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2 But de la présentation  Survol des changements de la version 4  Fournir un parcours détaillé de ces changements  Présenter les changements liés au processus d’approbation de procéder au processus d'appel d'offres  Présentation du formulaire d’approbation de procéder au processus d'appel d'offres

3 Modèle d’analyse et de planification des immobilisations (MAPI) Le MAPI constitue un outil de :  Suivi des projets immobiliers  Suivi des engagements immobiliers non soutenus et de la situation financière (surplus/déficit)  Engagements immobiliers non soutenus : −IC moins les apports en capital reportés (excluant les terrains) selon l’annexe 5.3  Situation financière (surplus/déficit): −Engagements immobiliers non soutenus moins tous revenus appliqués en cours d’année selon le tableau 4a du MAPI  Détail des engagements en réfection et au niveau des produits d’aliénation  Détails relatifs aux surplus accumulé engagés  Support pour les discussions immobilières  Évaluation de l’implications financière d’une approbation de procéder au processus d’appel d’offres  Détermination de l’éligibilité au financement à long terme auprès de l’OOF  Projections en lien avec le plan axée sur les résultats (RBP) du Ministère

4 Améliorations de la version 4  Simplification du processus de demande d’approbation de procéder au processus d’appel d’offres  Amélioration des fonctionnalités

5 Changements à la version 4  Formatage  Feuilles bilingues  Nouveaux noms des feuilles de travail  FIN-FP - Situation financière des immobilisations  FIN-SR - Réfection des écoles  POD-S - Produits d’aliénation – sites d’écoles  POD-A - Produits d’aliénation – sites administratifs  PRO-M - Projets maîtres - lecture seulement  PRO-A - Projets actifs  DEB - Matrice des débentures  OFA-1 - (1) Demande de financement auprès de l’OOF  OFA-2 - (2) Demande de financement auprès de l’OOF

6 Changements à la version 4 – Éligibilité des projets  Le nom de la feuille « éligibilité des projets » a été changé à :  PRO-M (Projets maîtres) – liste de tous les projets - barré  PRO-A (Projets actifs) – liste les projets qui ne sont pas complétés ayant soit un montant à construire ou bien non financé en permanence (ou les deux)  Les conseils doivent seulement compléter la feuille PRO-A  La section approbation de procéder a été ajoutée, incluant les informations suivantes :  1. Date de l’approbation  2. Montant de l’approbation  Fusion des deux colonnes suivantes (LPA – Immos):  LPA – Autre (Col. 10.2)  Financement immobilier - 120M$ (Col. 10.3)  Les totaux par colonne de financement du Ministère balancent avec les subventions pour les besoins des élèves  La colonne des allocations PAJE balance avec les subventions pour les besoins des élèves et inclue les montants pour les équipements pour les années 1 à 4 ainsi que l’estimé de l’année 5

7 Changements à la version 4 – Position financière et plan de redressement / Produits d’aliénation  Feuille « Produits d’aliénation » :  Lignes ajoutées afin de fournir des informations détaillées par projet pour au sujet des produits d’aliénation  Feuille « Réfection des écoles » : Nouveau  Les conseils doivent compléter cette feuille si un projet est non soutenu par les fonds du Ministère mais l‘est par le financement pour le réfection des écoles  La feuille « Position financière et plan de redressement » a changé de nom pour « Situation financière des immobilisations »  Nouveau tableau 1c – activités lies aux immobilisations après le 31 aout 2014  Automatisation du tableau 4a, Intérêts des fonds d’amortissements accumulés à ce jour égal à la ligne du tableau 5  Ajout d’une nouvelle source de financement : amélioration de la condition des écoles et revenue d’une tierce partie  Mise à jour du tableau 5 – Engagement de la réfection des écoles

Onglet FIN-FP Situation financière des immobilisations 8 MAPI Version 4

Survol : Situation financière des immobilisations Côté Gauche Immo. non prise en charge Côté droit Source de financement des immo.

Section A: Tableau 1

SIFE ÉF : Tableau 5.3

Section A: Tableau 1  Dépenses d'immobilisations non prise en charge au 31 août 2014:  Intérêts du fonds d'amortissement à gagner  Actifs amortissables excluant les immobilisations corporelles mineures  Immobilisations corporelles mineures  Autres Remarque : Le montant total des immobilisations financées par le conseil au 31 août 2014 = SIFE - Tableau 5.3, Lignes 2.1.1, & 2.2 Col. 7 des ÉF  Déficit en immobilisations lié aux terrains (Autre que RAS) au 31 août 2014 = SIFE - Tableau 5.6, Ligne 2.4 Col. 2 des ÉF  Activités liées aux immobilisations après le 31 août 2014  Activités liées aux immobilisations après le 31 août 2014: montant provenant de l’onglet des projets actifs  Approuvé : Le ministère fera la mise à jour lorsque la demande d’approbation sera approuvée  Demandé: Le ministère fera la mise à jour lors d’une demande d’approbation

Section B: Tableau 1a, 1b & 1c

Section B: Tableaux 1a, 1b & 1c  Tableau 1a – Les conseils doivent reportés les actifs amortissable nécessitant le financement du conseil par projet.  Exemple: Dans cet démo, le conseil a 7.2M$ de dépense en actifs amortissables excluant les IC Mineurs qui doit être reportés dans le tableau 1a tout en indiquant les sources de financement correspondants pour chaque projet.  Tableau 1b – Les conseils doivent reportés les IC mineurs nécessitant le financement du conseil par projet.  Exemple: Dans cet démo, le conseil a 2.0M$ de dépense en IC Mineurs dans le tableau 1 qui doit être reportés dans le tableau 1b tout en indiquant les sources de financement correspondants pour chaque projet.  Tableau 1c (Nouveau) - Les conseils doivent reportés les activités liées aux immobilisations après le 31 aout 2014 par projet. Remarque : les soldes dans le tableau 1a, 1b et 1c doivent concorder avec les lignes correspondantes dans le tableau 1 ci-dessus.  Nouveau dans le MAPI v4  Source de financement: le menu déroulant a été ajouté  Les cellules ‘Commentaires’

