© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ Méthode d’organisation 5S Implantation 3 e S Présentée par : Promaintech Novaxa Avril 2007

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 2  Présenter le 3 e S  Décrire la démarche d’implantation du 3 e S  Implanter le 3 e S Objectifs

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 3 Agenda Présentation du 3 e S Démarche 3 e S Questions

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 4 4 STANDARDISER Sélectionner SUIVRE Situer Scintiller Standardiser 3eS3eS La roue des 5S

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 5 Définition et objectif du 3 e S Scintiller 3 e S – Scintiller (trop souvent confondu avec « Nettoyer »)  Dans un environnement de travail, Scintiller ne signifie pas que « balayer le plancher »  Scintiller signifie l’élimination/réduction à la source des contaminants On entend par contaminant : tous les documents, informations, papiers, saletés, etc. qui ne sont pas requis ou qui ne sont pas à leur place  De plus, un autre objectif du 3 e S sera d’optimiser la diffusion de l’information en établissant une bonne gestion des moyens de communication

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 6 Sources possibles de contaminants dans la diffusion de l’information (Physique)  Environnement Physique Nouveaux documents : Les nouveaux dossiers qui nous sont transférés, « INBOX » à nos bureaux Projets en cours : Les copies papier en cours de travail ou en attente sur le bureau Projets terminés : Les dossiers, les chemises de projets complétés, mais qui restent « empilés / entreposés » sur un coin de nos bureaux

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 7  Environnement Virtuel Courriel : ♦ Communications inutiles : Blagues, diaporamas pseudo philosophiques, animations, chaînes de lettres, les copies à tous, etc. ♦ Pourriels : Communications électroniques massives, non sollicitées par les destinataires, à des fins publicitaires ou malhonnêtes ♦ Fichiers attachés : Envoi de fichiers qui sont déjà disponibles au réseau ♦ Copies Conformes (CC) : Envoi des messages aux personnes qui ne sont pas directement impliquées dans le sujet du message ♦ Pièces jointes: Envoi de pièces jointes au lieu de liens sur le réseau Bureau Windows ♦ Documents de travail gardés sur le bureau Windows Sources de contaminants dans la diffusion de l’information (Virtuel)

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 8 Agenda Présentation du 3 e S Démarche 3 e S Questions

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 9 Démarche 3S (Physique & Virtuel)  Le « Nettoyage » comporte trois niveaux pour bien définir les priorités NiveauxDescriptionExemples GlobalNettoyage général de l’ensemble des bureaux - Fixer des règles de nettoyage et identifier les responsables par secteur Bureaux fermés Bureaux ouverts Zones communes ParticulierNettoyage des postes de travail - Assurer un nettoyage en tout temps (nettoyage à valeur ajoutée) Bureau, Huches Ordinateur (hardware) Paravents Voûte, Papeterie DétailléNettoyage d’équipements et d’outils précis Nettoyer après utilisation et traiter les causes de saleté Bureau Windows Boîte de réception de courriels Imprimante, etc.

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 10 Démarche 3S (Physique)  Bureaux Nouveaux projets : identifier une zone « boîte de réception » dans votre bureau Projets en cours : identifier une zone d’entreposage pour les dossiers en cours Projets terminés : »S’il y a un utilisateur du dossier complété : le déposer dans sa boîte de réception »S’il n’y pas d’utilisateur : archiver le dossier dans les zones préétablies lors du 2 e S  Zones communes Délimiter les zones et attribuer la responsabilité (individuelle et collective) Déterminer la procédure de l’activité de nettoyage selon les particularités de l’endroit ou de l’équipement

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 11 Démarche 3S (Virtuel)  Nettoyer la boîte de réception de courriels Éliminez « systématiquement » les courriels inutiles Créez, au besoin, des dossiers par thème pour y regrouper les courriels qui ne seront pas conservés au réseau  Établir les bonnes pratiques d’utilisation des courriels Voir exemple dans la diapositive suivante Thème

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 12 Bonnes pratiques d’utilisation des courriels 1.Limiter les « CC – Copies conformes » aux personnes ABSOLUMENT ESSENTIELLES 2.Pas plus de deux « cycles » aller-retour entre les correspondants (si la question n’est pas réglée à cette étape, utilisez le téléphone) 3.Éviter l’envoi inutile de pièces jointes 4.Inclure l’OBJECTIF et l’URGENCE du courriel dans le titre et dans les premières lignes du texte 5.Soyez bref ! Aucun courriel ne devrait dépasser 20 lignes 6.Commencer le titre avec : « ACTION », lorsqu’une action immédiate est requise de la part du destinataire (i.e. ACTION vérification) « INFO », si le courriel est simplement une transmission d’information (i.e. INFO sur client XYZ) 7.Limiter les périodes de la journée qui peuvent servir au nettoyage des courriels ou aux réponses

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 13 Démarche 3S (Virtuel)  Bureau Windows Nettoyer le bureau Windows AVANTAPRÈS

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 14 Questions et commentaires À vous le dernier mot…