Travailler autrement pour innover et être plus compétitif Élève : Mathieu Paineau Professeur : Marc de Fouchécour Tuteur : Eliane de la Mardière Travailler autrement pour innover et être plus compétitif Bonjour, Je suis Mathieu PAINEAU, élève en troisième année à l’ENSAM. J’ai réalisé mon PFE au sein de la division Air Systems de THALES. Celui-ci s’inscrit dans la continuation d’une aventure commencé maintenant il y a plus de deux ans : introduire des outils web2.0 pour faire évoluer les méthodes de travail, afin d’innover et d’être plus compétitif. Journée ENSAM KM du 19 juin 2007

Présentation de THALES Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Présentation de THALES Trois secteurs d’activité : Défense : 50% Aérospace : 25% Sécurité : 25% Chiffres clés 2006 : 12.6 Milliards € de revenus 68 000 collaborateurs dans 50 pays Des secteurs où beaucoup de projets et de travaux sont confidentiels 68000 collaborateurs dans 50 pays : dispersion des effectifs

THALES Division Air Systems Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES THALES Division Air Systems Cinq secteurs d’activité : Surveillance air, terre, mer Systèmes de gestion du trafic aérien Opérations aériennes Défense aérienne et systèmes de missiles Service client Chiffres clés 2006 : Revenus hors Groupe : 1,6 milliards € 6 300 salariés dans 11 pays 15% du chiffre d’affaires réinvesti en Recherche et Développement Toujours de secteurs relativement confidentiels. Dispersion au sein même de la division. Recherche et développement tiennent une par importante dans la politique du groupe.

Pourquoi travailler autrement ? Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Pourquoi travailler autrement ? Beaucoup de connaissances… Connaissances Perte de connaissances Mauvaise valorisation du savoir créé …disséminées web 2.0 INNOVATIONS Quelle est l’ambition de ce projet ? Pourquoi changer les méthodes de travail des collaborateurs au sein de THALES ? Aujourd’hui, la valeur d’une entreprise repose sur son capital intellectuel. THALES possède un très grand capital, beaucoup de connaissances, mais qui sont disséminés, qui ressemblent à un nuage brownien…. L’ambition d’immiscer les outils issus du web2.0 au sein du groupe est de favoriser la confrontation, la construction, la prise de recul, l’accès à ces connaissances, afin d’innover plus rapidement, d’être plus compétitif.

Continuation Réorganisation Secret Defense Contexte Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Contexte Continuation Réorganisation Secret Defense Continuation : un projet commencé il y a trois ans. Des décisions prises, des outils installés, des directions engagées. Difficulté d’intégrer le pourquoi, le comment… Réorganisation : Déménagement, rapprochement entre THALES et ALCATEL, étude sur les standards informatiques, populations vieillissantes recherche d’embauches de jeunes. Problème de récupération des connaissances. Secret Défense : Beaucoup de travaux, de projet classé confidentiel, voir même secret défense. Communication contrôlée

Plate-forme livrée, problème de paramétrage Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES État de l’art Blog : Plate-forme livrée, problème de paramétrage Who’s Who des Spécialistes : Livré, mais bogué et incomplet Wiki : Totalement opérationnel, world wide Blog : problème de paramétrage, n’affiche pas les accents Who’s Who : cartographie des experts de la maison, avec des recherches multicritères. Point particulier : les fiches sont remplis par les experts, qui s’engagent à répondre aux sollicitations dans un délais convenable : accuse de la réception dans les 48h, puis répond dans les meilleurs délais. Wiki : Choix de confluence car wiki d’entreprise stable, qui a fait ses preuves en extranet dans une division de THALES, avec une bonne gestion des droits.

