UNIMARC : contexte institutionnel Agnès Manneheut Agence bibliographique de l’Enseignement supérieur Deuxième journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006

UNIMARC : un programme de l’IFLA http://www.ifla.org/VI/8/up.htm né en 1977 1er format MARC international (chaque pays utilisait alors son propre format : p. ex., USMARC aux Etats-Unis, UKMARC au Royaume-Uni, CAN/MARC au Canada… unifiés depuis en MARC 21) dépend de la section de catalogage de l’UBCIM 1990-2003 de l’ICABS depuis 2003 (http://www.ifla.org/VI/7/icabs.htm) au sein de l’ICABS, c’est la Bibliothèque nationale du Portugal qui est en charge d’UNIMARC  UNIMARC est une toute petite partie de l’ICABS pas d’engagement financier de la part de l’IFLA cf. manuel bibliographique, introduction, § 1.4 (en anglais, « core activity ») dans un contexte où nombre de pays utilisaient chacun leur propre format MARC – depuis, unification des formats anglo-saxons derrière marc 21, et beaucoup de pays ont cessé de maintenir leurs formats locaux pour utiliser celui de la bibliothèque du Congrès section de catalogage : dépend de div. 4 « contrôle bibliographique » ICABS : voir aussi rapports d’activité à chaque session ICABS lors des congrès de l’IFLA icabs = alliance entre 6 bibliothèques nationales qui collaborent pour aider à l’échange international de ressources bibliographiques en maintenant, promouvant, développant et testant des métadonnées, normes et formats, pour renforcer la coordination au sein de la communauté, pour organiser des séminaires et des ateliers : ainsi, Bibl. Congrès a notamment métadonnées, formats MARC et ses « dérivés » xml, ainsi que SRU-SRW, BN Australie étudie l’archivage du Web avec la BR Pays-Bas, Brit. Libr. les FRBR…) -> UNM dans ICABS, ni + ni moins que marc 21 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

UNIMARC : un programme géré par le PUC http://www.ifla.org/VI/8/puc.htm Permanent UNIMARC Committee, formé en 1991 objectif : maintenir et faire évoluer les formats UNIMARC, en cohérence avec les standards internationaux (établir des priorités de développement, examiner les propositions d’évolution, valider officiellement les modifications…) Passage de la tutelle UBCIM à ICABS mais ce qui n’a pas changé, c’est que c’est la même structure qui s’occupe, concrètement, d’UNIMARC. objectif : également, traiter les questions de promotion, d’enseignement, de recherche, ou de test du programme (The main objective of the PUC is to control the UNIMARC format in accordance with the principles of Universal Bibliographic Control. The PUC advises on all matters concerning UNIMARC including promotion, training, research, testing and priorities and strategies for development. It maintains the UNIMARC format by discussing proposals documented on behalf of UNIMARC users and officially approving changes to the format.)] 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

Organisation du PUC Composition : pas de ressources propres : 7 à 8 membres permanents « experts en UNIMARC », représentants de divers pays utilisateurs, ou non, des formats UNIMARC et membres « observateurs » (représentants de leur pays ou d’ISSN, du CERL, etc.) : pas de ressources propres : la bibliothèque nationale du Portugal assure la logistique des réunions, négociations avec l’éditeur les institutions de chaque membre du PUC subviennent aux déplacements et accordent du temps de travail (actuellement : France, Grèce, Italie, Lituanie, Portugal, Russie + représentant d’OCLC + président actuel : A. Hopkinson, auteur du manuel de 1983) observateurs : 12 maximum, en théorie mais dans les faits, peu d’observateurs régulièrement présents ; pour 2 ans personne ne travaille à temps complet sur UNIMARC, pas de secrétariat permanent d’où un risque de perte de cohérence du format 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

Fonctionnement du PUC 2 réunions par an en mars, à Lisbonne (3 jours) en août, pendant le congrès de l’IFLA (une ou deux réunions publiques de 2 h), sauf si trop de membres sont absents (déplacement parfois onéreux) quelques échanges par messagerie électronique (validation de documents, fourniture d’exemples…) la majorité du travail se fait en mars : examen des propositions d’évolution du format et discussion, validation de documents comme les guidelines, établissement de la promotion, stratégies… En août : actualisation du calendrier de travail, examen de quelques propositions d’évolution seulement si on a le temps… 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

