GESTION DES SUBVENTIONS DISTRICT 1630 Dominiek Willemse 2015-2016

Pourquoi ce séminaire ?

BUT DU SEMINAIRE Quelles sont les règles de la Fondation Rotary relatives aux subventions ? Comment demander une subvention ? Comment organiser un projet subventionné ? Quelles règles en matière de gestion des fonds ? Mettre en place le “protocole d’accord” (MOU) La procédure de certification

Ateliers !

La Fondation Rotary

MISSIONS DE LA FONDATION ROTARY Permettre aux Rotariens de promouvoir l'entente mondiale, la bonne volonté et la paix en œuvrant dans les domaines de l'éducation, de la santé et de la lutte contre la pauvreté.

LES ACTIONS de la FONDATION ROTARY Programmes humanitaires Subventions pour des projets locaux des clubs/districts Subventions pour des projets internationaux des clubs/districts End Polio Now Bourses d’études Centres Rotary pour la paix.

Bourses d’Etudes Règlement sur www.rotary1630.org (sept.) Bourse de la Fondation (Subvention Mondiale – Global Grant) Montant: 30.000 USD Objet dans un des 6 axes stratégiques. Exclu pour la famille de rotariens Bourses du District 1630 (pour tous!) 6 à 7 bourses pour un total de 50.000€ Bourses Spéciales (Centre pour la Paix, Eau) Attribuée et financée entièrement par la Fondation Règlement sur www.rotary1630.org (sept.) Deadline 15/02/16 (pour l’année 16-17) Présentation Fondation 2013

FINANCEMENT DE LA FONDATION

Financement de la Fondation Versements des Clubs Rotary Chèque à la Fondation (85 EUR par membre) Don pour End Polio Now (25 EUR par membre) Nécessaire pour assurer la continuité . Dons individuels des Rotariens Un don, chaque Année. Paul Harris Fellow Paul Harris Society Dons et legs

Trois Fonds Contributions Intérêts Chèque à la Fondation SHARE (DDF/FSD) Intérêts Dons Autres Don à End Polio

Fonds Spécifique du District (DDF) 2015-2016 $ 268.121 USD en 2012 134.061 USD (-5%) 2015 2013 2014 134.061 USD Fonds Spécifique du District (DDF) Fonds Mondial 67.030 USD 67.030 USD Subvention de District (District Grant) Subvention Mondiale (Global Grant)

Fonds de Dotation (Endowment Fund) 4/24/2017 Fonds de Dotation (Endowment Fund) Nouveau nom du Fonds PERMANENT = Fonds de Dotation, Fonds d’investissement Les dons sont investis en permanence. Seuls les bénéfices disponibles sont affectés à des projets. Sorte de dons: Dons, legs, héritage Promesse dans le testament (bequest) Avantage fiscal : DUO-LEGS !!!

Dons au Fonds de Dotation Don supérieur à 25.000 USD: Peut porter le nom du Donateur : “ René Friederici Endowment Fund” Le montant reste investi et les intérêts vont au Fonds Mondial, au SHARE ou pour un Centre Rotary pour la Paix (au choix) Don supérieur à 100.000 USD: Plus d’options pour l’affectation : Subventions mondiales, Areas of Focus, district, région géographique, bourse d’études, … Rapport annuel.

Rapports annuels

Gestion Des GRANTS

GLOBAL GRANT Demande et implémentation d’un Global Grant (subvention mondiale)

GROUPE DE TRAVAIL 1 : Questions : 1+2+3

GLOBAL GRANT Un projet durable Procédure entièrement en ligne Dans les 6 domaines stratégiques Collaboration internationale Budget de min. +/- 35.000 USD (la subvention doit atteindre minimum 15.000 USD) Le Club doit être certifié

Axes Stratégiques Paix et Prévention des conflits Prévention et traitement des maladies Eau et Assainissement Santé de la mère et de l’enfant Alphabétisation et éducation de base Développement économique et local

Un bon projet pour une subvention Répond à un réel besoin En collaboration avec de bons partenaires locaux Travail d’équipe (pas de one man show) Quantification de l’amélioration Objectifs de durabilité mesurable Une bonne préparation Un bon plan d’exécution Un suivi opérationnel et financier

ESSENTIEL: DE BONS PARTENAIRES Développer le projet ENSEMBLE !!! Un bon club partenaire (Host Sponsor) L’appui de la communauté aidée Des organisations locales(ONG, universités, administrations locales, …) Les partenaires seront concernés à chaque étape Installer une bonne communication est primordial entre partenaires et avec le district.

