Excel

Utilisation possible d ’un tableur Tenir ses comptes personnels : salaires, impôts, dépenses et recettes diverses... Tenir les comptes d'une (petite) association. Éditer divers types de plannings (classes, associations, petites entreprises...). Calculer automatiquement des états de services. Pour un enseignant : Saisir des notes calculer automatiquement des moyennes, le rang des élèves etc. Éditer des relevé₫s de notes personnalisées + PV de jury.

Feuille de calcul : les cellules Une feuille de calcul est composée de cellules. Les cellules sont organisées en tableau. Une cellule a des coordonnées dans la feuille. Par exemple A13 ou B45. Un classeur est composé de plusieurs feuilles de calcul. La casse A6 de la feuille 2 est référencée par : Feuil2!A6 Les cellules sont les constituants de base d'une feuille de calcul. Nous allons d₫tailler apr₩s ce que contient une cellule et comment la pr₫senter. Un ensemble de feuilles de calcul regroup₫s dans le m₨me document est un classeur. Les feuilles d'un m₨me classeur sont ind₫pendantes par d₫faut mais peuvent ₨tre utilis₫es conjointement si on le d₫sire (plus de d₫tail dans un prochain cours).

Le classeur Le classeur est composé de plusieurs feuilles que vous pouvez renommer, déplacer ...

Le contenu des cellules Chaque cellule peut contenir divers objets : Des nombres (entiers, ou décimaux). Du texte. Par exemple : Des noms de personnes. Des noms de produits... Des dates. Des formules qui peuvent faire référence : à des cellules de la feuille et/ou à des cellules d'une autre feuille. On notera que le r₫sultat d'une formule est un objet du type nombre, texte, date ...

Les formats des cellules On peut spécifier le format d'une cellule (menu Format). Ex. : Nombre simple, mon₫taire, etc... Ces formats sont disponibles sous plusieurs variantes. Détermine le « type » du contenu mais ne change pas la valeur. Une illustration simple de l'utilisation des formats. On voit dans ces exemples les diverses fa₤on de pr₫senter des dates par ex. Notez que l'on peut changer la « langue » du format ce qui traduit automatiquement les dates dans la langue s₫lectionn₫e. On peut aussi sp₫cifier la pr₫cision d'affichage apr₩s la virgule pour les champs num₫riques. Tout cela est disponible dans le menu Format/Cellule.

Structuration d'une feuille de calcul (1) : facture Cette feuille de calcul est tr₩s mal structur₫e: - difficile d'ajouter des articles à la facture - le taux de TVA est cabl₫ dans les formules ce qui le rend difficile à corriger

Critiques et améliorations possibles Il est important : d'avoir des feuilles extensibles de regrouper les constantes dans un tableau de bord de la feuille (la TVA dans notre cas) pour faciliter la compréhension de la feuille et les modifications on va : mettre le taux de TVA dans une cellule utiliser la valeur de cette cellule dans les formules corriger le taux de TVA Ici, on donne des informations de base sur la bonne structuration d'une feuille de calcul. Ne pas h₫siter à rappeler le principe de base vu au cours pr₫c₫dent : si une cellule à sa valeur qui d₫pend d'une ou plusieurs autres cellules, elle doit en d₫pendre automatiquement (avec une formule et pas un calcul à la main)

Copier/coller des formules : adressage relatif Ce que mémorise Excel, c'est le déplacement à faire pour aller de la case C9 : à la case C8 : une case à gauche à la case C5 : une case à gauche et 3 cases vers le haut Recopiée dans la cellule D9, on obtient : une case à gauche : C9 une case à gauche et 3 cases vers le haut : C6 La formule devient donc =C9*(1+C6) qui n'est pas celle que nous souhaitions. laisser de la place pour ajouter des articles. On explique que par d₫faut excel utilise des r₫f₫rences relatives. Le terme « d₫placement » est important car il donne une vision intuitive de la notion d'adressage relatif. 9

Structuration d'une feuille de calcul (3) La c5 s’est elle aussi déplacée Cette feuille est mieux structur₫e mais il n'est pas possible d'utiliser de copier/coller pour le calcul du prix TTC. Le transparent suivant en explique la raison et constitue le premier pas vers la notion d'adressage absolu/relatif 10