Le travail du PUC : développement d’UNIMARC 4 formats d’échange de données dont 2 largement utilisés : Bibliographique et Autorités Classification (2001) et Exemplaires (2004) des « Guidelines » par type de ressource bibliographique, pour aider à l’interprétation et l’application des formats une « traduction » en XML du format bibliographique 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

Le principal travail du PUC : l’évolution des formats propositions de modification, d’ajout de zones, etc. : envoyées au président avant janvier examen à la réunion de mars principalement (parfois, à celle d’août)  validation, amendement ou rejet, ou renvoi pour modification de la proposition intégration des modifications dans les pages concernées des formats et ajout d’exemples rassemblement et publication de la mise à jour électronique sur le site de l’IFLA ou imprimée, par Saur ce cycle peut être long (rarement moins d’un an, plus si une proposition doit être modifiée avant un nouvel examen) le travail principal : l’élaboration, l’examen et la validation des demandes d’évolution des formats, surtout bibliographique et autorités propositions d’évolution : élaborées dans chaque pays, souvent par les membres du PUC eux-mêmes, mais il en arrive aussi par des canaux différents. Si l’amendement d’une proposition est trop complexe pour être fait en séance, la personne qui l’a faite doit élaborer une nouvelle proposition pour la réunion suivante  décision finale reportée de 6 mois ou 1 an. une fois le principe validé, il faut vérifier la formulation en anglais, fournir des exemples, relire les pages avant publication…  Noter que ce cycle est donc beaucoup plus long que celui de marc 21 (2 réunions par an, un forum actif, gestion par un comité qui regroupe MARBI (ALA), Bibliothèque du Congrès, Bibliothèque et archives du Canada, British Library, NLA, OCLC…) 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

Un travail pour le PUC : UNIMARC en XML travail de la société Bookmarc (cf. http://www.bookmarc.pt/unimarc/ ) en 2003-2004 le principe : encodage du manuel bibliographique UNIMARC en XML, format pivot, qui peut être servir à la fois pour un outil d’édition (html, pdf…) et pour un outil de validation restrictions à son utilisation en l’état : le format autorités n’a pas été concerné, non plus que la technique de l’imbrication du format bibliographique ce travail, réalisé avant la publication de la mise à jour 5, n’a pas été actualisé depuis « pour le PUC » : fait pour lui – et peut-être un travail qui lui incombera dans l’avenir 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

< > Diagnostic d’erreur xml (diap. 13) OK xslt xslt Encodage du manuel bibliographique UNIMARC (diap. 10) < > exemples du manuel xslt xslt contrôle de la validité des données édition de documentation : html, pdf… (diap. 11) notice (d. 12) NB : cet outil de contrôle peut d’ailleurs contrôler les exemples qui sont dans le manuel lui-même Diagnostic d’erreur xml (diap. 13) OK

A - Extrait de l’encodage du manuel bibliographique : la zone 011 NB : les modifi-cations de la mise à jour 5 ne sont pas prises en compte Voici à quoi ressemble l’encodage, symbolisé sur le schéma précédent par un manuel unimarc entre chevrons. On reconnaît bien les différentes parties du manuel.

B - Edition de documentation à partir du manuel en XML et de scripts de conversion XSL-T : exemple (html) de la société Bookmarc pour la zone 011 … édition de documentation, sous forme html, pdf, etc. aide à la mise en page (plus rigoureuse, souple) aide à l’édition et à la mise en ligne aide pour l’édition de traductions (on remplace le texte anglais par le texte français)

C - Exemple de notice UNIMARC XML avec une erreur : NB: référence au schéma MARC XML, développé par la bibliothèque du Congrès, mais utilisable pour d’autres formats MARC (et base de la future norme internationale marcXchange, qui devrait intégrer toutes les possibilités des divers formats MARC) la zone 200 est répétée sans $6 $7 (multiécriture…) ’il y a des erreurs dans la notice (ici : 2 fois la zone 200), cela génère un message d’erreur en xml.

