Introduction à Access Algèbre relationnelle Hervé HOCQUARD Université de BORDEAUX LaBRI

Plan Introduction à Access Création d’une base de données avec Access Historique Utilisation Création d’une base de données avec Access Création des tables Création des relations Algèbre relationnelle

Qu’est-ce qu’Access ? Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles (SGBDR) Fait partie de la famille de logiciels Microsoft Office Word : Traitement de texte Excel : Tableur électronique PowerPoint : Éditeur de présentations Outlook : Agenda-Courriel Access : Bases de données personnelles

Historique d’Access 1992 : Access 1.0 1993 : Access 2.0 Tournait sur Windows 3.0 Nécessitait 4 Mo de RAM et 8 Mo de disque dur ! 1995 : Access 7 pour Windows95 (Office 95-Word 7) 1997 : Access 97 (Office 97) 1999 : Access 2000 (Office 2000) 2001 : Access 2001 (Office XP) 2003 : Access 2003 (2003 Microsoft Office System) 2007 : Microsoft Office Access 2007 (2007 Microsoft Office System) Nécessite 256 Mo de RAM et 1.5 Go de disque dur !

Compétiteurs d’Access dBase – Années 1980-1990

Compétiteurs d’Access Paradox 1987-… Développé originalement par Borland Fait maintenant partie de Corel Word Perfect Office FileMaker Pro 1985-… OpenOffice.org Base 2001-… Fait partie de la suite bureautique OpenOffice.org Logiciel Gratuit (GPL - General Public License)

Utilisation d’Access Démarrage Création d’une BD Fichier vide Modèle Les modes d’ouverture d’une BD Normal (mode par défaut): Consultation et Modification de la BD, mono/multi utilisateur Lecture seule : Consultation seulement Exclusif : mono-utilisateur seulement, personne d’autre ne peut ouvrir la BD en même temps Lecture seule exclusif

Utilisation d’Access La Barre de menus Conseil d’utilisation Accueil Créer Données externes Outils de bases de données Conseil d’utilisation Faites régulièrement des copies de sauvegarde !

Principaux éléments d’Access Tables Stockage des données Relations Liens entre les tables Requêtes Opérations sur les tables afin d’extraire de l’information Formulaires Interfaces-utilisateur d’entrée, de modification, d’affichage et de traitement des données États Affichage de récapitulatifs (factures, commandes, rapports, etc.), attrayants et imprimables Macros Liste de commandes pouvant être enregistrées et exécutées par Access

Centre Sportif Peter inc. – Modèle relationnel formel en FNBC CLIENT (NoClient, Nom, Prenom, Statut) REDUC_CLIENT (Statut, Reduction) SALLE (NoSalle, Description) RESERVATION (NoClient, NoSalle, DateDebut, DateFin) COUT_RESERV (DateDebut, Cout) AUTOR_SALLE (NoSalle, DateDebut, Autorisation) FORFAIT (NoForfait, DateDebut, DateFin, Prix) CARTE (NoClient, NoForfait) ACTIVITÉ (NoActivité, Description, NoSalle) ACTIVITÉ FORFAITAIRE (NoForfait, NoActivite) ACT_EN_COURS (NoSalle, NoActivité) GROUPE (NoGroupe, Description, DateDebut, DateFin, NoActivite) EMPLOYE (NoEmploye, Nom, Prenom) AFFECTATION (NoGroupe, NoEmploye) COMPETENCE (NoEmploye, NoActivite, Fonction)

Création d’une BD avec Access Création des tables Création des relations

Création des tables Champ Enregistrement Clé primaire Unité de données la plus petite dans la BD ≈ Attribut ≈ Colonne ≈ Élément de données Enregistrement Ensemble des valeurs attribués aux champs d’une table pour une occurrence donnée ≈ Ligne ≈ t-uplet ≈ Occurrence (du MCD) Clé primaire Champ (ou groupe de champs) qui identifie de façon unique chaque enregistrement d’une table ≈ Identifiant (du MCD)

