2 Simplicité et efficacité, Rendez vos fermes SharePoint agiles avec AvePoint (PAR217) 10/02/2011 Nicolas Cambot, Nelite Antoine Driard, AvePoint Robert Sadlak, AvePoint

3 Nelite & AvePoint Conseil et expertise Infrastructures Microsoft et virtualisation Pôle Business Productivity Stand I30 Editeur de Logiciel 900 employés, 500 à la R&D, 50 en Europe Spécialiste de SharePoint 5 grands focus Migration vers SharePoint Administration Optimisation du stockage Backup Monitoring & Audit Stand D02

4 Le paradoxe de SharePoint Un excellent outil Avec ses limites La facilité d’utilisation est à double tranchant Prolifération du contenu conduit au désordre… parfait Une croissance soutenue et organisée requiert la mise en place de règles Prend au dépourvu les équipes et ressources avec de nouvelles charges et responsabilités La facilité d’utilisation est à double tranchant Prolifération du contenu conduit au désordre… parfait Une croissance soutenue et organisée requiert la mise en place de règles Prend au dépourvu les équipes et ressources avec de nouvelles charges et responsabilités Très simple à déployer, retour sur investissement immédiat Self-service – responsabilise les utilisateurs Facilement extensible et personnalisable Nécessite au départ peu d’investissement de la DSI 80% des tâches courantes sont réalisables suite au déploiement Très simple à déployer, retour sur investissement immédiat Self-service – responsabilise les utilisateurs Facilement extensible et personnalisable Nécessite au départ peu d’investissement de la DSI 80% des tâches courantes sont réalisables suite au déploiement

5 Agenda Contenu Synchronisation Déploiement Organisation Utilisateurs Droits Statistiques Transverse Administration / Stratégies inter-fermes, GPO Délégation de l’administration Pour chacun de ces thèmes: La problématique Ce que propose SharePoint en standard Ce qu’on peut faire avec des outils comme ceux d’AvePoint

6 SharePoint est centralisé par nature… mais pas ses utilisateurs Front-End Web Server Job/App/ Index/ Search Server SQL Server

7 Sur le WAN… L’attente peut être longue Peu d’adoption Collaboration inefficace au niveau global Peu d’adoption Collaboration inefficace au niveau global Chaque action prend trop longtemps Eloignement géographique Faible bande passante Eloignement géographique Faible bande passante

8 Alternative: WAAS Matériel coûteux Chaîne d’accès plus complexe Matériel coûteux Chaîne d’accès plus complexe Latence toujours présente Améliore les taux de transferts Latence identique Améliore les taux de transferts Latence identique

9 Alternative: Déploiement distribué Front- End Web Server Job/App/ Index/ Search Server SQL Server Front- End Web Server Job/App/ Index/ Search Server SQL Server Utilisateurs aux Etats-Unis Utilisateurs en France Mais comment synchroniser les informations entre les fermes ? Ferme aux Etats-Unis Ferme en France

10 Il faut le meilleur des deux mondes: Contenu centralisé, accès distribué Le contenu doit se comporter comme s’il résidait sur une ferme unique centralisée Mais les utilisateurs doivent pouvoir y accéder depuis leur ferme locale

11 Idées reçues sur la réplication de bases On entend beaucoup que la réplication n’est pas utilisable en production, et que… Il faut forcément répliquer la base entière Il faut une excellente connectivité / faible latence La réplication est forcément mono directionnelle Faute de gestion des conflits, la base distante n’est pas exploitable Attention, en revanche, il n’est effectivement pas possible d’utiliser les techniques de réplication SQL pour supporter deux fermes SharePoint actives sur un même contenu.

