vers BFC SFC - DR12 - 21 novembre 2011 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 18 18

La mise en service des équipements La date de mise en service est la date à laquelle l’immobilisation est opérationnelle et en état de fonctionner. Cette date constitue la date de démarrage du calcul des amortissements. Pour les matériels standard : les dates de service fait et de mise en service sont la date de livraison : le bon de livraison est la pièce justificative du service fait et de la mise en service. Pour les matériels complexes supérieur à 50 000€ : Dans le cadre des marchés, le PV d’admission vaut attestation de service fait : ce PV d’admission est la pièce justificative. Lien utile : http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/FI/inventaire.htm SFC - DR12 - 21 novembre 2011 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 19 19

DIALOGUE DE GESTION SFC - DR12 - 21 novembre 2011 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 20 20

Dialogue de gestion : Notions d’engagé et de réalisé. Respect du nouveau cadre budgétaire compatible avec la LOLF : Principe de fongibilité asymétrique et regroupements fonctionnels des dépenses par agrégats, suivant la ventilation SE,RP, TGIR, TGE… Les EPTP : équivalents temps plein travaillés Des indicateurs de performance (COR)

Dialogue de gestion : Notions d’engagé et de réalisé. Regroupement fonctionnel des dépenses : A Fonctionnement courant, B Fournitures et équipements scientifiques, valorisation, C Missions, déplacements, colloques et communication D Informatique E Immobilier F Action sociale G Subventions

Structure organisationnelle : CNRS Rattachement du groupe analysé : REFERENTIEL BUDGETAIRE - EXERCICE 2011 - Dépenses réalisées (Hors comptes budgétaire NA dépenses de personnel rémunérés sur subvention d'Etat) Perimètre financier : 9000 Exercice : 2011 Type d'exécution : Centre Financier Structure organisationnelle : CNRS Rattachement du groupe analysé : 0012 Groupe analysé : Unité X Utilisateur : EXPLOITATION Regroupement Fonctionnel de dépense Libellé de regroupement fonctionnel de dépense Subvention d'Etat Ressources Propres Total dont TGE-TGIR SE dont TGE-TGIR RP dont Total TGE-TGIR dont Agregat 1 SE (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 1 RP (Hors TGE-TGIR) dont Total Agregat 1 (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 2 SE (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 2 RP (Hors TGE-TGIR) dont Total Agregat 2 (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 3 SE (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 3 RP (Hors TGE-TGIR) dont Total Agregat 3 (Hors TGE-TGIR) A-Fonctionnement courant A1 FOURNITURES ET CONSOMMABLES DE BUREAU   A2 MOBILIER ET MATERIEL DE BUREAU A3 FLUIDES A4 AUTRES DEPENSES B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B01 ANIMALERIE, EXPERIMENTATION ANIMALE, B02 CONSOMMABLES DE LABORATOIRE B03 GAZ ET PRODUITS POUR LA CHIMIE, LA BIOCHIMIE B04 GROS EQUIPEMENTS DE LABORATOIRE B05 GROSSE INSTRUMENTATION SCIENTIFIQUE B06 OPTIQUE B07 ELECTRONIQUE / MESURES ELECTRIQUES B08 PHYSIQUE - MESURES PHYSIQUES - MECANIQUE B09 SCIENCES DE LA TERRE ET DE L'UNIVERS B10 CONSOMMABLES ET FOURNITURES D'ATELIER B11 DOCUMENTATION ET EDITION B12 HYGIENE ET SECURITE B13 VALORISATION C-Missions, déplacements, colloques et communication C1 MISSIONS, DEPLACEMENTS C2 COLLOQUES C3 COMMUNICATION, RECEPTIONS C4 ACHATS ET ENTRETIEN DE VEHICULES D-Informatique D1 ARCHITECTURE INFORMATIQUE D2 ACQUISITION DE MATERIELS D3 CONSOMMABLES ET MAINTENANCE E-Immobilier E1 ENTRETIEN ET CHARGES RELEVANT DU LOCATAIRE E2 LOYERS E3 CONSTRUCTIONS ET MAINTENANCE RELEVANT DU PROPRIETAIRE F-Action sociale F1 MEDECINE F2 RESTAURATION F3 OEUVRES SOCIALES G-Subventions G1 SUBVENTIONS G2 SUBVENTIONS Total réalisé intermédiaire (hors lignes ci-dessous) Facturation interne Charges à payer et charges constatées d'avance, extournes sur CAP et CCA non affectées Réimputations comptables et Autres non affectées Total réalisé hors dépenses de personnel sur compte budgétaire NB1 Dépenses de personnel sur compte budgétaire NB1 Total réalisé

