Séminaire Ma-Démarche-FSE Présentation du module « Rapport d’instruction» Détail des grands principes du rapport d’instruction en s’attachant à chacun des onglets constituant l’instruction mais sans rentrer dans le détail de chacun des sous onglets PARIS, 16 avril 2015 la Journée "ma-demarche-fse" est cofinancé par le Fonds social européen dans le cadre du PON «Emploi et Inclusion» 2014-2020

Rapport d’instruction Présentation  Le module est disponible depuis le 9 janvier 2015.  Il est possible de le renseigner dès lors que les opérations ont été déclarées recevables.  Les rapports d’instructions des opérations individuelles liées à une subvention globale ne peuvent pas être validés tant que la subvention globale n’a pas été programmée.  Ce module est conçu spécifiquement pour l’instruction des opérations en mode « subvention ».  Rapport qui prend en compte les spécificités des opérations IEJ. Subvention globale programmée attestée suite au passage COMITE.

Rapport d’instruction Attribuer un dossier à instruire à un gestionnaire Il convient au préalable pour chaque opération recevable de définir un gestionnaire titulaire et un gestionnaire suppléant. Ici une opération est déjà sélectionnée. Pour pouvoir définir les gestionnaires, il convient que vous alliez sur la roue.

Rapport d’instruction Attribuer un dossier à instruire à un gestionnaire Administrateur de service OI Gestionnaire OI Vous avez la possibilité de sélectionner un gestionnaire titulaire et un suppléant. Dans le 1er cas les profils correspondants seront ceux d’administrateur de service OI ou de gestionnaire OI par le chef de service OI (profils qui disposent du droit d’instruire) Dans le 2nd cas, chef de service OI (pour la validation). Chef de service OI

Rapport d’instruction Attribuer un dossier à instruire à un gestionnaire Après avoir cliqué sur le crayon, la liste des gestionnaires enregistrés au sein du service s’affiche. Une fois que vous avez sélectionné un gestionnaire, vous cliquez alors sur le signe «  » correspondant à la personne que vous souhaitez désigner pour l’instruction du dossier. Cette attribution se fait opération par opération.

Rapport d’instruction Accéder au module du rapport d’instruction Vous avez été désigné gestionnaire du dossier par votre chef de service, l’instruction peut commencer Pour accéder au module instruction, il faut au préalable cliquer sur le CRAYON

Rapport d’instruction Accéder au module du rapport d’instruction Tous les rapports d’instruction renseignés sur la base « papier » ont vocation à être ressaisis et scannés dans MDFSE Avant la mise à disposition du module dans MDFSE, une version papier a été diffusée. Afin de préserver la piste d’audit, il vous est recommandé de télécharger le RI rempli sur la base papier mais également de ressaisir intégralement le RI. Un bouton dédié est accessible dès que vous accédez au module du rapport d’instruction. Il n’y a aucune règle de gestion bloquante à ce niveau. Il vous appartient donc de veiller à télécharger le rapport d’instruction le cas échéant. Vous devez mentionner la date à laquelle a été établi le rapport d’instruction en version papier dans la partie « Observations complémentaires du service instructeur sur le projet » au niveau de l’onglet « Avis motivé ». Cette régularisation doit permettre de retracer la piste d’audit.

Rapport d’instruction Architecture globale Rapatriement de certaines informations directement depuis la demande de subvention pour faciliter leur exploitation (ex: plan de financement)  Des règles de gestion intégrées : - avec des questionnements qui vont s’afficher « en miroir » de ce qui aura été renseigné dans la demande - bloquantes soit parce qu’elles nécessitent un complément préalable du porteur de projet (ex: recettes) soit parce qu’elles invitent à renseigner l’avis motivé (ex: projet positionné sur le PO non approprié)  Demandes de modification et de correction « dynamiques »  Outil permettant les échanges entre le service gestionnaire et le porteur de projet avec l’existence de l’onglet « Echanges » pour les tracer Principe de validation du rapport d’instruction par le chef de service L’analyse sera fonction de ce qui aura été renseigné dans la demande: EXEMPLE le bloc "Dépenses liées aux participants" est affiché uniquement dans le cas où la demande contient des dépenses liées aux participants) Le rapport d’instruction est « balisé », vous êtes guidés tout au long de la démarche d’instruction, présence par ailleurs de nombreuses INFOBULLES et des NOTICES

Rapport d’instruction L’analyse des onglets et sous-onglets Analyse du projet Analyse du plan de financement Double financement Fiche synthétique Validation Avis motivé Le rapport d’instruction est construit par ONGLETS et SOUS ONGLETS au sein desquels se déclinent toute une série de questions qui ont pour objectif de vous permettre de vous prononcer sur le projet à la fin de l’analyse. Au niveau de chaque écran, vous devez au préalable cliquer sur « Modifier » pour pouvoir saisir les informations. Infobulles: placez vous sur le i sur survoler les informations qu’elles contiennent

Rapport d’instruction L’analyse des onglets et sous-onglets Message d’erreur Après avoir cliqué sur « modifier » vous avez les champs à renseigner qui se libèrent, il est alors nécessaire de compléter puis de sauvegarder pour passer à l’écran suivant. Un message d’erreur apparait si un champ est resté absent.