Création des tables 2 façons Entrée des données Par entrée de données En mode création (recommandé) Entrée des données En mode feuille de données Assistant Liste de choix

Création des relations Connexion entre 2 tables apparentées où 2 champs partagent les mêmes données Passe par les clés étrangères Outil graphique de création de relation Intégrité référentielle Protège les données Une clé étrangère doit toujours correspondre à une clé primaire Empêche de supprimer/modifier une clé primaire si des clés étrangères y sont associées dans d’autres tables Évite les enregistrements « orphelins »

Algèbre relationnelle Chaque opération d’algèbre relationnelle prend une/plusieurs tables et les transforme afin de produire une nouvelle table 3 opérations principales Sélection Projection Jointure 3 opérations secondaires Union Intersection Différence

Tables des exemples - ÉTUDIANT Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC Tremblay Isabelle 1977 07 12 ULaval Godin Patrice 1972 02 18 UDM Bouchard 06 28 Julie 1980 10 22 UQAM

Tables des exemples - UNIVERSITÉS Sigle NomInstitution Ville NbrÉtudiants UQAC Université du Québec à Chicoutimi Chicoutimi 4000 UQAM Université du Québec à Montréal Montréal 12000 UDM Université de Montréal 11000 ULaval Université Laval Québec 8000

Tables des exemples - VILLES Nom Région Chicoutimi Saguenay-Lac-St-Jean Montréal Québec

Sélection ou Restriction S’effectue sur une seule table Produit une nouvelle table étant un sous-ensemble de la table originale selon des critères appliqués sur certains champs Opérateur : σ Format σ {critères}(table source)

Sélection - Exemples σ {Nom = "Girard "}(ÉTUDIANT) La liste des étudiants dont le nom de famille est "Girard" σ {Université = "ULaval"}(ÉTUDIANT) La liste des étudiants inscrits à l’Université Laval Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC Julie 1980 10 22 UQAM Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Tremblay Isabelle 1977 07 12 ULaval

Sélection - Exemples Exemple de sélection donnant une table vide σ {AnnéeNais = 1979}(ÉTUDIANT) La liste des étudiants nés en 1979 Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université

Sélection – Exemples avec 2 critères (OU et ET) σ {AnnéeNais = 1977 ET Université = "UDM"}(ÉTUDIANT) La liste des étudiants nés en 1977 et inscrits à l’Université Laval σ {Université = "UQAC" OU Université = "UDM"}(ÉTUDIANT) La liste des étudiants inscrits à l’UQAC ou à l’UDM Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Bouchard Martin 1977 06 28 UDM Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC Bouchard 1977 06 28 UDM

Sélection – Exemples avec 3 critères (Les parenthèses sont importantes σ {(Université = "UDM" OU Université = "ULaval" ) ET AnnéeNais = 1977}(ÉTUDIANT) La liste des étudiants inscrits à l’UDM ou à ULaval et qui sont nés en 1977 σ {Université = "UDM" OU (Université = "ULaval" ET AnnéeNais = 1977)}(ÉTUDIANT) La liste des étudiants inscrits à l’UDM ou ceux qui sont en même temps inscrits à ULaval et nés en 1977 Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Tremblay Isabelle 1977 07 12 ULaval Bouchard Martin 06 28 UDM Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Tremblay Isabelle 1977 07 12 ULaval Godin Patrice 1972 02 18 UDM Bouchard Martin 06 28

Sélection – Exemples basés sur un critère d’inégalité et sur un critère partiel σ {AnnéeNais < 1976}(ÉTUDIANT) La liste des étudiants nés avant 1976 σ {Nom = "G* "}(ÉTUDIANT) La liste des étudiants dont le nom de famille commence par G Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC Godin Patrice 1972 02 18 UDM Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC Godin Patrice 1972 02 18 UDM Julie 1980 10 22 UQAM

Projection S’effectue sur une seule table Produit une nouvelle table qui est un sous-ensemble de la table originale selon un ou des champs sélectionnés Sert à déterminer quelles données seront présentées comme résultat de la requête Opérateur :  Format  {champ} (table source)