D- Exemple de message d’erreur en XML généré par l’outil de contrôle NB : la structure XML de ce message doit permettre de lui appliquer d’autres « programmes » XSL-T afin, par exemple : de modifier la forme du message (lisibilité) d’établir des priorités dans les messages d’erreur de générer automatiquement l’envoi d’un courriel au(x) spécialiste(s) d’un champ, d’un type d’erreur… de traiter automatiquement certaines erreurs (ne pas importer une zone qui n’est pas reconnue, ou, dans le cas présent, vérifier si le 2e champ 200 est identique ou non au 1er, et comme c’est le cas, le supprimer de la notice, qui pourrait alors être validée). … Ici, quand l’outil a vérifié la zone 200, il a constaté qu’il y en avait 2, alors qu’elle n’est pas répétable (sauf sous conditions précises, comme la multiécriture). Un autre type d’erreur serait, par exemple, la présence d’une zone qui n’est pas compatible avec la présence d’une autre zone ou d’une valeur (par exemple, une zone réservée aux documents cartographiques si dans le label le type de document codé est « image fixe »). NB: le manuel de base peut être adapté à des contextes particuliers : on peut reprendre le fichier xml et y ajouter des contraintes, par exemple parce qu’on ne veut pas utiliser la zone 327 mais 359 pour les tables des matières. Alors l’outil renverra une erreur pour les zones 327 qui ont des dollars b, c, p, etc.

Le travail du PUC : la promotion d’UNIMARC présentations lors des congrès IFLA, sur un thème différent chaque année (cf. http://www.ifla.org/IV/index.htm , programmes des congrès ; présentations parfois traduites en français) journée d’étude internationale et rencontre d’utilisateurs UNIMARC (1re édition : Lisbonne, 20-21 mars 2006) UNIMARC forum : http://www.unimarc.org/ site ouvert en 2004 liens vers tous les documents relatifs à UNIMARC 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

NB : le site n’est pas tout à fait à jour Nombre de rubriques ne sont pas encore complètes. General Information : naissance d’UNIMARC, but, liens vers site IFLA, etc. + liste de discussion (pas très active) + comptes-rendus de réunions du PUC (mais la dernière : 2003) Partie « professionnels »: espace de travail pour membres du PUC, mais pas utilisé Formats : réf. bibliogr. chez Saur ou liens vers IFLANET « UNIMARC à travers le monde » : rubrique censée accueillir des traductions, exemples d’applications ou règles locales… mais aucun pays n’a transmis ses documents. NB : le site n’est pas tout à fait à jour

Le Comité français UNIMARC créé en 2000, à l’initiative de la FULBI et de la BnF pour assister le représentant français au PUC : dans la préparation de propositions dans l’examen des propositions étrangères et de leurs implications pour répondre aux besoins des utilisateurs français (définition de règles nationales là où le format laisse des options…) cf. http://cfu.enssib.fr/index.php NB : l’efficacité de ce travail collectif (propositions plus logiques, arguments plus solides) a servi de modèle a d’autres pays 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

La composition du CfU (1) président : le représentant français au PUC (Ph. Le Pape) utilisateurs dans les bibliothèques : experts de la BnF (Bureau de la normalisation, départements spécialisés) représentants de la FULBI bibliothèques de l’Enseignement supérieur (membres de BU ou SCD + de l’ABES ) INIST bibliothèques publiques (représentants de BM ou interurbaines + de la DLL ) …/… 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

La composition du CfU (2) …/… fournisseurs de logiciels formateurs (Enssib…) en cas de besoin (examen de propositions, traduction…), appel à des spécialistes de types de documents particuliers  cette composition variée reflète le souhait du CfU de représenter le plus largement possible les utilisateurs d’UNIMARC en France et leurs besoins … il reste des places autour de la table ! 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

Fonctionnement du CfU réunions : environ 3 par an en temps ordinaire… … mais plus lorsqu’une traduction est en cours ! lieu : BnF le travail par courrier électronique se développe pas de ressources financières : les déplacements et le temps de travail sont généralement financés par chaque institution (février : examen des propositions avant la réunion de Lisbonne ; avril-mai : compte-rendu de Lisbonne et préparation de la réunion de l’IFLA ; automne : préparation des propositions pour l’année suivante) 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel

Rôle du CfU travail sur l’évolution des formats (en ce qui concerne les documents sonores, aide d’un groupe ad hoc) examen des propositions soumises au PUC recueil de besoins en France et élaboration de propositions traduction en français des documents UNIMARC officiels promotion d’UNIMARC : journée d’information site internet du CfU rôle parallèle à celui du PUC, mais au niveau français 2e journée d’information UNIMARC, Paris, 27 octobre 2006 – le contexte institutionnel