Challenge du Projet ENSAM THALES 2007 Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Challenge du Projet ENSAM THALES 2007 OUTILS COLLABORATEURS Nous avons des outils, mais très peu d’utilisateurs. Le challenge de cette année est de communiquer sur les outils, pour les faire connaître et les faire adopter par la population THALES. Faire revenir l’utilisateur au premier plan. Il faut que les utilisateurs comprennent que cela peut leur être utile. Ils travaillent sûrement déjà bien, mais ça peut être mieux : meilleur réseau, meilleurs accès aux connaissances

INNOVER, c’est parcourir cette spirale ! Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Comment innover? Utilité collective EXTERIORISATION INNOVATION Elles sont confrontées… … c’est l’ Elles se complètent, s’organisent… …c’est l’ INNOVER, c’est parcourir cette spirale ! Sans oublier de REBOUCLER Information non structurée Information structurée Des idées fourmillent … …c’est la Voici un exemple de chemin que doit parcourir les idées, informations, connaissances au sein de notre esprit, et de l’esprit des autres, afin de déboucher à l’innovation. En premier lieu, on divise le domaine des Connaissances (qui regroupent informations, connaissances, savoirs, savoir-faire) avec deux axes : Un axe d’organisation de l’information, non structurées à gauche (les idées sont en vracs, sans liens entre elles), structurées à droite. Un axe d’utilité : utilité individuelle en bas : l’information est peut être à disposition de plusieurs personnes, mais on va la chercher pour répondre à un besoin personnel. Utilité collective en haut : une équipe va y trouver les données, les informations dont elle à besoins pour mener à bout son projet. En premier lieu, toutes les idées qui fourmillent dans notre tête sans cesse se situent en bas à gauche, dans la Kyrielle. Certaines de ses idées vont être extériorisées par la personne, passant alors de l’utilité personnelle à collective. C’est là qui souffle d’organisation entre ces idées va naître. Puis les parties sont assemblées, les pièces manquantes sont créées, pour aboutir à quelque chose de nouveau, de structurées : une innovation. Il ne faut évidemment pas que cette innovation tombe aux oubliettes une fois qu’elle à servit. D’où la nécessité de la capitaliser, pour qu’elle puisse à sont tour être disponible à chacun, pour alimenter la Kyrielle d’idée de tout collaborateur, et continuer la spirale. On peut remarquer qu’il y a de la pertes au feu. Toutes les idées n’aboutissent pas forcément à une innovation, mais il faut essayer, avoir le droit de tenter. Elle intègre la connaissance du groupe… …c’est la KYRIELLE CAPITALISATION Utilité individuelle Inspiré du modèle CYNEFIN

Cartographie des outils Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Cartographie des outils Première étape : classification des outils Interactivité élevée Interactivité nulle Outils existants Nouveaux outils E-Mail Instant Messaging Content Management Intranet Internet Who’s who : Carte des Spécialistes Blogs : Formalistaion et confrontation des idées -Construire ensemble Capitalisation de réflexions Brain storming en décalé Wiki : Flux RSS Classés selon l’interactivité croissante. Carré bleu : anciens outils, déjà disponibles mais pas forcément utilisés Ellipse noire : nouveaux outils, mis en place lors des PFE ENSAM THALES. Le flux RSS est sous la forme d’un flèche car ce n’est pas vraiment un outil, mais plutôt un flux captable avec un agrégateur qui est lui « l’outil ».

Cartographie des outils Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Cartographie des outils Deuxième étape : le rôle des outils dans l’innovation EXTERIORISATION INNOVATION Utilité individuelle Information non structurée Utilité collective Information structurée Wiki Flux RSS Blogs Flux RSS Who’s Who Content Management Instant Messaging Illustrer avec un scénarios : idée dans ma tête, je la formalise dans mon blog, réaction des lecteurs -> création d’une communauté wiki, en sort une co-construction, une innovation voit le jour. Je classe ensuite cette innovation dans la base de connaissance THALES pour la mettre à disposition de tout le monde. On capitalise des documents, qui contiennent des informations. Elles deviennent connaissances une fois ingérées dans l’esprit de quelqu’un. Les flux RRS : ce n’est pas statiques. Permet de ramener, de récolter l’information de manière proactive. E-Mail Flux RSS Intranet Flux RSS Internet KYRIELLE CAPITALISATION

Tout cela est bien beau mais… Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Tout cela est bien beau mais… …quel est l’impact de ce discours ? Qui aura accès aux informations publiées ? Qui est le responsable des outils? Comment gérer les utilisateurs et les groupes ? Je n’ai pas le temps de m’y mettre Pourquoi pas…mais Quel est la pérennité de l’outil ? Personnellement je m’en sers mais je me sens seul… Discours trop théorique, pas assez concret. L’auditoire acquiesce, sur le principe ils répondent « pourquoi pas ». Mais Ils ne changent pas leurs méthodes pour autant, et n’utilisent pas les outils. Les questions des auditoires sont très pratiques et terre à terre, proches de leurs préoccupations et de leurs besoins quotidiens. L’utilisation n’est pas si triviale que cela…une formation serait nécessaire.

