SIFAC et les responsabilités et compétences élargies… Les agents comptables d’université, SIFAC et les responsabilités et compétences élargies…

INTRODUCTION QUELQUES ELEMENTS STATISTIQUES SUR LES AGENTS COMPTABLES ET LE DEPLOIEMENT DE SIFAC 2

Statut de l’Agent comptable d’EPSCP : Décret 2010 - 172 du 23 février 2010 modifiant le décret 98 – 408 du 27 mai 1998. Répartis en 3 catégories : Catégorie 1 : 52 Catégorie 2 : 40 Catégorie 3 : les autres établissements.

Recrutement : Inscription sur une liste d’aptitude. Proposés après candidature et entretien par le président de l’université à la nomination des deux ministres de tutelle. 71% sont issus de la « DGFIP » (ex « Trésor ») et 29% de l’AENES. 44 % sont également chefs des services financiers.

L’association des agents comptables : 106 adhérents, un forum permanent d’informations et d’échanges. Interlocuteur des deux ministères de tutelle : Carrière (statut, reclassement, listes d’aptitude, cas individuels…). Questions professionnelles : Avis et participation à l’élaboration des textes réglementaires.

Deux manifestations annuelles : Colloque de printemps : 2011 : Toulouse : « Patrimoine ». 2010 : Paris : « Universités nouvelles dimensions ». 2009 : Grenoble : « Nouveaux champs de métier de l’agent comptable ». Journée d’étude d’automne (Paris) : 2010 : Certification des comptes, retours croisés d’expérience, ACU et CAC (co-organisation avec la CNCC). 2009 : Le référentiel de contrôle interne paie des universités.

SIFAC : Système d’Information Analytique et Comptable. La « souche » : progiciel SAP. 2007 : 17 établissements participent autours de l’AMUE à la conception. 2008 : 8 établissements pilotes. 2009 : 32 implantations, 2010 : 28. 2011 : 24, puis 5 en 2012…

AVANTAGES ET INCONVENIENTS DU PASSAGE SIMULTANE A SIFAC ET AUX RCE 8

Passage RCE/Sifac simultané : avantages et inconvénients Mobilisation unique pour 2 objectifs ayant des points de croisement Levier pour accompagner le changement Tolérance aux difficultés mieux acceptée par la communauté du fait même de la prise de conscience de l’enjeu Inconvénients Trop forte sollicitation des services financiers et comptables Formation et sensibilisation des personnels aux nouveaux outils et procédures sur 2 importants objectifs concomitants Synchronisation délicate des systèmes d’information à réaliser au 1er janvier (passage Nabuco/Sifac, Astre/Winpaie, paye à façon…)

Création d’un service central de paie rattaché à la DRH Sifac et RCE à Lyon Création d’un service central de paie rattaché à la DRH intégration de toutes les composantes Création de pôles de gestion financière et…comptable intégration « douce » périmètre variable Ambition forte pour la modernisation avec des résultats mitigés 10

SIFAC ET LA NECESSITE DE PROCEDER A DES REORGANISATIONS 11

Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de l’université de Metz 12

Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de l’université de la Méditerrannée Trois rôles principaux : Gestionnaire (niveau 3) répartis entre gestionnaires polyvalents (qui n’auront pas l’outil) et les gestionnaires qualifiés SIFAC (dont les fonctions principalement financière et l’expertise après formation permettront l’utilisation directe de l’outil) 4 Plates-formes mutualisées DAF déconcentrées Chargée de réaliser les même actes de gestion sur SIFAC qu’un gestionnaire autonome de niveau 3, mais pour le compte des gestionnaires polyvalents Chargée de coordonner les tâches de rectification et de régularisation Chargée du conseil de premier niveau Service facturier unique (niveau 1) placé sous la responsabilité de l'Agent Comptable : réception, saisie des factures présentées par les fournisseurs et relation avec le fournisseur (incluant le contrôle du respect des conditions prévues aux marchés).

