Environnement informatique Excel – Semaine 04 v.A15

Plan de leçon  Excel  Description  Interface  Saisie de donnée  Feuilles  Données  Fonctions

Qu'est-ce que Excel?  Un tableur électronique permettant la production de documents de qualité professionnelles en y insérant des calculs de manière précise et rapide  Le format par défaut d'un fichier Excel est XLSX

Les avantages  Saisie précise et rapide de données :  Exemple: Calcul de budget en calculant les actifs et les passifs  Recalcule automatique des données :  Lorsqu'une formule est dépendante d'une cellule et lorsque cette dernière est modifiée, la formule se recalcule automatiquement.

Les avantages  Vérification d'hypothèses  En changeant les valeurs des cellules, on peut vérifier des hypothèses rapidement  Création de graphiques  Excel permet de générer facilement des graphiques à partir de données d'une feuilles de calcul  Les graphiques sont mis à jour automatiquement  Formatage de données  Tri de données

Les éléments visuels Barre de formule Zone de nom Boutons de défilement d'onglets Onglets de feuille Barre d'état Cellule active

Les éléments visuels  Les feuilles de calcul sont représentées par un quadrillage de lignes numérotées et de colonnes alphabétisées  L'intersection entre une ligne et une colonne se nomme une cellule  Une cellule est donc un rectangle dans le quadrillage

Les éléments visuels  Chaque cellule possède un nom unique associé à la colonne et à la ligne  Par exemple, B12 signifie la cellule qui est à l'intersection de la colonne B et la ligne 12  Lorsqu'une cellule est active, elle est encadrée de noir et l'entête de colonne et de ligne sont aussi mises en évidence

Les éléments visuels  Les onglets de feuilles permettent de naviguer entre les différentes feuilles d'un classeur  Pour renommer une feuille, il suffit de cliquer avec le bouton de droit sur la feuille à renommer et de sélectionner "Renommer"  Pour déplacer une feuille, il suffit de faire glisser l'onglet à la position désirée

L'aide du système  À droite dans la barre de titre, il y a un point d’interrogation qui représente le bouton d’aide du logiciel

Saisie de données dans une cellule  La cellule doit être active pour saisir une donnée  Une cellule peut contenir deux types de données : une valeur ou une étiquette  Une valeur peut être un nombre, une formule, une date, une heure ou une fonction  Une valeur est toujours alignées à droite

Saisie de données dans une cellule  Une étiquette est un texte ou autre valeur non numérique  Une étiquette est toujours alignée à gauche  Lorsqu'une cellule est active, l'adresse de celle-ci est affiché dans la zone de nom. Astuce: Pour afficher un nombre comme une étiquette, ajouter une apostrophe ( ' ) devant ce nombre.

Saisie de données dans une cellule  Si le texte dépasse la cellule, l'affichage se fera dans la cellule de droite si elle est vide. Sinon elle sera tronquée.  Dans un nouveau classeur tapez les données suivantes:  A1 : 2D1 : 1/2  A2 : ‘2D2 : 0 1/2  B1 : 3.1D4 : 4  B2 : 3,1  C1 : Bonjour tout le monde  E1 : Bonjour tout le monde  Question: Quel est le signe décimal? et de quoi ça dépend?

Exercice  Ouvrir le fichier EX A-1.xlsx  Enregistrez le sous "Budget Café Medialoft Montréal".  Entrez le valeurs suivantes dans les cellules respectives  A8 : Salaire  A9 : Loyer  A10 : Publicité Astuce Pour accéder rapidement à une cellule, appuyer sur la touche F5, taper le nom de la cellule et appuyer sur « Entrée ».

Exercice  Sélectionnez les cellules de D8 à E15 en utilisant le pointeur Normal.  Vous avez sélectionné une plage, i.e. un ensemble de cellules.  Tapez les valeurs suivantes:  D8 : 13000D9 : 3500D10 :  D11 : 1500D12 : 2500D13 : 1000  D14 : 4250D15 : 300 Astuce : Lorsque vous tapez des valeurs dans une plage sélectionnée et que vous appuyez sur [Entrée] à chaque fois la cellule suivante devient active.