Situer son discours sur un autre plan Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Situer son discours sur un autre plan Une réorientation s’impose ! Discours Stratégie Préocupation Action THALESIEN THALESIEN Il est nécessaire de replacer l’utilisateur, et même les collaborateurs, au centre de nos préoccupations : il faut que l’on montre comment les outils répondent à leurs besoins concrets, qu’on les accompagne pour franchir le pas de l’utilisation, qu’on les supporte une fois qu’ils ont commencé à utiliser les outils.

Et la confiance dans tout ça ? Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Et la confiance dans tout ça ? ONFIANCE Confiance CONFIANCE Étudions la confiance en entreprise sous trois axes : La confiance verticale : Top down et bottom up La confiance horizontale : entre les membres d’une équipe, d’une communauté ! La confiance dans l’outil : le collaborateur peut il faire confiance à son outil de travail ?

Et la confiance dans tout ça ? Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Et la confiance dans tout ça ? Top Up CONFIANCE La confiance verticale : deux sens Top Dowm : la hiérarchie supérieure « je mets des outils permettant une grande liberté de communication de personnalisation à mes subalternes. Vont-ils l’utiliser à bon escient ? Ne vont-ils pas dire n’importe quoi ? Ne vont ils pas passer plus de temps à faire leur blog plutôt que de travailler ? » -> cela peut freiner l’installation des outils, leur déploiement / diffusion. Il faut qu’il se dise plutôt : « ça va me surprendre, mais pourquoi pas, c’est enrichissant ! » Bottom up : le collaborateur se dit « si j’écris ce que je pense, pourrais-je être sujet à des réprimandes ? Des sanctions ? Mes supérieurs me permettent ils d’utiliser cet outils ? » -> cela peut conduire à la non utilisation des outils, leur abandon. Ces deux confiances se tiennent main dans la main. L’une ne va pas sans l’autre, et les deux sont indispensables pour que les méthodes de travail changent par l’utilisation des outils. Down Bottom

Et la confiance dans tout ça ? Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Et la confiance dans tout ça ? CONFIANCE S’exposer Exposer Ses opinions Son travail Ses méthodes La confiance horizontale : Le travail collaboratif entraîne une exposition de la personne : de ses opinions : tous mes collègues vont savoir ce que je pense, je vais être jugé, je n’aime pas ça de son travail : je le mets sur une plate-forme collaborative. Je peux me le faire piquer par quelqu’un d’autre, un collaborateur peut le modifier, le détruire… De ses méthodes : je travaille d’une certaine façon, il faut que l’on travaille tous de la même façon. Un outil collaboratif utilisé en solo n’a aucun intérêt, perd son âme et son utilité. L’utilisateur s’expose donc entièrement en temps que personne. Il laisse la porte ouverte à la critique. Ceci est possible uniquement si il a confiance dans les personnes qui l’entourent, dans son équipe. Pour s’exposer, il faut effacer le sentiment de la méfiance, qui est le contraire de la confiance.

Et la confiance dans tout ça ? Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Et la confiance dans tout ça ? Confiance INTERLOCUTEUR La confiance dans l’outil : Si l’on fournit un outil bancal, mal installé, sans mode d’emploie, le collaborateur n’aura aucun envie de l’utilisé, et à juste raison. Il faut que l’outil ait des bases solides. Bases techniques : il faut que l’outil réponde aux besoins, qu’il soit installé de manière pérenne. Mais également, base humaine : un accompagnement des équipes pour leur faire passer le premier pas de l’utilisation, un interlocuteur qui répond aux questions, qui maintient l’outil. ACCOMPAGNEMENT MAINTENANCE RÉPONSE AUX BESOINS PÉRENNITÉ

Comment faire adopter ces outils ? Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Plan de bataille Comment faire adopter ces outils ? Définir la gestion des outils Accompagner l’utilisateur Lancer une campagne de déploiement Voici ce les action que l’on a mené afin d’immiscer ces outils dans les méthodes de travail des gens : structurer : définir qui fait quoi, comment, dans quel but Accompagner l’utilisateur : leur faciliter la vie par des tutoriaux et des conseils de vives voix Lancer une campagne de déploiement : faire parler des outils, rencontrer les futurs utilisateurs, les convertir au travail collaboratif.