Cartographie des rôles – Relations Modules « métier » : Commande et missions : Recettes Marchés Traitement des régularisations (et « détricotage ») Suivi budgétaire/pilotage Gestion des contrats et suivi des projets Gestionnaire polyvalent Demande d’achat et mission hors outil Attestation service fait hors outil. Demande de facturation : hors outil? MISE EN CONCURRENCE + PUB. ADAPTEE Consultation mais pas de saisie marchés Contribution si nécessaire Consultations hors outil Demande de dépense sur contrats hors outil Gestionnaire qualifié d’unité et de département Commande ME21N, missions PR05, demandes d’acomptes Recettes : factures VA01 et VF01? MISE EN CONCURRENCE + PUB. ADAPTEE Saisie des marchés de l’unité sous SIFAC? Traitement des régul. En liaison avec pôle achat Consultation/Production de suivi budgétaire Commande sur contrats ME21N Demande de création d’éOTP hors outil Plate forme mutualisée Recettes : factures VA01 et VF01, Visa recettes ordo ZREC022 Saisie des marchés sous SIFAC (formalisés et MAPA), avances sur marché F-47 Nœud de regroupement traitement des corrections sur commande/détricotage Production de suivi budgétaire à partir extr.FMKFR01, FMAVCR01 DAF Formation et assistance fonctionnelle, cellule création des TIERS Liquidation directe des recettes de subventions Prestations internes (ME21N, VA01, VF01) Saisie des marchés formalisés et Université Coordination et support traitement des corrections sur commande/détricotage Production d’outils standardisés de suivi budgétaire (FMKFR01 et FMAVCR01) et pilotage (av.CEP) Le bureau des contrats centralise l’ouverture des contrats (transact. À préciser) Service facturier et AC Saisie des factures MIRO, Prise en charge des factures et envoi aux clients Réception des pièces marchés et règlement d’avances sur marché annulation de factures MR8M Analyse financière et compte fi Prise en charge comptable des RA toujours d’actualité?

Expérience des autres universités Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de l’Institut national polytechnique de Lorraine Expérience des autres universités Travail à partir de l’audit de l’IGAENR : diagnostics puis plan d’actions Implication de toute la communauté universitaire (décideurs, cadres, gestionnaires…) dans la modernisation de la GFC Ne pas faire un copier-coller de Nabuco Mode projet avec différents échelons de propositions et de décisions (groupes de travail, comité de pilotage, équipe de gouvernance, Président) Communication permanente (réunion, amphi, lettre mensuelle…) Travail quotidien partenarial services ordonnateurs-agence comptable Ecriture et formalisation des nouveaux processus et procédures

Bureau facturier à l’AC Logiciel compatible avec SIFAC Agrément SAP La dématérialisation des factures fournisseurs au 01/01/11 à l’Institut national polytechnique de Lorraine Les objectifs Les préalables Bureau facturier à l’AC Logiciel compatible avec SIFAC Agrément SAP Accord AMUE Mettre à disposition des gestionnaires ordonnateurs les factures numérisées Améliorer l’efficience de la chaîne GFC Limiter les photocopies Une numérisation intelligente Numérisation fulltext de masse des factures entrantes Reconnaissance automatique /fournisseurs SIFAC/vidéocodage Factures injectées dans une GED Une interface avec SIFAC Rapprochement facture / commande Validation et saisie automatique des factures dans SIFAC Gestion des litiges et différences 17

Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de Paris Diderot-Paris 7 SIFAC en 2008 : Une décision du Président (en 2007)…Etablissement pilote, mais à moyen constant. Une erreur : les meilleurs cadres étaient tous sur le projet Une faiblesse majeure : un manque de communication en interne *Une nouvelle organisation financière (service facturier) toujours contestée *Pas de pôle de gestion (sauf pour l’UFR médicale) Mais *Montée des compétences financières et comptables *Forte adhésion et implication des cadres financiers et comptables *Une traçabilité de la dépense *Une meilleure quantification du travail *Un accompagnement et une reconnaissance des cadres financiers (Politique des primes, concours…).

Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de Paris Diderot-Paris 7 RCE en 2009 *Un audit satisfaisant qui aboutit à la rédaction d’un référentiel de contrôle de paie (en collaboration avec Paris 1 et Paris 2). *Des préconisations…notamment pour ce qui concerne la gestion de la masse salariale *Choix : paie à façon  « intégrale » Aujourd’hui : *Une difficulté majeure : le déversement de la paie dans SIFAC *Toujours pas de calculateur de paie *Des délais de contrôle incompatibles avec les dates butoirs de remise de la paie à notre prestataire (RGF) *Une organisation financière à stabiliser

AGENT COMPTABLE ET CHEF DES SERVICES FINANCIERS 20

L’Agent comptable chef des services financiers (Paris Diderot) 4 grands pôles : Budget et contrôle qualité Comptabilité générale Comptabilité fournisseurs Comptabilité clients Le service des marchés publics et achats est dorénavant rattaché au DGS.

Organisation des Services Financiers en: Lyon1: séparation ordonnateur/comptable depuis 2002 Organisation des Services Financiers en: 4 pôles de gestion financière et…comptable Un service budget et recettes Un service marchés Un service partenariat: Europe, ANR, Région 22

service facturier et service fait valorisé Atténuation: service facturier et service fait valorisé l’agent comptable reste souvent l’interlocuteur des laboratoires. déclaration de TVA (délégation du Président) 23

La dualité des fonctions : une question dépassée ? La « circulaire Parly du 8 avril 2002» organisait la dualité des fonctions. La Lolf n’évoque pas la séparation des ordonnateurs et des comptables. Il est simplement question de la place des comptables publics dans le nouvel édifice (article 31).

« Une fonction comptable partagée » Services facturiers (article 35 du décret du 27 juin 2008) : Service de traitement unique des factures, placé sous la responsabilité de l’agent comptable. L’ordonnateur ne voit plus passer les factures. La constatation du service fait par l’ordonnateur va être automatiquement portée à la connaissance de l’agent comptable et vaudra signature électronique du mandat de paiement. Des écritures comptables sont donc générées directement par l’ordonnateur ( classe 6 à 4…). Le contrôle de l’agent comptable va donc s’alléger en aval, il va par contre s’étendre en amont au terme d’une analyse des risques partagée avec l’ordonnateur. « Une fonction comptable partagée »

CERTIFICATION DES COMPTES 26

La certification des comptes : Art. L712-9 du Code de l’Education : « Les comptes de l’université font l’objet d’une certification annuelle par un commissaire aux comptes ». Au titre de l’année 2009, 18 universités étaient concernées. A ce jour, 17 ont vu leur comptes certifiés, « avec réserves » (1 audit en cours) dont voici la teneur (liste établie en collaboration avec la Compagnie nationale des commissaires aux comptes).

-1- Corrections d’erreurs -2- Patrimoine immobilier mis à disposition -3- Immobilisations corporelles autres que patrimoine immobilier mis à disposition : Immobilisations en cours non justifiées -4- Amortissements -5- Provisions pour grosses réparations ne répondant pas aux critères de comptabilisation -6- Subventions d’investissement

-7- Paie à façon -8- Passifs sociaux -9- Recherche et développement -10- Comptabilisation des produits -11- Séparation des exercices -12- Non apurement des comptes d’attente -13- Provisions pour risques et charges infondées

L’AGENT COMPTABLE CONSEILLER FINANCIER DU PRESIDENT 30

L’agent comptable : conseiller financier du Président Conseil pour les marchés publics Expert économique Participation aux commissions d’appel d’offres, aide à la rédaction de documents pour les marchés publics Avis consultatif Avis et aide à la rédaction des conventions et délibérations : -à caractère financier relatives aux rémunérations en matière fiscale Participation aux instances (CA, CS, CEVU, équipe de présidence, commissions sociales…) Aide dans la fiabilité des données Aide au pilotage Réalisation de l’analyse financière / explications et transmissions régulières des indicateurs financiers (trésorerie, FDR, BDFR, CAF…) Participe à l’amélioration des processus transverses; à l’organisation du contrôle interne ; à la cohérence du système d’information 31