MODULE MM : GESTION DES ACHATS Le 15 janvier 2010 LES DEPENSES MODULE MM : GESTION DES ACHATS Annexe 1 LA COMMANDE EN VALEUR SIFAC 2010

SIFAC SOMMAIRE PRESENTATION 3 SCHEMATISATION 5 COMMANDE EN VALEUR 6 EDITION 14 SERVICE FAIT 17 FACTURATION 24 SIFAC

PRESENTATION Des dysfonctionnements, liés à la saisie de commandes en prestation de services, rencontrés par les Universités des vagues 2008 et 2009, ont conduit l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités…) à présenter une solution alternative applicable dès janvier 2010. Les dysfonctionnements constatés : * La mise à jour de la valeur réelle de la commande est souvent erronée dans la zone « Limites », * La mise à jour incorrecte de l’historique de la commande dans le cas de la suppression ou de l’annulation d’un service fait, * La modification du groupe de marchandises sur une commande en prestation n’entraîne pas automatiquement une correction du compte général, * L’utilisation du service fait par la transaction ML81N est moins conviviale que celle de la MIGO, * L’annulation d’un service fait en prestation de services est complexe. * L’écriture comptable d’annulation d’une facture avec écart de prix ne correspond pas à la contre-passation de la pièce d’origine. Au vue de ces dysfonctionnements, l’évolution proposée par l’AMUE porte sur le principe de l’abandon du type de poste « P » (commande en prestation de services) avec pour conséquences à court terme de la disparition de la nature « FOURN-SERV », de l’onglet « Limites » et de la transaction ML81N. On passe d’une commande en prestation de services à une commande en valeur. Cette évolution amène un changement important dans la saisie de la commande. Il faut intégrer dans cette saisie le concept «inversion quantité/prix net » où au niveau de la quantité on indiquera le montant HT de la commande et au niveau du prix net on saisira « 1 » obligatoirement. A noter que lors de l’édition de la commande, la quantité sera assurément de « 1 » et le montant indiquera la valeur saisie à la commande. En ce qui concerne la facturation, le principe peut-être déstabilisant dans le sens où les colonnes «Montant» et «Quantité» (dans l’onglet «Référence commande») affichent la même valeur alors que l’on devrait normalement retrouver le montant du service fait dans la colonne «Montant» et la quantité « 1 » dans la colonne «Quantité ». Néanmoins, il n’y a aucune conséquence sur votre budget et sur le montant engagé lors de la commande. SIFAC

NE PLUS UTILISER LE TYPE DE POSTE « P » Inversion Montant/Quantité QUANTITE PRIX NET UNITE D’ACHAT Commande en prestation de services « P » 1 Montant de la prestation de services à renseigner dans l’onglet « Limite ». UO NE PLUS UTILISER LE TYPE DE POSTE « P » Commande en valeur «standard» Inversion Montant/Quantité Quantité = valeur total HT de la commande Prix net = 1 VAL (valeur) Les avantages de cette évolution sont : La disparition des dysfonctionnements existants, La disparition de l’onglet « Limites » lors de la saisie d’une commande, La disparition de la transaction ML81N, L’annulation automatique du service fait lors de la saisie d’un avoir sur facture. A noter qu’un message bloquant s’affichera lors de l’utilisation du type de poste « P ». SIFAC

SCHEMATISATION Nous allons voir la différence entre une commande en nature d’achat « Fourniture » et une commande en nature d’achat « Services », de la saisie de la commande à la facturation. Voici 2 exemples : SAISIE DE LA COMMANDE EN ME21N COMMANDE EN « Fourniture » COMMANDE EN « Services » Dans la colonne… Je saisis… « P » « standard » « Qté » 5 « UA » PC « Prix net » 1250.32 € Dans la colonne… Je saisis… « P » « standard » « Qté » 920.00 € « UA » VAL « Prix net » 1 SAISIE DU SERVICE FAIT EN MIGO J’indique dans le champ « Qté en unité saisie »… 5 (nombre de pièces réceptionné) J’indique dans le champ « Qté en unité saisie »… 920.00 (montant du service facturé) SAISIE DE LA FACTURATION EN MIRO Quand j’indique mon n° de commande, le système affiche dans les colonnes… Montant Quantité 1250.32 € 5 Quand j’indique mon n° de commande, le système affiche dans les colonnes… Montant Quantité 920.00 € 920 SIFAC