12 La solution DocAve Replicator Réactivité de la ferme locale Réplication bi- directionnelle Réplication des contenus le nécessitant Gestion des conflits Réplication des contenus le nécessitant Gestion des conflits Permet une collaboration globale dans de meilleures conditions Efficace sur faible bande passante: copie différentielle, contrôle du débit et des plages horaires, compression

13 Démo Réplication

14 SharePoint est une plateforme Les modifications peuvent être: Apparence – Styles et design des pages Divers modèles de contenus – sites, pages, documents, listes, workflows Solutions “packagées” Personnalisations manuelles par édition de code ou fichier de configurations

15 Comment réaliser ces customisations ? Dans SharePoint – paramètres de sites et de listes, look & feel Avec SharePoint Designer – qui permet de modifier les templates, les pages et le look & feel Avec Visual Studio – pour développer des web parts ou features Administrateurs Développeurs

16 Il faut gérer ces personnalisations DéveloppementTestPré-productionProduction Les bonnes pratiques veulent que : –L’équipe de développement travaille sur la première ferme, et déploient sur la ferme de test ce qui est stable –L’équipe de test travaille sur la ferme du même nom –Quand l’équipe de test approuve, la personnalisation est déployée en pré-production, puis finalement en production Environnements (ou fermes) Plus de Stabilité

17 Comment faire en standard ? De façon très manuelle et extrêmement répétitive Les scripts de déploiement doivent être créés spécifiquement pour automatiser les déploiements. Souvent à la main. Chaque opération est manuelle: Prend beaucoup de temps Risque d’erreur non négligeable Rollback à prévoir dans tous les cas Type de personnalisationDéploiement Conception graphiqueAu choix: Refaire les mêmes modifications sur chaque environnement Copier les fichiers de design (mais tout est écrasé) Packager le site comme modèle, puis créer le site à partir du modèle Solutions packagéesCopier la solution, et la déployer avec STSADM Personnalisations non packagées Copier les fichiers concernés, faire les updates sur IIS

18 Deployment Manager: 3 outils pour 3 types de customizations Déploiement Vers une ou plusieurs cibles En temps réel ou de façon planifiée Total ou incrémental Possibilité de roll-back / Undo Scénarios: Gestion des solutions du dev à la prod Déploiement de feature ou de content type Ajout de Front End à une ferme (y compris paramètres IIS et DLL) Type de personnalisationOutil Conception graphique (Look & feel, modèles, colonnes, galleries de web parts …) Design Manager Web Parts / Features packagés en SolutionsSolution Center Web Parts ou Features non packagés (Assemblies dans le GAC, paramètres IIS, fichiers) Front-End Deployment

19 Démo Déploiement

20 Contenu : Organisation Défis: la structure des sites, collections de sites et webapps Doit refléter la structure des projets et l’organisation de l’entreprise Doit s’adapter aux contraintes techniques (taille de Content DB, niveau de délégation…) Enjeu Crédibilité et adoption de SharePoint comme outil de collaboration Temps passé et fiabilité du processus de mise à jour du

21 Restructurer des bibliothèques de documents Simple déplacement ou copie, d’un dossier ou doclib à l’autre Ou bien des déplacements plus complexes, réarrangements massifs

22 Restructurer toute la hiérarchie Rétrogradation: transformer une collection de sites en un simple site Promotion: transformer un site en collection de sites

23 En natif avec SharePoint List/Library Web Application Content DB Site Collection Site Folder Item/Document Interface simple d’utilisation Peut gérer les sites et éléments Ne peut PAS gérer les dossiers, listes, bibliothèques, collections de sites Les métadonnées peuvent être perdues Peut gérer les sites et collections de sites En ligne de commande uniquement Ne peut PAS gérer les listes, bibliothèques, dossiers, documents Les métadonnées peuvent être perdues La performance chute pour les sites de plus de 12Go et les bases de données de plus de 100 Go

24 Avec DocAve Content Manager Autre Application Web Autre Ferme Autre Domaine Autre Application Web Autre Ferme Autre Domaine List/Library Web Application Content DB Site Collection Site Folder Item/Document Une interface graphique unique Peut gérer tous types de contenus, un par un ou par groupe Permet les promotions et rétrogradations Déplace du contenu entre Applications Web, Fermes et Domaines Les métadonnées et la sécurité sont conservées Pas de limite de taille de données

25 Démo Réorganisation du contenu

26 Agenda Contenu Synchronisation Déploiement Organisation Utilisateurs Droits Statistiques Transverse Administration / Stratégies inter-fermes, GPO Délégation de l’administration Pour chacun de ces thèmes: La problématique Ce que propose SharePoint en standard Ce qu’on peut faire avec des outils comme ceux d’AvePoint

27 Utilisateurs : Droits Problématique La gestion des droits est pensée élément par élément dans SharePoint. A l’échelle d’un fichier, tout est simple (encore que…) Mais à l’échelle de plusieurs fermes, comment répondre à ces questions: Identification de droits réels Qui a accès à un fichier A quoi a accès cette personne ? Quelqu’un change de département, comment transférer ses droits ? Un nouveau arrive, comment lui donner tous les mêmes droits qu’un collègue? Quels outils pour que les responsables fonctionnels puissent analyser les droits de leurs sites ? Et les modifier ?