Rapport d’instruction Comprendre la demande de modification Copie écran p.11 Au cours de votre analyse du projet, vous pouvez être amené à demander des compléments ou des corrections au porteur. Le module est construit de manière dynamique pour que vous puissiez à chaque questionnement du RI, préciser toutes les demandes de corrections/compléments ou modifications. Pour cela, il convient de cocher « oui » à la question suivante : « Souhaitez-vous demander des modifications au porteur de projet ? » Vous avez alors un cadre dans lequel vous indiquerez vos demandes. Cette question (et donc cette possibilité) se retrouve tout au long du RI.

Rapport d’instruction Comprendre la demande de modification Pour les demandes de modification, il est laissé à l’instructeur deux options : Saisir la totalité du rapport d’instruction et transmettre les demandes de modification en une fois Procéder à plusieurs envois en fonction de la nature de la demande à adresser Dès lors que vous avez effectué une demande de modifications, la main est redonnée au porteur de projet et vous n’avez plus accès aux onglets du module RI, à l’exception de l’onglet « ECHANGES ».

Rapport d’instruction Zoom sur l’envoi de la demande de modification Pour envoyer votre demande de modification, vous allez sur l’onglet « validation », cliquer sur « demander les modifications » Vous visualisez en orange tous les onglets pour lesquels l’instruction n’est pas finie et en vert les onglets instruits.

Rapport d’instruction Zoom sur l’envoi de la demande de modification Une MESSAGERIE s’ouvre alors automatiquement et donne alors la possibilité à l’instructeur d’adresser un courriel à son porteur. Le contenu de celui-ci est personnalisable. Il sera envoyé au porteur avec le fichier PDF recensant les modifications demandées par l’instructeur.

Rapport d’instruction Zoom sur la liste des demandes de modification La liste des demandes de modification est générée sous format PDF. Ce document récapitule tous les points faisant l’objet d’une demande de corrections ou de compléments au porteur.

Rapport d’instruction Zoom sur la demande de modification A partir du moment où la demande de modification a été envoyée au porteur, le service instructeur « perd la main » sur le module instruction. Il en est informé par une ALERTE s’il se reconnecte au dossier concerné. Le service instructeur pourra poursuivre son travail d’instruction dès lors que le porteur aura corrigé sa demande et l’aura renvoyée. En ce qui concerne les notifications, dès qu’il y a (re)dépôt de la demande, un courriel est envoyé au porteur de projet ainsi qu’à l’agent en charge de l’instruction.

Rapport d’instruction Zoom sur l’écran du rapport d’instruction « bis » C’est l’écran que vous visualiser lorsque le porteur de projet vous a renvoyé sa demande. Le porteur aura en principe la possibilité de remodifier l’ensemble des éléments constituant son projet. Il vous appartient donc de procéder à une vérification générale de la demande en tenant compte des onglets indiqués comme ayant été modifiés par le porteur. Vous recliquez sur l’œil pour reprendre l’instruction.

Rapport d’instruction Zoom sur l’écran du rapport d’instruction « bis » Lorsque vous reprenez le rapport d’instruction, vous avez en entête les onglets modifiés toujours visibles et vous pouvez ré accéder à la modification. Le processus décrit initialement reprend, avec le fait de cliquer sur « modifier » puis « sauvegarder ».

Zoom sur l’écran du rapport d’instruction « bis » Rapport d’instruction Zoom sur l’écran du rapport d’instruction « bis » Zoom sur l’écran du rapport d’instruction « bis » Lorsque l’instructeur reprend la main sur son instruction après corrections/compléments apportés par le porteur, l’écran se présente sous une nouvelle forme : -Votre demande initiale de modifications est historisée. -Vous devez alors compléter un nouvel encart au regard de votre analyse sur les compléments apportés. Vous êtes également invités à vous positionner sur le caractère « appropriés et satisfaisants » des compléments apportés. Vous avez alors 3 possibilités de déclaration : -oui (les mesures sont appropriées et satisfaisantes) -non et par conséquent effectuer une autre demande de modifications -non et clore le dossier en émettant un avis défavorable. Vous pouvez faire autant de demandes de modifications que vous estimez nécessaires, elles seront toutes historisées. Il peut y avoir autant d’aller et retour avec le porteur. Si vous déclarez l’avis défavorable parce que vos demandes de modifications n’ont pas été suivies d’effet, vous êtes alors invités à aller directement à l’onglet « Avis motivé ». Un message d’alerte s’affiche et à partir de ce moment là, les autres onglets sont fermés à la modification (absence du bouton « Modifier »). Le module du rapport d’instruction vous offre la possibilité de renseigner directement l’avis motivé comme défavorable dès lors que votre analyse butte sur un point d’inéligibilité flagrant. Par conséquent, et dans les cas précisément prévus dans l’application, vous n’avez pas à renseigner la totalité du rapport l’instruction.