SIFAC LA COMMANDE EN VALEUR CODE TRANSACTION : ME21N Exemple de saisie : HORS MARCHE HORS CONVENTION COMMANDE EN FONCTIONNEMENT Le principe de la commande en valeur est valable quelle que soit la nature de la commande saisie (commande sur marché, sur convention, en investissement…) SIFAC

Choisir le fournisseur. Sélectionner le type de commande désiré. Choisir le fournisseur. Dans Dans l’onglet Saisir : Organisation d’achat : UP11 Groupe acheteurs : Z01 ou Z02 ou Z03 Société : 9990 ou 4540 ou 4510 SIFAC

SIFAC Dans l’onglet Saisir : Niveau de besoin Nature de l’achat (voir manuel Dépenses) Nature : SERVICES Unité fonctionnelle ou opération (voir manuel Dépenses) Dans Si vous utilisez le type de poste « P », un message d’avertissement s’affiche à l’écran. Ce message est bloquant et la sauvegarde de la commande sera impossible. SIFAC

Cliquer sur « OK » pour confirmer le message d’avertissement Cliquer sur « OK » pour confirmer le message d’avertissement. La ligne de poste s’affiche alors comme un poste en prestation de services. Il est impossible de passer d’un type de poste « P » en un type de poste « standard ». Pour corriger cette erreur de saisie, il faut supprimer la ligne de poste. Pour cela, sélectionner la ligne de poste en cliquant sur Cliquer sur pour supprimer la ligne de poste. Cliquer sur « OUI » pour confirmer la suppression. SIFAC

Dans la colonne « I », sélectionner votre type d’imputation : Z ( fonctionnement hors convention) Dans la colonne « P », sélectionner « » standard. Dans la colonne « Désignation », saisir la référence et/ou la désignation de l’article à commander. Dans la colonne « Qté commande », indiquer le montant total HT de la commande. Dans la colonne « UA », saisir VAL. ENTREE Le système indique que le « Prix net » doit toujours être de « 1 » dans les commandes en « VAL ». Terminer la saisie de la ligne de poste en indiquant le groupe de marchandises et la division. ENTREE SIFAC

SIFAC Sélectionner le code de TVA. Dans ENTREE Dans l’onglet Indiquer le centre de coût et le domaine fonctionnel. Le domaine d’activité, le fonds et le centre financier sont dérivés automatiquement du centre de coût. ENTREE SIFAC

Ce message d’avertissement s’affiche. Ne pas tenir compte de ce message. Cliquer sur « OK ». Contrôler et sauvegarder la commande. SIFAC

Consultations des données de la commande et du budget après la saisie de la commande. Code transaction ZME2K On retrouve ici l’inversion quantité/prix du bon de commande. Le système a bien engagé la valeur TTC de la commande. Code de transaction FMAVCR01 On constate que le montant TTC de la commande a bien été réservé sur le budget. SIFAC

L’EDITION CODE TRANSACTION : SP01 SIFAC

Le système incrémente automatiquement votre nom d’utilisateur Le système incrémente automatiquement votre nom d’utilisateur. Seules les commandes de cet utilisateur s’afficheront à l’écran. Pour accéder à l’ensemble des commandes du service ou du laboratoire, laisser ce champ à blanc. Le système indique toujours la date du jour. Vous pouvez changer cette date pour afficher les commandes antérieures à la date du jour. Il est possible de saisir un intervalle de date pour élargir la sélection. Cliquer sur Cocher la commande originale à imprimer. Cliquer sur pour éditer le bon de commande. SIFAC