28 Gouvernance: Comptes utilisateurs (AD) sont assignés à des groupes Active Directory qui sont inclus à des groupes SharePoint par défaut (Readers / Members / Owners) auxquels sont assignés des privilèges SharePoint. Outil type RSOP: Script: Utilisateurs : Droits En standard

29 Utilisateurs : Droits Avec AvePoint Transfert / Clonage de compte Mode recherche Recherche de contenu Recherche de sécurité Export/Modification des droits dans Excel « Dead Account Cleaner » Nettoie les permissions liées à un compte AD supprimé ou désactivé

30 Démo Droits

31 Utilisateurs : Statistiques Problématique, et réponse en standard Questions fréquentes des responsables de sites Comment savoir si mon site est utilisé? Qu’est-ce que les gens viennent y chercher ? Une modification technique a-t-elle un impact sur la fréquentation? Pas de réponse à cette question « Out of the Box »

32 Utilisateurs : Statistiques Avec AvePoint Rapports prêts à l’emploi Sélection des thèmes à générer d’un simple clic Envoi automatique (quotidien, hebdomadaire, mensuel…) d’un rapport, par (PDF)

33 Agenda Contenu Synchronisation Déploiement Organisation Utilisateurs Droits Statistiques Transverse Administration / Stratégies inter-fermes, GPO Délégation de l’administration Pour chacun de ces thèmes: La problématique Ce que propose SharePoint en standard Ce qu’on peut faire avec des outils comme ceux d’AvePoint

34 Transverse : Administration / Stratégies inter-fermes, GPO Problématique Chaque ferme est un service indépendant Mais Un service SharePoint d’entreprise comporte: - Plusieurs environnements (DEV / HOM / PRD…) - Plusieurs fermes (Intranet / Staging / Extranet…)

35 Transverse : Administration / Stratégies inter-fermes, GPO Solution Out of the BOX: Multiplication des opérations pour chaque environnement Scripting

36 Démo Stratégies inter-fermes

37 Délégation de l’administration: Problématique SharePoint fonctionne très souvent (très) bien Le nombre d’actes d’assistance et administration simple explose rapidement Recommandation: déléguer au maximum aux utilisateurs, ou à certains utilisateurs ou maitrises d’ouvrage Permettre au support niveau 1 de restaurer des fichiers ou sites supprimés Permettre à la MOA ou aux « correspondants » d’auditer la sécurité de leur site, Permettre au responsable d’une webapp ou d’une collection de sites de restructurer « ses sites » Ecueil: ce qui se fait depuis les consoles de SharePoint se délègue principalement en mode « tout ou rien »

38 Délégation de l’administration Avec DocAve Délégation de chaque fonctionnalité Par utilisateur ou par groupe Locaux ou AD Avec Security Trimming En plus de permettre une délégation fine, l’admin DocAve est totalement auditable

39 Délégation de l’administration Avec DocAve

40 Délégation de l’administration Avec DocAve

41 Démo Délégation des droits

42 Rendez vos fermes agiles… Contenu, Utilisateurs, Délégation… Anticipez sur la croissance de SharePoint et des besoins de vos utilisateurs Limitez les tâches manuelles, lourdes et sources d’erreurs

43 Contacts Nicolas Cambot Manager Business Productivity Mobile Tél Fax Nelite France 20 rue Cambon Paris Backup | Admin | Compliance | Reporting | Migration |Storage Optimization Unleashing the Power of SharePoint Antoine Driard Responsable Grands Comptes AvePoint France 6 place de la Madeleine Paris Mobile:

44 MSDN et TechNet : l’essentiel des ressources techniques à portée de clic Portail administration et infrastructure pour informaticiens Portail de ressources technique pour développeurs