Suivi simplifié d’activité FISSA Suivi simplifié d’activité Juin 2015 V0.2

Agenda Agenda Objectif et caractéristiques du module FISSA Comment se connecter Création des nouveaux profils / activités Ajout des informations pour une journée particulière Génération du rapport d’activité Statistiques

Objectif et caractéristiques du module FISSA Objectif : suivi des actions menées par une structure d’accueil organisant différentes activités : Rapports journaliers de présence et d’activité Historique par personne (accueillis, accueillants) et par activité Statistiques des actions. Caractéristiques Module multi-utilisateurs : Plusieurs utilisateurs peuvent être connectés simultanément chaque utilisateur qui se connecte peut voir les informations ajoutées par les autres utilisateurs. chaque utilisateur doit avoir un compte dans doc-depot  il doit s’adresser au responsable pour cette création Non-anonyme : chaque information ajoutée est liée à l’utilisateur qui l’a ajoutée (et horodatée). ADILEOS n’est pas responsable de la teneur des informations stockées, qui doivent être en adéquation avec les objectifs poursuivis par l’utilisation de ce module.

Comment se connecter 1 - Adresse internet https://www.doc-depot.com La connexion au module FISSA se fait par la plate-forme « doc-depot » 1 - Adresse internet https://www.doc-depot.com 2 - Identifiant + mot de passe du compte 3 - Accès à la page d’accueil « doc-depot » 4 - Cliquer sur le logo « FISSA » en haut de la page d’accueil

Structure page d’accueil Sélection de la date Espace de sélection rapide des profils (*) et activités déjà enregistrés dans la base et déjà utilisés au moins une fois. Création de profils/activités Tableau de synthèse des personnes et activités liées à la journée Faits marquants de la journée Formulaire pour renommer un profil ou une activité Consultation de l’historique d’un profil (*) On appelle profil l’ensemble des informations liées à un bénéficiaire

Création d’un nouveau profil (bénéficiaire/ accueillant) ou d’une activité 1 2 3 1 - Entrer un nom dans le champs au-dessus de « Commentaire » 2 - Choisir le type de profil (bénéficiaire, bénéficiaire femme, bénévole, salarié) ou activité 3 - Cliquer sur le bouton « créer nouveau ». 4 - Le nom du profil ou de l’activité apparaît alors dans le tableau

Création d’un nouveau profil (bénéficiaire/ accueillant) ou d’une activité A savoir Lors de la création d’un nouveau profil ou d’une nouvelle activité, possibilité de sélectionner « pour info » dans la liste déroulante associée au nouvel élément. Cela évite que cet élément soit considéré dans les statistiques de cette journée s’il s’agit uniquement d’une création.

Ajout des informations relatives à une journée 1 - Ajout des informations relatives à une personne a) Ajout du profil de la personne (accueillant ou bénéficiaire) + depuis l’espace de sélection rapide + ou depuis la liste déroulante en tête du tableau de synthèse. Espace de sélection rapide « personnes » Liste déroulante

Ajout des informations relatives à une journée b) colonne « Evénement ». Eléments communs aux accueillants et aux bénéficiaires : - Pour info : lorsque la personne n’est pas venue ce jour là mais que l’on souhaite ajouter des informations à son profil – la personne n’est alors pas comptée dans les statistiques. - Erreur saisie : permet de retirer la personne du tableau de synthèse - Activité(s) : activités de la journée, préalablement ajoutées au tableau de synthèse Lors qu’une activité est sélectionnée dans cette liste déroulante, elle apparaît dans la colonne activité de la même ligne. A supprimer en utilisant le symbole

Ajout des informations relatives à une journée Eléments spécifiques aux bénéficiaires : Eléments spécifiques aux accueillants :

Ajout des informations relatives à une journée c) Colonne « Mémo » : information importante à savoir ou à transmettre au bénéficiaire lors de sa prochaine visite L’ajout d’un texte dans ce champ entraîne l’apparition de ce texte et du nom du bénéficiaire associé en tête du tableau pour tous les jours suivants, jusqu’à ce que le mémo soit supprimé. d) Colonne « Commentaires » : informations liées à la présence du bénéficiaire pour la journée. L’ajout d’un texte dans ce champ sera pris en compte dans le rapport journalier d’activité.

Ajout des informations relatives à une journée 2 - Ajout des informations générales de la journée Ajout des informations dans le champ « Synthèse de la journée ». Informations générales sur les faits marquants de la journée quelque soit le profil ou l’activité. L’ajout d’un texte dans ce champ sera pris en compte dans le rapport journalier d’activité.

Rapport d’activité 1 - Cliquer sur le bouton « Rapport d’activité du XX/XX/XXXX » en haut de la page principale. 2 - Ouverture automatique de la page du rapport d’activité. Bouton d’envoi du rapport d’activité Synthèse de la journée Détails des présences et activités des présents Liste de diffusion de la synthèse Liste de diffusion du rapport détaillé Bouton de modification des listes de diffusions

Rapport d’activité 3 - Vérification et modification éventuelle des deux listes de diffusion. 4 - Cliquer sur le bouton « Envoi Mail Synthèse et Rapport d’activité ». A savoir : + le rapport détaillé reprend également les informations de la synthèse. + le rapport détaillé est automatiquement envoyé aux responsables de la structure (même si liste de diffusion vide ) + la synthèse est automatiquement envoyée à l’adresse mail de la structure (même si liste de diffusion vide ) + on ne peut envoyer les deux mails qu’une seule fois par journée d’activité.

Suivi et accompagnement Objectif : suivi des actions menées par et pour un bénéficiaire en lien avec la structure d’accueil + Cliquer sur le nom du bénéficiaire dans le tableau des présents + ou utiliser la fonction « Consulter l’historique de » + la page de suivi et d’accompagnement s’ouvre.

Suivi et accompagnement Sélection de la date pour le suivi Espace « Suivi » Actions de suivi du bénéficiaire lors de sa visite. Espace « Plan d’action » Actions à réaliser par le bénéficiaire pour sa prochaine visite. Récapitulatif des informations Visites Activités Informations de l’espace « suivi » Rédacteur

Statistiques 1 - Cliquer sur le bouton « Statistiques » en haut de la page principale. 2 - Ouverture automatique de la page « Statistiques » avec : + les statistiques générales sur la période : - nombre de jours ouverts - nombres de visites - nombre de repas - nombre de visites de femmes - nombre de personnes refusées - nombre de suivis et accompagnements - moyenne du nombre de visite par jour sur la période

Statistiques + le nombre d’activités différentes et les statistiques par activité sur la période : - nombre d’ateliers réalisés pour cette activité - nombres de bénéficiaires de l’activité - nombre moyen de bénéficiaire par atelier (fréquentation moyenne) + nombre d’usagers différents, dont femmes, et nombre de passage par usager + nombre d’accueillants différents, et nombre de permanences par accueillant. + liste des nouveaux usagers sur la période et nombre de passage L’intervalle minimal pour effectuer les statistiques est de une semaine.