ATELIER n°1 : Gestion administrative et financière d’un projet

Introduction Le dispositif contractuel : composition de la convention de subvention Composition et fonctionnement des postes budgétaires Gestion de la trésorerie

Principes d’une subvention européenne Les particularités d’une subvention européenne sont les mêmes que sous le programme LLP: 1. impulser un projet (qui a vocation à durer après la période de financement) 2. la subvention allouée doit être utilisée uniquement pour la réalisation des actions prévues dans le cadre du projet 3. une subvention européenne ne doit pas porter profit au bénéficiaire 4. la subvention européenne vient toujours en appui d’un cofinancement

L ES PARTENARIATS STRATÉGIQUES D ISPOSITIF CONTRACTUEL DES P ROJETS ENTRE E TABLISSEMENTS SCOLAIRES UNIQUEMENT

L A CONVENTION DE SUBVENTION ET SES ANNEXES Dates des activités: du 1 septembre 2014 au 31 août 2016/2017 Formulaire de candidature (demande de subvention)Partie I : Conditions particulièresAnnexe I : Description synthétique du projetAnnexe II : Budget contractuelAnnexe III : Règles financières et contractuellesPartie II : Conditions générales

PARTIE I : Conditions particulières La convention de subvention au titre du projet sélectionné La liste des annexes contractuelles L’objet de la subvention (partenariat stratégique sur le secteur de la formation professionnelle etc)… Le montant maximal accordé etc… PARTIE II : Conditions générales (elle est composée de 2 blocs) Dispositions juridiques et administratives où sont détaillées les obligations générales et rôles des bénéficiaires Dispositions financières, reprenant les coûts éligibles pour chacun des postes budgétaires Référez-vous à l’action clé 2 – partenariats stratégiques

ANNEXE I : Description synthétique du projet Un extrait de l’ensemble des activités prévues pour la mise en œuvre du projet (données issues de votre formulaire de candidature) à savoir : Productions intellectuelles Évènements de dissémination Les activités de mobilités ANNEXE II : Budget contractuel Les montants attribués (après corrections budgétaires) pour chacune des lignes budgétaires Montant accordé qui est repris dans la partie I – les conditions particulières (la convention de subvention)

ANNEXE III définit les règles financières et contractuelles Elle définit les différentes catégories de budget applicable au projet et donne les précisions suivantes : Les critères d’éligibilité des activités (conformes aux règles définies dans le guide du programme) L’éligibilité des frais (uniquement ceux de l’annexe II) Les règles de réduction de la subvention (par l’agence nationale au motif de non respect des obligations contractuelles) Rappel des barèmes pour les différents postes budgétaires (coût unitaire en vigueur) Documents justificatifs à fournir en cas de contrôle (en fonction des types de contrôles + tableau récapitulatif)

Composition et fonctionnement budgétaire

7 Postes budgétaires Evènements de dissémination Gestion et mise en œuvre du projet Réunions transnationales Besoins spécifiques Productions Intellectuelles Activités d’apprentissage, d’enseignement et de formation Frais exceptionnels

Gestion et mise en œuvre de projet Coût unitaire / Forfait (500 € ou 250 €) Exemples : Fournitures, logiciels, envois postaux, matériels pédagogique, évènements locaux, impressions… Documents justificatifs : -preuve des activités réalisées (description) -et preuve des résultats produits (description)  le coordinateur renseigne les résultats sur la plateforme de dissémination

Réunions de projet transnationales Coût unitaire / Forfait (575 € ou 760 €) Participation aux réunions entre partenaires du projet organisées par l’un des partenaires à des fins de mise en œuvre et de coordination du projet. Documents justificatifs : - attestation de présence (modèle Penelope +) - titres de transport ou toute autre facture spécifiant le lieu de départ et le lieu d'arrivée.  Chaque partenaire renseigne Mobility Tool lien formel personne/structure