Section C: Tables 2, 3a & 3b

Section C: Tableaux 2, 3a & 3b  Tableau 2 – Aucun changement dans ce tableau. Le conseil doit reporté les données d'excédent accumulé de  identique au tableau 5 des ÉF dans SIFE Remarque : Si un conseil a affecté du surplus accumulé pour les activités futures d’immobilisations et que ces dépenses en immobilisations n'a pas encore été engagés et rapporté dans le tableau 1 du MAPI ; le conseil devrait déduire ce montant de l'excédent accumulé dans la cellule (N26).  Table 3a/3b – Aucun changement dans ces deux tables. Les informations des produits d’aliénations sont pré chargés à partir des onglets POD-S/A

Section D: Table 4a & 4b

Section D: Tableaux 4a & 4b  Tableau 4a - le tableau le plus important dans cette feuille !!!  Le but de ce tableau est de calculer l’excédent ou le déficit du financement des immobilisations du Conseil au moment de la soumission et fournit un résumé des tableaux 1-3b  Tableau 4b – Le but de ce tableau est de calculer l’excédent ou le déficit du financement des immobilisations du Conseil, y compris les futures sources de revenus et fournit un résumé des tableaux 1-3b  Nouveau dans le MAPI v4 −Deux nouvelles sources de financement ont été ajouté aux tableaux 4 a/4 b: Allocation Amélioration de la condition des écoles & Revenus reçu des tiers parties −La cellule ‘intérêt de fonds d'amortissement acquise à la date’ provient désormais directement du tableau 2 intérêt de fonds d'amortissement engagés (Tableau 5 ligne du SIFE) −Une cellule de commentaire a été ajouté dans chaque tableau

Section E: Table 5

Section E: Tableau 5  Tableau 5 – Allocation Réfection des écoles engagée. Cette tableau est liée à la nouvelle feuille ‘Réfection des écoles’ pour montrer l‘allocation réfection des écoles disponible et engagé en et des cinq prochaines années.

MAPI Version 4 Exemples 21

FIN-FP: Exemples Projet - Actif Situation financière des immobilisations

Exemple 1: École secondaire Ontario  Le projet école secondaire Ontario nécessite $ des allocations réfection des écoles futures  La cellule P83 du tableau 4b de la feuille FIN-FP pré charge automatiquement le montant de la feuille de calcul FIN-SR cellule E35 L'allocation réfection des écoles engagée pour les projets d'immobilisations Situation financière des immobilisations

Exemple 2: École Public Richmond  École Public Richmond nécessite au total 6.5M$ de financement du conseil:  Produit d’aliénation = 5.0M$ Renseigner dans la feuille POD-S, l’engagement du conseil à utiliser $5.0 M des produits d’aliénations, ce montant est ensuite transféré à la feuille FIN-FP tableau 3a & tableau 4a  Surplus accumulé = 1.0M$ Renseigner le tableau 5.5(& 5 en conséquence) dans SIFE et le tableau 2 de la feuille FIN- FP ligne projets immobilisations engagés dans le MAPI  Revenus à recevoir des tiers parties = 0.5M$ Renseigner le tableau 4b de la feuille FIN-FP et donner des explications dans la cellule commentaire Projet - Actif

25 Problématiques de fin d’année  Problèmes courants :  Le MAPI soumis malgré le message d’erreur rouge  Les informations financières ne sont pas en ligne avec les informations contenues dans le SIFE (par exemple : le montants total non financé en permanence ne balance pas avec la ligne de la section 12 du SIFE)  Soumission de fin d’année :  Nous anticipons rendre disponible la version 4 du MAPI vers la fin septembre  La version 4 à jour DOIT être soumise au plus tard le 28 novembre 2014  Comme dans les années précédentes, Cette soumission inclura la demande financement à long terme auprès de l’Office Ontarien de Financement (OOF) du conseil

26 Nouveau processus – Demande d’approbation de procéder au processus d’appel d’offres  Nouveau processus de demande d’approbation de procéder au processus d’appel d’offres à compter du 1 er octobre 2014  Lorsqu’un conseil soumet une demande de procéder au processus d’appel d’offres, il n’est plus requis de soumettre un MAPI à jour  Les conseils doivent maintenant compléter un formulaire de demande d’approbation de procéder au processus d’appel d’offres. −Disponible sur −Doit être fourni par courriel à l’analyste principal des politiques d’immobilisations et à l’analyste des finances  Lorsque la demande d’approbation est complétée, votre analyste principale des politiques d’immobilisations mettre à jour le MAPI et vous en enverra une copie pour vos dossiers

Support  Les documents de la formation MAPI sont sur le site de FAAB  La manuel détaillé de l’utilisateur pour le MAPI sera mis en ligne sur  Les analystes des immobilisations et financiers sont aussi disponibles pour vous venir en aide Pour toutes questions au sujet de …Veuillez contacter … Situation financière des immobilisations Réfection des écoles Produits d’aliénation Projets maîtres / Projets actifs Matrice des débentures Demande de financement à l’OOF (partie 1 et 2) Demande d’approbation de procéder au processus d’appel d’offres Analyste des finances Analyste des immobilisations Diamond Tsui Analyste des immobilisations