Records Management – Comment traduire? Marie-Anne Chabin, Archive 17 CSTIC – Afnor – 15/09/06

Définition ISO du RM Records management Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records Extrait Norme ISO 15489 MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Définition AF-ISO du RM Records management Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents Extrait Norme AF-ISO 15489 MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Records et Archives Records - Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. (Extrait Norme ISO 15489) Archives - Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité  (loi du 3 janvier 1979 – code du patrimoine, titre II) MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Enquête chez les professionnels des archives et de la documentation (2001) Principales propositions de traduction gestion des documents : cette proposition reprend l’expression québécoise bien répandue ; elle vise à être comprise du plus grand nombre ; gestion des archives : prise en compte du terme archives dans son sens le plus étendu, celui de la loi française sur les archives (le document d’archives est archive dès sa création) ; gestion des archives courantes et intermédiaires : expression la plus explicite, bien que tout le monde s’accorde à la trouver lourde et peu valorisante MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Cycle de vie : variantes terminologiques MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Utilisateur Producteur Document management/GED et Records management/Archivage (extrait de MoReq) Utilisateur Producteur MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Démarches et techniques de gestion de l’information gestion de contenu document management records management GED, workflow archivage / conservation pérennisation patrimoine techniques documentaires – moteurs de recherche stockage - sauvegarde © MAC 2006 MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Enquête chez les professionnels des archives et de la documentation (2001) Autres propositions gestion des archives courantes gestion des collections gestion des documents d’archives gestion des dossiers et documents gestion ou maîtrise archivale gestion ou maîtrise de la documentation interne gestion, maîtrise ou police du flux documentaire maîtrise de l’information utile maîtrise des documents MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

D’autres traductions courantes gestion des documents institutionnels Québec gestion des enregistrements « XXX Records Manager est conçu pour combiner, d’une manière unique, les contenus, les processus et la connectivité pour automatiser et simplifier les activités basées sur les enregistrements et archives » MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Archiv… logie, tion archiviologie: « mot qui n’existe pas mais qui pourrait désigner une science générale et interdisciplinaire de l’archive »  J Derrida archivation « L’archivation produit autant qu’elle enregistre l’événement » cf J Derrida, B Stiegler archivalisation Eric Ketelaar (nl) champ des sciences humaines MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Traduction de RM dans les langues latines (extraits de traductions de MoReq) anglais ERMS Electronic Record Management System italien Electronic Record Management System (sistema di gestione di record elettronici) espagnol SGRE Sistema de gestión de registros electrónicos portuguais SGAE Sistema de Gestão de Arquivos Electrónicos. français SAE système d’archivage électronique MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Une solution L’aspect dynamique de « RM » contenu surtout dans le mot records (passage du statut de document au statut de record) ne peut être rendu par le mot archives, statiques et équivoque sur ce plan il est en revanche compris dans le verbe « archiver » ou le substantif associé « archivage » MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Archivage, un mot récent 1970, Manuel d’archivistique (Association des archivistes français/DAF): ignore le mot archivage on y parle d’entrée aux archives, de versement 1986, Vocabulaire des archives, Afnor, les dossiers de la normalisation: archivage: « terme employé dans les bureaux pour le rangement des dossiers d’affaires terminés » MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Archivage, un mot porteur 2000, Guide de l’archivage électronique sécurisé (Ialta, CSOEC) mode de l’ « archivage légal » de plus en plus de grandes entreprises élaborent une « politique d’archivage » ou une « charte d’archivage » en lien avec les contraintes réglementaires et l’audit 2005, Création de FedISA (Fédération ILM Stockage Archivage) MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Exemple d’utilisation du mot archivage par les acteurs du marché « Voici enfin l’email… que vous cherchiez, archivé avec des milliers d’autres. Pensez aux solutions d’archivage. Recevez / Archivez / Retrouvez » publicité animée de Netapp – Symantec vue sur le site de Zdnet en sept. 2006 (référence au mikado) MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Extrait de presse Discours d'ouverture de la conférence Momentum 2005 , Dave DeWalt, Président d'EMC Software «L'archivage et la conservation commencent à être considérés par nos clients comme des éléments essentiels de leurs processus métiers. La croissance exponentielle de l'information impose de mettre en oeuvre de solides solutions d'archivages non seulement pour libérer de l'espace de stockage primaire, mais aussi pour mettre à disposition des entreprises des outils d'accès rapide aux informations archivées (fichiers, images, documents, enregistrements, rapports, formulaires, bases de données et informations liées à des applications métiers spécifiques.) « Aujourd'hui, ces informations sont souvent archivées dans des systèmes indépendants les uns des autres. Il est possible de mesurer l'impact négatif du manque d'efficacité et de précision dans la gestion, la conservation, la sécurisation et la manière de retrouver l'information archivée. » MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Comment traduiriez-vous? « overview of the US National Archives records management program, including policies, procedures, and related resources » « …aims to enable records management professionals to develop and utilise their skills » « Records Management Services helps University offices comply with state and federal laws relating to the preservation and destruction of records, both paper and electronic »  « records management policy » MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Les inconvénients du mot « archivage » acception minimaliste et technologique de stockage dans la durée; confusion avec sauvegarde (en cours d’amélioration risque de confusion avec archiving développement de politiques publiques d’archivage centrées sur la conservation (sécurité, intégrité, pérennité) sans intégrer la problématique de criticité, de sélection et de classement de l’information MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Le mot management Contrôle Gestion Management Maîtrise trop sévère, trop a posteriori Gestion trop mou, trop passif Management anglicisme mais adapté Maîtrise un joli mot français, fréquent dans la littérature de langue française, rare en traduction cf le groupe de travail APROGED et son « Livre Blanc » intitulé « La maîtrise du cycle de vie du document numérique » (2006), cf ILM (Information Lifecycle Management)? MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Quelques occurrences de « Maîtrise » sur Google (10/09/06) maîtrise du cycle de vie du document/gestion du cycle de vie du document 139 1080 maîtrise du cycle de vie des documents/gestion… 324 12100 maîtrise du cycle de vie des données/gestion… 548 613 maîtrise du cycle de vie de l’information/gestion… 6 652 maîtrise de l’archivage/gestion… 1020 12800 MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06

Proposition Maîtrise de l’archivage Démarche d’organisation et de contrôle de la production, de la conservation et du sort final des informations liées à l’environnement réglementaire et aux besoins de traçabilité Forme abrégée: archivage Equivalent anglais: records management MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06