Productions Intellectuelles Coût unitaire / Forfait (39 à 294 € par jour de travail) Productions transférables et exploitables par des tiers, innovantes, pérennes… Documents justificatifs : -Feuille de temps (modèle Penelope +) -Preuve sur la plateforme de dissémination -Lien formel personne/structure  Chaque partenaire renseigne Mobility Tool

Evènements de dissémination Coût unitaire / Forfait (100 ou 200 €) – maximum € Organisation de conférences / de séminaires / d’évènements nationaux et transnationaux visant à partager et à diffuser les productions intellectuelles du projet.  Participants (extérieurs au partenariat)  Dans un des pays du partenariat (hors pays tiers) Documents justificatifs : -Description de l’évènement (rapport final) -Liste d’émargement des participants -Programme détaillé, tout document lié à l’évènement

Activités transnationales d’apprentissage, d’enseignement et de formation Mobilités courtes  Durée : de 5 jours minimum à 2 mois (60 jours)  Echange de groupe d’élèves de courte durée  Evènements conjoints de formation du personnel de courte durée

Activités transnationales d’apprentissage, d’enseignement et de formation Mobilités courtes (5 jours minimum sur place) Documents justificatifs :  Voyage (275 ou 360 €)  Frais de séjour (par jour par participant) - Attestation de présence (modèle Penelope +) - Titres de transport ou toute autre facture spécifiant le lieu de départ et le lieu d'arrivée  Chaque partenaire renseigne Mobility Tool

Activités transnationales d’apprentissage, d’enseignement et de formation Mobilités longues  Durée : de 2 mois minimum (61 jours) à 12 mois maximum  Mobilité d’étude d’élèves à long terme ATTENTION : Mobilité longue des élèves : départ possible à/c 3 ème trimestre 2015 (formation et assurance obligatoire avant le départ des élèves)  Missions d'enseignement ou de formation de longue durée

Activités transnationales d’apprentissage, d’enseignement et de formation Mobilités longues d’élèves (61 jours minimum sur place) Documents justificatifs :  Voyage (275 ou 360 €)  Forfait mensuel par élève en fonction du pays de destination -Attestation de présence (modèle Penelope +)  Soutien linguistique (2 à 12 mois : 150 €) -Preuve/Facture de la réalisation de cette préparation  Tous les documents justificatifs liés à la mobilité longue des élèves (à envoyer à l’Agence AVANT le départ des élèves) :  Chaque partenaire renseigne Mobility Tool

Soutien au titre des besoins spécifiques (frais réels) Participant potentiel dont l’état de santé est tel que sa participation au projet ou à l’activité de mobilité serait impossible sans un soutien financier supplémentaire. Documents justificatifs : Factures des frais réels encourus (spécifiant le nom et l’adresse de l’organisme émetteur de la facture, le montant et la devise, ainsi que la date de la facture).  Chaque partenaire renseigne Mobility Tool

Frais exceptionnels (75 % des frais réels / maximum €) Contribution aux coûts réels afférents à des opérations de sous- traitance ou à l’achat de biens et services. Documents justificatifs : -Sous-traitance : factures des frais réels encourus -Frais d’amortissement : preuve d’achat, de location ou de location avec option d’achat de l’équipement  Chaque partenaire renseigne Mobility Tool

Modification budgétaire après signature du contrat Transferts possibles -Sans avenant dans la limite de 20% de la ligne émettrice et de 20% de la ligne réceptrice (si elle n’est pas initialement à 0) Exceptions : Les besoins spécifiques peuvent être augmentés quel que soit leur montant initial. Impossibilité de transférer les fonds sur : -les frais exceptionnels -la gestion et la mise en œuvre -Avec avenant si le transfert > 20%