Le système gère correctement les postes en « VAL » dans les éditions du bon de commande. La quantité est bien de 1 et le montant correspond à la valeur indiquée sur la commande. SIFAC

CODE TRANSACTION : MIGO LE SERVICE FAIT CODE TRANSACTION : MIGO Il ne faut plus utiliser la transaction ML81N. Le système gère, que ce soit en Fourniture ou en Services, le service fait uniquement par le biais de la transaction MIGO. SIFAC

SIFAC Sélectionner les données Saisir le n° de la commande Il faut vérifier que vous êtes bien en ENTREE SIFAC

Le système rapatrie la ligne de poste saisie lors de la commande. Cliquer sur l’onglet Nous sommes dans la logique d’une commande en valeur, il est donc normal que le champ « Qté en unité saisie » indique la valeur de la commande. SIFAC

Si le montant correspond à votre prestation, ne rien modifier dans Cliquer sur pour valider votre saisie. Si le montant ne correspond pas à votre prestation, modifier le montant comme suit : Se positionner sur le champ « Qté en unité saisie » pour modifier le montant. SIFAC

SIFAC Saisir le montant HT de la prestation. Dans ce cas, j’ai réceptionné en quantité « 95,60 de prestation » qui équivaut à 95.60 € HT ( prestation de services réalisée par le fournisseur) soit 114.34 € TTC à imputer sur le budget. Cliquer sur pour valider votre saisie. SAUVEGARDER SIFAC

Consultations des données de la commande et du budget après le service fait. Code transaction ZME2K Valeur de la prestation n’ayant pas fait l’objet d’un service fait. Montant HT encore engagé sur la commande. Valeur de la prestation en attente de facturation. Montant HT restant à payer sur la commande. Code de transaction FMAVCR01 Double-cliquer sur le montant. SIFAC

Le montant TTC du service fait a été imputé sur le budget. SIFAC

CODE TRANSACTION : MIRO LA FACTURATION CODE TRANSACTION : MIRO SIFAC

SIFAC Dans l’onglet Saisir : La date de la facture, La référence de la facture, Le montant TTC de la facture, Le montant de la TVA de la facture, La désignation de la facture. Dans l’onglet Indiquer la « Date de base » : Date de départ du délai global de paiement (30j) d’où partira le calcul de l’intérêt moratoire. SIFAC

SIFAC Dans l’onglet Indiquer le domaine d’activité. Sélectionner « Facture ». Indiquer le domaine d’activité. SIFAC

SIFAC Dans l’onglet Saisir le n° de la commande ENTREE C’est tout à fait normal dans le cas d’une commande en valeur de retrouver dans la colonne « Montant » et la colonne « Quantité » la même valeur. Montant = 95.60 € HT (imputé 114.34 € TTC sur le budget au moment du service fait). Quantité = 95.60 (valeur indiquée lors de la saisie du service fait dans le champ « Qté en unité saisie »). Dans ce cas, j’ai mis en facturation 95.60 € de prestation de services (prestation facturée par le fournisseur). SAUVEGARDER SIFAC

Consultations des données de la commande et du budget après la facturation. Code transaction ZME2K Valeur de la prestation n’ayant pas fait l’objet d’un service fait. Montant HT encore engagé sur la commande. Valeur de la prestation en attente de facturation. Montant HT restant à payer sur la commande. Code de transaction FMAVCR01 Double-cliquer sur le montant. SIFAC

SIFAC Le montant TTC de la facture a été imputé sur le budget. Code de transaction ME23N Dans l’historique de la commande, le service fait (WE) et la facturation (RE-L) indiquent une quantité de 95.60 déjà « réceptionnée » ainsi qu’un montant imputé et facturé de 114.34 € TTC. SIFAC

SIFAC Code de transaction FMRP_RFFMEP1AX Montant TTC facturé, référencé en comptabilité. Montant TTC restant engagé sur la commande. Montant TTC réservé sur le budget. Montant TTC facturé et imputé sur le budget. SIFAC