Définir la gestion des outils Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Définir la gestion des outils Qui ? Quoi ? Comment ? Dans quel but ? Qui ? Quoi ? : définir les rôles d’administrations Comment ? : définir les procédures d’ouverture de comptes, d’espaces… Dans quel but ? : on ouvre pour qui ? Dans quelle perspective d’utilisation ? Confiance dans l’outil : je sais à qui m’adresser, comment trouver réponse à mes questions. Cet outil n’est pas laché à l’abandon dans la nature. Dans l’outil Confiance impliquée

Définir la gestion des outils Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Définir la gestion des outils wiki.corp.thales Espace Transverse Espace interne Espace interne Esapce interne Espace interne Bulles Entités Espace interne Espace interne Espace interne Espace interne Espace Transverse wiki.corp.thales : espace wiki accessible à tout le groupe Cet espace est divisé en bulles entités et en espaces publiques (sandbox, welcome…) Dans chaque bulle entité, il y a un administrateur entité : il valide la demande d’ouverture d’espace au sein de son entité. L’administrateur des espaces publiques est le COPIL : groupe inter-entité en charge des décisions de la politique du wiki. L’administrateur technique créer les espaces, ainsi que les comptes des utilisateurs. Dans chaque espace, il y a un Space Leader : animateur, souvent le chef d’équipe. Il peut y avoir des espaces transverses. Dans ce cas, c’est le COPIL et non l’administrateur entité qui valide la demande. Mais il y a toujours un animateur, qui fait partie de l’équipe travaillant sur le wiki. Espaces publics

Définir la gestion des outils Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Définir la gestion des outils Voici par exemple un espace ouvert pour les Space Leaders, où ils trouvent toutes les informations utiles à la gestion de leurs espaces, ainsi que les interlocuteurs qu’ils doivent contacter en cas de soucis.

Définir la gestion des outils Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Définir la gestion des outils Blog cadré : Blog Auteur Métiers du domaine technique Sujets professionnels Blog Expertise Auteur Expertise Auteur Expertise Expertise Pour des raisons de politique interne, l’installation de la plate forme de blog à dû se faire dans un certain cadre : blog au sujet des expertises professionnelles, réservé aux familles professionnelles technique. La première conception des blogs était la suivante : ouverture d’un blog par expertises. Il en résulte donc souvent la multiplicité des auteurs. Certaines remarques nous ont ouverts les yeux sur le risque de double emploie wiki – blog : blog d’expertise = blog de communauté, proche d’un wiki en quelque sorte. Nous avons donc décidé de changer la politique d’ouverture des blogs : un blog par auteur, où il peut parler de toutes ses expertises. Il peut toujours inviter une autre personnes à contribuer si il le souhaite. Ce qui fait la nature du blog es le caractère personnel et temporel des billets qui sont postés. Bien que cette ouverture cadrée n’est pas être pas l’environnement idéal à la diffusion des blogs internes, c’est le compromis qui a été trouver afin d’immiscer les blogs au sein de THALES. On peut espérer une évolution, vers une ouverture des familles professionnelles par exemple. Auteur

Accompagner l’utilisateur Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Accompagner l’utilisateur Donner envie ! Des tutoriaux accessibles et conviviaux Un interlocuteur Il faut pas que les collaborateurs soient lâché dans la nature. Première étape : Accompagnement de l’utilisateur. On lui montre, on lui explique, on mets à sa disposition des aides. Confiance dans l’outil Deuxième étape : Cet utilisateur va partager son expérience dans son équipe il pourra diffuser les conseils, être un support de premier ordre vis à vis de son équipe. Confiance horizontale Dans le même temps, il faut qu’il y est toujours un interlocuteur accessible par tout le monde facilement, une espèce de hotline de l’outil. Horizontale Dans l’outil Confiance impliquée

Accompagner l’utilisateur Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Accompagner l’utilisateur Nous avons donc réalisés des vidéos afin de présenter le wiki, ainsi que toutes les fonctionnalités de base de celui-ci. Le but est qu’une personne qui regarde ces tutoriaux puisse ensuite commencer à se servir du wiki avec le moins de difficulté possible.