Modification budgétaire après signature du contrat Tableau récapitulatif pour les transferts < 20% DE / VERS GESTION ET MISE EN ŒUVRE RTPIED ACTIVITES D'APPRENTISSAGE/ENSEIGNEMENT/ FORMATION BSFE GESTION ET MISE EN ŒUVRE OK NON* REUNIONS TRANSNATIONALES (RT) OK NON* PRODUCTIONS INTELLECTUELLES (PI) OK NON* EVENEMENTS DE DISSEMINATION (ED) OK NON* ACTIVITES D'APPRENTISSAGE/ENSEIGNEMENT/FORMATION OK NON* BESOINS SPECIFIQUES (BS)OK FRAIS EXCEPTIONNELS (FE) OK Aucun transfert n'est autorisé pour une catégorie budgétaire pour laquelle aucune subvention n'a été demandée (cf. Annexe III) Exception: Besoins Spécifiques NON* : Possible uniquement pour contribuer aux coûts d’une garantie financière

Avenants  Objectifs : - Sur le plan budgétaire : formaliser un transfert de plus de 20% - Autres domaines : acter toutes autres modifications contractuelles  Formalités : demande d’avenant à soumettre à l’agence par courrier postal signé du représentant légal  Conditions : ne doit pas modifier la structure et le fond du projet, tel qu’il a été évalué

Gestion de la trésorerie

Points d’attentions pour les structures publiques POINT DE VIGILENCE PRINCIPALE : un triple axe de travail a développer du 1 er jour au dernier jour du projet Associer Dialoguer Anticiper

Gestion de la trésorerie Points d’attentions pour les structures publiques Le budget en finance publique : exercice annualisé (construction et exécution),comprenant une annualité de plus que la durée de vie du projet. Exemple : projets de 2 ans déposés en 2014 : 3 exercicesbudgétaires > Imputation des recettes dès 2014, et engagement des 1ères dépenses jusqu’au 31/12/2014 > 01/01/2015 – 31/12/2015 : 2 ème exercice (versement de la 2 nd avance et continuation des dépenses) > 01/01/2016 – 31/08/2016 : 3 ème exercice (engagement des dernières dépenses et perception du solde)

Gestion de la trésorerie Gestion de la trésorerie Réalisation des dépenses de mobilités (activité d’enseignement, d’apprentissage et de formation)  Focus dépenses de voyage : -Ne pas privilégier le low cost (problèmes en cas d’annulation de vol pour raisons météorologiques ou mouvements sociaux). -Opter pour un achat groupé, via un voyagiste, dans le respect du CMP le cas échéant. Cela permet : o une prise en charge optimale (trajet aéroport – organismes d’accueil), o D’alléger le porteur de projet d’autant de travail et de faciliter le taux d’engagement exigé des crédits au RI (70% de l’avance initiale) o Pour les structures publiques : faire procéder à l’achat par le gestionnaire financier

Gestion de la trésorerie Gestion de la trésorerie Réalisation des dépenses de mobilités  Focus dépenses d’hébergement : Pour les agents publics: nécessité de croiser les montants forfaitaires octroyés au titre de la subvention avec le décret n° du 03 juillet 2006 et son arrêté d’application. Exemple : une mobilité de courte durée en Belgique (5 jours > < 2 mois) 100 € X 5 (+ voyage) = 500 € MAIS l’arrêté du 3/07/2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues par le décret n° porte à 145 € le per diem (si les 2 repas sont pris, dans le cas contraire : – 17,55% par repas)  Donc l’agent concerné peut prétendre à une somme supérieure pour couvrir son hébergement (valable pour tous pays). CF cofinencement

Gestion de la trésorerie Gestion de la trésorerie Réalisation des dépenses de mobilités  Focus dépenses d’hébergement (2) : Pour les agents publics, il existe une possibilité alternative (exclusive de l’indemnité de frais de mission) : la REGIE D’AVANCE. Source : Décret n° du 20 juillet 1992 relatif aux régies de recettes et aux régies d'avances des organismes publics (EPLE, EPSCP) et CGCT, article R et suivants pour les mairies et CG. Principe : sorte de dérogation à la règle de séparation entre ordonnateurs et comptables. Fonctionnement : le régisseur (nommément identifié) est habilité pour un an à liquider directement des dépenses listées exhaustivement, en numéraire ou via une carte bancaire. Double intérêt : le comptable n’a pas à liquider des menues dépenses au fil de l’eau et le porteur bénéficie d’une gestion qui ne lui impose pas de faire l’avance des dépenses sur ses deniers personnels, tout en opérant dans un système sécurisé.

