Rédaction d’un courriel Les différentes étapes et la gestion de la rédaction d’un courriel Par: Amanda Abbandonato École Amos 5 juin 2015

Qu’est-ce qu’un courriel électronique et comment ça marche? Le courrier électronique est une façon d'envoyer des messages aux autres sous forme électronique au moyen de l'Internet. Vous écrivez des messages électroniques tout comme vous écririez une lettre avec un traitement de texte (ex: Microsoft Word ou WordPerfect). Ce qui est différent, c'est la manière d'envoyer le message. Au lieu de l'imprimer et de l'envoyer par la poste, vous cliquez simplement sur «Envoyer». Le message devrait arriver à destination en quelques secondes ou au plus quelques minutes, selon le lieu de destination.

Bien gérer son courriel Objet du message: L'objet doit décrire clairement le message. Chaque courriel ne devrait contenir qu’un seul sujet. Si vous voulez discuter de deux sujets importants, régidez deux messages. Exemple: ‘’Annulation rencontre du 15 mars. Copie conforme (Cc) : Pour envoyer une copie conforme d’un message à plusieurs correspondants, séparez les adresses courriels par une virgule. Copie conforme invisible (Cci): Lorsque tu envoies un message à plusieurs personnes qui ne souhaitent pas montrer adresse, inscris les adresses de courriel dans la champ Cci Contenu du message Introduction: être bref et arriver directement au cœur du sujet. Message: Rédigez des messages clairs et bref. Majuscules: Les phrases ou mots en lettres majuscules sont exclus de la culture Internet. Utilise une majuscule au début des phrases et au début des noms propres seulement. Taille et couleur des caractères: Ne pas augmenter démesurément la taille des caractères (ex: en rouge). Un tel message est agressif pour celui qui le reçoit. Récupération d’un message supprimé: Pour récupérer un message supprimé, fais d'abord une recherche dans Éléments supprimés en cliquant sur Rechercher avec le bouton droit de la souris (PC).   Sélectionne le message repêché et avec le bouton droit de la souris, choisis Déplacer vers un dossier. Sécurité informatique: Les virus, vers, chevaux de Troie, bombes à retardement, etc. se transmettent souvent par courriel, comme fichier attaché à un message. Si tu reçois un message auquel est joint un fichier non demandé, supprime le message, car le ver, virus, etc. pourrait automatiquement être renvoyé aux personnes inscrites dans ton carnet d'adresses.   Détruit aussi ce fichier dans Éléments supprimés. Pièce jointe: Envoie les pièces jointes enregistrées en format .rtf lorsque le destinataire utilise un autre type d'ordinateur que le tien. Les tableaux créés sur PC peuvent être déformés sur un Macintosh et inversement.   Les images trop lourdes ont du mal à passer (plus de 2 Mo). Vérifie le format et le poids des images et sauvegarde-les au format jpg ou gif au besoin. Confidentialité du courriel: N'utilise pas le compte et le mot de passe d'une autre personne.   Si un message ne devait pas être lu par un intermédiaire, abstiens-toi de l'expédier.   Le courrier électronique n'est pas vraiment confidentiel. Un message expédié relayé par divers ordinateurs vers un serveur de courrier où il est entreposé jusqu'à ce qu'il soit lu. Tout au long du trajet, il peut avoir été copié par des opérations automatiques visant à faire des copies de  Houseman).

Le destinataire et la structure Lorsque vous écrivez un courriel, vous vous adressez à quelqu’un. Vous devez donc adapter le niveau de langue, le contenu et la forme du courriel. Par exemple, si vous écrivez à votre copain ou à votre copine, vous pourriez très bien utiliser un langage plus près de l’oral et un ton plus familier. Cependant, si vous écrivez à un patron ou à une professeure, nous vous proposons de suivre la structure suivante. La structure Sachez qu’écrire un courriel, c’est rédiger un texte bref qui a une structure. Même s’il est court, ce texte prend, en général, une introduction, un développement et une conclusion. Ces éléments sont particulièrement importants si ce courriel est rédigé dans un contexte professionnel. CONSEIL Assurez-vous de faire des liens entre les phrases et entre les paragraphes ainsi que de réviser votre texte pour éviter les fautes de grammaire et d’orthographe! Nous vous proposons ce conseil surtout si vous rédigez un courriel dans une situation officielle.