Exercice  Tapez les valeurs suivantes:  E8 : 13000E9 : 3500E10 :  E11 : 1500E12 : 2500E13 : 1000  E14 : 4250E15 : 300  Remarquez que si une plage est sélectionnée, la somme s'affiche dans la barre d'état  Tapez dans la cellule D  Sélectionnez la plage D8:E15.  Remarquez la somme a maintenant changé  Le calcul automatique est une des puissances d’Excel  Enregistrez

Validation d'une donnée  Lorsque vous saisissez une valeur, vous avez trois méthodes pour valider cette valeur:  [Entrée]  Se déplace dans la cellule dessous  [Tab]  Se déplace dans la cellule à droite  [Flèche]  Se déplace dans la direction de la flèche Astuce : Pour modifier rapidement une cellule sélectionnée, il suffit d’appuyer sur la touche F2.

Exemple  Entrez les valeurs du tableau suivant dans la feuil2

Nommez et déplacez une feuille  Renommez la feuil2 pour "Dépenses réelles".  Renommez la feuil1 pour "Projetées"  Changez la couleur de l'onglet "Dépenses réelles" pour la couleur Rouge.  Déplacez l'onglet "Projetées" à droite de "Dépenses réelles".  Dans la cellule A20 de "Dépenses réelles", écrivez votre nom.  Enregistrez le fichier.

Sélectionner des cellules  Cellules adjacentes:  Glisser la souris sur la plage désirée en sélectionnant les coins opposés.  Sélectionner une cellule, maintenir la touche [Maj] et déplacer à l'aide des flèches.  Cellules non adjacentes:  Maintenir la touche [Ctrl] et cliquer à l'aide de la souris. Page : Excel A-4

Sélectionner des cellules  Ligne entière  Cliquer sur l’entête de la ligne  Colonne entière  Cliquer sur l’entête de colonne

Les types de pointeurs Normal ou En croix: Sélectionner une cellule ou une plage De déplacement: Change l'emplacement d'une cellule ou d'une plage Poignée de recopie: Remplir automatiquement des cellules adjacentes en fonction de la saisie. En I: Modifie le contenu de la barre de formule Page : Excel A-11

Copier, déplacer des cellules  Plusieurs méthodes:  Avec le menu:  Accueil  Copier ou Couper  Accueil  Coller  Avec le clavier  [Ctrl] + [C] ou [Ctrl] + [X]  [Ctrl] + [V]  Avec la souris  Déplacer la sélection avec le curseur

Copie incrémentée  La copie incrémentée permet de copier les valeurs des cellules sélectionnées en les incrémentants.  Pour ce faire, vous devez sélectionner la cellule ou la plage, puis faire glisser la sélection à l'aide du curseur

Concevoir une feuille  Avant de débuter un projet, il est important de connaître approximativement sa disposition.  Établir le rôle de la feuille et lui donner un titre significatif.  Déterminer les résultats désirés de la feuilles.  Déterminer les informations nécessaires pour obtenir les résultats escomptés

Concevoir une feuille  Déterminer les calculs ou formules nécessaires  Esquisser sur papier la présentation de la feuille; identifier la position des étiquettes et des valeurs  Créer la feuille de calcul

Modifier le contenu d’une cellule  Ouvrez EX B-1 et sauvegardez-le sous « Prévisions des événements littéraires »  Allez dans la cellule D5  Dans la barre de formule, changez le 12 pour 11 et cliquez sur le crochet gris.  En cliquant sur le crochet, la cellule reste sélectionnée.

Modifier le contenu d'une cellule  Changez la valeur de A6 pour Trois- Rivières.  Modifiez la valeur de C6 pour 14.  Enregistrez

Entrer des formules  Les formules font la puissance d'Excel  Une formule commence par "="  Les formules arithmétiques utilisent une ou plusieurs cellules et opérateurs  Les opérateurs disponibles sont les suivants  Addition (+), Soustraction (-), Multiplication (*), Division (/) et l'exposant (^)  L'ordre de préséance des opérateurs est la suivante: (), ^, *, /, +, -  Le pemdas!

Exemple  Dans un nouveau classeur  Tapez dans la cellule A1  = / 2 * 5  Tapez dans la cellule B1  = ( ) / 2 * 5  Tapez dans les cellules :  A2  2 et B2  3

Exemple  Calculez A2 + B2  Dans la cellule C2 tapez "=A2 + B2"  Dans la cellule D2 tapez "=", puis cliquez sur la cellule A2, tapez "+", puis cliquez sur la cellule B2 et [Entrée]. Ne pas inscrire les guillemets!