Subvention / Levier

GROUPE DE TRAVAIL 4 : Question : 1

Nouveau depuis le 1er juillet 2015! La Fondation retient 5% des montants versés au Fonds Mondial. Cela n’a aucune incidence négative pour les clubs! La Fondation compte 5% de frais sur tous les mouvements de cash qui transitent par elle pour les subventions : Les Clubs doivent réserver 5% de leurs rentrées pour les frais. Donc ils ne peuvent tabler que sur 95 % de leur budget pour le financement du projet. Le district 1630 compense cela en majorant la quote-part du Fonds Spécifique du District (DDF) de 8,75% (sur le 95%) Cela peut être évité en effectuant les paiements directement sur le compte du projet, mais alors pas de crédit pour les PHF.

Fonds Mondial (Fondation) Fonds Mondial (Fondation) Auparavant Projet total: 10.000 (1/3) + 25.000 (2/3) = 35.000 USD Clubs paient 10.000 USD NON-Rotary: 0 USD Fonds Mondial (Fondation) 0 USD 50% Subvention Totale : 25.000 USD Clubs: 10.000 USD‏ Fonds Mondial (Fondation) 5.000 USD 50% 100% DDF D1630 10.000 USD Fonds Mondial (Fondation) 10.000 USD 100% 26

Depuis le 01/07/15 Fonds Mondial (Fondation) NON-Rotary: Projet total: 0 USD Fonds Mondial (Fondation) 0 USD Projet total: 9.524 USD (1/3) + 25.476 USD(2/3) = 35.000 USD Les Clubs paient 10.000 USD 50% Clubs: 9.524 USD‏ Fonds Mondial (Fondation) 4.762 USD Subvention totale : 25.476 USD 50% 108,75% DDF D1630 10.357 USD Fonds Mondial (Fondation) 10.357 USD 100% 27

SUBVENTION MONDIALE : depuis le 01/07/2015! Le Fonds Spécifique du District (DDF) (2015-2016): 108,75% de la contribution du (des) club(s) D1630 Plafond de 16.300 USD (ou 19.000 USD si plusieurs clubs) Le Fonds Mondial : 100% de la contribution du Fonds Spécifique du District (DDF) et 50% des contributions du (des) club(s) Rotary et 50% des contributions des non-rotariens Plafond van 200.000 USD

SUBVENTION MONDIALE = LEVIER (X3)! NON-Rotary‏ Fonds Mondial (Fondation) 50% Min. 15.000 $ Max. 200.000 $ Clubs 95% du budget Fonds Mondial (Fondation) 50% 108,75% FSD D1630 Clubs D1630 Max. 19.000$ Fonds Mondial (Fondation) 100% 29

(Pour les subventions mondiales + 3 membres du pays hôte!) PLANIFIER UN PROJET Former une commission de 3 Rotariens (Pour les subventions mondiales + 3 membres du pays hôte!) Assigner les rôles Élaborer un plan de mise en œuvre Établir un budget détaillé Établir un plan d’urgence en cas de crise Mettre en place un système de conservation des documents

De bons guides

Conditions communes Modalités (Juillet 2015)

GROUPE DE TRAVAIL 3: Question : 1

PROJET DURABLE Fournir à une collectivité les connaissances et les compétences nécessaires afin de préserver les résultats d’un projet et lui permettre de poursuivre ses effets, même après que la subvention ait été liquidée.

Caractéristiques d’un projet durable Besoins de la Collectivité : Le projet doit répondre aux besoins et aux valeurs des bénéficiaires, Technologie adaptée : utilisation de matériaux durables, accessibles, faciles à utiliser et sans impact négatif sur l’environnement. Financement durable: s’assurer de l’existence d’une source fiable de fonds pour pérenniser les résultats après la conclusion de l’action. Connaissance : Le projet doit aider la collectivité à acquérir de nouvelles compétences et connaissances, et à modifier les comportements. Motivation: le projet doit inciter la collectivité à s’approprier l’action et ses résultats. Suivi et évaluation : Il faut établir des objectifs clairs et des données de référence (situation de départ) pertinentes, identifier des indicateurs d’impact et les méthodes qui seront utilisées pour collecter les données.

