User Management entreprises et organisations dans le cadre d'eHealth (Gestion des utilisateurs et des accès)

2 Objectif  Processus de gestion d’utilisateur pour des applications web 1.Demande d’accès pour l’institution des soins de santé 2.Identifier du Responsable de l’hôpital (RAE) 3.Création des rôles de gestion des utilisateurs (Gestionnaires locaux et utilisateurs) 4.Association d’un rôle à une application  Points de contact et de support  Aspects pratiques (vue utilisateur)

3 Table des matières 1. Comment un hôpital / une entreprise peut-il (peut-elle) demander l'accès? 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut- il s'annoncer avec ses codes d'accès ? 3. Comment un RAE peut-il désigner un co-RAE? 4. Comment un RAE peut-il changer de gestionnaire local (GL)? 5. Comment créer une sous-section? 6. Comment attribuer une fonction à un gestionnaire ou utilisateur d'une sous-section? 7. A qui adresser vos questions? 8. Accès à l'application 9. Abréviations.

4 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé 1.Comment un hôpital / une entreprise peut-il (peut-elle) demander l'accès? 4 procédures distinctes : 1.1. Hôpital est affilié auprès de l'Office national de sécurité sociale (ONSS) Hôpital est affilié auprès de l'Office national de sécurité sociale des administrations provinciales et locales (ONSSAPL) Entreprise est affiliée auprès de l'ONSS Entreprise est affiliée auprès de l'ONSSAPL.

5 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Ouvrez le site :

6 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Cliquez sur "Accéder"

7 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé

8 Hôpital affilié à l'ONSS = Formulaire de demande à remplir en ligne. Cliquez sur le lien. 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé

9 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Hôpital affilié à l'ONSS Introduisez le numéro d'entreprise et le numéro INAMI de l'hôpital.

10 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Hôpital affilié à l'ONSS Données du RAE. le RAE doit être inscrit sur le payroll de l'hôpital ou être repris dans les statuts.

11 Introduisez ici les données du Responsable. Attention, il doit s'agir d'une personne qui est mentionnée dans les statuts. 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Hôpital affilié à l'ONSS

12  Un formulaire de confirmation s'affiche  Confirmez et enregistrez la demande 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Hôpital affilié à l'ONSS

13  Si le formulaire est signé avec la EID, Smals reçoit automatiquement un mail et il ne faut rien envoyer par la poste.  Si le formulaire est signé à la main, il faut l'envoyer par la poste à la Smals, avenue Fonsny 20, 1060 Bruxelles. 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Hôpital affilié à l'ONSS

14 La procédure = identique à celle d'un hôpital affilié à l'ONSS. 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Entreprise affiliée auprès de l'ONSSAPL.

15 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Entreprise est affiliée auprès de l'ONSS : procédure en ligne

16 Introduisez le numéro BCE de votre organisation et désignez à nouveau un RAE. Les autres écrans sont identiques aux écrans d'un hôpital affilié à l'ONSS. 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Entreprise est affiliée auprès de l'ONSS : procédure en ligne

17  formulaire R8 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Entreprise est affiliée auprès de l'ONSSAPL

18 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Entreprise est affiliée auprès de l'ONSSAPL

19  Le formulaire doit être complété à la main et renvoyé à l'ONSSAPL.  L'ONSSAPL réalise le contrôle et demande ensuite à la Smals de créer le RAE.  Les lettres nom d'utilisateur et mot de passe sont envoyés à l'ONSSAPL.  L'ONSSAPL envoie les lettres à l'hôpital. 1. Demande d’accès pour l’institution des soins de santé Entreprise est affiliée auprès de l'ONSSAPL

20 Rôles pour la gestion des utilisateurs RAE Responsable Accès Entité  Personne gérant les accès au sein d'un hôpital ou d'une entreprise. le RAE est un administrateur délégué (Reconnu dans les statuts).  Pas accès aux applications (à moins qu'il soit un GL ou un utilisateur).  Crée des qualités (p.ex. "prestataires médicaux : hôpital)  Désigne pour chaque qualité un GL. GL Gestionnaire Local  Gère sa qualité (généralement la personne qui dirige un département)  Crée des utilisateurs sous celle-ci.  Peut accéder aux applications Utilisateurs  Infirmiers, Médecins, etc… devant avoir accès aux applications définie par le GL

21 Rôles pour la gestion des utilisateurs

22 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?  Le RAE reçoit une lettre avec un nom d'utilisateur et le lendemain une lettre avec un mot de passe.  Ces codes d'accès (nom d'utilisateur et mot de passe) doivent être personnalisés en ligne sur le portail de la sécurité sociale. (dans un délai de 30 jours). En cas de non-respect de ce délai, le RAE sera bloqué et il faudra demander de nouveaux codes d'accès.

23 Ouvrez le portail de la sécurité sociale ( et choisissez votre langue 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

24 Cliquez sur "Employeurs & Mandataires" 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

25 Cliquez sur "se connecter". 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

26 Introduisez le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez reçus par écrit. 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

27 Cliquez sur "Suivant". 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

28 Complétez les champs. 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

29 Spécifications d'un nom d'utilisateur 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

30 Spécifications d'un mot de passe 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

31 Confirmez les données que vous avez introduites 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

32 2. Comment un Responsable des Accès Entité (RAE) peut-il s'annoncer avec ses codes d'accès ?