Adressage absolu : Formule souhaitée : =C9*(1+C5) Il faut donc indiquer à Excel que : C8 est bien une référence relative (un déplacement). Ainsi, C8 deviendra C9 lors du copier/coller; C5 désigne la case C5, pas la case située 1 case à gauche et 3 cases vers le haut. Ainsi, C5 sera inchangée lors du copier/coller. Solution : préfixer lignes et colonnes par $. On parle alors d'adressage absolu Notre formule devient : =C8*(1+$C$5) 11

Structuration d'une feuille de calcul : version définitive Cette version corrig₫e de notre feuille permet des ajouts par copier/coller. Il n'est pas forc₫ment inutile de r₫p₫ter les transformations subies par les formules lors du copier/coller de fa₤on à ce que les ₫tudiants le comprennent bien. Il ne faut pas h₫siter à mentionner qu'il n'est pas rare de travailler sur des feuilles ayant des centaines de lignes. Dans ce cas, le copier/coller est vital.

Manières de désigner une case dans une formule : En désignant sa position par rapport à la case courante. On indique le déplacement qu'il faudrait faire pour rejoindre la case. On parle d'adressage relatif. C'est le mode d'adressage par d₫faut. En désignant la case par ses coordonnées. Cette désignation est indépendante de la cellule courante. On parle alors d'adressage absolu. Il faut utiliser le symbole $ pour cela. Il est possible de traiter distinctement lignes et colonnes et d'avoir la colonne en adressage relatif et la ligne en adressage absolu. Un r₫sum₫ qui a pour seul int₫r₨t de rappeler le vocabulaire L'exemple d'adressage diff₫rent sur ligne et colonne viendra plus tard.

Adressage absolu vs adresse relatif : intérêt Permet de contrôler le comportement d'Excel lors des copier/coller de formule. Ne sert donc que lors de copier/coller. Dans de grands tableaux, c'est une fonctionnalité indispensable.

Exemple : calcul du coût de reprographie (1) On souhaite calculer le coût trimestriel des travaux de reprographie. Les travaux peuvent être de 3 sortes: photocopie NB, photocopies couleur ou reliures. Pour chaque trimestre et chaque type de travail, on souhaite avoir : le prix HT et TTC. pour chaque trimestre, on souhaite avoir le prix total HT et TTC.

Exemple :calcul du coût de reprographie (2)

Exemple : calcul du coût de reprographie (3) : formules L'ajout d'un nouveau trimestre se fait par copier/coller des deux colonnes du trimestre. Cela explique que la formule de la cellule E8 soit =D8*$C8. Le $ devant le C est là pour que quand on la recopie en H8, le formule devienne : =G8*$C8 Pas de $ devant le 8 de $B8 pour qu'une recopie vers le bas fonctionne ($B8 devient alors $B9) Les formules de sommes pr₫voient que l'on puisse ins₫rer des nouveaux types de travaux (=> ligne 16)

Les macros (1) Une macro permet d'automatiser les tâches de routine. Permet d'enregistrer et de rejouer une série d'actions. Est désignée par son nom Peut être affectée à une séquence de touches ou à l'entrée d'un menu Une macro peut être définie dans le classeur courant ou dans Excel (accessible dans tous les classeurs). Rem : si le bouton n ’est pas visible faire Affichage/Barre d ’outils/personnaliser/arrêt de l ’enregistrement Les macros, c'est simple et bien pratique. N'h₫sitez à insister sur la simplicit₫ d'emploi et sur la comparaison avec une cam₫ra ou un magn₫tophone qui est assez parlante. 18

Les macros : utilisation L'utilisation est très proche de celle d'un magnétophone. On peut : Lancer la création d'une macro grâce au sous-menu macro du menu outils Il est possible de faire une pause dans l'enregistrement d'une macro On arrête l'enregistrement en appuyant sur le bouton stop de l'enregistreur. 19

Les macros : mode relatif ou absolu Lorsque les positions des cellules modifiées doivent être mémorisées par rapport à la cellule courante : références relatives. Lorsque les positions des cellules sont mémorisées indépendamment de la position de la cellule courante : références absolues. On passe d'un mode à l'autre à volonté à l'aide d'un bouton visible lors de l'enregistrement des macros. Relatif/absolu : le retour Il faudra utiliser l'exemple pour illustrer ₤a.