Rapport d’instruction Points de vigilance Dans le cadre de l’instruction, certains contrôles ont été renforcés sur les points suivants: la conformité des procédures d'achat la réglementation sur les aides d’état l’analyse des ressources l’absence de double financement les capacités opérationnelles du porteur de projet (moyens humains, trésorerie, traçabilité comptable des dépenses et ressources du projet, capacité à collecter les données de suivi des participants notamment) Vous devez attacher une importance sur les points.

Rapport d’instruction Zoom sur l’analyse du plan de financement Possibilité de demander des corrections au regard de tout le plan de financement. Vous faites « Ajouter une ligne » et là vous allez renseigner un certain nombre d’éléments: poste de dépense, nature, le montant, la justification et les corrections souhaitées

Rapport d’instruction Zoom sur l’analyse du plan de financement Vous avez alors un tableau récapitulatif, avec la possibilité d’identifier d’autres dépenses inéligibles ou mal rattachées

Rapport d’instruction Zoom sur l’absence de double financement  Cet onglet doit vous permettre d’identifier tous les autres projets déposés par un même porteur. Comment?  A partir du numéro SIRET du porteur. But ?  Vérifier qu’un même projet ne fait pas l’objet d’une double demande de financement par le FSE sur les mêmes assiettes de dépenses. Une règle de gestion bloquante est prévue au moment de la « validation » si vous déclarez ne pas avoir effectué la vérification. Si un double financement est confirmé par le service gestionnaire, MDFSE renvoie à un « avis motivé défavorable ». Cet onglet vous impose de vérifier l’absence d’une double demande de financement par le FSE sur les mêmes assiettes de dépenses. Pour cela, vous devez solliciter auprès d’un autre service gestionnaire tout projet qui, au regard de son intitulé, de sa période de mise en œuvre, ou de son coût, parait potentiellement valoriser les mêmes dépenses. Si suite à votre analyse, vous confirmez l’existence d’un double financement, l’application vous invite alors à renseigner un « avis motivé défavorable ». Dans le cas où le porteur n’aurait déposé aucune autre demande de subvention, l’application vous l’indique et vous pouvez passer à l’onglet suivant.

Rapport d’instruction Zoom sur la fiche synthétique A renseigner par l’instructeur Automatiquement intégré Cette fiche est destinée à vous servir de support pour l’examen de l’opération au moment du comité de programmation. Elle permet de synthétiser les points essentiels du projet. Elle se décompose en 2 parties : -une première partie avec des encarts que vous devez compléter et, -une seconde partie pré-remplie intégrant les tableaux relatifs au plan de financement de l’opération. Cette fiche est directement rapatriée au niveau de l’onglet « Comitologie ».

Rapport d’instruction Zoom sur l’avis motivé Dès lors que tous les onglets du rapport d’instruction sont validés, visibles parce que tous les champs sont en vert (sinon vous auriez le champ en orange avec l’item manquant) vous pouvez accéder à l’onglet « Avis motivé » qui s’affiche alors.

Rapport d’instruction Zoom sur l’avis motivé Indiquer ici la date du RI « papier » téléchargé Différents champs sont à compléter. En ce qui concerne l’avis à rendre, il n’est possible de statuer que selon 2 possibilités : Favorable Défavorable

Rapport d’instruction Zoom sur l’avis motivé C’est également à ce niveau là que vous avez également la possibilité de télécharger les avis des services que vous aurez sollicités dans le cadre de votre instruction et d’y préciser la date, le motif et l’avis

Rapport d’instruction Zoom sur l’avis motivé Après avoir complété les informations et sauvegardé cet onglet, les éléments relatifs à la désignation de l’agent instructeur (gestionnaire qui a soumis le rapport) et de l’agent valideur (chef de service qui valide) sont automatiquement affichés une fois le bouton « Valider l’instruction » confirmée. Les noms affichés correspondent aux personnes connectées au moment de la soumission et de la validation. Un message d’alerte vous rappelle que l’avis motivé doit être co-signé. Pour cela, vous devez au préalable imprimer l’avis motivé via le bouton « Imprimer l’avis motivé ».

Rapport d’instruction Zoom sur l’avis motivé Porter les deux signatures en bas du document imprimé

Rapport d’instruction Zoom sur l’avis motivé Une fois votre avis motivé signé, scanné et téléchargé, vous avez la possibilité de clôturer le rapport d’instruction. Un bouton « Finaliser » est alors mis en visibilité.

Rapport d’instruction Zoom sur l’avis motivé L’étape de finalisation est confirmée par la mention dans l’encart vert de la date de téléchargement de l’avis.

Rapport d’instruction Zoom sur la demande de modification Au final, il n’y aura qu’un seul rapport d’instruction même si celui-ci peut être constitué de différentes versions. Une fois que le chef de service a validé, le rapport d’instruction, il devient définitif. Date de soumission et date de validation

Zoom sur le module « Echanges » L’application dispose d’un module « Echanges » qui vous permet de retracer tous les échanges notamment avec le porteur de projet, à un seul endroit, aux différentes étapes de la piste d’audit du dossier.

Zoom sur le module « Echanges » Vous avez la possibilité d’adresser un message en interne (à un ou plusieurs collaborateurs de votre service gestionnaire) ou en externe (à votre porteur).