Formation Ouverte A Distance Base Elèves 1er degré Rentrée 2012 Mise à jour des données de BE1D par les directeurs d’école en préparation du constat de rentrée DGESCO B2.2 – DAF D2

Mise à jour des données de BE1D par les directeurs d’école. Ordre du jour Rappel du calendrier du constat de rentrée 2012 Pré-requis à la réussite du constat de rentrée Actions à mener dans BE1D par les directeurs d’école Les outils de suivi des mises à jour réalisées Zoom sur les spécificités du secteur privé Documentation support Prochains rendez-vous …

Rappel du calendrier de constat de rentrée 2012 04 septembre : Rentrée scolaire  24 septembre : Date d’observation des effectifs dans BE1D 27 septembre : Date limite de la validation des effectifs dans BE1D Date de la photo constat DECIBEL 05 octobre : Mise à disposition des fichiers DIAPRE aux SSA 15 octobre : Retour des fichiers DIAPRE à la DEPP

Pré-requis au bon déroulement du constat de rentrée 2012 IEN/ DASEN Communication auprès des directeurs d’école des circulaires et consignes de rentrée, du calendrier du constat de rentrée, Vérification des accès à BE1D de tous les directeurs d’école via leur clef de sécurité et attribution de clef aux directeurs remplaçants (SOLARIS) Suivi de la mise à jour des données réalisées par les directeurs d’école Règlement des litiges suite aux retours de la BNIE au quotidien, dès la rentrée scolaire Directeur d’école Mise à jour des dossiers élève de l’école dès la rentrée scolaire.  Ne pas attendre la date d’observation des effectifs dans BE1D et a fortiori la date limite de validation pour effectuer ces mises à jour.

Pré-requis à la comptabilisation des élèves dans le CR 2012 Constat de Rentrée Un élève est comptabilisé dans le constat de rentrée uniquement si les 3 conditions suivantes sont remplies … l’élève a fait l’objet d’une admission définitive au sein de son école, l’élève est réparti dans une classe de l’école, l’élève est titulaire d’un INE vérifié, … à la date d’observation du calendrier fixé, soit pour le CR 2012 au 24 septembre minuit.  Toutefois, à titre d’exception, les élèves admis définitivement, répartis dans une classe mais sans INE vérifié au 24 septembre minuit pourront être comptabilisés sous réserve de la validation de leur INE avant la date limite de validation des effectifs, soit le 27 septembre en 2012.

Actions à mener dans BE1D par les directeurs d’école 17 jours Enregistrer les admissions définitives des nouveaux élèves  la date d’effet de ces admissions définitives doit être comprise entre le 4 et le 24 septembre minuit Traiter les admissions définitives bloquées Supprimer les admissions acceptées non suivies d’effet Radier les anciens élèves Répartir les nouveaux élèves dans les classes

Le tableau de situation des élèves : une aide pour les directeurs d’école au suivi des mises à jour de dossier élève ... 17 jours … en ligne sur la page d’accueil de BE1D Objectif au 24.09.12 Le tableau doit afficher uniquement la ligne : <X> élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE où <X> est le nombre d’élèves présents dans l’école.

 Le directeur d’école peut passer au calcul des effectifs. Cas 1 : le directeur d’école n’a aucun dossier élève à traiter 17 jours Seule la ligne indiquant le nombre d’élèves admis définitifs, répartis et ayant un INE est visible. Le nombre d’élèves affiché correspond à l’effectif de l’école à la date du jour.  Le directeur d’école peut passer au calcul des effectifs.

Cas 2 : le directeur d’école a des dossiers élève à traiter 17 jours  Le directeur d’école doit impérativement mettre à jour les dossiers élève des élèves comptabilisés dans les lignes du tableau autres que la ligne <X> admis définitifs, répartis et ayant un INE .

Cas 2 : le directeur d’école a des dossiers élève à traiter 17 jours La mise à jour du dossier élève à effectuer par le directeur d’école découle directement de l’état administratif du dossier. Ces élèves ne font pas partie des effectifs de l’école. Ils doivent faire l’objet d’une admission définitive. Pour ce faire, le directeur procèdera à leur admission dans BE1D via le menu Elèves > Admission, avec une date d’effet antérieure au 24/09/2012. A ce jour, pour l’année scolaire en cours <X> élèves sont à l’état inscrit <X> élèves sont mis en admissibilité <X> élèves sont admis acceptés <X> élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE <X> élèves sont admis définitifs et ne sont pas répartis <X> élèves sont admis définitifs et bloqués

Cas 2 : le directeur d’école a des dossiers élève à traiter 17 jours La mise à jour du dossier élève à effectuer par le directeur d’école découle directement de l’état administratif du dossier. A ce jour, pour l’année scolaire en cours <X> élèves sont à l’état inscrit <X> élèves sont mis en admissibilité <X> élèves sont admis acceptés <X> élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE <X> élèves sont admis définitifs et ne sont pas répartis <X> élèves sont admis définitifs et bloqués Ces élèves ont leur dossier administratif à jour. Leur nombre correspond à l’effectif des élèves à la date du jour.