Dialogue de gestion : Notions d’engagé et de réalisé. Notion d’engagé Engagement des crédits selon les codes famille appropriés 60% au 30/06/N 85% au 30/09/N Notion de réalisé Enregistrement du Service Fait dans XLAB Et/ou mise en paiement des factures fournisseurs

GESTION DE FIN D’EXERCICE SFC - DR12 - 21 novembre 2011 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 25 25

OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 2011

FIN D’EXERCICE GESTION A l’AIDE DE L’OUTIL DE COMPARAISON XLAB/BFC ET DES ETATS DE FIN D’EXERCICE : - ANALYSER LES COMMANDES ABSENTES (DANS XLAB OU DANS BFC). - SOLDER LES COMMANDES QUI N’ONT PLUS LIEU D’ETRE. - SUPPRIMER LES SERVICES FAITS NON FACTURES SI LA COMMANDE N’EST PLUS UTILE. - SOLDER LES OM PERMANENTS APRES INTEGRATION DE LA DERNIERE FACTURE (EN ACCORD AVEC VOTRE GESTIONNAIRE SFC) - INTEGRER LES DIFFERRENTS REJETS QUE VOUS RECEVEZ ET LES TRAITER!! .

FIN D’EXERCICE GESTION 29 DECEMBRE 2011 : - DERNIER TRANSFERT XLAB  BFC 30 DECEMBRE 2011 : - REMONTEE CREDITS EN SUBVENTION D’ETAT 2 JANVIER 2012 : - DERNIER TRANSFERT BFC  XLAB

FIN D’EXERCICE GESTION 20 JANVIER 2012 : Mise à disposition des flux d’initialisation des bases Xlab 23 JANVIER 2012 : - REOUVERTURE DES FLUX BFC   XLAB La réouverture des flux se fera au fil de l’eau et sous certaines conditions.

XLAB V11.1 AVANT LE 30 NOVEMBRE 2011: INSTALLATION DE XLAB V11.1 DANS VOS UNITES CETTE NOUVELLE VERSION D’XLAB CONTIENT : LA DATE DE FIN D’EXERCICE : 29/12/2011 UNE CORRECTION DE L’ETAT COM2 ( COMMANDES PAR ENTITES) PORTANT SUR LE LIBELLE DES COMMANDES CETTE INSTALLATION EST INDISPENSABLE POUR EFFECTUER LA BASCULE SUR LE NOUVEL EXERCICE

FIN D’EXERCICE XLAB V11.2

XLAB V11.2 Une nouvelle version du logiciel XLAB (XLAB V11.2) sera déployée à compter du 23 janvier 2012. Cette nouvelle version d’ XLAB contiendra : Le traitement de fin d’exercice : récupération du flux d’initialisation Une amélioration de l’intégration des reports pour les entités dépensières (quelque soit l’origine de l’établissement) et de certains états. Correction de l’anomalie sur le traitement des avoirs dont le montant est égal à celui de la facture.

XLAB V11.2 Les bases Xlab seront réinitialisées, sur les données CNRS, à partir d’un flux BFC, à l’ouverture de l’exercice 2012.

XLAB V11.2 LA BASCULE : 23 janvier 2011 : Les unités basculeront par vagues successives : Attendre le feu vert du Service Financier et Comptable pour installer Xlab V11.2 et basculer.