Macros Excel : programmation en VBA Une macro est une suite de commandes. Excel mémorise cette suite de commandes sous la forme d'instructions du langage de programmation Visual Basic On peut créer ou modifier une macro directement en tapant un programme visual basic C'est un travail de programmation qui sort du domaine de l'utilisation de base d'un outil bureautique

Les macros: exemple d'utilisation La macro a ₫t₫ enregistr₫e en mode "r₫f₫rences relatives" : - On s'est plac₫ en C1 - on a enregistr₫ la macro (cr₫ation des bords en gras autour des colonnes C et D) - on s'est plac₫ en E1 - on a rejou₫ la macro (₤a a mis en gras les bords ad hoc des colonnes E et F) - idem en G1 (idem : bors en gras pour les colonnes G et H) On aurait pu faire ₤a avec un copier/coller de format (cf Edition/Collage sp₫cial)

Les macros Insérer un bouton

Les macros Affecter une macro au bouton

Excel : Fonctions Avancées Fonction NB.SI Objectif : compter le nombre de cellules à l'intérieur d'une zone répondant à un critère. Syntaxe : =NB.SI(zone rectangulaire, « critère ») Exemple : =NB.SI(A1:C12; « >10 ») Fonction NB.SI : Exemple Complet On d₫sire compter le nombre de jours de présence de chaque membre d'une équipe : Nous avons d₫jà vu qu'il existe un grand nombre de fonctions pr₫d₫finies, comme par exemple les fonctions statistiques (MAX,MIN,MOYENNE...), ou la condition (SI). Nous allons en voir d'autres comme la fonction NB.SI, les fonctions sur les chaînes de caract₩res, et les fonctions de recherche.

Les chaînes de caractères Rappels Affichage à gauche (par défaut) : chaîne de caractères Affichage à droite (par défaut) : valeur numérique Exemple Les opérations ne sont pas les mêmes : Nombres : toutes les opérations numériques (+ - * / ...) Chaînes : - concaténation, - extraction de sous-chaînes, - mise en majuscules... Par d₫faut, l'affichage des chaînes de caract₩res est gauche, celui des nombre à droite. Bien sûr, on peut imposer l'affichage à gauche pour les nombres et l'affichage à droite pour les chaînes de caract₩res. La remarque pr₫cedente ne peut donc aider qu'avant la phase de mise en forme (d'où l'utilit₫ de s₫parer la phase de d₫veloppement de celle de mise en forme)

Les opérations sur les chaînes de caractères (1) Quelques fonctions sur les chaînes de caractères : CONCATENER : Met bout à bout plusieurs chaînes Syntaxe : =CONCATENER(texte1;texte2;...) Exemple : Attention aux espaces La premi₩re fonction sur les chaînes de caract₩res est l'op₫ration de concat₫nation. On dit que l'on concat₩ne deux chaînes quand on les met bout à bout. Ce n'est pas une op₫ration commutative (c'est pour cela qu'on ne peut pas donner en r₫f₫rence une zone rectangulaire), mais elle est associative.

Les opérations sur les chaînes (2) Minuscule / Majuscule Impose la casse d'un texte Syntaxe : =minuscule(Texte) Exemple : NomPropre Met en majuscule la 1re lettre de chaque mot Syntaxe : =nompropre(Texte) Les fonctions Majuscule/minuscule seront utiles lorsque l'on voudra comparer deux chaînes de caract₩res. Une lettre majuscule est diff₫rente de la lettre minuscule correspondante. Si on veut tester si deux chaînes sont identiques en dehors de la casse, il faudra les prendre toutes les deux en majuscule ou en minuscule. La fonction NomPropre est juste une fonction de mise en forme.

Les opérations sur les chaînes (3) NBCAR Compte le nombre de caractères contenus dans une chaîne (un espace est un caractère comme un autre) Syntaxe : =NBCAR(Texte) Exemple : On voit bien dans la colonne B qu'un espace est un caract₩re comme les autres.

Les opérations sur les chaînes (4) EXACT Teste si deux chaînes sont ₫gales Syntaxe : =EXACT(chaîne 1; chaîne 2) Exemple : Remarque : Sensibilité à la casse 2 chaînes vides sont égales A propos de la remarque et de la derni₩re ligne du tableau, revenir sur l'utilit₫ des fonctions « majuscule » et « minuscule ».