33 3. Comment un RAE peut-il désigner un co-RAE (back-up)? Le RAE se connecte avec ses codes d'accès. Cliquez ensuite à droite sur "Co-Responsable des Accès".

34 Au bas de l'écran, le RAE introduit le numéro NISS du Co-RAE et il clique ensuite sur "suivant". Le RAE peut aussi attribuer ici un nouveau mot de passe aux autres Co-RAE. 3. Comment un RAE peut-il désigner un co-RAE (back-up)?

35 La personne n'est pas encore connue dans le userman : le RAE choisit un nom d'utilisateur et un mot de passe Comment un RAE peut-il désigner un co-RAE (back-up)?

36 Confirmez 3. Comment un RAE peut-il désigner un co-RAE (back-up)?

37 La personne est déja connue dans le userman : le nom d'utilisateur s'affiche automatiquement à l'écran. 3. Comment un RAE peut-il désigner un co-RAE (back-up)?

38 4. Comment un RAE peut-il changer de gestionnaire local (GL)? Un hôpital possède 1 qualité = "prestataires médicaux : hôpital". Par qualité, il est désigné un gestionnaire local (GL).

39 Onglet: utilisateurs. Au bas de l'écran, vous pouvez ajouter un utilisateur ou un co-GL ou changer de GL 4. Comment un RAE peut-il changer de gestionnaire local (GL)?

40 5. Comment créer une sous-section? Cliquez sur l'onglet sous-section et choisissez le type Site, Pit,… Désignez un gestionnaire de sous-section Créez ensuite les utilisateurs

41 P.ex. création d'un site : introduisez le code du site. Le code est communiqué par la plate-forme eHealth. Choisissez le gestionnaire de la sous-section et continuez en cliquant sur "Suivant". 5. Comment créer une sous-section?

42 Cochez l'application eBirth et cliquez sur "Enregistrer". 5. Comment créer une sous-section?

43 Cliquez à nouveau sur "Confirmer". 5. Comment créer une sous-section?

44 5. Comment créer une sous-section?

45 6. Comment attribuer une fonction à un gestionnaire ou utilisateur d'une sous-section? Choisissez d'abord le site souhaité en cliquant dessus.

46 Créez d'abord les utilisateurs en bas de l'écran. Ici, il est possible de créer un co-gestionnaire de la sous-section ou de changer de co- gestionnaire de la sous-section. 6. Comment attribuer une fonction à un gestionnaire ou utilisateur d'une sous-section?

47 Cochez l'application "eBirth" et cliquez sur "Enregistrer". 6. Comment attribuer une fonction à un gestionnaire ou utilisateur d'une sous-section?

48 Cliquez à nouveau sur "Confirmer". 6. Comment attribuer une fonction à un gestionnaire ou utilisateur d'une sous-section?

49 A présent, il faut encore attribuer une fonction. Cliquez à cet effet sur "Fonctions et Responsabilités Hiérarchie". 6. Comment attribuer une fonction à un gestionnaire ou utilisateur d'une sous-section?

50 Cherchez le nom de l'utilisateur dans le fichier du personnel et cliquez sur l'icône "crayon". 6. Comment attribuer une fonction à un gestionnaire ou utilisateur d'une sous-section?

51 Cliquez sur la flèche dans la colonne et vous voyez les 2 fonctions dans le cadre de l'application eBirth. Il faut obligatoirement indiquer une "date de début". Une date de fin est facultative. Cliquez ensuite sur "Ajouter". 6. Comment attribuer une fonction à un gestionnaire ou utilisateur d'une sous-section?

52 L'utilisateur a maintenant été créé dans le site, a l'application dans son profil ainsi que la fonction "eBirth-Adm. Collaborateur". 6. Comment attribuer une fonction à un gestionnaire ou utilisateur d'une sous-section?

53 7. A qui adresser vos questions?  Par téléphone ( ) au centre de contact Eranova entre 7h-20h.  Par mail = au moyen du formulaire de contact m.html

54 Cliquez sur "Contact". 7. A qui adresser vos questions?

55 8. Accès à l'application Ouvrez le site d'eHealth et choisissez l'application souhaitée dans la liste

56 P.ex. l'application "eTCT" 8. Accès à l'application

57 Cliquez sur "LOGIN". 8. Accès à l'application

58 Dans cet exemple, il a été opté pour l'identification au moyen de l'EID 8. Accès à l'application

59 Introduisez le code PIN 8. Accès à l'application

60 8. Accès à l'application

61 8. Accès à l'application

62 9. Abréviations  ONSS = Office national de sécurité sociale  ONSSAPL = Office national de sécurité sociale des administrations provinciales et locales  RAE = Responsable des Accès Entité  GL = Gestionnaire local  GS = Gestionnaire sous-section  User = Utilisateur  Numéro BCE = Banque Carrefour des entreprises (BCE)  INAMI = Institut national d'assurance maladie-invalidité  NISS = numéro national  EID = carte d'identité électronique

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