Gestion de la trésorerie Indemnisation des coûts de personnels générés par les productions intellectuelles Rappel : la part de la subvention versée au titre des PI il ne constitue pas une forme de salaire, mais une indemnisation au profit de la structure pour le temps investi pas ses ressources aux fins du projet. Conséquences: la structure bénéficiaire est libre de son affectation et l’indemnisation n’est pas nécessairement reversée aux agents impliqués dans la PI.

Gestion de la trésorerie Gestion de la trésorerie : Frais exceptionnels Valable pour tous postes de dépense impliquant le versement d’une partie de la subvention à un tiers (voyage, dissémination, etc.) Rappel : frais de sous-traitance ou achat d’équipement 75 % des coûts éligibles – € / projet Mise en œuvre des dépenses : 2 cas de figure 1.Le bénéficiaire est pouvoir adjudicateur (structure publique): application stricte du code des marchés publics. 2. Le bénéficiaire relève du secteur privé : il devra pouvoir démontrer avoir sélectionné l’offre économiquement la plus avantageuse (meilleur rapport qualité-prix ou prix le plus bas), en veillant à éviter les conflits d’intérêts. Méthode : solliciter par écrit 3 devis auprès de 3 entreprises sur la base d’un cahier des charges unique et conserver les réponses.

Propriété intellectuelle et droits d’auteur Régime juridique des productions et résultats du projets : Il s’agit d’œuvres de collaboration : L113-2 alinéa 1 du Code de la Propriété Intellectuelle (CPI). A la création desquelles ont concouru plusieurs personnes physiques Quelle que soit l’ampleur de la participation de chacun, tout le monde est co- auteur d’un projet commun. Il s’agit d’une forme particulière d’indivision : l’exercice des droits doit faire l’objet d’un commun accord (règle de l’unanimité) sauf à entrainer une contrefaçon. Si la contribution de chacun relève d’un genre différent (littéral OU informatique OU graphique, etc.) le contributeur peut seul exploiter sa contribution personnelle, nonobstant les dispositions du I.9 (« tout matériel pédagogique produit doit être mis à disposition gratuitement sur internet »).

Propriété intellectuelle et droits d’auteur Application des dispositions de la convention (II.8.3) : Les bénéficiaires s’engagent à céder gratuitement leurs droits d’exploitation le temps de la durée légale de protection (ensuite bascule dans le domaine public) >> Le transfert de droits est exclusif et au profit de l’AN et de l’UE qui ne disposent que des droits expressément cédés Droit de reproduction (l’AN peut copier l’ œuvre sur tout support) Droit de représentation : l’AN peut communiquer l’œuvre au public Droit de distribution : l’AN décide du nombre et des destinataires de la distribution Droit de traduction, conservation, archivage >> Les bénéficiaires ne peuvent ni exercer leurs droits, ni les céder à quiconque sauf à commettre une contrefaçon. Les bénéficiaires demeurent titulaires de leur droits moraux (perpétuels et incessibles) Droit à la paternité (affichage du nom) Droit au respect de l’œuvre (autorisation préalable pour opérer toute modification) Cas des fonctionnaires et agents publics : L’œuvre participe d’une mission de service public, il y a donc application de l’article aliéna 1 du CPI : cession de plein droit des droits d’exploitation.

Merci de votre attention. Bon projet !