Cas 2 : le directeur d’école a des dossiers élève à traiter 17 jours La mise à jour du dossier élève à effectuer par le directeur d’école découle directement de l’état administratif du dossier. A ce jour, pour l’année scolaire en cours <X> élèves sont à l’état inscrit <X> élèves sont mis en admissibilité <X> élèves sont admis acceptés <X> élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE <X> élèves sont admis définitifs et ne sont pas répartis <X> élèves sont admis définitifs et bloqués Ces élèves ne font pas partie des effectifs de l’école. Ils doivent être répartis dans une classe. Pour ce faire, le directeur procèdera à leur répartition dans BE1D via le menu Elèves > Répartition.

Cas 2 : le directeur d’école a des dossiers élève à traiter 17 jours La mise à jour du dossier élève à effectuer par le directeur d’école découle directement de l’état administratif du dossier. A ce jour, pour l’année scolaire en cours <X> élèves sont à l’état inscrit <X> élèves sont mis en admissibilité <X> élèves sont admis acceptés <X> élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE <X> élèves sont admis définitifs et ne sont pas répartis <X> élèves sont admis définitifs et bloqués Ces élèves ne font pas partie des effectifs de l’école. Leur dossier élève doit être complété ou rendu unique. Pour ce faire, le directeur procèdera à la mise à jour du dossier dans BE1D via le menu Elèves > Admission > Traitement des admissions définitives bloquées.

Le tableau de suivi des inscriptions et admissions : une aide au suivi des mises à jour de dossiers élève pour les directeurs d’école et aussi pour les IEN et DASEN / Menu Ecoles > Suivi 17 jours

DECIBEL : un outil de suivi des saisies des directeurs d’école pour les IEN et DASEN / Tableau 0 – Suivi de la saisie 17 jours

Actions à mener par les directeurs d’école privée utilisatrice de l’interface Constat de rentrée. Les interfaces avec les logiciels éditeur des écoles privées Magister, STATIM, UROGEC, APLON, IDSOFT, BASEC sont en service. Se référer au vade-mecum. L’usage de l’interface Constat de rentrée par une école pour import de ses données dans BE1D doit être autorisé au préalable par le DASEN. (Menu Ecoles > Interfaces).  Si l’école utilisait BE1D en 2011-2012 les élèves doivent être radiés par le directeur d’école au changement d’année, avant import des données via l’interface Constat de rentrée.  Si l’école utilise un nouveau logiciel éditeur à la rentrée le DASEN ouvre les droits correspondant au changement de logiciel, les élèves ont été radiés au changement d’année scolaire, un nouvel import de données depuis le nouveau logiciel peut être effectué.

Actions à mener par les directeurs d’école privée utilisatrice de l’interface Constat de rentrée. Les directeurs d’école doivent importer leurs données dans BE1D au plus tard 2 jours avant la date d’observation, soit le 22 septembre. Cette année, l’envoi des données à la BNIE sera effectué à partir du 8ème jour suivant la rentrée scolaire, soit le 12 septembre, pour ne pas surcharger la BNIE au moment de la rentrée. En cas d’imports successifs (ex : au titre du contrôle de cohérence), seules les données du dernier import nécessaires à la demande d’immatriculation seront transmises à la BNIE. Les directeurs d’école vérifient les retours de la BNIE : en cas d’identité conforme : l’élève est titulaire d’un INE, en cas de litige : la DSDEN revient vers le directeur concerné pour effectuer les corrections nécessaires (radiation d’une fiche élève, modification des données de base,…)

Documentation support à votre disposition Fiches de consignes BE1D Support de la session et questions posées par les participants Manuels utilisateur du directeur d’école, de l’IEN et du DASEN Vade-mecum du chef d’établissement privé.

Calendrier des prochains rendez-vous 11.09 : Gestion des demandes d’INE en instance / formation centra - animation DEPP 13.09 : Gestion des doublons d’INE dans BNIE et BE1D 18.09 : Calcul et validation des effectifs dans BE1D par les directeurs / formation centra - animation DGESCO 25.09 : Constat des effectifs d’élèves du premier degré au niveau départemental et académique (DECIBEL et tableaux de synthèse de la DEPP) / formation centra - animation DEPP  

Merci de votre attention.