Projection simple  {Nom} (ÉTUDIANT) La liste des noms de famille des étudiants Note : les éléments identiques sont éliminés Une table ne doit jamais contenir deux t-uplets identiques Nom Girard Tremblay Godin Bouchard

Projection sur plusieurs champs  {Nom, Prénom, Université} (ÉTUDIANT) La liste des étudiants avec l’Université où ils sont inscrits Nom Prénom Université Girard Martin UQAC Tremblay Isabelle ULaval Godin Patrice UDM Bouchard Julie UQAM

Jointure Jointure naturelle Opérateur :  Format Opération s’effectuant sur 2 tables ayant au moins un champ commun (de même domaine) Produit une nouvelle table qui est une combinaison des 2 tables originales selon l’égalité des champs communs Permet de créer de l’information qui ne se trouve pas dans une seule table, mais par la combinaison de deux tables Opérateur :  Format  {table1.champ1 = table2.champ2}(table1,table2)

Jointure = Exemple  {ÉTUDIANT.Université=UNIVERSITÉS.Sigle}(ÉTUDIANT,UNIVERSITÉS) Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université NomInstitution Ville NbrÉtudiants Girard Martin 1975 04 23 UQAC Université du Québec à Chicoutimi Chicoutimi 4000 Tremblay Isabelle 1977 07 12 ULaval Université Laval Québec 8000 Godin Patrice 1972 02 18 UDM Université de Montréal Montréal 11000 Bouchard 06 28 Julie 1980 10 22 UQAM Université du Québec à Montréal 12000 Note : le nom du champ peut être le même ou différent, en autant que les domaines soient identiques

Notes sur les jointures Si aucun champ n’est commun (de même domaine/type) entre 2 tables, la jointure est impossible Si un champ est commun mais qu’il n’y a aucune donnée commune, alors la jointure donne une table vide Jointure universelle Opération s’effectuant sur 2 tables et qui fait la jointure entre tous les t-uplets de 2 tables Aucun attribut commun n’est requis Opération aussi appelée « Produit cartésien » Produit une suite de faux t-uplets, donc n’est pas utile, mais permet de détecter des erreurs dans la BD (vu plus tard)

Combinaison de sélections Revient au même que l’ajout d’un critère ET σ {Université = "UDM" ET AnnéeNais < 1975}(ÉTUDIANT) Ou σ {AnnéeNais < 1975}(σ {Université = "UDM"}(ÉTUDIANT)) Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Godin Patrice 1972 02 18 UDM

Combinaison de jointures Chaque jointure produit une table, on peut donc en combiner plusieurs l’une après l’autre R1={ÉTUDIANT.Université=UNIVERSITÉS.Sigle}(ÉTUDIANT,UNIVERSITÉS) R={R1.Ville,VILLES.Nom}(R1,VILLES) Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université NomInstitution Ville NbrÉtudiants Région Girard Martin 1975 04 23 UQAC Université du Québec à Chicoutimi Chicoutimi 4000 Saguenay-Lac-St-Jean Tremblay Isabelle 1977 07 12 ULaval Université Laval Québec 8000 Godin Patrice 1972 02 18 UDM Université de Montréal Montréal 11000 Bouchard 06 28 Julie 1980 10 22 UQAM Université du Québec à Montréal 12000

Combinaison de sélection et projection Permet d’afficher seulement les données qui nous intéressent La projection se fait généralement en dernier {Nom, Prénom} (σ {AnnéeNais = 1977})(ÉTUDIANT)) La liste des noms des étudiants nés en 1977 Nom Prénom Tremblay Isabelle Bouchard Martin

Combinaison de jointure et projection R1={ÉTUDIANT.Université=UNIVERSITÉS.Sigle}(ÉTUDIANT,UNIVERSITÉS) R2= {R1.Ville,VILLES.Nom}(R1,VILLES) R={Nom,Prénom,Région}(R2) Nom Prénom Région Girard Martin Saguenay-Lac-St-Jean Tremblay Isabelle Québec Godin Patrice Montréal Bouchard Julie