Accompagner l’utilisateur Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Accompagner l’utilisateur Hormis ces vidéos, j’ai également repris le tutorial de mes prédécesseurs, afin de le compléter et de le rendre plus convivial.

Accompagner l’utilisateur Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Accompagner l’utilisateur De même pour les blogs, j’ai entretenu un blog sur une de mes expériences au sein de THALES : la construction de mon blog !

Campagne R&T Tools 2007 Lancer une campagne de déploiement Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Lancer une campagne de déploiement Campagne R&T Tools 2007 THALESIEN Nous avons lancé une campagne de communication et de déploiement des outils. Lors de cette campagne, sont conviées toutes les personnes qui sauraient susceptibles de d’intéresser à ces outils, et ensuite d’être moteur au sein des équipe pour faire entrer ces outils dans les habitudes de travail des collaborateurs. La présentation se fait sur la base d’un scénario qui reprend des problématiques souvent rencontrées au sein de THALES. Le but est que le spectateur s’identifie à cette histoire, y apporte ses propres problématiques, afin que l’on puisse répondre à ses questions, ses attentes, et l’encourager à utiliser ces nouveaux outils. Confiance verticale : issue de tous les niveaux de populations techniques Confiance horizontale : confrontation avec les autres, ils ne sont pas seuls ils savent que d’autres connaissent ces outils Confiance dans l’outil : Les outils sont suivis, promus dans l’entreprise. Explication de comment il peuvent répondre à leur besoin : par des scénarios d’utilisations Verticale Horizontale Dans l’outil Confiance impliquée

Lancer une campagne de déploiement Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Lancer une campagne de déploiement Cette campagne de déploiement s’appuie sur un espace wiki, où l’on prend les notes de la réunion directement en séance, afin de capitaliser toues les remarques au même endroit. De plus, les personnes ont comme cela accès à tous les comtes rendu, pour qu’ils puissent savoir ce qu’il se dit dans les autres réunions. Tous les membres peuvent également trouver des informations à propos des autres outils présentés : blogs, WsW, flusx RSS, Cadic Intégrale. Ils peuvent également poser leurs questions sur un espace requête.

Lancer une campagne de déploiement Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Lancer une campagne de déploiement Nous avons essayé de mettre en œuvre le wiki dès l’inscription aux réunions, en proposant aux collaborateurs contactés de remplir eux même le tableau afin de choisir la date qui leur conviendra le mieux. Malheureusement, pas de succès. Il a fallut allé chercher les personnes contactées, en leur téléphonant personnellement. Malgré cela, tout le monde semblait content d’être venu à ces réunions, alors qu’elles ne faisaient pas partie de leur priorités du moment.

Déploiement : 80% Outils stables : 20% Conclusion 2.0 1.0 Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Conclusion 1.0 2.0 Déploiement : 80% Point de non retour Lors de ce projet, nous avons donc fini de stabiliser les outils : gestion et problèmes techniques. Nous avons attaqué la partie déploiement, c’est la plus rude et la plus longue. Nous avons atteint un point de non retour : beaucoup de personnes sont maintenant au courant de l’existence de ce outils, et certains l’utilisent. Un avortement de ce projet pourrait fermé la porte aux web2.0 pour quelques temps. Nous avançons, il faut continuer. Outils stables : 20%

Merci de votre attention Mathieu PAINEAU - Journée KM ENSAM du 19 juin 2007 – Projet THALES Merci de votre attention Remerciements : François Grégoire Eliane de la Mardière Brigitte Jaeger Julie Dubois, Michel Coatrieux, Patrick Brossais, … Marc de Fouchécour ? Merci de votre attention. Je suis à votre disposition pour répondre à vos questions.