Soyez réalistes dans vos estimations ÉTABLIR UN BUDGET Soyez réalistes dans vos estimations Appels d’offres chez plusieurs fournisseurs Prix raisonnables Taux de change? Conflits d’intérêts Comptabilité détaillée

PLAN DE GESTION FINANCIÈRE Compte en banque séparé Conserver une trace de tous les paiements Comptabilité détaillée

DIRECTIVES FINANCIÈRES L’apport des parrains internationaux doit correspondre à au moins 30 % de l’apport total provenant des parrains. Interdiction de recueillir des fonds auprès des bénéficiaires ou d’organisations partenaires en échange de la subvention Interdiction d’utiliser des fonds en provenance d’une autre subvention Contributions sont créditées au donateur

DEMANDE EN LIGNE : www.rotary.org

Adaptations Pendant la réalisation, des adaptations au projet sont possibles, mais elles doivent être communiquées préalablement A la clôture, chaque poste du budget qui aurait été dépassé de plus de 10% doit être justifié.   

EVALUATION Boite à outil de gestion et d’évaluation, Evaluer périodiquement l’action sur la base des objectifs annoncés, Mesurer et suivre les résultats, Tous les 12 mois, un rapport, Un rapport final dans les deux mois de la réalisation du projet.

Implication des partenaires dans l’action, Type d’activité, CONTENU DES RAPPORTS DE SUBVENTIONS MONDIALES Implication des partenaires dans l’action, Type d’activité, Évaluation des résultats , Manière dont ils s’inscrivent dans le cadre des axes stratégiques, Compte rendu financier, Nombre de bénéficiaires, impact sur les bénéficiaires,

ARCHIVAGE Conserver les documents au moins 5 ans, Prendre une copie de tout, Prévoir un archivage, électronique de préférence, accessible aux partenaires.

District Grant (Subvention de district)

GROUPE DE TRAVAIL 2: Questions: 1+2+3

District Grants Plus petits projets (minimum 3.000 EUR), Procédure administrative simple, Conditions d’obtention limitées : Certification du club; Dans un des domaines choisis par le District; Projets dans votre communauté aussi!! Participation active et implication des membres du club.

Objectifs du district : District Grants 15-16: 66.000 EUR Objectifs du district : Lutte contre la pauvreté Soutien au handicap Aide au développement Prévention des assuétudes (nouveau) Aide aux personnes atteintes de troubles du comportement (nouveau) Demande : avant le 30/06/2015. Pas de prolongation ! Guide pratique et formulaire de demande !!! www.rotary1630.org

GROUPE DE TRAVAIL 5: Questions: 1+2

Exemples de subventions de district St. Gerardus RC Genk St Elisabeth School RC Overpelt-Noord-Limburg

Exemples de subventions de district La Vie par Un Fil ASBL RC Flémalle Les Mirabelles RC Herve

CERTIFICATION

GROUPE DE TRAVAIL 3: Question : 2

La certification, pourquoi ? Les clubs et les districts doivent être certifiés pour pouvoir bénéficier des subventions de la Fondation. Nécessaire pour TOUTES les subventions! Engagement du club de bien gérer un projet subventionné, tant au niveau administratif que financier. Conditions simples et procédure !

CERTIFICATION Assister au séminaire de gestion des subventions Signer le protocole d’accord des clubs (MOU) Remplir le formulaire de certification

CERTIFICATION: La certification reste valable un an, Le club demeure entièrement responsable de l’argent de la subvention, Les conflits d’intérêts doivent être évités, Coopération avec les auditeurs, Utiliser les ressources correctement Appliquer et implémenter le protocole d’accord. La certification peut être retirée

PROTOCOLE D’ACCORD Le Protocole d’Accord (MOU) est un contrat entre le club et le District, par lequel le club s’engage juridiquement à respecter les procédures de la Fondation Rotary et du Rotary International .

Responsabilités du Comité du club RESPONSABILITES Responsabilités du Comité du club Choisir un membre qui assurera le respect de la procédure de certification, Eviter et/ou signaler tout conflit d’intérêt, Superviser l’application correcte de la procédure de certification et l’administration des subventions, Etablir un plan financier pour suivre l’action et garantir l’utilisation des Fonds de la Fondation, Respecter les délais de remise des rapports.