Combinaison de sélection et jointure Dans certains cas, une sélection suivie d’une jointure peut être équivalente à une jointure suivie d’une sélection σ {NbrÉtudiants > 10 000}({ÉTUDIANT.Université= UNIVERSITÉS.Sigle}(ÉTUDIANT,UNIVERSITÉS)) Ou {Université=Sigle}(ÉTUDIANT,σ {NbrÉtudiants >10 000}(UNIVERSITÉS)) La 2e option est toutefois plus efficace parce que la jointure ne se fait que sur la table résultante de la sélection sur la table UNIVERSITÉS, donc de taille réduite, plutôt que sur la table au complet Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université NomInstitution Ville NbrÉtudiants Godin Patrice 1972 02 18 UDM Université de Montréal Montréal 11000 Bouchard Martin 1977 06 28 Girard Julie 1980 10 22 UQAM Université du Québec à Montréal 12000

Combinaison de sélection, projection et jointure Permet d’effectuer des requêtes complexes répondant à des besoins divers en information {Nom,Prénom,NomInstitution}(σ{NbrÉtudiants > 10 000}({ÉTUDIANT.Université= UNIVERSITÉS.Sigle}(ÉTUDIANT,UNIVERSITÉS))) Nom Prénom NomInstitution Godin Patrice Université de Montréal Bouchard Martin Girard Julie Université du Québec à Montréal

Les opérations ensemblistes Ne peuvent s’effectuer que sur des tables ayant une structure identique 3 opérations Union Intersection Différence

Tables des exemples ÉTUDIANT Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC Tremblay Isabelle 1977 07 12 ULaval Godin Patrice 1972 02 18 UDM Bouchard 06 28 Julie 1980 10 22 UQAM ÉTUDIANTCYCLE1 Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC Tremblay Isabelle 1977 07 12 ULaval Bouchard 06 28 UDM FINISSANT Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC Julie 1980 10 22 UQAM

Union Résultat : l’ensemble des t-uplets contenus dans les deux tables Opérateur :  Format Table 1  Table 2

Union ÉTUDIANTCYCLE1  FINISSANT Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC Tremblay Isabelle 1977 07 12 ULaval Bouchard 06 28 UDM Julie 1980 10 22 UQAM

Intersection Résultat : l’ensemble des t-uplets communs aux deux tables Opérateur :  Format Table 1  Table 2

Intersection ÉTUDIANTCYCLE1  FINISSANT Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Girard Martin 1975 04 23 UQAC

Différence Résultat : l’ensemble des t-uplets de la première table qui ne sont pas présents dans la deuxième table Opérateur : \ Format Table 1 \ Table 2

Différence ÉTUDIANT \ ÉTUDIANTCYCLE1 Nom Prénom AnnéeNais MoisNais JourNais Université Godin Patrice 1972 02 18 UDM Girard Julie 1980 10 22 UQAM

Note sur l’algèbre relationnelle Habituellement, la planification des requêtes se fait sans connaître les données emmagasinées à l’intérieur des tables On utilise donc un modèle en mode formel Dans la plupart des SGBD, l’utilisation de l’algèbre relationnelle se fait par l’entremise du langage SQL

Access : les requêtes Access simplifie grandement les requêtes à une base de données Requêtes avec l’assistant Requêtes en mode création

Liens vers des tutoriels Access en ligne http://www.lecompagnon.info/access/index.html http://cerig.efpg.inpg.fr/tutoriel/bases-de-donnees/sommaire.htm http://www.ybet.be/access/formation_access.htm http://perso.orange.fr/jeanmarc.stoeffler/access/IndexAccess.htm http://enseignement.insset.u-picardie.fr/deug/ti/cours/access/ http://www.webprofesseur.com/access/da1.htm http://mhubiche.developpez.com/Access/cours/bases/ http://mhubiche.developpez.com/Access/tutoJointures/

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