Le programme MAINTENANT

Comment s’y prendre 6 semaines avant l’évènement : décider de la date, du lieu, du type de nourriture. 3 semaines avant l’évènement : créer une liste d’invitation

Comment s’y prendre 3 semaines avant l’évènement : envoyer une lettre personnelle 2 semaines avant l’évènement : contacter par téléphone les invités

Comment s’y prendre 2 jours avant l’évènement : courriel de rappel Le jour avant l’évènement : rappel téléphonique

Comment s’y prendre Préparer du matériel promotionnel pour présenter Optimist International (brochures, etc).

Exemple de lettre d’invitation à un membre potentiel Club Optimiste XYZ Montréal, QC Date Nom du membre potentiel adresse Cher M. ou Chère Mme Le [club Optimiste XYZ] tire beaucoup de fierté dans la qualité de ses membres et comble ses besoins avec des leaders communautaires remarquables. Un de nos membres nous a recommandé de vous inciter à devenir un de nos membres. Sur la base de cette recommandation, notre conseil d’administration a préautorisé votre adhésion et vous invite officiellement à vous joindre à nous. Notre club a fourni une aide précieuse à des centaines de jeunes [dans l’est de la ville de Montréal depuis près de 20 ans.] Nous avons à cœur l’encadrement des jeunes dans le domaine éducatif, sportif et culturel. Les recherches scientifiques ont démontré qu’une philosophie Optimiste mène à vivre un vie plus saine, joyeuse et remplie de succès. Étant la source de l’Optimisme dans notre collectivité, nos membres bénéficient autant des bienfaits de l’Optimisme que des gens que l’on dessert. Nous voudrions partager avec vous de l’information au sujet des activités de club et des opportunités qui s’offrent à vous pour vous impliquer au sein de notre club. Ainsi, nous vous invitons à un [diner] [souper] [brunch] le [date] au [restaurant ABC] situé à [telle adresse]. Nous vous attendons à [18 heures] et prévoyons terminer la rencontre au plus tard à [20 heures] [en tout, la réunion ne devrait pas durer plus que 2 heures, c’est platte pour une nouvelle personne d’avoir à rester trop longtemps, elle est surement nerveuse, trop concentrée à comprendre l’organisation, etc]. En espérant sincèrement que vous ferez partie des nôtres, nous attendons votre appel [assurez-vous d’avoir l’information dans le bas de la lettre pour vous contacter]. Des tas de projets sont en préparation et tant le club que les jeunes vont bénéficier de votre participation. Cordialement, Pierre-Jean-Jacques Membre [Président, Secrétaire, etc.] du club Optimiste XYZ de Montréal

Avant le début de l’évènement Préparation de la salle : Avoir la bannière club et le credo. La cloche et le maillet Des brochures placées sur les tables Des formulaires d’inscriptions Stylos, blocs-notes Des badges pour inscrire les noms

Avant le début de l’évènement Les hôtes : Présentez vos invités pour qu’ils fassent connaissance Créez une ambiance chaleureuse et propice à la camaraderie Présentez vos membres potentiels aux autres invités Distribuez et recueillez les formulaires d’inscriptions et les cotisations au moment venu

Programme durant l’évènement Avant le repas Accorder du temps aux hôtes de pouvoir socialiser (vin, fromage, café, bouchées, etc.) Déclarer la séance ouverte Invocation Les présentations Repas

Programme durant l’évènement Après le repas Faire un survol de la structure de l’organisation : OI, zones, districts et la FOEC Présenter votre club Optimiste avec toutes ses particularités (projets, réunions, etc) Laisser un ou quelques membres de votre club raconter une histoire ou une anecdote sur l’importance d’être membre, sa signification Terminer la soirée (en détails sur la prochaine page) en annonçant les prochaines rencontres et les moyens de se contacter (téléphone, page facebook, etc). L’important est de ne pas perdre contact.

Terminer la soirée – quoi dire « Maintenant que vous avez entendu parler des bonnes choses que nous accomplissons, vous avez le choix d’y prendre part ou pas. Nous avons besoin de votre aide pour aider encore plus de jeunes, voici ce qu’on vous propose : » C’est le moment de donner des formulaires d’inscription et d’expliquer le fonctionnement des cotisations afin de devenir membre à part entière de l’organisation. Répartition des dépenses par rapport à une cotisation annuelle d’un membre régulier Montant $ Allocation de districts 0,72 Actifs net $ - Programme de clubs 5,02 Communications, publications et services graphiques 5,72 Bénévoles et développement personnel 11,45 Assurance responsabilité de club 10,02 Administration générale 17,17 Croissance, services aux clubs , reconnaissances 21,46 Total 71,56

Terminer la soirée – quoi dire Vous devez mettre l’emphase sur le fait que les cotisations servent à faire partie d’une organisation qui a des règlements, une structure établie, une histoire de presque 100 ans, une assurance qui protège les membres, etc.

Terminer la soirée – quoi dire Les membres potentiels doivent sentir qu’ils font partie d’une « gang » où il n’y aura pas de mauvaises surprises ni de mauvaises nouvelles. Devenir membre ne doit pas être un fardeau, ça doit représenter une opportunité pour eux.

Nouveaux membres - intronisations Cérémonie spéciale lors d’une réunion Inviter des membres (un membre qui se distingue des autres, par exemple un membre Optimiste qui est aussi agent communautaire au service de police, professeur, ou tout autre métier public proche de la collectivité)

Intronisations des nouveaux membres Attribuer des tâches au nouveau membre selon ses talents et ses intérêts (très important : le nouveau membre veut mettre à profit ses passions et ses habiletés au lieu de se faire donner des ordres qui ne représentent pas ses intérêts). Assigner un mentor qui encadrera le nouveau membre Faire la promotion de l’arrivée des nouveaux membres (infolettre du club, page Facebook, etc.).

Actions = demandez Face à face : c’est le moment de clore l’évènement et de persuader le membre potentiel de rejoindre vos rangs. Près de 20% de vos membres potentiels deviendront membres.

Le programme MAINTENANT J’Y CROIS