GESTION FINANCIERE Les fonds de la Fondation doivent être dépensés conformément aux accords et budgets approuvés . Conserver un inventaire de tous les équipements et biens achetés avec des fonds de la subvention . Les fonds non utilisés au terme du projet doivent retourner à la Fondation, Veiller à toujours respecter la législation locale.

COMPTE BANCAIRE SEPARE A ouvrir dans le cadre d’une demande de subvention mondiale. Pas obligatoire dans le cadre de la certifcation Au moins deux personnes ayant pouvoir de signature et devant signer conjointement. Aucune rendement d'intérêt ( = compte courant) et les investissements ne sont pas autorisées . Un compte séparé pour chaque subvention mondiale Conserver les extraits de compte pour justifier les dépenses Avoir un plan de rechange si une des personnes ayant pouvoir de signature doit être remplacée .

RAPPORTS OBLIGATOIRES: Des rapports doivent obligatoirement être eétablis par les clubs de manière à permettre à la Fondation de suivre l’avancement des projets : Un rapport tous les 12 mois, Un rapport final (dans les deux mois de la clôture du projet), Si durant deux semestres consécutifs, 30% des projets, au sein d’un district, ne sont pas en ordre de rapports, le district perd sa certification = PLUS DE SUBVENTIONS !!!!

RAPPORT AVRIL 2015: 100%

CONFLIT D’INTERET Si un Rotarien peut obtenir un intérêt financier ou personnel direct ou indirect dans un projet . Par exemple : fournisseur, promotion, famille ou ami, … OBLIGATION DE TRANSPARENCE !

ARCHIVAGE CENTRALISE OBLIGATOIRE Accessible à toutes les parties intéressées , y compris le district ( idéalement numérisation) Conservation des documents durant 5 ans Faites des copies

DEMANDE DE CERTIFICATION

FORMULAIRE DE DEMANDE D1630 Actuellement encore via le formulaire à télécharger sur le site : http://www.rotary1630.org Demande via courriel : TRF1630@gmail.com

Le club est-il une ASBL? si OUI: Joindre une déclaration signée par les responsables (administrateurs) 2015/2016 de l’ASBL !!!

Formulaire VOLET A

Protocole d’accord

Signature Par la signature du protocole d’accord (MOU), le club s’engage à respecter TOUTES les conditions et procédures spécifiés pour les subventions de la Fondation Rotary et du Rotary International = contrat! La certification est valable un an. A signer par : Le Président 2015-2016 Le Président 2016-2017 Le Responsable de la certification

Signatures

COMMISSION FONDATION ROTARY

GROUPE DE TRAVAIL 4: Question: 2

La Commission RF du Club • Établit une stratégie, Introduit son objectif dans ROTARY CENTRAL, • Informe les membres sur la Fondation, • Recherche des actions éligibles et encourage à monter une demande de subvention, • Motive le club et les membres pour contribuer financièrement à la Fondation Rotary.

RESSOURCES EN LIGNE Deux sites internet : www.rotary.org (ENG/FR) www.rotary1630.org (NL/FR) Séminaire Fondation Luxembourg 12 Octobre 2013

PLANNING ANNUEL DETAILLE • Téléchargé sur www.rotary1630.org

DOCUMENTS UTILES: Modalités des subventions de district et mondiales Manuel Gestion des subventions Axes stratégiques - Principes généraux Protocole d'accord du club Rendre votre action pérenne en 6 étapes Outils d'évaluation d'une collectivité Rapports de subvention mondiale – Procédure Guide des subventions de district 2015-2016 Planning pratique de la Commission Fondation Rotary du Club 2015-2016

DATES IMPORTANTES: Seminaire de la Fondation : 28/11/2015 Echéance pour les bourses : 15/02/2016 Demande DG1516 : 30/06/2015 Rapports finaux DG1516 : 30/05/2016 Demande de certification : en cours Subventions mondiales : en cours

D1630 TRF Team 2015-2016: Dominiek Willemse, DRFC Frederick Loverius, DGSC Guy Braas, Stewardship Wilfried Odeurs, Bourses Dany Vandevoort, Polio Rudi Panis, Alumni Jean-Pierre Bastin, Trésorier

Questions?

MERCI !!!