1 Formation Affelnet 6 ème Mercredi 17 mars 2010 ___________________ - CTICE - Directeurs décole référents pour le CTICE Intervenants : Dominique LÉVÊQUE, IEN Information Orientation,Responsable de lexpérimentation départementale. Laurent SAINT-MARTIN, responsable du CDTI, Chef de projet informatique pour lexpérimentation. Yveline Jenicot, chef du bureau de lorientation. Thierry USAI, coordonnateur TICE

2 OBJECTIFS Gérer laffectation des élèves en 6° en tenant compte des mesures prises pour lassouplissement de la carte scolaire Dématérialiser le dossier dentrée en classe de 6° de collège public Simplifier les procédures Disposer dindicateurs départementaux sur laffectation

3 1 Constitution dans BE1D et transfert dans AFFELNET 6° de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège PHASES DU PROCESSUS (trois applications qui communiquent ensemble) 2 Collecte des demandes des familles 3 Affectation 4 Notification 5 Transfert des élèves affectés dans SCONET

4 Base élèves liste des élèves susceptibles dentrer au collège 4 Constitution dans BE1D et transfert dans AFFELNET 6 ème de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège : Élèves sortants de : - CM 2 - CM 1 ou < (rare mais existe) - CLIS ou CLAD Élèves demandant une affectation dans un collège public du département Établissements : écoles publiques et collèges publics du département

5 Constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège Dans le menu Elèves de BE1d, le directeur clique sur le lien « Constituer la liste des élèves susceptibles de rentrer au collège. » Une pop apparaît alors et propose au directeur de faire un choix selon quil a ou non des élèves susceptibles de rentrer au collège.

6 Constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège Le directeur décole confirme son choix en cliquant sur le bouton Valider En cas derreur, il peut revenir à lécran précédent en cliquant sur le bouton annuler

7 Constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège Le directeur clique sur OK.. La procédure est terminée. Lapplication confirme au directeur que son choix a bien été enregistré.

8 Phase 1 : Constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège Il clique alors sur le bouton radio correspondant Deuxième cas : le directeur a dans son école des élèves susceptibles de rentrer au collège. Puis valide son choix en cliquant sur le bouton OK.

9 Constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège Le directeur définit, un ou plusieurs critère(s) de recherche parmi les élèves admis définitifs de son école.. Ces critères peuvent être : individuels : choix du nom dun élève. ou collectifs : choix du niveau CM2 par exemple

10 Constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège Le directeur sélectionne les élèves quil souhaite intégrer à cette liste en cliquant sur les cases à cocher correspondantes. Il confirme son choix en cliquant sur le bouton Valider

11 Constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège Les élèves sélectionnés sont ajoutés à la liste. Il peut éditer cette liste Le directeur peut supprimer un élève de cette liste en cliquant sur la corbeille située sur la ligne correspondant au nom de lélève Il peut procéder à une extraction de cette liste Il peut ajouter des élèves à cette liste

12 Constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège Quand la liste est complète, le directeur peut procéder à la validation de cette liste pour lIA Dans la popup qui saffiche, le directeur doit confirmer lenvoi à lIA en cliquant sur le bouton « Valider »

13 Constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège un message confirme au directeur le bon déroulement de lopération de validation de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège Remarque : Tant que la campagne de constitution des listes nest pas terminée, le directeur décole peut effectuer plusieurs validations successives de cette liste. Chaque validation annule et remplace la précédente liste.

14 Affelnet 6 ème - page daccueil Calendrier des différentes activités du processus daffectation

15 Avancement de la saisie Cet écran affiche les compteurs qui informent le directeur quant à létat de la saisie des dossiers des élèves de son école : - Menu Avancement de la saisie : permet de consulter les compteurs relatifs aux éditions de fiches, aux dossiers complets, aux décisions de passage.

16 Édition du Volet 1 (Fiche Liaison) A partir de la liste des élèves de son école, le directeur sélectionne ceux dont il éditera les volets 1 de la fiche de liaison. Il peut également consulter la fiche récapitulative de lélève ou modifier le dossier élève si le volet 1 de la fiche est édité.

17 Édition du Volet 1 (Fiche Liaison) Données élève - Dossier élève

18 Saisie des langues étudiées A partir de cette liste, le directeur peut saisir pour ses élèves, la langue étudiée à lécole et accéder à la mise à jour de leur dossier.

19 Saisie du collège de secteur À partir de cette liste, le directeur peut saisir le collège de secteur de ses élèves et également accéder à la mise à jour de leur dossier.

20 Cet écran permet déditer les volets 2 de la fiche de liaison. Il permet également daccéder aux dossiers élèves. Édition du Volet 2 (Fiche Liaison)

21 Saisie des vœux Saisie des vœux : - Lécole reçoit les volets 2 des fiches de liaison, les vœux sont normalement renseignés par les parents. - Le directeur décole clique sur un lien «élève» afin de compléter les renseignements liés à lélève et notamment les vœux Cette page permet daccéder aux écrans de saisie des vœux des responsables des élèves de lécole et dinitialiser la langue vivante 1 demandée pour le collège.

22 Saisie des vœux dossier élève – onglet Choix de la famille

23 Saisie des décisions de passage 23 Cet écran permet dinitialiser les décisions de passage des élèves susceptibles dentrer au collège. Rappel: Saisir la décision « appel » si la famille na pas répondu à la proposition dorientation avant la date limite de saisie (suivre la procédure indiquée dans le guide technique pour ces cas particuliers )

24 Déclaration de complétude des dossiers 24 Cet écran permet daffecter un état complet/incomplet aux dossiers des élèves susceptibles dentrer au collège.

25 Liste récapitulative 25 Cette liste est accessible de manière permanente notamment lorsque le menu Dossier élèves est rendu indisponible par le gestionnaire IA (période daffectation)

26 Bilan de lentrée en 6 ème 26 Cette liste permet au directeur décole de visualiser létablissement daccueil de ses élèves. Affichage des élèves dont la décision daffectation finale est «affecté».

27 A qui s adresser en cas de problèmes! Votre conseiller TICE ou la Plate forme BE1D (problèmes techniques) Le bureau de lorientation (questions sur la procédure) Une adresse Mail à retenir pour toutes vos questions:

28 Calendrier de la procédure. 1° Phase : la constitution dans BE1D de la liste des élèves entrant au collège. du 22 mars au 26 mars Transfert du fichier départemental dans lapplication Affelnet. le 29 mars 2° Phase : Édition des fiches de liaison Affelnet volet 1 et mise à jour des données. du 1er au 23 avril 3° Phase : Collecte des demandes des familles et saisie des vœux. du 26 avril au 14 mai - Édition des fiches de liaison Affelnet 2 (fiches de vœux secteur et hors secteur) dès le 26 avril - Retour des dossiers de demandes hors secteur pour le 7 mai. (Les directeurs feront parvenir les dossiers « papiers » à lIEN de leur circonscription qui les classera par collège demandé avant envoi à lIA pour le 14 mai dernier délai) - Saisie des vœux jusquau 14 mai dernier délai. 4° Phase :Laffectation du 15 mai au 10 juin - Traitement de la base daffectation Affelnet par lIA - Saisie des décisions pour les sections spécifiques - Commission détude des demandes hors secteur le 31 mai à lIA et saisie des décisions - Édition des listes des élèves affectés ( IEN, Directeurs, Principaux).A partir du 10 juin 5° Phase: La notification par le Principal du collège où lélève est affecté. 14 juin Transfert dans Sconet des dossiers des élèves affectés sous Affelnet. Mi juin