Exemple  Avec votre fichier " Prévisions des événements littéraires"  Tapez dans la cellule:  B8 "= b3 + b4 + b5 + b6"  C8 "=" puis cliquez sur c3, puis tapez "+", ainsi de suite jusqu'à la cellule C6  D8 "= d3 + d4 + d5 + d6"

Erreurs courantes  La formule n'est pas placée dans la bonne cellule  Le signe "=" n'est pas au début de la formule  La formule a été déplacée par inadvertance. Lorsque l'on déplace une formule, les cellules sont mises à jour automatiquement.

Créer des formules complexes  Les formules saisies à date sont relativement simple avec un seul opérateur. Il est possible de créer des formules beaucoup plus complexes.  Dans la cellule  B10  « =B8 », puis saisissez « * 0,2 + », cliquez sur B8, puis cliquez sur le crochet vert.  C10  « =C8 * 0,2 + C8 »  D10  « =D8 * 0,2 + D8 »  Enregistrez

Fonctions d'Excel  Les fonctions sont des formules prédéfinies permettant d'effectuer facilement des calculs complexes

Exemples  Cliquez dans la cellule E3  Cliquez sur « (  ) Somme automatique », puis appuyez sur « Entrée »  Idem pour E4  Pour E5, Cliquez sur . Remarquez que la source n’est plus la même. Vous devrez sélectionner la page B5:D5  Pour E6, tapez "=somme(" et sélectionnez la plage B6:D6  Cliquez dans les cellules E8 et E10, faites les sommes.

Exemples  Pour les cellules de F3 à F6, F8 et F10 faites la moyenne en répétant la même chose que le diapositive précédent en excluant la colonne E  Enregistrez  Fonctions fréquentent:  Somme (paramètre) : Calcule la somme des paramètres  Moyenne (paramètre) : Calcule la moyenne des paramètres  Max (paramètre) : Affiche la plus grande valeur parmi les paramètres.  Min (paramètre) : Affiche la plus petite valeur parmi les paramètres.  NB (paramètre) : Compte le nombre de valeurs.

Références  Depuis que l’on a vu les formules, nous utilisons les identifiants des cellules tels que A2, C12, etc.  Exemple : =A2 * B2 *  L’utilisation des noms de cellule s’appelle des références  Ainsi le terme référence sert à référer à une cellule donnée

Références relatives et absolues  Il est fréquent de vouloir réutiliser une formule à un autre endroit  Lorsqu'une formule est copiée, il est important de s'assurer qu'elle fait référence aux bonnes cellules  Pour valider cela, il est important de connaître ce qu'est une référence relative ou absolue  Dans le livre dans les pages Excel B-10 et B-12

Référence relative  Depuis le début, nous n’avons utilisé que des références relatives dans nos formules  Lors de la création d'une formule qui se réfère à d'autres cellules, Excel "n'enregistre" pas les références exactes de la cellules  Excel garde la position des cellules référencées par rapport à la cellule où la formule est écrite  Par exemple, pour la formule "=Somme(A1:A4)" qui est dans A5. Excel regarde "la plage qui est à 4 lignes en haut jusqu'à 1 ligne en haut sur la même colonne".

Référence absolue  Celle-ci est indépendante de la place où la formule est située.  C'est une référence qui ne change pas, même si la formule est copiée.  Pour créer une référence absolue, on met le signe $ devant la lettre de la colonne et le numéro de la ligne. Exemple : $B$5

Référence absolue  Notez que l'on peut aussi indiquez une colonne de référence (Ex: $B5), cela aura pour effet de relativiser la ligne, mais pas la colonne  Le contraire est aussi vrai (Ex: B$5).  Exemple d'application : Les taxes qui sont dans la cellule A1 et B1. Ainsi, on réutilise les mêmes cellules partout.

Insérer un commentaire  On peut insérer des commentaires dans les cellules.  Révision  Commentaire…  Un triangle rouge apparaîtra.

Exercices  Faire les exercices des fichiers  1H7 - Semaine 04 - EXERCICE - Excel 1  1H7 - Semaine 04 - Exercice - Budget  On corrigera certains exercices aux prochains cours.