Les opérations sur les chaînes (5) SUPPRESPACE Supprime les espaces inutiles dans un texte Syntaxe : =SUPPRESPACE(Texte) Exemple : Rien de plus à dire ...

Les opérations SUBSTITUE : recherche une chaîne dans un texte et la remplace par une autre Syntaxe : =substitue(texte;chaîne;nouvelle chaîne) TROUVE : renvoie la position d'une sous-chaîne dans une chaîne Syntaxte : = TROUVE(chaîne ; sous-chaîne)

Trier des données (1) 2 icônes : Par défaut : trie par ligne Plusieurs colonnes : Sélectionner les différentes colonnes Les deux icônes permettent de trier une colonne par ordre croissant ou d₫croissant. Dans le cas où on a deux colonnes, qu'on veut classer suivant la premi₩re colonne, il faut absolument selectionner les deux colonnes, sinon on perd les correspondances. (il est possible aussi de classer deux colonnes suivant la deuxi₩me : aller dans le menu Donn₫es/Trier...)

Fonctions de recherche : RechercheV recherche une valeur (valeur numérique ou chaîne de caractères) dans la 1₩re colonne d'un tableau, et renvoie la valeur correspondante dans la colonne spécifiée Syntaxe : =RechercheV(valeur;zone;numéro_colonne) 1- Attention il faut que le tableau soit tri₫ plus exactement que la premi₩re colonne du tableau soit tri₫e par ordre croissant (d'où la n₫cessit₫ des fonctions de tri). 2- Si la valeur recherch₫e n'existe pas, la fonction retourne la valeur qui correspond à l'₫l₫ment juste inf₫rieur (suivant l'ordre utilis₫) à la valeur cherch₫e. Exemple : Si à la place de « corsa », on cherchait « BMW420 », l'₫lt juste inf₫rieur est « BMW320 » et la fonction retournerait « C ».

Fonctions de recherche : RechercheH Recherche une valeur (valeur numérique ou chaîne de caractères) dans la 1ére ligne d'un tableau, et renvoie la valeur correspondante dans la ligne spécifiée Syntaxe : =RechercheH(valeur; zone; numéro_ligne) 1- Là aussi, il faut que la premi₩ere ligne soit tri₫e par ordre croissant. 2- La m₨me r₩gle est mise en oeuvre dans le cas où on recherche une valeur qui n'appartient pas à la ligne : on renvoie la valeur correspondante à l'₫l₫ment juste inf₫rieur.

Fonctions de recherche : Recherche Recherche une valeur (valeur numérique ou chaîne de caractères) dans une zone, et renvoie la valeur correspondante dans une autre zone Syntaxe : =Recherche(valeur;zone_recherche;zone_sortie) Commentaire de la figure : - zone bleu : zone de recherche - zone jaune : zone de sortie Ici, la zone de recherche est une ligne. La zone de sortie peut ₨tre - soit une ligne (ne commencant pas à la m₨me colonne) - soit une colonne. Et ₤a marche ! Explication : on cherche le nombre « 13 » dans la zone bleu. C'est le 4₩me ₫l₫ment de la zone de recherche. On renvoie donc le 4₩me ₫l₫ment de la zone de sortie.

Les filtres élaborés

Les filtres élaborés Critères : et Le résultat de votre filtre

Les filtres élaborés Critère : ou Le résultat de votre filtre

Les erreurs de saisie En cas d ’erreur de saisie : Vous pouvez écrire un message d ’alerte ou d ’erreur. Sur cette exemple : Les notes sont >0 et <=20

Les grilles Insertion/Nom/Etiquette

Grille Message de Micro Excel

Grille

Boutons Affichage/barred’outils/Formulaires Bouton droit Zone de liste modifiable

boutons

boutons Renvoie la position de l ’élément sélectionné

Modèles

Affichage Rendre la feuille sans quadrillage

Affichage Outil I Options I Affichage

Faire référence à des données d’un autre fichier Classeur3 fait référence à UE1 et UE2

Référence Liée 1- sélectionner dans le fichier UE1 puis coller dans Module3 2- ou, écrire le chemin ='C:\Mes documents\Dupont\Licence administration\Notes\2002-2003\Nouveau dossier\[UE2.xls]notes'!$F$2

Un petit dictionnaire