XLAB V11.2 Ouverture des flux si et seulement si XLAB = BFC OUVERTURE DES FLUX : à partir du 23 janvier 2012 L’ouverture des flux entre BFC et Xlab se fera après vérification par le Service Financier des données récupérées dans Xlab. Chaque unité devra transmettre au SFC un état permettant de vérifier que les données intégrées dans Xlab via le flux d’initialisation sont en phase avec les données BFC. Ouverture des flux si et seulement si XLAB = BFC

XLAB V11.2 Entre le 9 et le 13 janvier 2012 vous serez tous invités à une journée d’information sur les modalités pratiques de bascule 2012. Durant cette journée nous aborderons les thèmes suivants : Les modalités d’installation Xlab V11.2 La bascule de fin d’exercice La récupération du flux d’initialisation (idem que 2011) Vérification de cohérences des données récupérées dans Xlab Les évolutions d’Xlab V11.2

Consommations Crédits SE Formation financière lundi 14 mars 2011 38

Quelques rappels importants… La subvention d’Etat doit être intégralement engagée avant le 29 décembre 2011, date de fin des transferts des flux X.Lab / BFC, ceci afin d’ éviter toutes remontées de crédits. A titre indicatif, le taux d’engagement des crédits en subvention d’Etat est de 89,95% (Suivant arrêté BFC au 14 novembre 2011)

Engagements individuels sur crédits SE Vérifier dans les bases X.Lab la présence de toutes vos « dénotifications » de crédits en subvention d’Etat concernant les CDD.

Vos différents interlocuteurs… Pour toutes informations concernant les « dénotifications » de crédits SE – Contact : Laurence HUBER - Tel : 04 91 16 40 20 Pour toutes informations concernant les CDD, contact par mail à l’adresse suivante : leslie.mathieu@dr12.cnrs.fr

La nouvelle politique d’achat au CNRS L’offre UGAP

Un nouvel élément de la politique d’achat au CNRS En 2011, le CNRS prévoit comme axe majeur l’achat en masse de ses achats généraux La rationalisation des dépenses du CNRS consiste à orienter vers la centrale d’achat UGAP, un certain volume de ses achats Le 2 février 2011 une « convention de partenariat «  est signée entre le CNRS et l’UGAP

Les avantages de l’offre UGAP Permet de bénéficier des conditions tarifaires « partenaires » (initialement réservées aux Ministères puis ouverts aux grands opérateurs de l’Etat) Les conditions commerciales de l’UGAP sont plus compétitives que les conditions optimisées du CNRS auprès de ses fournisseurs habituels Aucune procédure de marché à passer pour les besoins couverts par l’UGAP

DDAI - Etude d’opportunité sur certains segments Véhicules L’offre UGAP est traditionnellement plus avantageuse pour les véhicules de tourisme et utilitaires L’achat de véhicules neufs doit obligatoirement être effectué auprès de l’UGAP Papier de reprographie éco-responsable L’offre UGAP dans ce domaine est très compétitive et répond aux objectifs de développement durable du CNRS. L’achat de papier de reprographie éco-responsable auprès de l’UGAP doit devenir la règle sauf besoins bien spécifiques non couverts par l’UGAP.

DDAI - Etude d’opportunité sur certains segments Consommables d’impression L’offre UGAP dans ce domaine est plus compétitif que les principaux fournisseurs du CNRS, à marque et référence identiques . Mobilier de bureau L’offre UGAP propose des produits en provenance de l’Europe. Il convient donc dans ce domaine de comparer au cas par cas avec les propositions des autres fournisseurs, en particulier ceux proposant une offre préférentielle au CNRS (Cf JMBruneau). Liens intranet : http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/offres/fiche-bruneau.htm

DDAI - Etude d’opportunité sur certains segments Fournitures de bureau L’offre UGAP est intéressante mais pas aussi compétitive que celles proposées par certains fournisseurs. Dans l’attente de la passation d’un marché national, il est préconisé de profiter des offres préférentielles conclues avec les fournisseurs spécialisés (Cf Lyreco et JM Bruneau) Liens intranet : http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/offres/fiche-lyreco.htm http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/offres/fiche-bruneau.htm

Familles de produits sélectionnées et mode d’emploi pour commander à l’UGAP. Adresse du site web http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/ugap/ugap_presentation.htm

Interlocuteurs UGAP en région. Anne DI LAURO Tel: 04 42 65 25 34 adilauro@ugap.fr Elisabeth MACIA – (CORSE) Tel: 04 95 21 31 13 emacia@ugap.fr