Pourriel et spam Les effets du spam Le principal inconvénient du spam est l'espace qu'il occupe sur le réseau, en encombrant inutilement une partie de la bande- passante. Le spam induit des coûts supplémentaires pour les fournisseurs d’accès à internet car ces derniers doivent :mettre en place une plus grande largeur de bande acheter des serveurs supplémentaires pour gérer le spam disposer d'un plus grand espace disque engager du personnel supplémentaire pour traiter les réclamations Du coup, ces frais supplémentaires se répercutent sur les abonnés, de par le prix supplémentaire de l'abonnement, et du temps perdu inutilement à trier le bon et le mauvais courrier.  Combattre le spam La chose la plus importante est de ne pas répondre à ces abus, cela ne ferait qu'empirer les choses, et rentrer dans le même jeu que les spammers. Il ne faut donc pas:Répondre au spam, car cela peut permettre aux spammeurs de savoir que votre adresse électronique est valide ; Menacer les spammeurs, cela ne ferait que les énerver ; Bombarder les spammeurs de courrier électronique ; Spammer les spammers (dépourvu de bon sens).

4 grandes règles pour bien gérer sa boîte de réception 1. Lire ses courriels au bon moment Le temps dont on dispose dans une journée est limité alors que les courriels entrants, eux, sont illimités. Il est donc primordial d’utiliser notre précieux temps avec discernement. Mon premier conseil est d’enlever toutes les alertes de réception de courriel pour éviter la tentation de lire chacun d’eux au fur et à mesure qu’ils apparaissent. Prenez plutôt connaissance de vos courriels régulièrement, aux heures ou entre les tâches. Vous éviterez ainsi les pertes de temps associées au ‘multitâche’. 2. Classer les courriels Comme on le fait avec nos documents d’impôt, nos favoris internet ou nos vêtements dans notre garde-robe, il est primordial de classer nos courriels par catégorie. Créez donc quelques dossiers dans lesquels vous pouvez les insérer. Séparez-les selon leur thème, et non selon la personne qui vous les envoie. Vous pouvez ensuite beaucoup plus facilement retrouver un courriel en particulier ou suivre l’évolution d’un dossier sur une longue période. Vous pouvez aussi utiliser les catégories pour classer encore mieux les courriels. En affectant au besoin plus d’une catégorie, vos recherches seront plus précises et flexibles. Ajoutez à cela l’utilisation des outils de recherche Outlook et vous retrouverez n’importe quel courriel en un clin d’œil. 3. Garder sa boîte de réception vide Je ne suggère pas ici que vous supprimiez absolument tous vos courriels, mais plutôt que vous les traitiez un par un pour qu’ils n’obstruent pas votre boîte de réception. Quand vous recevez un courriel, vous pouvez soit y répondre immédiatement ou le mettre en suivi dans la liste des tâches. En choisissant cette deuxième option, vous pourrez ensuite le déplacer dans un dossier ou le supprimer. Le résultat? Une boîte de réception fonctionnelle, efficace et bien organisée! 4. Ne pas répondre systématiquement à tous les courriels Ne succombez pas à la tentation de toujours répondre à vos courriels sur-le-champ. De prime abord, ça peut sembler comme la bonne chose à faire pour être productif, mais ce n’est qu’une illusion. Les courriels doivent être gérés en fonction de leur degré de priorité, et donc de leur niveau d’urgence, et non en fonction du temps qu’il nous faut pour leur répondre. Commencez donc par répondre aux courriels qui sont urgents et importants. Ensuite seulement vous pourrez répondre à ceux qui sont moins urgents, mais rapides à envoyer.

Où et comment? Comment l'ordinateur sait-il où envoyer le message ? Le principe de fonctionnement du courrier électronique est celui de la communication asynchrone, c'est-à-dire qu'au nom de domaine du serveur POP est associée une adresse IP (qui correspond en quelque sorte à l'adresse du destinataire que vous écrivez sur votre enveloppe sous la forme prénom - nom - n°rue - ville - pays). Le chemin que suivra le courrier sera celui que choisiront les routeurs.  Que peut-on envoyer ? N'importe quel fichier peut être envoyé par e-mail (texte, images, liens URL, vidéos), il faudra cependant veiller à ce que le serveur n'ait pas une limitation en taille pour le courrier (certains serveurs n'acceptent pas les messages faisant plusieurs Mo).