Numérisation de documents au dossier administratif de l’employé Numérisation et Intégration Au GDE

Contenu de la formation Contexte Objectifs visés Processus de numérisation Arborescence Étapes de numérisation Trucs et astuces Suivi de la formation Outils consignation Évaluation de la formation

Contexte Arborescence du dossier administratif commune pour les établissements Processus de numérisation respectant les normes de sécurité et de qualité prescrites par la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) L’acquisition en région d’un système de numérisation des documents au dossier administratif de l’employé est issue de la mise en place du Service PRASE. C’est ainsi que l’application GDE Solutions de Logibec a été retenue comme solution de numérisation. Donc, le CEC a confié deux mandats à des groupes de travail :

Objectifs visés Assurer une vision et une compréhension commune des rôles et responsabilités en matière de numérisation des documents administratifs Outiller les établissements pour soutenir l’actualisation des rôles convenus

Différents champs de précision Arborescence D’où provient-elle? Groupes de travail, CÉC, TRRH De quelle façon les accès sont-ils gérés? Localement 2 niveaux de dossiers D’où provient-elle : L’arborescence a été développée par de nombreux groupes de travail, puis approuvée par le comité des établissements clients et la TRRH. C’est une arborescence régionale qui est proposée. Toutefois, si vous coulez apporter des changements à l’arborescence, vous devez contacter les administrateurs du GDE au PRASE qui analyserons la demande. Noter qu’un changement à l’arborescence, oblige les administrateurs à modifier les arborescences des 13 établissements. De quelle façon les accès sont-ils gérés : Les accès sont gérés de façon locale. Présentation de l’arborescence Il est possible que vous puissiez encoder un document dans un dossier X, mais que vous n’ayez pas les accès pour le consulter par la suite. Différents champs de précision

Arborescence (suite) Principaux dossiers

Note : Certains sous-dossiers comprennent un équivalent Cadres Arborescence (suite) Dossier d’employé Note : Certains sous-dossiers comprennent un équivalent Cadres

Arborescence (suite) L’inscription au champ « événement » facilite la recherche de document.

Arborescence (suite) Provenance de l’encodage C’est grâce aux chiffres inscrits devant chaque point, que vous coderez et intégrerez vos documents.

Arborescence (suite) Champ précision Événement

Arborescence (suite) Exemple de documents à encoder : Demande de congé maternité Avis de départ non cadre Formulaire appréciation de la contribution 6 – 2 – 1 1 – 7 – 1 3 – 1 – 1 Nous allons faire un exercice pour valider votre compréhension. Assez simple, n’est-ce pas!

Numérisation (suite) Métadonnées nécessaires Paramètres réseau nécessaires pour l’utilisation du GDE Transmission de données sensibles Page 4 du manuel Page 5 du manuel Page 6 du manuel

Encodage du document Page 7 et 8 Regarder procédure d’encodage des documents. C’est toujours le dernier utilisateur du document qui encode le document. Par la suite, il l’achemine à la personne désignée qui intègrera le document au GDE. Expliquer qu’il faut le plus possible apposer l’étampe sur le haut droit si possible (recto absolument). Présenter chacun des champs et faire circuler une étampe.

Encodage du document (suite) On peut voir un exemple de document encodé. Il est important de noter que le nombre de pages correspond au nombre de côté de feuille (recto et verso). Important! Valider que toutes les infos sont là! Une fois encodé, remise du document au responsable de la numérisation

(Données non sensibles) Numérisation Sans envoi courriel Dépose sur le réseau Avec envoi courriel (Données non sensibles) Envoie courriel à l’adresse PRASE À partir du numériseur (Données sensibles) Envoie courriel à l’adresse du destinataire À partir du Lotus notes Chiffre le courriel

Validation des informations Valide que toutes les infos sont inscrites sur le document (voir étampe) Valide le nombre de pages ainsi que le champ précision Appose les initiales Prépare le document pour la numérisation Page 9 du manuel

Validation des informations (suite) AM On peut voir un exemple de document encodé. Il est important de noter que le nombre de pages correspond au nombre de côté de feuille (recto et verso). Important! Valider que toutes les infos sont là! Dans la mesure du possible, assurez-vous que l’étampe ne cache aucun information du document. S’il y a trop d’info sur le document, (montrer l’exemple) alors étampez à un endroit où l’information ne risque pas d’être utilisée.

Numérisation sans courriel Dépôt réseau uniquement Renomme le fichier (Matricule_code) Valide la qualité visuel du document numérisé Valide le nombre de page si correspond au nombre indiqué sur l’étampe Enregistre sur le réseau (se vide automatiquement) Exemple Page 9 et 10 du manuel Déplier les coins, enlever les broches si tel est le cas. Pour le format plus petit que le 8,5 * 11, insérer dans une pochette

Numérisation avec courriel (Données non sensibles) Sélectionne l’adresse courriel PRASE Renomme le fichier (Matricule_code) Valide la qualité visuel du document numérisé Valide le nombre de page si correspond au nombre indiqué sur l’étampe Enregistre sur le réseau (se vide automatiquement) Envoi de courriel automatique Page 12 et 13 et 14 du manuel

Numérisation avec courriel (Données sensibles) Imprimer le document en sélectionnant « PDF Creator » ou Se servir du photocopieur pour le transformer en document PDF A partir de Lotus notes, attacher le document et chiffrer le courriel Le guide vous explique plusieurs façons de création de documents en PDF Page 15, 16, 17 et 18

Intégration au GDE Page 19, 20 et 21

Suppression ou déplacement d’un document au GDE Aucun profil ne permet la suppression de document, seul le Service PRASE sera en mesure de le faire, après analyse Document classé par erreur dans un dossier d’employé Page 22 et 23 du manuel

Destruction des documents Les documents numérisés devront être conservés papier (classés par mois) jusqu’à une date ultérieure (Temps de conservation à venir) Les documents numérisés par le PRASE seront acheminés tous les 1er du mois pour conservation/destruction par l’établissement Page 20

Consultation de document au GDE Plusieurs profils d’accès peuvent être attribués à un même employé ATTENTION, par défaut, l’application s’ouvre sur votre dossier Consultation Exportation en PDF Impression Recherche Page 24 du manuel

Recherche par champ précision Permet une recherche rapide Trie les documents par type de précision Par défaut, les champs précision ne sont pas inclus dans les en-têtes de colonnes Page 26, 27 et 28

Trucs et astuces Numériser en début de journée, car dossier réseau se vide automatiquement tous les jours Valider que les documents soient intégrés au bon dossier de l’employé Numériser en bloc (plusieurs documents à la fois)

Merci de votre participation!